15.11.2021

Notarvertretung und N-Karten

Die neuen fernsignaturfähigen Chipkarten sind verfügbar. Die Signatur mittels Fernsignatur ist jetzt in den Modulen von XNotar und Dokumente möglich. Durch die Fernsignatur ändert sich die Vorgehensweise bei der Notarvertretung. 

Mit Nutzung der neuen Karten durch Vertretungen entfallen die bisher notwendigen Schritte:
- Anlage und Nutzung eines Mitarbeitenden-Zugangs, verwaltet über das Stammdatenverzeichnis der BNotK (SDV) bzw. der Benutzerverwaltung,
- Eintragung der Notarvertretung inkl. Vertretungsbestellungsurkunde im NVV-Modul.

Im Falle einer Vertretung ist die Vorgehensweise mit den neuen fernsignaturfähigen Chipkarten wie folgt:


1. Die amtlich bestellte Vertretung wird durch die regional zuständige Notarkammer ins Notarverzeichnis eingetragen
2. Die amtlich bestellte Vertretung bestellt eine Fernsignatur als Vertretung bei der Zertifizierungsstelle (Voraussetzung hierfür ist die vorgenannte Anlage im Notarverzeichnis). Diese Fernsignatur ist in der Regel umgehend nach Bestellung nutzbar.
3.  Die Vertretung meldet sich mit der fernsignaturfähigen Chipkarte in XNP an. Die Anmeldung mit der Signaturkarte ist Voraussetzung für die spätere Signatur. Beim Anmelden erst mit Nutzerdaten und anschließendem Stecken der Signarkarte ist die Fernsignatur nicht möglich.
4.  Der Vertretung startet wie gewohnt den Signaturprozess. Im sich öffnenden Key Manager Client kann das Fernsignatur-Zertifikat, dass die Notarvertretung ausweist, ausgewählt und die Signatur vorgenommen werden.


Die nachfolgende Beschreibung des Notarvertretermoduls wird in Kürze im Hinblick auf die Fernsignatur aus der Onlinehilfe entfernt werden.

Wichtiger ergänzender Hinweis:
Nach der Anmeldung mit Ihrer neuen N-Karte als Notarvertretung an XNP dürfen Sie auf keinen  Fall eine herkömmliche Signaturkarte für Signaturvorgänge verwenden (Signaturzertifikat ohne berufsbezogenes Attribut der Vertretung).
Bitte entfernen Sie nach Anmeldung mit der N-Karte diese nicht aus dem Kartenlesegerät, solange Sie in XNP (damit) noch angemeldet sind. Andernfalls werden die zu signierenden Dokument bei Verwendung der herkömmlichen Signaturkarte ohne berufsbezogenes Attribut (der Vertretung) und somit auch ohne Nachweis der Vertretungseigenschaft gem. § 39a Abs. 2 BeurkG erstellt.

Kann mit der N-Karte nicht signiert werden (aus welchem Grund auch immer), muss vorerst der bisherige Weg für Anmeldung und Signatur verwendet werden: Anmeldung mit Mitarbeiter-Benutzer, Vertretungsanlage in NVV, Verwendung der herkömmlichen Signaturkarte), wie nachstehend im Detail beschrieben.


Notarvertretung und Notarvertreterwaltung

Anlage einer Notarvertretung im Modul Notarvertreterverwaltung in Bildern (Schritt-für-Schritt)

Nutzen Sie auch unser hilfreiches Erklärvideo zum Thema Notarvertreterverwaltung.


Anlage einer Notarvertretung im Modul Notarvertreterverwaltung in Bildern (ausführliche Beschreibung)


Abschnitt A - Aufbau und Funktionen

Wo befindet sich das Modul?

Im Hauptmenü, der Navigationsleiste des XNP-Clients, finden Sie die Notarvertreterverwaltung.

Mit Klick auf den Eintrag Notarvertreterverwaltung öffnet sich zunächst die Übersicht aller Notarvertretungen.

Übersicht der Notarvertreterverwaltung

In der Übersicht aller Notarvertretungen finden Sie den Gesamtbestand aller aktuellen Notarvertretungen (nachstehend auch Übersicht der Notarvertretungen).

Aus der Übersicht heraus können die in der Aktionsleiste bereitstehenden Aktionen für eine oder mehrere ausgewählte Notarvertretungen ausgeführt werden.

Viele Funktionen unterstützen eine Stapelverarbeitung. Sie können z.B. mehrere Notarvertretungen bearbeiten, öffnen oder löschen. Die einzelnen Funktionen der Aktionsleiste werden weiter unten im Detail beschrieben. Sie können in der Übersicht auch nach Notarvertretungen suchen. Mehr dazu im Punkt "Such- und Filteroptionen".

