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Über die Aktionsleisten in XNotar-HR in der Übersicht der Registeranmeldungen und/oder in dem Gesamtüberblick einer Registeranmeldung sind alle Funktionen (Aktionen) zugänglich, die für eine einzelne oder mehrere Registeranmeldungen ausgelöst werden können. Es stehen folgende Aktionen zur Verfügung: 


  • Neu
    Fachlicher Auslöser: Eine neue Registeranmeldung soll angelegt werden.
    Ergebnis der Funktion: Das System öffnet eine Oberfläche, in der die notwendigen Informationen strukturiert erfasst werden können.

  • Bearbeiten
    Fachlicher Auslöser: Eine Registeranmeldung muss weiter bearbeitet oder überarbeitet werden.
    Ergebnis der Funktion: Das System öffnet die Registeranmeldung im Bearbeitungsmodus.

  • Öffnen
    Fachlicher Auslöser: Alle Informationen einer Registeranmeldung sollen eingesehen werden.
    Ergebnis der Funktion: Das System zeigt in einem neuen Reiter einen Gesamtüberblick über alle zur Registeranmeldung bisher erfassten Daten und Dokumente an. 

  • Validieren
    Fachlicher Auslöser: Es soll geprüft werden, ob eine Registeranmeldung alle für die Einreichung beim Registergericht mindestens geforderten Informationen enthält.
    Ergebnis der Funktion: Das System zeigt in einem Validierungsergebnis an, ob und welche Angaben/Dokumente und Dokumentanforderungen noch ergänzt werden können oder müssen. Das System unterscheidet hierbei zwischen Warnungs- und/oder Fehlermeldungen.

  • Vorbereitung abschließen
    Fachlicher Auslöser: Die Vorbereitung einer Registeranmeldung wurde inhaltlich abgeschlossen und es soll dem Signierenden kenntlich gemacht werden, dass die Registeranmeldung nun geprüft werden und die Signatur erfolgen kann.
    Ergebnis der Funktion: Das System wechselt den Status der Registeranmeldung von In Vorbereitung auf Vorbereitung abgeschlossen. Bei Nutzung der durch XNotar-HR vorgegebenen gespeicherten Filter erwirkt der Statuswechsel, dass der Signierende nun die für ihn zu prüfenden und zu signierenden Registeranmeldungen in der Übersicht findet.

  • Zurückgeben an Mitarbeiter/in
    Fachlicher Auslöser: Bei der Sichtung einer Registeranmeldung im Status Vorbereitung abgeschlossen ist ein Mangel aufgefallen.
    Ergebnis der Funktion: Das System setzt den Status von Vorbereitung abgeschlossen auf In Vorbereitung. Bei Nutzung der durch XNotar-HR vorgegebenen gespeicherten Filter erwirkt der Statuswechsel, dass der Mitarbeitende nun die für ihn nachzubearbeitende Registeranmeldung wieder in der Übersicht der Registeranmeldungen findet.

  • Signieren
    Fachlicher Auslöser: Der Signierende möchte eine oder mehrere Registeranmeldung sichten und signieren. 
    Ergebnis der Funktion: Das System generiert eine Signaturmappe, in der alle zu signierenden Dokumente gesichtet und anschließend signiert oder von der Signatur ausgeschlossen werden können. 

  • Versand vorbereiten
    Fachlicher Auslöser: Eine Registeranmeldung wurde vollständig vorbereitet und ist bereit für den Versand. Der Versand soll jedoch entweder nicht sofort erfolgen oder aufgrund Arbeitsteilung im Notarbüro nicht vom Signierenden selbst.
    Ergebnis der Funktion: Das System führt eine systemseitige Validierung durch und setzt, sofern die Validierung erfolgreich war, den Status der Registeranmeldung auf Versandbereit. Bei Nutzung der durch XNotar-HR vorgegebenen gespeicherten Filter erwirkt der Statuswechsel, dass der Mitarbeitende nun die signierten und zum Versand bereitstehenden Registeranmeldungen wieder in der Übersicht der Registeranmeldungen findet und als solche erkennt.

  • Versenden
    Fachlicher Auslöser: Eine Registeranmeldung wurde vollständig vorbereitet und soll versendet werden.
    Ergebnis der Funktion: Das System führt eine systemseitige Validierung durch. Sofern diese erfolgreich war, wird die Registeranmeldung systemseitig beN (besonderes elektronisches Notarpostfach) übergeben und der Status der Registeranmeldung auf Zum Versand abgegeben gesetzt. Sobald die Registeranmeldung über beN erfolgreich versendet wurde, wechselt der Status der Registeranmeldung automatisch auf Versendet

  • Für Ersatzeinreichung exportieren
    Fachlicher Auslöser: Eine Registeranmeldung soll oder kann nicht auf elektronischem Weg übermittelt und stattdessen postalisch versandt werden. 
    Ergebnis der Funktion: Das System speichert die Registeranmeldung an einem vorgegebenen bzw. neu auswählbaren Speicherort im lokalen Rechnersystem des Notarbüros, damit sie von dort aus auf einen separaten Datenträger übertragen und im Anschluss postalisch versendet werden kann. 

  • Abschließen
    Fachlicher Auslöser: Eine Registeranmeldung soll nicht weiter bearbeitet werden oder ist fachlich abgeschlossen. 
    Ergebnis der Funktion: Das System setzt den Status der Registeranmeldung auf Geschlossen, es kann keine Bearbeitung mehr durchgeführt werden. Registeranmeldungen mit dem Status geschlossen erscheinen bei Nutzung der von XNotar-HR vorgegebenen gespeicherten Filter nicht mehr in der Liste der Registeranmeldungen.

