19.07.2022

XNotar und die Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Weiterverwendung von Dokumenten

Ab dem 1. August 2022 ist es im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht möglich, GmbH-Gründungen und bestimmte Anmeldungen in Registersachen digital via Videokonferenz mit einer sicheren digitalen Identifizierung und qualifizierten elektronischen Signatur vorzunehmen. Weitere Informationen und Anwendungshilfen zu den Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht finden Sie hier.

Im Rahmen der Online-Verfahren erstellte Online-Beurkundungen und Online-Beglaubigungen sowie weitere sonstige Dokumente hieraus können in XNotar weiterverwendet werden.

Bitte beachten Sie hierzu nachfolgende Ausgangsvoraussetzung und die Schritt-für-Schritt-Anleitungen für

Online-Beurkundungen und Online-Beglaubigungen und
Sonstige Dokumente mit ausschließlich nicht-notarieller qualifiziert elektronischer Signatur (Bürgersignatur/en).

Ausgangsvoraussetzung

Die im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht ab 1. August 2022 in den gesetzlich zugelassenen Fällen durch Online-Beurkungen/Online-Beglaubigungen entstehenden Urkunden sind nach Abschluss der Beurkundung über das Videokommunikationssystem ohnehin lokal zu speichern, insbesondere zur Bereitstellung für und Aufnahme in die elektronische Urkundensammlung.
Nähere Information zur Verwaltung von Dokumenten im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht finden Sie hier, insbesondere für die weitere Anwendung der nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung unter Dokumente herunterladen.

Die nachfolgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt auf, wie Sie die per Videokommunikationssystem im Rahmen des Moduls "Online-Verfahren" erstellten, und lokal gespeicherten Dokumente im XNotar-Modul Handelsregister weiterverwenden und für den elektronischen Rechtsverkehr vorbereiten:

Schritt-für-Schritt-Anleitung für Online-Beurkundungen und Online-Beglaubigungen

Ausgangsvoraussetzung für diese Schritt-für-Schritt-Anleitung ist, dass Sie die Dokumente, die im Rahmen des Onlineverfahrens erstellt haben, bereits lokal heruntergeladen haben.

Zur Verwendung von im Rahmen der Online-Verfahren hergestellten Online-Beurkundungen ("Niederschriften") und Online-Beglaubigungen im elektronischen Rechtsverkehr sind, wie gewohnt, elektronisch beglaubigte Abschriften herzustellen.

Die Erstellung einer elektronisch beglaubigten Abschrift ist für den Registerverkehr zumindest im Falle einer Online-Beurkundung nach §§ 16a ff. BeurkG k. F. notwendig. Da noch keine finale Rückmeldung zu der Frage vorliegt, inwieweit  Registergerichte bei einer im Wege der Online-Beglaubigung nach § 40a BeurkG k. F. erstellten Vermerkurkunde die angebrachten qualifizierten elektronischen Signaturen prüfen können, ist gegenwärtig zu empfehlen, sicherheitshalber auch von einer nach § 40a BeurkG k. F. erstellten elektronischen Urkunde eine elektronisch beglaubigte Abschrift zu erstellen und diese für den Registerverkehr zu nutzen.

Zu den im Rahmen der Online-Verfahren darüber hinaus ggf. erstellten Dokumenten (Gesellschafterlisten etc.), die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten finden Sie im weiteren Verlauf eine gesonderte Anleitung.

Modul Handelsregister

  • Wechseln Sie nun in das XNotar-Modul Handelsregister.
  • Öffnen Sie die bereits vorbereitete Handelsregisteranmeldung über Bearbeiten in der Aktionsleiste im Bearbeitungsmodus oder legen Sie eine neue Handelsregisteranmeldung über Neu an.

Karteikarte Dokumente

  • Wechseln Sie auf die Karteikarte Dokumente. Das System listet auf der Karteikarte Dokumente des Moduls Handelsregister pro ausgewähltem Anmeldefall die gewöhnlich erforderlichen Dokumentarten auf. Diese werden als Checkliste automatisch angezeigt.
  • Klicken Sie in dem Auswahlelement "Dokument hinzufügen" auf Dokument.

Dialog zum Hochladen einer Datei

  • Das System öffnet den Dialog zum Hochladen einer Datei.
  • Klicken Sie auf "Datei auswählen".
  • Es öffnet sich der systemseitige Dialog zum Auswählen einer Datei von einem lokalen Speicherort.
  • Gehen Sie zu dem Speicherort, an dem Sie das im Rahmen der Online-Verfahren erstellte Dokument abgespeichert haben.
  • Wählen Sie das Dokument (PDF-Datei; die zugehörige Signaturdatei wird systemseitig mit hochgeladen), das hochgeladen werden soll und übernehmen Sie es.
  • Passen Sie bei Bedarf die Informationen zur Dokumentendatei in diesem Dialog an. Systemseitig wird automatisch der Name der Dokumentendatei als Dokumententitel gesetzt.
    • Dokumentendatum: Geben Sie hier bitte das Datum ein, zu dem das Dokument errichtet wurde (z. B. Tag der Beglaubigung oder Beurkundung).
    • Dokumentenzeichen: Hier können Sie die UVZ-Nummer eingeben.