Mit Klick auf "Übersicht exportieren" in der Aktionsleiste können Sie die Liste der Notarvertretungen als PDF exportieren, anschließend speichern oder ausdrucken.

Einstellungen zu "Übersicht exportieren"

Über "Meine Einstellungen (Nutzer): Notarvertreterverwaltung", erreichbar über das Benutzermenü, haben Sie die Möglichkeit, (vor)einzustellen, wie sich die Anwendung nach Auswahl der Aktion „Übersicht exportieren“ verhalten soll.

  1. Wenn Sie hier „Fragen“ voreinstellen, fragt das Modul Sie nach Klick auf „Übersicht exportieren“, ob Sie die Liste öffnen oder speichern möchten.
  2. Wenn Sie hier „Öffnen“ voreinstellen, wird das Modul nach Klick auf “Übersicht exportieren“ die Liste direkt im PDF-Viewer öffnen.
  3. Wenn Sie hier „Speichern“ voreinstellen, öffnet sich nach Klick auf „Übersicht exportieren“ automatisch Ihre Ordnerstruktur und Sie können einen Speicherort auswählen.

Gesamtüberblick einer Notarvertretung

Der Gesamtüberblick enthält alle Details einer einzelnen Notarvertretung.

Zum Öffnen eines oder mehrerer Gesamtüberblicke

  1. wählen Sie die entsprechende/n Notarvertretung/en durch Klick auf die Checkbox/en und
  2. klicken Sie in der Aktionsleiste auf "Öffnen".

Es öffnet sich der Gesamtüberblick der Notarvertretung.

Aus dem Gesamtüberblick heraus können alle über die Aktionsleiste bereitstehenden Aktionen für diese Notarvertretung ausgeführt werden.

Bearbeitungsmodus zum Anlegen oder Bearbeiten von Notarvertretungen

Im Bearbeitungsmodus wird eine Notarvertretung durch erstmaliges Anlegen oder späteres Bearbeiten vorbereitet.

Um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen wählen Sie

  1. "Neu" in der Aktionsleiste aus oder
  2. eine Notarvertretung aus der Übersicht aus und klicken anschließend auf "Bearbeiten" in der Aktionsleiste.

Es öffnet sich in beiden Fällen eine übersichtliche Maske, in der Sie die Daten der Notarvertretung erfassen und die notwendigen Dokumente (Vertreterbestellungsurkunde) hochladen können.

Felder der Maske 
Anlassz. B. "urlaubsbedingte Abwesenheit"
GeburtsdatumGeburtsdatum des Vertreters
NachnameNachname des Vertreters
Titel (vor)z. B. "Dr." oder "Prof. Dr."
Titel (nach)z. B. Master of Laws (LL.M.)
Vertreterbezeichnung

z. B. Notarassessor, als amtlich bestellter Vertreter des Notars Max Mustermann

Von - Bisden Vertreterzeitraum gemäß Bestellungsurkunde angeben
VornameVorname des Vertreters

 

Bestellungsurkunde

Sie können die Bestellungsurkunde des amtlich bestellten Vertreters in der Notarvertreterverwaltung hochladen. Dies hat den Vorteil, dass die Module von XNotar diese automatisch bei der Vorbereitung eines Vorgangs erkennen und der Signaturmappe hinzufügen. Die Bestellungurkunde wird dann verbunden mit den signierten Dokumenten zum Versand abgegeben.

In der Maske zur Vorbereitung einer Notarvertretung wird die Bestellungsurkunde hochgeladen:

  1. Klicken Sie auf "Neu" bei Vertreterbestellungsurkunde.
  2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Bestellungsurkunde hochladen können.

Klicken Sie auf "Datei hochladen" oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das Fenster.

Klicken Sie an,
a) ob das Dokument eine Beglaubigungsvermerk enthält oder wenn nicht,
b) dass ein Beglaubigungsvermerk direkt nach dem Speichern angefügt werden soll.

Liegt Ihnen die Bestellungsurkunde bereits in elektronischer Form samt Signatur vor, so ist keine der beiden Varianten zu wählen. Auch die nachfolgenden Schritte zum Signieren der Bestellungsurkunde sind entbehrlich.

Mit Speichern oder/und nach Anfügen des Beglaubigungsvermerks landen Sie wieder in der Maske und können die hochgeladene Bestellungsurkunde sehen.

