15.11.2021

Notarvertretung im Elektronischen Rechtsverkehr

Die neuen fernsignaturfähigen Chipkarten sind verfügbar. Die Signatur mittels Fernsignatur ist jetzt in den Modulen von XNotar und Dokumente möglich.

Durch die Fernsignatur ändert sich die Vorgehensweise bei der Notarvertretung. 

Mit Nutzung der neuen Karten durch Vertretungen entfallen die bisher notwendigen Schritte:

  • Anlage und Nutzung eines Mitarbeitenden-Zugangs, verwaltet über das Stammdatenverzeichnis der BNotK (SDV) bzw. der Benutzerverwaltung.
  • Eintragung der Notarvertretung inkl. Vertretungsbestellungsurkunde im NVV-Modul.

Bitte beachten Sie, dass das XNP-Modul Notarvertreterverwaltung zum 30. November 2022 abgeschaltet wurde. Mit Nutzung der Fernsignatur wird die Vertretereigenschaft direkt im Signaturzertifikat der Vertretung ausgewiesen. Das Anfügen der Bestellungsurkunde als Nachweis der Vertretung ist nicht mehr erforderlich und das Modul Notarvertreterverwaltung damit entbehrlich. Ihre Notarvertretung benötigt nunmehr eine fernsignaturfähige N-Karte. Weitergehende Informationen können unseren Meldungen, zuletzt vom 15. November 2022, entnommen werden.


Im Falle einer Vertretung ist die Vorgehensweise mit den neuen fernsignaturfähigen Chipkarten wie folgt:

  1. Die amtlich bestellte Vertretung wird durch die regional zuständige Notarkammer ins Notarverzeichnis eingetragen.
  2. Die amtlich bestellte Vertretung bestellt eine Fernsignatur als Vertretung bei der Zertifizierungsstelle (Voraussetzung hierfür ist die vorgenannte Anlage im Notarverzeichnis). Diese Fernsignatur ist in der Regel umgehend nach Bestellung nutzbar.
  3. Die Vertretung meldet sich mit der fernsignaturfähigen Chipkarte in XNP an. Die Anmeldung mit der Signaturkarte ist Voraussetzung für die spätere Signatur. Beim Anmelden erst mit Nutzerdaten und anschließendem Stecken der Signarkarte ist die Fernsignatur nicht möglich.
  4. DIe Vertretung startet wie gewohnt den Signaturprozess. Im sich öffnenden Key Manager Client kann das Fernsignatur-Zertifikat, dass die Notarvertretung ausweist, ausgewählt und die Signatur vorgenommen werden.
     

Wichtiger ergänzender Hinweis:
Nach der Anmeldung mit Ihrer neuen N-Karte als Notarvertretung an XNP dürfen Sie auf keinen Fall eine herkömmliche Signaturkarte für Signaturvorgänge verwenden (Signaturzertifikat ohne berufsbezogenes Attribut der Vertretung). Bitte entfernen Sie nach Anmeldung mit der N-Karte diese nicht aus dem Kartenlesegerät, solange Sie in XNP (damit) noch angemeldet sind. Andernfalls werden die zu signierenden Dokumente bei Verwendung der herkömmlichen Signaturkarte ohne berufsbezogenes Attribut (der Vertretung) und somit auch ohne Nachweis der Vertretungseigenschaft gem. § 39a Abs. 2 BeurkG erstellt.