15.11.2021
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XNotar

Registeranmeldung validieren

Mit der Validierung unterstützt das Modul Handelsregister Sie dabei, sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen, Daten und Dokumente für die erfolgreiche Abwicklung einer Registeranmeldung erfasst werden. Eine Validierung wird entweder manuell über die Aktion Validieren oder aber systemseitig im Zusammenhang mit folgenden Aktionen ausgelöst,

Im Validierungsergebnis wird zwischen Warnungen und Fehlern unterschieden:

Warnungen und Fehler

Warnungen an einer Registeranmeldung sind grundsätzlich als Hinweise zu betrachten, die nicht daran hindern, diese weiterzureichen.

Es ist also trotz Warnungen möglich

  • die Vorbereitung einer Registeranmeldung abzuschließen (Übergabe an den Signierenden für Sichtung und Signatur) oder
  • sie zu versenden (Übergabe an das Registergericht).

Aus Warnungen können je nach Status Fehler werden. Wird eine Registeranmeldung über die Aktion Vorbereitung abschließen in den Status Vorbereitung abgeschlossen versetzt, wird beispielsweise über eine Warnung im Validierungsergebnis darauf hingewiesen, dass noch benötigte Beglaubigungsvermerke fehlen. An dieser Stelle ist das eine Warnung, die das Weiterreichen an den Signierenden nicht behindert. Mit Auswahl der Aktion Registeranmeldung versenden, wird diese Warnung aber dann zum Fehler, denn Dokumente, die gemäß Validierungsvorgabe einen Beglaubigungsvermerk erfordern, dürfen nicht ohne Beglaubigungsvermerk (und entsprechender Signatur) an das Registergericht versendet werden. 

Die systemseitige Validierung einer Registeranmeldung, die bei Auswahl der Aktion Vorbereitung abschließen stattfindet, ist also weniger streng als die Validerung bei Auswahl der Aktion Versenden.

Pflichtfelder

Weitere Fehler einer Registeranmeldung können fehlende Pflichtinformationen sein (es fehlen z. B. Pflichtangaben zum Rechtsträger). Ohne Ergänzung dieser Informationen ist ein Statuswechsel oder das erfolgreiche Abwickeln der Registeranmeldung nicht möglich.

Zusammengefasst kann man sagen, dass Warnungen als Hinweise zu betrachten sind, Fehler jedoch behoben werden müssen, um eine Registeranmeldung erfolgreich abwickeln zu können. 

Validieren aus dem Gesamtüberblick einer Registeranmeldung

Wenn Sie sich im Gesamtüberblick einer Registeranmeldung befinden, haben Sie zu jederzeit die Möglichkeit, diese zu Validieren. 

  1. Wählen Sie die Aktion Validieren in der Aktionsleiste. 
  2. Das System zeigt Ihnen in einem Fenster das Validierungsergebnis an. Mögliche Warnungen und Fehler werden angezeigt. Falls Warnungen oder Fehler vorhanden sind, wird textuell beschrieben an welche Stelle der Registeranmeldung diese sich befinden.
  3. Sie können den Dialog über Klick auf "OK" schließen und die Registeranmeldung über die Aktion Bearbeiten in der Aktionsleiste zur weiteren Bearbeitung öffnen.

Validieren aus dem Bearbeitungsmodus einer Registeranmeldung

Wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus einer Registeranmeldung befinden, können Sie diesen validieren, um Ihre Eingaben noch während der Bearbeitung zu überprüfen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

  1. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Validieren.
  2. Das System zeigt Ihnen in einem Fenster das Validierungsergebnis an. Warnungen und Fehler werden angezeigt und beschrieben, an welcher Stelle der Registeranmeldung sich diese befinden. 
  3. Schließen Sie den Dialog über Klick auf OK. 
  4. Zusätzlich zeigt Ihnen XNotar-HR neben dem Titel der jeweiligen Karteikarten an, ob sich auf diesen eine Warnung und/oder ein zu behebender Fehler befindet.
  5. Im oberen Bereich jeder Karteikarte wird angezeigt, wie viele Warnungen und/oder Fehler auf dieser vorhanden sind.
  6. Direkt an den Eingabefeldern wird die Warnung und/oder der Fehler ebenso angezeigt.

 

Zusätzlich zur Validierung über den Button in der Aktionsleiste wird im Bearbeitungsmodus auch eine Validierung ausgeführt, wenn Pflichtfelder nicht korrekt ausgefüllt sind. Dies geschieht unmittelbar mit Verlassen des Pflichtfeldes.

Validieren aus der Übersicht der Registeranmeldungen

Sie können einen oder mehrere Registeranmeldung/en direkt aus der Übersicht der Registeranmeldungen validieren, ohne diese zuvor im Gesamtüberblick oder im Bearbeitungsmodus öffnen zu müssen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

  1. Wählen Sie einen oder mehrere Registeranmeldungen über die Checkbox in der Übersicht der Registeranmeldungen.
  2. Wählen Sie die Aktion Validieren in der Aktionsleiste. 
  3. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Validierungsergebnis
    1. Haben Sie nur eine Registeranmeldung zur Validierung ausgewählt, so zeigt Ihnen das System Warnungen und Fehler an und beschreibt, an welcher Stelle der Registeranmeldung sich diese befinden.
    2. Haben Sie mehrere Registeranmeldungen zur Valdierung ausgewählt, so zeigt Ihnen das System die Zusammenfassung aller Validierungsergebnisse an (Anzahl der ausgewählten Registeranmeldungen, Anzahl der davon validen (ohne Fehler) Registeranmeldungen, Liste der nicht validen Registeranmeldungen und Liste der Registeranmeldungen die nicht validiert werden konnten).
      Registeranmeldungen mit Validierungsfehlern können Sie direkt aus dem anzeigenden Dialog im Bearbeitungsmodus öffnen. 
  4. Schließen Sie den Dialog über Klick auf OK.

Wenn Sie eine Registeranmeldung aus der Übersicht der Registeranmeldungen heraus validieren, dann wird unabhängig von dem aktuellen Status der Registeranmeldung geprüft, ob sie bereit für eine Übermittlung an das Gericht wäre. Das heißt, dass aus der Übersicht der Registeranmeldungen immer die "strengere" Validierung verwendet wird.