Zur Signatur der hochgeladene Bestellungsurkunde kann direkt in dem NVV Modul vorgenommen werden:

  • Klicken Sie auf "Signieren" in der Maske zur Anlage einer Notarvertretung
  • Es öffnet sich die Signaturmappe.
  • Prüfen Sie die Dokumente und klicken Sie auf "Signieren" in der Aktionsleiste.
  • Die Signaturanwendungskomponente öffnet sich. Klicken Sie auf "Ok".
  • Folgen Sie den Anweisungen Ihres Kartenlesegerätes.

Nach erfolgter Signatur erscheint eine Zusammenfassung des Signaturprozesses. Mit Schließen dieser Zusammenfassung landen Sie wieder in der Maske und können die signierte Datei bei "Signatur" sehen.

Aktionsleiste

Folgende Aktionen stehen in der Aktionsleiste zur Verfügung:

Such- und Filteroptionen (Notarvertretung suchen)

Die Notarvertretungen werden Ihnen in der Übersicht aller Notarvertretungen angezeigt. Um einen oder mehrere bestimmte Notarvertretungen schnell zu finden, bietet das Modul eine Reihe von Suchfunktionen an.

Diese werden im Folgenden beschrieben:

Schnellsuche

Die Schnellsuche bietet Ihnen die Möglichkeit über ein oder mehrere Suchworte Notarvertretungen zu finden. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Geben Sie in das Suchfeld am oberen Rand des Arbeitsbereichs einen Suchbegriff mit mindestens 3 Zeichen ein.  
  2. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Enter-Taste
  3. Mit der Schnellsuche können Sie nach folgenden Informationen der Notarvertretungen suchen:
  • Name des/r Vertreter/in
  • Anlass

 

Erweiterte Suche

Über die erweiterte Suche können Sie mit spezifischen Daten einer Notarvertretung suchen. Sie gehen wie folgt vor:

  1. Klicken Sie am oberen Rand des Arbeitsbereichs auf die Schaltfläche Erweiterte Suche
  2. Das System klappt die erweiterte Suche auf.
  3. Es stehen Ihnen mehrere Freitext-Suchfelder zum Befüllen zur Verfügung.
  4. Geben Sie die gesuchte/n Informationen an.
  5. Das System sucht nach allen Notarvertretungen, die den von Ihnen eingegebenen Informationen entsprechen und listet diese in der Übersicht der Notarvertretungen auf.

Sie haben die Möglichkeit über Freitext-Suchfelder gezielt nach bestimmten Informationen zu suchen, beispielsweise nach:

  • Vertreter/in
  • Von – Bis
  • Anlass (z.B. Urlaub)
  • Vertreterbestellungsurkunde vorhanden ja/ nein/ beides
  • Beglaubigungsvermerk vorhanden ja/ nein/ beides
  • Signatur vorhanden ja/ nein/ beides
  • Vertretungen anzeigen abgelaufene/ laufende/ zukünftige/ alle

Abschnitt B - Einrichten eines amtlich bestellten Vertreters im Stammdatenverzeichnis der BNotK

Damit sich der bestellte Vertreter im Vertretungszeitraum ebenfalls an XNP anmelden kann, benötigt er Benutzernamen und Passwort. Die Berechtigung hierzu können die/der Notar/in oder ein Mitarbeitender im Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer erteilen.

Nachfolgend erhalten Sie eine ausführliche Anleitung hierzu:

  • Melden Sie sich als Notar (oder Büro-Administrator sofern eingerichtet) im SDV unter https://sdv.bnotk.de an.
  • Nutzen Sie als Anmeldedaten bitte die selben wie auch für das Zentrale Testamentsregister (ZTR) und das Zentrale Vorsorgeregister (ZVR). 
  • Sollten Sie mehr als eine Amtstätigkeit ausüben (bspw. gleichzeitige Verwaltung), vergewissern Sie sich in der Überschrift, dass die korrekte Amtstätigkeit ausgewählt ist. Wechseln Sie ggf. die Amtstätigkeit durch Listenauswahl im rechten oberen Bereich.

  • Wählen Sie den Reiter "Mitarbeiter" aus, um die Mitarbeiterverwaltung zu öffnen. (Notarvertreter werden hier als "Mitarbeiter" angelegt).