Auswahl zum Anfügen eines Beglaubigungsvermerks

  • Aktivieren Sie die Checkbox "Nach dem Speichern soll direkt ein Beglaubigungsvermerk angefügt werden"
  • Es wird unter der Checkbox eine Warnung eingeblendet. Die vorhanden Signaturen gehen verloren. Dies ist ein korrektes Verhalten im Rahmen der Verwendung der Dokumente aus den Online-Verfahren und der Erstellung von beglaubigten Abschriften hiervon für den elektronischen Rechtsverkehr. Bitte beachten Sie hierzu auch den nachstehenden Hinweis.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unten rechts innerhalb des Dialogs.

Mit Auswahl der Checkbox "Nach dem Speichern soll direkt ein Beglaubigungsvermerk angefügt werden" und klick auf Speichern, gehen die im Ursprungsdokument vorhandenen Signaturen verloren. Für die Weiterverwendung des Dokuments, das im Rahmen der Online-Verfahren als Online-Beurkundung/Online-Beglaubigung enstanden ist, im XNotar-Modul Handelsregister für den elektronischen Rechtsverkehr ist das so vorgesehen und korrekt.
Nach BT-Drucks. 19/28177, S. 126 soll im Elektronischen Rechtsverkehr gerade nicht die elektronische Urkunde mit sämtlichen qualifizierten elektronischen Signaturen aller Beteiligten verwendet werden, sondern eine elektronisch beglaubigte Abschrift, die im Ergebnis nur eine Signatur der Notarin oder des Notars enthält.

Hinweise zum Inhalt des Vermerks für die Erstellung der beglaubigten Abschrift

Folgenden Hinweis zum Inhalt des zu erstellenden Vermerks für beglaubigte Abschriften für im Rahmen der Online-Verfahren erstellte Online-Beurkundungen/Online-Beglaubigungen wollen wir Ihnen hierbei nochmal mitgeben:

Bei der Anbringung des Beglaubigungsvermerks beachten Sie bitte folgende Besonderheiten: Sollte auf der nach § 16b BeurkG erstellten Niederschrift gemäß § 3 Abs. 3 Satz 3 NotAktVV noch keine UVZ-Nr. angebracht sein, muss diese im Beglaubigungsvermerk angegeben werden. Es handelt sich um die Beglaubigung eines „elektronischen Dokuments“ i.S. von § 42 Abs. 4 BeurkG, welches mit qualifiziert elektronischen Signaturen versehen ist. Deshalb soll gemäß § 42 Abs. 4 Satz 1 BeurkG in dem Beglaubigungsvermerk dokumentiert werden, dass die Prüfung der angebrachten qualifizierten elektronischen Signaturen erfolgreich war. Sofern auch eine notarielle qualifizierte elektronische Signatur angebracht ist (= Regelfall), genügt gemäß § 42 Abs. 2 Satz 2 i.V.m. § 39a Abs. 3 Satz 2 BeurkG die Dokumentation, dass die Prüfung der qualifizierten elektronischen Signatur des Notars erfolgreich war.

Besonderer Hinweis zu gemischten Beurkundungen im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht

Für einzureichende Dokumente aus gemischten Beurkundungen im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschafsrecht bitten wir Sie hinsichtlich des anzufügenden Beglaubigungsvermerks folgendes zu beachten:

Sofern Sie eine gemischte Beurkundung nach § 16e BeurkG einreichen, beachten Sie bitte außerdem folgende Besonderheit: Als einzureichendes Dokument kann, parallel zur reinen Online-Beurkundungen, die elektronische Niederschrift verwendet werden. Im Beglaubigungsvermerk dürfte allerdings die Übereinstimmung mit der vorliegenden elektronischen Urkunde und der vorliegenden (papierförmigen) Urschrift zu beglaubigen sein.
Der Beglaubigungsvermerk kann manuell beispielsweise auf folgenden Wortlaut angepasst werden: „Hiermit beglaubige ich die Übereinstimmung der in dieser Datei enthaltenen Bilddaten (Abschrift) mit der mir vorliegenden elektronischen Urkunde und der mir vorliegenden Urschrift. Die Prüfung der notariellen qualifizierten elektronischen Signatur an der elektronischen Urkunde war erfolgreich.“

