15.11.2021

1. Einleitung

Diese Webseite beschreibt die Funktionen des Paketmail-Postfachtyps. Dieser Postfachtyp wird mit Basisfunktionen neben den Bürokommunikationspostfächern ProTeam und ProMail von uns zur Verfügung gestellt.

1.1. Initial-Passwort

Das Paketmail-Postfach wird bei Neuerstellung mit einem Initialpasswort versehen. Die Daten werden Ihnen mit einem Zugangsdaten-Anschreiben per XNotar-Nachricht zur Verfügung gestellt. Das Initialpasswort muss aus Sicherheitsgründen zunächst über den Webmailclient in ein neues von Ihnen frei wählbares Passwort geändert werden.

  1. Geben Sie dazu im Adressfeld Ihres Internetbrowsers folgende Adresse ein: https://groupware.bnotk.de - Diese Webseite ist nur aus dem Notarnetz erreichbar.
  2. Danach erscheint das Anmeldefenster des Webmailclients.
  3. Im Anmeldefenster geben Sie die E-Mailadresse bei Nutzername und das Initialpasswort bei Passwort entsprechend den Angaben auf dem übermittelten Informationsschreiben ein.
  1. Danach erscheint die Meldung „das Passwort ist abgelaufen, Bitte wählen Sie ein neues Passwort.". Falls die Meldung "Ein unbekannter Fehler ist aufgetreten" erscheint, geben Sie das Initialpasswort einfach noch mal ein und klicken auf anmelden.
  2. Zur Änderung des Passwortes geben Sie unter Passwort erneut das Initialpasswort ein und unter Neues Passwort das gewünschte Neue an. Sicherheitshalber muss das neue Passwort unter Bestätigen noch einmal angegeben werden.

    Passwortregel

    - Mindestlänge von 8 Zeichen

    - mindestens 1 Großbuchstabe

    - mindestens 1 Kleinbuchstabe

    - mindestens 1 Ziffer

    - Umlaute (ä, ö, ü) und ß sind nicht erlaubt

  3. Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint das Programmfenster des Webmailclients.

Nach erfolfgreicher Änderung des Initialpassworts können Sie sich im Webmailclient wieder abmelden. Den Abmelden-Befehl finden Sie im Programmfenster oben rechts. Dort wird ein Dropdown-Menü mit einem Pfeil neben dem Postfachnamen angezeigt.

2. Neueinrichtung gängiger E-Mailprogramme

In den folgenden Kapiteln finden Sie verschiedene Step-by-Step Anleitungen zur Neueinrichtung Ihres Postfaches in den gängigen E-Mailprogrammen Microsoft Outlook sowie Mozilla Thunderbird. Die Anleitungen sind jeweils unterteilt in den Postfach-Übertragungsprotokollen POP3 und IMAP. Vergewissern Sie sich vor der Neueinrichtung in Ihrem E-Mailprogramm, welche Postfach-Abrufmethode Sie bisher genutzt haben.

2.1. Microsoft Outlook - POP3

In diesem Kapitel wird die Neueinrichtung der E-Mailpostfächer in dem E-Mailprogramm Microsoft Outlook beschrieben. Die für diese Anleitung verwendete Version ist Microsoft Outlook 2016. Hierbei handelt es sich ausschließlich um die Neueinrichtung mit POP3 als Posteingangsserver. Weitere Details zu den Servereinstellungen finden sie in Kapitel 3. Servereinstellungen.

Die Neueinrichtung mit IMAP finden sie im nächsten Kapitel 2.2. Microsoft Outlook - IMAP.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen in Outlook im Reiter Datei - Informationen. Es öffnet sich ein Drop-Down Menü in dem Sie den gleichnamigen Punkt erneut anwählen.

 

2. Nun doppelklicken Sie auf Ihre E-Mailadresse und öffnen damit das Fenster "Konto ändern".

3. Überprüfen und ändern Sie die Angaben auf dieser Seite mit denen hier im Bild. Die Anmeldeinformationen sind die in Kapitel 1. Einleitung beschrieben. Danach öffnen Sie die "Weiteren Einstellungen".