Anlegen eines neuen Notarvertreters

  • Klicken Sie auf "Neuen Mitarbeiter anlegen".
  1. Füllen Sie mindestens die hervorgehobenen Pflichtfelder (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse) des Notarvertreters aus.
  2. Vergeben Sie ein Kennwort für den Benutzer des Notarvertreters und tragen Sie dies in das Feld "Kennwort" ein.
  3. Bestätigen Sie die Kennwortwahl durch Eingabe in das Wiederholungsfeld. Das hier vergebene Kennwort muss bei der ersten Anmeldung durch den Notarvertreter an einem System der BNotK geändert werden.
  4. Wählen Sie die Berechtigungen des Notarvertreters durch Auswahl der entsprechenden Checkboxen aus.

Für die Nutzung von XNP ist die Vergabe der Berechtigung "beN" an den Notarvertreter notwendig.

  • Das erfolgreiche Anlegen des Nutzers wird Ihnen im Stammdatenverzeichnis bestätigt und eine E-Mail an die angegebene Adresse versandt. Der Benutzerzugang des Notarvertreters ist sodann aktiv und kann für die Anmeldung in XNP genutzt werden.
  • Bei der ersten Anmeldung des Notarvertreters mit dem neuen Benutzerzugang fordert das System den Notarvertreter auf, sein Passwort zu ändern. Als "altes Passwort" ist das oben vergebene Kennwort anzugeben. Unter neues Passwort entsprechend das vom Notarvertreter selbst gewählte neue Kennwort. 
  • Der automatisch gebildete Benutzername des Notarvertreters ergibt sich aus Ihrem Benutzernamen und dem Namen des Notarvertreters (bspw. emustermann.musterfraum).

Weitere Informationen zum Anlegen und Berechtigen eines Nutzers im Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer finden Sie hier: Einrichten und Berechtigen von Mitarbeitenden


Abschnitt C - Zusammenspiel mit den Modulen von XNotar

Die einmal im Modul Notarvertreterverwaltung angegebenen Daten und die dort hochgeladene Bestellungsurkunde werden automatisch bei der Vorbereitung eines Vorgangs in den Modulen von XNotar (Handelsregister und Grundbuch) genutzt. Wie genau das Zusammenspiel erfolgt, erläutern wir nachfolgend für Sie:

Anmeldung des Notarvertreters an XNP

Durch die Berechtigung des Notarvertreters im Stammdatenverzeichnis der BNotK hat dieser eine E-mail mit seinen Zugangsdaten erhalten. So geht es als Notarvertreter dann weiter:

  • Der Notarvertreter meldet sich mit seinen Zugangsdaten an XNP an.

Anmeldung des Notarvertreters in XNP
Der Notarvertreter kann sich ausschließlich mit seinen Zugangsdaten (Nutzername und Passwort) in XNP anmelden. Das Anmelden mit Signaturkarte ist nicht möglich.

  • Die Basisanwendung öffnet sich und oben rechts ist der Notarvertreter im Benutzermenü sichtbar.

Vorbereitung eines Vorgangs

Auch bei einer Notarvertretung ist es der Normalfall, dass ein Mitarbeitender einen Vorgang in den Modulen von XNotar vorbereitet. Selbstverständlich kann auch der Notarvertreter, wie auch der Notar selbst, einen Vorgang vorbereiten.

Beglaubigungsvermerk und Anschreiben erstellen

Erstellt der Mitarbeitende oder der Notarvertreter in der Karteikarte "Dokumente" eines Moduls in XNotar, z. B. im Handelsregistermodul, ein Anschreiben oder einen Beglaubigungsvermerk, so erscheinen in der Vorschau in der Unterschriftenzeile zunächst wie gewohnt die Daten der Amtstätigkeit, d. h. des amtierenden Notars.

Mit der Signatur des Notarvertreters werden diese Daten mit den Daten des Notarvertreters überschrieben, s. "Signatur des Notarvertreters".

Signatur des Notarvertreters

Zum Signieren klickt der Notarvertreter in der Aktionsleiste auf Signieren.

  • Es öffnet sich die Signaturmappe.
  • In der Vorschau ist sichtbar, dass die Daten des amtierenden Notars mit den Daten des Vertreters überschrieben wurden.
  • In der Signaturmappe befindet sich auch automatisch die für den Zeitraum hinterlegte Bestellungsurkunde. Sie kann von hieraus nochmals eingesehen werden.
  • Der Notarvertreter klickt auf "Signieren" bzw. "Alle Signieren".

Die PIN-Abfrage erfolgt zweimal; einmal für die Signatur des Dokuments, ein zweites Mal für die Verbindung der Bestellungsurkunde mit dem Dokument.

Mit Abschluss des Signaturprozesses wird die Bestellungsurkunde mit den signierten Dokumenten verbunden und insgesamt zum Versand abgegeben.