Dialog zum Anfügen eines Beglaubigungsvermerks

  • Es öffnet sich der Dialog zum Erstellen und Anfügen eines Beglaubigungsvermerks.
  • Das Modul Handelregister hält für den Fall der Beglaubigung von im Rahmen der Online-Verfahren erstellten Online-Beurkundungen/Online-Beglaubigungen eine entsprechende Textvorlage eines Beglaubigungstextes bereit:
    "Hiermit beglaubige ich die Übereinstimmung der in dieser Datei enthaltenen Bilddaten (Abschrift) zur UVZ.-Nr. [eingeben, wenn nicht vorhanden] mit der mir vorliegenden elektronischen Urkunde.
    Die Prüfung der notariellen qualifizierten elektronischen Signatur war erfolgreich."
  • Wählen Sie die vorgenannte Textvorlage aus den systemseitig angebotenen Textvorlagen aus.
  • Wichtig: Soweit erforderlich, muss die UVZ-Nr. angegeben werden. Soweit sich diese bereits auf der Urkunde befindet, muss der Passus "zur UVZ-Nr. [eingeben, wenn nicht vorhanden]" gestrichen werden.
  • Wählen Sie anschließend Anfügen unten rechts im geöffneten Dialog.

Bei der Erstauswahl finden Sie die Textvorlage vermutlich relativ weit unten unter den angebotenen Textvorlagen. Bei einer erneuten Auswahl wird Ihnen die Vorlage dann als Erstauswahl oder zumindest weiter oben angeboten, da sich die Anwendung die zuletzt verwendeten Textvorlagen merkt und in dieser Reihenfolge zur Wiederverwendung anbietet.

Verlassen des Dialogs zum Anfügen des Beglaubigungsvermerks

  • Nach Klick auf Anfügen schließt sich der Editor zum Anfügen eines Beglaubigsvermerks.
  • Die Karteikarte Dokumente ist wieder sichtbar.
  • Das hochgeladene Dokument ist aufgeführt. Die Checkbox Beglaubigungsvermerk ist aktiv und es besteht ein Hinweis: Beglaubigungsvermerk angefügt.
  • Wählen Sie durch Klick der entsprechenden Checkbox noch den Dokumententyp für den Anmeldefall für das hochgeladene Dokument aus.
  • Im Anschluß können Sie wie gewohnt vorgehen in der Weiterbearbeitung.

Ergänzende Anleitung für Dokumente, die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten

Für die im Rahmen der Online-Verfahren erstellten Dokumente (Gesellschafterlisten etc.), die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen (nur Bürgersignaturen) enthalten bitten wir Sie wie im Folgenden dargestellt vorzugehen.

Anders als bei den im Rahmen der Online-Verfahren hergestellten Online-Beurkundungen ("Niederschriften") und Online-Beglaubigungen, von denen für die Verwendung im elektronischen Rechtsverkehr nach wie vor beglaubigte Abschriften zu erstellen sind, können die Dokumente, die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten, in ihrer Ursprungsform verwendet werden.

Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

Dialog zum Hochladen einer Datei

  • Das System öffnet den Dialog zum Hochladen einer Datei.
  • Klicken Sie auf "Datei auswählen".
  • Es öffnet sich der systemseitige Dialog zum Auswählen einer Datei von einem lokalen Speicherort.
  • Gehen Sie zu dem Speicherort, an dem Sie das im Rahmen der Online-Verfahren erstellte Dokument mit ausschließlich nicht-notariellen Signaturen abgespeichert haben.
  • Wählen Sie das Dokument (PDF-Datei; die zugehörige Signaturdatei wird systemseitig mit hochgeladen), das hochgeladen werden soll und übernehmen Sie es.
  • Passen Sie bei Bedarf die Informationen zur Dokumentendatei in diesem Dialog an. Systemseitig wird automatisch der Name der Dokumentendatei als Dokumententitel gesetzt.
    • Dokumentendatum: Geben Sie hier bitte das Datum ein, zu dem das Dokument errichtet wurde (z. B. Tag der Signatur).
    • Dokumentenzeichen: Hier können Sie die UVZ-Nummer eingeben.

Keine Auswahl zum Anfügen eines Beglaubigungsvermerks

  • Aktivieren Sie keine Checkbox innerhalb des geöffneten Dialogs zum Hochladen der Datei, damit die Ursprungssignaturen nicht verworfen und das Dokument nicht verändert wird.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unten rechts innerhalb des Dialogs.
  • Beachten Sie ergänzend den nachfolgenden Hinweis zu möglichen Beanstandungen/Rückmeldungen des Registergerichts.