4. Im zweiten Reiter der Internet-E-Mail-Einstellungen "Postausgangsserver" ändern Sie die Felder wie im Bild.

5. Im dritten Reiter "Erweitert" nehmen Sie die im Bild angezeigten Einstellungen vor: (Weitere Informationen unter 3. Servereinstellungen)

  • Posteingangsserver (POP3): 995
  • Setzen Sie ein Häkchen neben "Dieser Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL)".
  • Postausgangsserver (SMTP): 465
  • Verwenden Sie den folgenden veschlüsselten Verbindungstyp: SSL/TLS
  • Setzen Sie bei Übermittlung neben "Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen" ein Häkchen, wenn Sie möchten, dass Kopien aller E-Mails aus dem Posteingang in Ihrem Postfach verbleiben. Ansonsten werden die Mails nach dem Abrufen vom Server gelöscht.

6. Klicken Sie auf "OK". Die noch offenen Fenster können einfach geschlossen werden.

7. Um zu testen, ob die Neueinrichtung erfolgreich war, schicken Sie bitte abschließensd eine E-Mail an die Testadresse echo@notarnet.de. Daraufhin wird eine Antwortmail zurück gesendet, die Sie innerhalb weniger Minuten erhalten sollten. Haben Sie auch nach manuellem Postfachabruf keine Antwortmail erhalten, prüfen Sie bitte noch mal alle Einstellungen aus diesem Kapitel.

8. Sie haben erfolgreich ein neues Konto angelegt.

2.2. Microsoft Outlook - IMAP

In diesem Kapitel wird die Neueinrichtung der E-Mailpostfächer in dem E-Mailprogramm Microsoft Outlook beschrieben. Die für diese Anleitung verwendete Version ist Microsoft Outlook 2016. Hierbei handelt es sich ausschließlich um die Neueinrichtung mit IMAP als Posteingangsserver. Weitere Details zu den Servereinstellungen finden sie in Kapitel 3. Servereinstellungen.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen in Outlook im Reiter Datei - Informationen. Es öffnet sich ein Drop-Down Menü, in dem Sie den gleichnamigen Punkt erneut anwählen.

 

2. Doppelklicken Sie auf Ihre E-Mailadresse und öffnen damit das Fenster "Konto ändern".

3. Überprüfen und ändern Sie die Angaben auf dieser Seite mit denen hier im Bild. Die Anmeldeinformationen sind die in Kapitel 1. Einleitung beschrieben. Danach öffnen Sie die "Weiteren Einstellungen".

4. Im zweiten Reiter der Internet-E-Mail-Einstellungen "Postausgangsserver" wählen Sie die Felder wie im Bild an.

5. Im dritten Reiter "Erweitert" nehmen Sie die im Bild angezeigten Einstellungen vor: (Weitere Informationen unter 3. Servereinstellungen)

  • Posteingangsserver (IMAP): 993
  • Wählen Sie als Verbindungstyp des Posteingangsserver SSL/TLS aus dem Drop-Down Menü aus.
  • Postausgangsserver (SMTP): 465
  • Wählen Sie als Verbindungstyp des Postausgangsserver SSL/TLS aus dem Drop-Down Menü aus.
  • Verwenden Sie den folgenden veschlüsselten Verbindungstyp: SSL/TLS

6. Klicken Sie auf "OK". Die noch offenen Fenster können einfach geschlossen werden.

 

7. Um zu testen, ob die Neueinrichtung erfolgreich war, schicken Sie bitte abschließensd eine E-Mail an die Testadresse echo@notarnet.de. Daraufhin wird eine Antwortmail zurück gesendet, die Sie innerhalb weniger Minuten erhalten sollten. Haben Sie auch nach manuellem Postfachabruf keine Antwortmail erhalten, prüfen Sie bitte noch mal alle Einstellungen aus diesem Kapitel.

8. Sie haben erfolgreich ein neues Konto angelegt.

2.3. Mozilla Thunderbird - POP3

In diesem Kapitel wird die Neueinrichtung der E-Mailpostfächer in dem E-Mailprogramm Mozilla Thunderbird beschrieben. Hierbei handelt es sich ausschließlich um die Neueinrichtung mit POP3 als Posteingangsserver. Weitere Details zu den Servereinstellungen finden sie in Kapitel 3. Servereinstellungen.

Die Neueinrichtung mit IMAP finden Sie im nächsten Kapitel 2.4. Mozilla Thunderbird - IMAP.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Drop-Down Menü in der oberen rechten Ecke auf Einstellungen.

2. Öffnen sie dann die Konten-Einstellungen.

3. Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie die Konten-Einstellungen bearbeiten können. Hier wählen Sie links die Server-Einstellungen. Passen Sie die Einstellungen an wie im Bild recht dargestellt:

  • Server: groupware.bnotk.de
  • Port: 110
  • Benutzername: Entspricht Ihrer E-Mailadresse
  • Verbindungssicherheit: STARTTLS
  • Authentifizierungsmethode: Passwort, normal

4. Wählen Sie nun links "Postausgangs-Server (SMTP) und klicken dann auf bearbeiten.

5. Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie Anpassungen an den SMTP-Server-Einstellungen vornehmen können. Passen Sie Ihre Einstellungen gemäß denen im rechts dargestellten Bild an.

  • Server: groupware.bnotk.de
  • Port: 587
  • Verbindungssicherheit: STARTTLS
  • Authentifizierungsmethode: Passwort, normal
  • Benutzername: entspricht Ihrer E-Mail-Adresse

6. Nun können Sie diese und das vorherige Fenster über den "OK" Button verlassen.

7. Um zu testen, ob die Neueinrichtung erfolgreich war, schicken Sie bitte abschließensd eine E-Mail an die Testadresse echo@notarnet.de. Daraufhin wird eine Antwortmail zurück gesendet, die Sie innerhalb weniger Minuten erhalten sollten. Haben Sie auch nach manuellem Postfachabruf keine Antwortmail erhalten, prüfen Sie bitte noch mal alle Einstellungen aus diesem Kapitel.

8. Sie haben erfolgreich ein neues Konto angelegt.

2.4. Mozilla Thunderbird - IMAP

Äquivalent zu der Neueinrichtung von Mozilla Thunderbird - POP3 außer der Auswahl anderer Ports. Die Ports für die Umstellung mit IMAP sind wie folgt: 143 StartTLS (TLS 1.2) oder 993 SSL

Weitere Informationen finden Sie unter 3. Servereinstellungen.

2.5. Mobilgerät

Wenn Sie Ihr Postfach auf einem Mobilgerät unter iOS (iPhone/iPad) oder Android (Samsung etc.) einrichten möchten, müssen Sie in den Postfacheinstellungen Ihres Postfaches Änderungen gemäß den Servereinstellungen des Kapitel 3. Servereinstellungen vornehmen. Nutzen Sie dazu die Hilfe Ihres Mobilgeräte-Herstellers zur Änderung der Postfacheinstellungen.

Eine allgemeinte Anleitung zum vornehmen von Einstellungen unter IOS finden sie unter folgendem Link: https://support.apple.com/de-de/HT201320

Hinweis: Wir empfehlen die Nutzung von IMAP auf Mobilgeräten. Weitere Imformationen finden Sie dazu im Kapitel 3.1 Unterschied von POP3 und IMAP Protokollen

2.6. Mailserver (Microsoft Exchange etc.)

Der Abruf der Postfächer kann per POP3 oder IMAP erfolgen. Für den Postausgang am SMTP-Server ist zwingend eine Authentifizierung notwendig. Die notwendigen Servereinstellungen finden Sie im Kapitel 3. Servereinstellungen. Mit welchem Postfach die SMTP-Server-Anmeldung erfolgt ist dabei egal.

3. Servereinstellungen

Die Postfächer können über folgende Übertragungsprotokolle angesprochen werden:

POP3

(Posteingangsserver)

Servername: groupware.bnotk.de
Port: 110 StartTLS (TLS 1.2) oder 995 SSL
Benutzername: E-Mail-Adresse
Passwort: Passwort der E-Mail-Adresse

IMAP

(Posteingangsserver)

Servername: groupware.bnotk.de
Servername für Zugriffe aus dem Internet: notarmail.bnotk.de
Port: 143 StartTLS (TLS 1.2) oder 993 SSL
Benutzername: E-Mail-Adresse
Passwort: Passwort der E-Mail-Adresse

SMTP
(Postausgangsserver)

Servername: groupware.bnotk.de
Servername für Zugriffe aus dem Internet: notarmail.bnotk.de
Port: 587 StartTLS (TLS 1.2) oder 465 SSL
Der SMTP-Server erfordert die gleiche Authentifizierung wie der Posteingangsserver.

Manche E-Mailserver unterstützen nur Port 25 mit StartTLS. In dem Fall können Sie auch diesen Port nutzen.

