30.09.2022

XNotar und die Präsenzbeglaubigung: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Weiterverwendung im elektronischen Rechtsverkehr

Präsenzbeglaubigung: Seit dem 1. August 2022 ermöglicht § 40a Abs. 1 Satz 1 Var. 1 BeurkG die Beglaubigung qualifizierter elektronischer Signaturen, die in Gegenwart des Notars anerkannt worden sind.

Die NotarNet GmbH stellt zum 1. Oktober 2022 ein neues Modul „Präsenzbeglaubigung“ in XNP zur Verfügung. Das Modul ist ein Teil des Produkts XNotar, welches für XNotar-Kunden zum 1. Oktober 2022 im Produktumfang enthalten sein wird.

Die Präsenzbeglaubigung kann im elektronischen Rechtsverkehr und damit in den Modulen Handelsregister, Grundbuch und Sonstige Anträge weiterverwendet werden.

Bitte beachten Sie hierzu nachfolgende

Ausgangsvoraussetzungen und die
Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ausgangsvoraussetzungen

Für die Weiterverwendung im elektronischen Rechtsverkehr sind aufgrund der entsprechenden Bundes- und Länderverordnungen nur bestimmte Dateiformate (vorwiegend PDF und TIFF) zulässig. Die entsprechenden Länderverordnungen finden Sie hier.
Signierte Ausgangsdokumente anderer Dateiformate müssen daher zuerst in ein zulässiges Dateiformat umgewandelt werden, damit eine Weiterverwendung im elektronischen Rechtsverkehr möglich ist. Dadurch kann die vorhandene Signatur an dem umgewandelten Dokument verloren gehen. Dies ist ein korrektes Verhalten im Rahmen der Verwendung einer elektronisch beglaubigten Abschrift des Dokuments im elektronisches Rechtsverkehr.

Folgende weitere Ausgangsvoraussetzungen sind zu beachten:

  • Der im Rahmen der Nutzung des Moduls Präsenzbeglaubigung entstehende Beglaubigungsvermerk ist nach erfolgter notarieller Signatur für die Weiterverwendung im elektronischen Rechtsverkehr durch Herunterladen aus dem Modul Präsenzbeglaubigung lokal zu speichern.
  • Das vom Beteiligten signierte Ausgangsdokument muss weiterhin zur Verwendung zur Verfügung stehen (entweder in der Form, in der es durch den/die Beteiligte/n zur Verfügung gestellt wurde oder durch erneutes lokales speichern aus dem Modul Präsenzbeglaubigung).

Informationen zum Herunterladen von Beglaubigungsvermerk und Ausgangsdokument finden Sie hier.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Weiterverwendung der Präsenzbeglaubigung im elektronischen Rechtsverkehr

Beachten Sie bitte vorab:

Gemäß § 45b Abs. 2 Satz 3 BeurkG können elektronische Vervielfältigungen der Präsenzbeglaubigung ausgehändigt und damit grundsätzlich unmittelbar in den Elektronischen Rechtsverkehr gegeben werden. Allerdings kann die Tatsache, dass die Präsenzbeglaubigung aus mehreren Dokumenten mit mehreren qualifizierten elektronischen Signaturen und einem kryptografischen Bezug nach § 39a Abs. 4 BeurkG besteht, zu Problemen im Elektronischen Rechtsverkehr insbesondere mit den Registergerichten und den Grundbuchämtern führen.
Die Bundesnotarkammer empfiehlt deshalb dringend, im Elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten, wie bisher, elektronisch beglaubigte Abschriften zu übermitteln (so ausdrücklich auch der RegE zum DiRUG, BT-Drucks. 19/28177, S. 130 f.). Diese Abschriften bestehen dann aus nur einem zusammengeführten PDF-Dokument mit nur einer notariellen Signatur. Der Beglaubigungsvermerk soll gemäß § 42 Abs. 4 Satz 2, § 39 Abs. 3 Satz 2 BeurkG die Angabe enthalten, dass das elektronische Ausgangsdokument eine gültige qualifizierte elektronische Signatur eines Notars enthält.

Auf der vorstehenden Empfehlung aufbauend zeigt Ihnen die nachfolgende Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie in einem XNotar-Modul eine elektronisch beglaubigte Abschrift des Zieldokuments - zusammengeführt aus dem

  • ursprünglichen, vom Beteiligten qualifiziert elektronisch signierten Ausgangsdokument und
  • dem notariell signierten Präsenzbeglaubigungsvermerk

für die Verwendung im elektronischen Rechtsverkehr erstellen:

XNotar-Modul: Karteikarte Dokumente

  • Öffnen Sie das entsprechende XNotar-Modul.
  • Wählen Sie eine bereits angelegten Vorgang aus und öffnen diesen im Bearbeitungsmodus mit "Bearbeiten" oder legen Sie einen Vorgang über "Neu" an.
  • Wechseln Sie im Bearbeitungsmodus des Vorgangs auf die Karteikarte Dokumente.
  • Wählen Sie die Schaltfläche Dokument hinzufügen/Dokument durch Auswahl oben links.

