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Bei der überwiegenden Bearbeitung von Grundbuchanträgen ist die Aktion Versand vorbereiten als solche nicht erforderlich, da diese bei validen Grundbuchanträgen im Rahmen der Signatur automatisch gesetzt wird.

Im nachfolgenden wird die Aktion dennoch beschrieben, falls diese im Einzelfall manuell ausgeführt wird, z. B. bei der Verwendung bereits signierter Dokumente oder von Dokumenten, die keiner Signatur bedürfen.

Bei der Versandvorbereitung prüft das Modul Grundbuch, ob der Grundbuchantrag versendet werden kann und setzt den Status des Grundbuchantrags im Anschluss auf Versandbereit, sofern die Validierung erfolgreich war. Ein Versand findet an dieser Stelle noch nicht statt, sondern wird erst durch die Aktion Versenden ausgelöst. 

Der mit der Aktion Versand vorbereiten erreichte Statuswechsel ermöglicht es arbeitsteilig organisierten Notarbüros die versandbereiten Grundbuchanträge zu erkennen, sowie zudem, versandbereite Grundbuchanträge zu sammeln und den Versandprozess zu einem Zeitpunkt anzustoßen, der sich gut in den Organisationsablauf des Notarbüros einfügt.

Wer den Status Versandbereit nicht einsetzen möchte, hat durch die Aktion Versenden die Möglichkeit, diesen Status zu überspringen.

Die Versandvorbereitung können Sie aus dem Bearbeitungsmodus, dem Gesamtüberblick eines Grundbuchantrags und für einen oder mehrere Grundbuchanträge aus der Übersicht der Grundbuchanträge vornehmen.


Versand vorbereiten aus dem Bearbeitungsdialog

Befinden Sie sich im Bearbeitungsmodus eines Grundbuchantrags, können Sie die Versandvorbereitung für diesen nach vollständiger Erfassung aller Daten und Dokumente direkt abschließen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Validierung keine Fehler ergibt. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie in der Aktionsleiste die Aktion Versand vorbereiten
  2. Das System führt automatisch eine Validierung des Grundbuchantrags durch.
    Ausführlich beschrieben ist die Validierung im Kapitel Grundbuchantrag validieren.
    1. Ergibt die Validierung keine Fehler, wird der Status des Grundbuchantrags auf Versandbereit gesetzt und der Bearbeitungsmodus geschlossen. 
    2. Ermittelt das System Fehler bei der Validierung, werden Sie hierüber in einem Fenster informiert.
      Die Fehler müssen zunächst behoben werden.
      Klicken Sie hierfür auf OK.
    3. Werden Warnungen angezeigt, so haben Sie dennoch die Möglichkeit, den Versand vorzubereiten.
      Klicken Sie hierfür auf Fortsetzen im Dialogfenster.
      Möchten Sie die Warnungen zunächst beheben, so klicken Sie im Dialog auf Abbrechen.
  3. Die Karteikarten, die Fehler oder Warnungen beinhalten, werden entsprechend gekennzeichnet. Auf der Karteikarte selbst werden Ihnen diese direkt am betroffenen Feld angezeigt.

  4. Nach Behebung der Fehler und/oder Warnungen können Sie erneut die Aktion Versand vorbereiten betätigen.
  5. Der Status des Grundbuchantrags wechselt auf Versandbereit und der Bearbeitungsmodus schließt sich.




Versand vorbereiten aus dem Gesamtüberblick

Haben Sie den Gesamtüberblick eines Grundbuchantrags geöffnet, können Sie die Versandvorbereitung direkt durchführen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Validierung keine Fehler ergibt. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie in der Aktionsleiste die Aktion Versand vorbereiten
  2. Das System führt automatisch eine Validierung des Grundbuchantrags durch.
    Ausführlich beschrieben ist die Validierung im Kapitel Grundbuchantrag validieren.
    1. Ergibt die Validierung keine Fehler, wird der Status des Grundbuchantrags auf Versandbereit gesetzt. 
    2. Ermittelt das System Fehler bei der Validierung, werden Sie hierüber in einem Fenster informiert.
      Die Fehler müssen zunächst behoben werden.
      Klicken Sie hierfür auf OK.
    3. Werden Warnungen angezeigt, so haben Sie dennoch die Möglichkeit, die Vorbereitung abzuschließen.
      Klicken Sie hierfür auf Fortsetzen im Dialogfenster.
      Möchten Sie die Warnungen beheben, so klicken Sie auf Abbrechen.
  3. Zur Behebung der Fehler und/oder Warnungen betätigen Sie die Aktion Bearbeiten in der Aktionsleiste.
  4. Der Grundbuchantrag wird im Bearbeitungsmodus geöffnet.




Versandvorbereitung aus der Übersicht der Grundbuchanträge

Aus der Übersicht der Grundbuchanträge können auch mehrere Grundbuchanträge über Versand vorbereiten in den Status Versandbereit versetzt werden. Hierfür gehen Sie wie folgt vor: 

  1. Wählen Sie über die Checkboxen die Grundbuchanträge aus, für die Sie die Aktion durchführen möchten.
  2. Wählen Sie Versand vorbereiten in der Aktionsleiste.
  3. Das System führt für die ausgewählten Grundbuchanträge eine Validierung durch und fasst das Ergebnis in einem Hinweisdialog zusammen
    1. Ergibt die Validierung keine Fehler, wird der Status der gewählten Grundbuchanträge auf Versandbereit gesetzt. 
    2. Ermittelt das System Fehler bei der Validierung, werden Sie hierüber in einem Fenster informiert.
      Die Fehler müssen zunächst behoben werden.
      Die Bearbeitung fehlerhafter Grundbuchanträge können Sie per Klick auf den Link Bearbeitungsmodus öffnen direkt beginnen.
    3. Werden Warnungen angezeigt, so haben Sie die Möglichkeit, diese über den Link Bearbeitungsmodus öffnen direkt zu beheben.
      Möchten Sie die Warnungen nicht beheben, so wählen Sie für diesen Grndbuchantrag aus der Aktionsleiste der Übersicht erneut Versand vorbereiten.