Wichtiger Hinweis zu Postfächern mit Internetzugriff

Standardmäßig sind alle Postfächer nur aus dem Notarnetz erreichbar. Dadurch ist auch der Server groupware.bnotk.de nur aus dem Notarnetz erreichbar. Wenn Sie Postfächer nutzen, für die diese Beschränkung nicht gelten und der Internetzugriff freigeschalten ist, müssen Sie als Server notarmail.bnotk.de einstellen. Unter dieser Adresse wäre auch der Webmailclient für diese Postfächer erreichbar. Welche Postfächer für den Internetzugriff freigeschalten sind, entnehmen Sie bitte dem in Kapitel 1. Einleitung genannten Informationsschreibens zur Mailserverumstellung der E-Mailpostfächer.

 

3.1. Unterschied von POP3 und IMAP Protokollen

Bei dem Übertragungsprotokoll POP3 werden Nachrichten durch das E-Mailprogramm von einem Server kopiert und anschließend (im Regelfall) bei uns auf dem Mailserver gelöscht. Im Gegensatz dazu werden bei dem Übertragungsprotokoll IMAP die E-Mails weder vollständig vom Mailserver geladen noch gelöscht. Stattdessen wird nur die Nachricht geladen, die Sie gerade lesen. Die Nachricht steht weiterhin auf dem Mailserver bereit und kann so jederzeit wieder von dort abgerufen bzw. synchronisiert werden.

4. Postfach-Einstellungen

In diesem Kapitel finden Sie Informationen zu den Postfach-Einstellungen. 

4.1 E-Mailadresse ändern oder E-Mail-Aliase

Wenn Sie Ihre E-Mailadresse ändern oder E-Mail-Aliase hinzufügen/ändern/entfernen möchten, wenden Sie sich bitte per Mail an kundenservice@notarnet.de.

4.2 Passwort ändern

Das Passwort wird zentral über den Webmailclient https://groupware.bnotk.de geändert.

  1. Melden Sie sich im Webmailclient mit dem entsprechenden Benutzernamen an.
  2. Öffnen Sie die Seite Einstellungen > Allgemein.
  3. Klicken Sie unter Anmeldeoptionen > Passwort auf Passwort ändern.
  4. Nehmen Sie Einträge unter Altes Passwort, Neues Passwort und Bestätigen vor.
  5. Klicken Sie auf Passwort ändern.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Bitte berücksichtigen Sie bei der Passworteingabe unsere Passwortrichtlinien:

  • Passwortlänge min. 8 Zeichen
  • Min. 1 Großbuchstabe
  • Min. 1 Kleinbuchstabe
  • Min. 1 numerisches Zeichen
  • Nach 10 fehlerhaften Anmeldeversuchen erfolgt eine Anmeldungssperre für eine Stunde.

Wenn beim Ändern des Passwortes Probleme auftreten oder Sie Ihr Passwort vergessen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice per Mail an kundenservice@notarnet.de.

4.3 E-Mail-Weiterleitung

Für jedes Postfach haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail-Weiterleitung einzurichten, um eingehende E-Mails oder eine Kopie der eingehenden E-Mails an eine andere E-Mail-Adresse weiterzuleiten.

Die E-Mail-Weiterleitung wird zentral über den Webmailclient https://groupware.bnotk.de eingestellt:

  1. Melden Sie sich im Webmailclient https://groupware.bnotk.de im entsprechenden Postfach an. 
  2. Öffnen Sie die Seite Einstellungen > Mail.
  3. Tragen Sie im Bereich Mails empfangen im Feld Eine Kopie weiterleiten an die E-Mail-Adresse ein, an die die E-Mail-Weiterleitung gerichtet werden soll. Mehrere E-Mail-Adressen können auch eingetragen werdenn, müssen aber mit einem Komma getrennt werden.
  4. Optional können Sie unter dem E-Mail-Feld noch Keine lokale Kopie der Mail speichern auswählen.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

4.4 Abwesenheitsbenachrichtigung (Auto-Reply)

Sie können eine Benachrichtigung an den Absender einer E-Mail einrichten, die automatisch als Antwort gesendet wird z. B. wenn Sie abwesend sind. Wenn Mail-Absender, die sich nicht in Ihrer Domain befinden, eine andere Antwort-Mail erhalten sollen, können Sie hierfür eine eigene Antwort-Mail erstellen. Die automatische Antwort wird an alle Mail-Absender nur einmal innerhalb von 7 Tagen gesendet, unabhängig davon, wie viele Mails diese Person in diesem Zeitraum sendet.