Rückkehr zur Karteikarte Dokumente

  • Nach Klick auf Speichern schließt sich der Dialog zum Hochladen einer Datei.
  • Die Karteikarte Dokumente ist wieder sichtbar.
  • Das hochgeladene Dokument ist aufgeführt. Die Checkbox Beglaubigungsvermerk ist inaktiv und es besteht ein Hinweis: Signatur vorhanden
  • Wählen Sie durch Klick der entsprechenden Checkbox - soweit angeboten - oder aus der Liste der Weiteren Dokumente noch den Dokumententyp für das hochgeladene Dokument, das ausschließlich nicht-notarelle Signaturen enthält, aus.
  • Klicken Sie im Anschluss noch die Checkbox "Signatur notwendig" an, falls dies nicht systemseitig erfolgt.

Hinweise zu möglichen Beanstandungen/Rückmeldungen des Registergerichts

Es besteht für Dokumente, die ausschließlich nicht-notarielle qualifizierte elektronische Signaturen enthalten (Bürgersignatur/en) keine Verpflichtung, eine elektronisch beglaubigte Abschrift zu erstellen und das Registergericht kann dies nicht verlangen, vgl. § 12 Abs. 2 Satz 2 HS. 1 HGB.
Anders als bei den Dokumenten aus Online-Beurkundung und Online-Beglaubigung empfehlen wir es für die weiteren Dokumente auch nicht standardmäßig.
Derzeit können wir allerdings nicht abschließend beantworten, ob die Registergerichte aller Bundesländer technisch in der Lage sind mit den privaten Signaturen und ggf. mehreren Signaturen an einem "Dokument" umgehen zu können. Zur abschließenden Klärung der Thematik stehen wir insbesondere in Kontakt mit den Softwareverbänden der Justiz.
Wir schließen dennoch zu Beginn nicht aus, dass Registergerichte um die Einreichung der Gesellschafterliste in elektronisch beglaubigter Abschrift bitten. Sofern Sie dieser Bitte nachkommen möchten, gehen Sie bitte wie nachfolgend beschrieben vor:

Anwenderhilfe zur Vorgehensweise für die Behebung vorgenannter Beanstandungen

  • Legen Sie eine neue Handelsregisteranmeldung zur Nachreichung im Modul Handelsregister an.
  • Falls Sie über das Registergericht eine AR-Nummer erhalten haben, belegen Sie die Karteikarte Rechtsträger damit entsprechend.
  • Wählen Sie als Anmeldefall einen spezifischen Anmeldefall aus, z. B. Einreichung einer Gesellschafterliste, oder wählen Sie bei nicht Vorhandensein eines spezifischen Anmeldefalls Sonstige Anmeldung/Mitteilung als Anmeldefall aus.
  • Gehen Sie auf die Karteikarte Dokumente und klicken Sie dort auf Dokument hinzufügen.
  • Wählen Sie das beanstandete Dokument erneut von Ihrem lokalen Speicherpfad aus und bestätigen Sie die Auswahl.
  • Gehen Sie nun weiter vor, wie hier beschrieben.
  • Es öffnet sich nach Verlassen des Dialogs zum Hochladen der Datei der Dialog zum Anfügen eines Beglaubigungsvermerks aus.
  • Das Modul Handelregister hält für den Fall der Beglaubigung von im Rahmen der Online-Verfahren erstellten elektronischen Dokumenten ohne notarielle Signatur eine entsprechende Textvorlage eines Beglaubigungstextes bereit:
    "Hiermit beglaubige ich die Übereinstimmung der in dieser Datei enthaltenen Bilddaten (Abschrift) mit dem mir vorliegenden elektronischen Dokument. An dem mir vorliegenden elektronische Dokument sind qualifizierte elektronische Signaturen angebracht, die folgende Personen als Zertifikatsinhaber bezeichnen: […]. Die Prüfung der qualifizierten elektronischen Signaturen war erfolgreich."

  • Wählen Sie die vorgenannte Textvorlage aus den systemseitig angebotenen Textvorlagen aus. Beachten Sie hierzu den nachfolgenden Hinweis.
  • Wählen Sie anschließend Anfügen unten rechts im geöffneten Dialog.
  • Im Anschluß können Sie wie gewohnt vorgehen in der Weiterbearbeitung.

Der Klammerzusatz zur Bezeichnung der Personen als Zertifikatsinhaber ist manuell zu Befüllen - Sie können dies direkt in dem Bereich der Textvorlage im geöffneten Dialog vornehmen.

Weitere Bearbeitung des Vorgangs nach Hochladen der Dokumente gemäß der vorstehenden Anleitungen

Wenn Sie die im Rahmen der Online-Verfahren entstandenen Dokumente entsprechend der vorbeschriebenen Anleitung/in in das XNotar-Modul Handelsregister hochgeladen und nachbearbeitet haben können Sie in der Bearbeitung und Weiterbearbeitung des Vorgangs innerhalb des Moduls fortfahren, wie Sie es gewohnt sind.