  • Wiedereröffnen
    Fachlicher Auslöser: Eine Registeranmeldung im Status Geschlossen soll wieder geöffnet werden. 
    Ergebnis der Funktion: Das System setzt den Status der Registeranmeldung zurück auf den Status, den sie vor Abschluss innehatte. Die Registeranmeldung kann nun auch wieder bearbeitet werden. 

  • PDF Exportieren: Übersicht
    Fachlicher Auslöser: Eine Liste einer, mehrerer oder aller Registeranmeldungen soll mit den Informationen der in der Übersicht der Registeranmeldungen ausgewählten Spalten dargestellt werden. 
    Ergebnis der Funktion: Die gewählten Registeranmeldungen werden als Liste dargestellt im PDF Viewer geöffnet. Es sind genau die Spalten zu sehen, die in der Übersicht der Registeranmeldungen sichtbar sind. 

  • PDF Exportieren: Überblick
    Fachlicher Auslöser: Der Gesamtüberblick einer Registeranmeldung soll als PDF dargestellt werden.
    Ergebnis der Funktion: Der Gesamtüberblick der Registeranmeldung wird im PDF Viewer geöffnet. 

  • Importieren
    Fachlicher Auslöser: Eine auf dem Rechner gespeicherte Registeranmeldung soll nach XNotar-HR importiert werden.
    Ergebnis der Funktion: Die Registeranmeldung mit allen ihren fachlichen Daten insbesondere Dokumenten wird in XNotar-HR gespeichert. 

  • Duplizieren
    Fachlicher Auslöser: Es soll eine Kopie einer bereits vorhandenen Registeranmeldung erstellt werden, damit bei inhaltlich teilweise übereinstimmenden Registeranmeldungen nicht alle Daten erneut eingeben werden müssen.  
    Ergebnis der Funktion: Das System zeigt einen Dialog an, in dem ausgewählt werden kann, welche Inhalte der ursprünglichen Registeranmeldung in die Kopie übernommen werden sollen. Im Anschluss wird die durch Duplizieren entstandene Kopie der ursprünglichen Registeranmeldung mit den gewünschten Daten im System gespeichert und direkt im Bearbeitungsmodus geöffnet. 
    Duplizieren kann nur für einzeln ausgewählte Registeranmeldungen durchgeführt werden.

  • Wiederherstellen
    Fachlicher Auslöser: Eine durch die Aktion Löschen in den Papierkorb verschobene Registeranmeldung soll aus diesem heraus wiederhergestellt werden. 
    Ergebnis der Funktion: Die Registeranmeldung ist nicht gelöscht und dadurch nicht mehr im Papierkorb. Sie kann damit auch wieder bearbeitet werden. 

  • Löschen
    Fachlicher Auslöser: Eine Registeranmeldung soll aus dem Datenbestand des Systems gelöscht werden.
    Ergebnis der Funktion: Die Registeranmeldung wird im ersten Schritt in den Papierkorb gelegt. Sie kann dort zwar noch geöffnet, aber nicht mehr bearbeitet oder weiterverwendet werden. Im zweiten Lösch-Schritt wird die Registeranmeldung endgültig aus dem Datenbestand entfernt.  Damit ist sie endgültig nicht mehr wiederherstellbar.

  • Rückmeldung trennen
    Fachlicher Auslöser: Zu einer an das Registergericht versandten Registeranmeldung ist eine Rückmeldung über beN eingegangen. Die Rückmeldung wurde einer Registeranmeldung automatisch oder manuell zugeordnet. Der Status der Registeranmeldung wechselt dadurch auf "Rückmeldung prüfen". Im Anschluss soll eine oder sollen mehrere zugeordnete Nachrichten wieder von der Registeranmeldung getrennt werden.
    Ergebnis der Funktion: Die Zuordnung einer zugeordneten Rückmeldung wird aufgehoben. Bei trennen aller empfangenen beN-Nachrichten zu einer Registeranmeldung wird der Status auf "Versendet" zurückgesetzt.

  • Protokoll einsehen
    XNotar-HR stellt zu jeder Registeranmeldung ein fachliches Protokoll zur Verfügung. So haben Sie immer die Möglichkeit nachzuvollziehen wann und in welcher Form die Registeranmeldung überarbeitet wurde.


Die Auswahl einer oder auch mehrerer Registeranmeldungen erfolgt, indem Sie einen Haken in die zugehörige Checkbox vor der ersten Spalte der Spaltenauswahlsetzen. Wenn Sie anschließend eine Funktion aus der Aktionsleiste anklicken, bezieht sich die Funktion auf alle gewählten Registeranmeldungen. Wählen Sie also beispielsweise zwei Registeranmeldungen aus und klicken dann auf Öffnen, dann werden diese zwei Registeranmeldungen in eigenen Reitern geöffnet und können von Ihnen eingesehen werden. 

Das System berücksichtigt, welche Registeranmeldungen Sie ausgewählt haben und stellt nur die Funktionen zur Verfügung, die erlaubt sind bzw. im fachlichen Weiterbearbeitungskontext Relevanz haben. Ausgenommen davon sind die Aktionen Neu und Importieren. Sie stehen jederzeit zur Verfügung und sind unabhängig von einer etwaigen Auswahl von Registeranmeldungen.