  1. Melden Sie sich im Webmailclient https://groupware.bnotk.de im entsprechenden Postfach an. 
  2. Öffnen Sie die Seite Einstellungen > Nicht im Büro.
  3. Aktivieren Sie Automatische Antwort senden.
  4. Geben Sie im Textfeld Automatische Antwort die Antwort ein, die gesendet werden soll, wenn Sie abwesend sind.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn die Abwesenheitsbenachrichtigung für einen bestimmten Zeitraum aktiviert werden soll, wählen Sie Im folgenden Zeitraum automatische Antworten senden aus und geben Sie den Start- und Endzeitpunkt für das Senden der automatischen Antwort ein.

Wenn Sie keinen bestimmten Zeitraum angeben, werden automatische Antworten gesendet, bis Sie Keine automatischen Antworten senden auswählen.

Wenn externe Kommunikationspartner einen abweichenden Benachrichtigungstext erhalten sollen, markieren Sie die Option Externe Absender und wählen ergänzend aus, ob der abweichende Text an „alle außerhalb meiner Domain“ oder alle außerhalb meiner Domain, außer Personen im Adressbuch“ gehen soll.

4.5 Spamfilter

Unser Spamfilter umfasst zwei Stufen für dieses Postfach.

In der ersten Stufe greift der allgemeine Spamfilter, der alle als Spam erkannten E-Mails mit ***SPAM**** im Betreff markiert und Ihnen im Posteingang zur Verfügung stellt. Diese Mails können Sie mit Ihrem eigenen E-Mailprogramm oder E-Mailserver über eine entsprechende Regel auf Wunsch herausfiltern.

Die zweite nachgelagerte Stufe ist ein postfacheigener Spamfilter, der alle weiteren als Spam erkannten E-Mails mit [SPAM] im Betreff markiert. Diese Spammails landen im Postfachordner-Spam, den Sie über den Webmailclient https://groupware.bnotk.de unter dem Reiter Mail aufrufen können. Die darin befindlichen Spammails können Sie dort von Zeit zu Zeit löschen oder auch in den Posteingang verschieben, falls die erkannte E-Mail doch kein Spam ist.

Weiterhin können Sie die zweite Stufe des Spamfilters selbst im Webmailclient https://groupware.bnotk.de unter dem Reiter Einstellungen - Mail - Bereich Optionen für Spam-Mail selbst einstellen. Dabei haben Sie die Möglichkeit einzelne Absenderadressen oder auch ganze Absenderdomains (Eingabe mit @-Zeichen voran gestellt z. B. @musterdomain.de) zu blockieren oder zuzulassen. Bei zugelassenen Absendern werden eingehende E-Mails aus der Prüfung des Spamfilters grundsätzlich heraus genommen und im Posteingangsordner zur Verfügung gestellt. Blockierte Absendermails werden dagegen garnicht zugestellt, auch nicht im Spam-Ordner.

5. Webmailclient

Hier finden Sie eine kurze Einführung in die Funktionen des Webmailclients https://groupware.bnotk.de.

Sie rufen die Website zum anmelden im Webmailclient auf und melden sich im entsprechendne Postfach an.

Im Notarnetz über: http://groupware.bnotk.de und aus dem öffentlichen Internet (nicht Notarnetz) über https://notarnet.bnotk.de.

Nach der Anmeldung öffnet sich der Webmailclient standardmäßig mit dem Reiter "Mail". Hier finden Sie die üblichen Funktionen eines Mailprogramms.

Auf der linken Seite werden Ihnen die verfügbaren Mail-Ordner angezeigt. In der Mitte sehen Sie die Mails des ausgewählten Ordners und links den Inhalt einer ausgewählten Mail. Oberhalb der Mails finden sich Buttons zum Antworten, Weiterleiten, Löschen und verschieben von Mails.

Obern Rechts auf der Website können Sie sich wieder ausloggen.

Im Reiter "Einstellungen" können Sie verschiedenen Konfigurationen an Ihrem Konto und dem Webmailclient vornehmen. Sie können z.B. unter Mail einstellen, wie oft die E-Mails vom Server abgerufen werden sollen. Außerdem können Sie Signaturen festlegen und Autoreplys einstellen, für den Fall, das Sie mal nicht im Büro sind.

6. Kundenservice und technischer Support

Fragen richten Sie bitte an unseren Kundenservice:

NotarNet GmbH
Burgmauer 53
50667 Köln
E-Mail: kundenservice@notarnet.de