Hochladen des Ausgangsdokuments

  • Es öffnet sich der Dialog zum Hochladen einer Datei.
  • Laden Sie über Datei auswählen das Ausgangsdokument hoch.
  • Wählen Sie keine der angebotenen Checkboxen.
  • Klicken Sie auf Speichern unten rechts im Dialog.

Ausgangsdokument bearbeiten

  • Sie sind zurück auf der Karteikarte Dokumente
  • Wählen Sie nun die Schaltfläche PDF bearbeiten im Bereich des hochgeladenen Dokuments.
  • Der PDF-Viewer öffnet sich und das hochgeladene Ausgangsdokument ist sichtbar.
  • Wählen Sie die Aktion Seite einfügen auf der Aktionsleiste des PDF-Viewer.
  • Es erscheint ein Hinweis, dass durch die Bearbeitung die vorhandene Signatur verloren geht. Dies ist ein korrektes Verhalten im Rahmen dieser Verwendung zur Erstellung eines zusammengeführten Dokuments hiervon für den elektronischen Rechtsverkehr.
  • Klicken Sie auf OK innerhalb des Dialogs.

Ausgangsdokument und Präsenzbeglaubigungsvermerk zusammenführen

  • Es öffnet sich ein neuer Dialog zum Einfügen von Seiten.
  • Klicken Sie auf Datei hochladen innerhalb des geöffneten Dialogs.
  • Es öffnet sich der systemseitige Dialog zum Auswählen einer Datei von einem lokalen Speicherort.
  • Gehen Sie zu dem Speicherort, an dem Sie den zum Ausgangsdokument gehörenden, signierten Beglaubigungsvermerk abgespeichert haben und wählen Sie die entsprechende Datei aus. Bestätigen Sie die Auswahl.
  • In nächsten Dialog werden Sie gebeten anzugeben, an welcher Stelle der Beglaubigungsvermerk eingefügt werden soll
  • Der Beglaubigungsvermerk ist im Anschluss an das Ausgangsdokument anzufügen, im gezeigten Beispiel also Seite nach 4 von 4 einfügen.
  • Klicken Sie anschließend auf OK innerhalb des Dialogs.
  • Es werden nun sowohl das Ausgangsdokument als auch der eingefügte Präsenzbeglaubigungsvermerk als ein Dokument angezeigt.
  • Wählen Sie die Aktion Beglaubigungsvermerk auf der Aktionsleiste des PDF-Viewer.

Anfügen des Beglaubigungsvermerks

  • Es öffnet sich der Dialog zum Anfügen eines Beglaubigungsvermerks zur Erstellung einer elektronisch beglaubigten Abschrift.
  • Wählen Sie folgenden Beglaubigungsvermerk:
    "Hiermit beglaubige ich die Übereinstimmung der in dieser Datei enthaltenen Bilddaten (Abschrift) zur UVZ.-Nr. [eingeben, wenn nicht vorhanden] mit der mir vorliegenden

    elektronischen Urkunde.
    Die Prüfung der notariellen qualifizierten elektronischen Signatur war erfolgreich."

  • Klicken Sie anschließend Anfügen unten rechts im geöffneten Dialog.
  • Sie sind nun zurück im PDF-Viewer.
  • Prüfen Sie die zusammengeführten Dokumente und den angefügten Beglaubigungsvermerk und verlassen Sie anschließend den PDF-Viewer mit Speichern & Schließen auf der Aktionsleiste.
  • Im Anschluss können Sie wie gewohnt vorgehen in der Weiterbearbeitung.

Das Erstellen eines Präsenzbeglaubigungsvermerks im Modul Präsenzbeglaubigung ist systemseitig nicht ohne Angabe einer UVZ-Nummer möglich. Der im Vermerk vorhandene Text zur UVZ-Nr. kann daher - wie vorstehend gestrichen - entfallen. Eine erneute Eingabe der UVZ-Nummer der Präsenzbeglaubigung ist aber ebenso möglich.
War zur Weiterverwendung der Präsenzbeglaubigung im elektronischen Rechtsverkehr vorab die Änderung des Dateiformats des Ausgangsdokuments erforderlich, so bitten wie Sie, auch dies im Vermerkstext zur beglaubigten Abschrift zu vermerken.

    Weitere Bearbeitung des Vorgangs nach Hochladen und Zusammenführen der Dokumente

    Im Anschluss können Sie in der Bearbeitung und Weiterbearbeitung des Vorgangs innerhalb des Moduls fortfahren, wie Sie es gewohnt sind.