15.11.2021

Registrierung mit XNotar anlegen

Die folgende Anleitung erläutert die einzelnen Schritte zur Registrierung einer Vorsorgeurkunde im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer mithilfe der XNotar-Anwendung.

Eingabe der Urkundendaten

  • Starten Sie die XNotar-Anwendung.
  • Klicken Sie entweder auf den Menüpunkt Vorsorgeregister in der linken Menüspalte oder im oberen Reiter.
  • Um eine neue Registrierung anzulegen klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Antrag. Es öffnet sich die Maske der Dateneingabe.
  • Füllen Sie die Eingabefelder entsprechend der zu registrierenden Vorsorgeurkunde aus. Fett beschriftete Felder sind Pflichtfelder.
    • Urkundsdatum: Hier kann angegeben werden, wann die Vorsorgeurkunde errichtet wurde. Es handelt sich um ein Datumsfeld und muss im Datumsformat (TT.MM.JJJJ) befüllt werden. Da die zu registrierende Vorsorgeurkunde bereits existieren muss, erfolgt bei der Eingabe eines zukünftigen Datums eine Sicherheitsabfrage.

    • Urkundenrollennummer/ Eigenes Aktenzeichen: Hier können Sie die Urkundenrollennummer eingeben, damit eine eindeutige Zuordnung der Registrierung zur Urkunde vorgenommen werden kann.

    • Vollmacht zur Erledigung von: Hier kann angegeben werden, welchen Umfang eine Vorsorgevollmacht hat.

    • Vorsorgeurkunde enthält Anordnungen oder Wünsche: An dieser Stelle kann angegeben werden, ob die Vorsorgeurkunde eine Betreuungsverfügung und/oder eine Patientenverfügung enthält.

    • Weitere Angaben: Hier können Angaben gemacht werden, die über die anderen Eingabefelder nicht erfasst werden können. Bitte beachten Sie dabei, dass keine personenbezogenen Daten (z.B. Name, Anschrift, Telefonnummer) des/der Bevollmächtigten oder vorgeschlagenen Betreuers/in in diesem Feld eingegeben werden sollen. Für die Eingabe personenbezogener Daten sind andere Felder vorgesehen. Sollten personenbezogene Daten in das Feld Weitere Angaben eingetragen werden, können diese später gegebenenfalls nicht zugeordnet und im Ernstfall nicht gefunden werden.

    • Geburtsdatum ist ein Datumsfeld und muss im Datumsformat befüllt werden (TT.MM.JJJJ). Es ist keine Eingabe eines Datums in der Zukunft möglich sowie keine Eingabe eines Datums, welches weniger als 18 Jahre zurückliegt.
    • Im Feld Land ist Deutschland vorausgewählt. Wenn Sie eine Adresse in einem anderen Land angeben wollen, so klicken Sie auf den Pfeil und wählen das gewünschte Land aus.
  • Betätigen Sie die Schaltfläche Weiter, um mit der Registrierung fortzufahren.

Sie können jederzeit während der Dateneingabe zu einer vorherigen Ansicht wechseln und Ihre Eingabe korrigieren. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche Zurück in der XNotar-Anwendung oder wählen Sie die entsprechende Maske unter dem Menüpunkt Vorsorgeregister aus.

  • Um einen Bevollmächtigten und / oder einen vorgeschlagenen Betreuer hinzuzufügen, klicken Sie auf der Maske Bevollmächtigte / Vorgeschlagene Betreuer auf die Schaltfläche Hinzufügen.
    • Wenn Sie Daten eines Bevollmächtigten erfassen möchten, wählen Sie im Feld Daten des das Kontrollkästchen Bevollmächtigten aus. Wählen Sie im Feld Daten des das Kontrollkästchen vorgeschlagenen Betreuers aus, wenn sie die Daten eines vorgeschlagenen Betreuers erfassen möchten. Wenn die/der Bevollmächtigte zugleich als Betreuer/in vorgeschlagen ist, aktivieren Sie beide Kontrollkästchen.
    • Geben Sie die personenbezogenen Daten des/der Bevollmächtigten und/oder des/der vorgeschlagenen Betreuers/in ein.
    • Durch Betätigen der Schaltfläche Übernehmen schließen Sie die Erfassung der Daten des/der Bevollmächtigten bzw. des/der vorgeschlagenen Betreuers/in ab.
    • Wiederholen Sie diesen Schritt, wenn Sie weitere Bevollmächtigte oder vorgeschlage Betreuer/innen erfassen möchten.
    • Klicken Sie auf Weiter um mit der Registrierung fortzufahren.
  • Geben Sie an, ob die Gebührenerhebung über den Notar oder über den Vollmachtgeber erfolgen soll.
  • Fahren Sie fort, indem Sie Schaltfläche Weiter betätigen. Sie erhalten nun eine Übersicht zu den von Ihnen eingetragenen Daten.
  • Die letzte Ansicht bietet Ihnen verschiedene Funktionen.
    • Validieren: Hier können Sie Ihre Eingaben probeweise ans Zentrale Vorsorgeregistrer übermitteln und validieren lassen.
    • An das ZVR übertragen: Möchten Sie die vorbereitete Registrierung direkt ans Zentrale Vorsorgeregister melden, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
    • Export: Sie können die eingetragenen Daten in eine XML-Datei exportieren.
    • Partnervollmacht: Wurde mindestens eine bevollmächtigte Person angelegt, die ebenso als Vollmachtgeber in weiteren Registrierungen einzusetzen ist, besteht die Möglichkeit, dass Sie am Ende der ersten Registrierung eine weitere Registrierung mit vertauschten Rollen durchführen können. Die Angaben der Personendaten werden dann direkt übernommen. Dies bedeutet, dass die Daten der bevollmächtigten Person automatisch in die Datenfelder des Vollmachtgebers und die Daten des Vollmachtgebers automatisch als bevollmächtigte Person übernommen werden.
       
  • Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie die Schaltfläche Neuer Antrag betätigen.

 

Dokumente

Folgende Dokumente stellt das Zentrale Vorsorgeregister Notaren im Anschluss an die Registrierung zur Verfügung: 

  • Eintragungsbestätigung (Bestätigung an den Notar, dass und mit welchen Daten eine Registrierung erstellt wurde).
  • Eintragungsmitteilung (Mitteilung zur Weiterleitung an den Vollmachtgeber, dass und mit welchen Daten eine Registrierung erstellt wurde).
  • ZVR-Ausweis, sofern diese Einstellung gewählt wurde.
  • Rechnung (das Dokument wird nur dann zur Verfügung gestellt, wenn die Gebührenerhebung über den Vielmelder gewählt wurde und dieser Einzelabrechnungen beantragt hat).

Wenn Sie die Gebühren für den Vollmachtgeber verauslagen, werden Ihnen die Dokumente mit Abschluss des Registrierungsvorgangs über die Anwendung bereitgestellt. Werden die Gebühren hingegen beim Vollmachtgeber erhoben, werden die Dokumente an Ihr beN-Postfach gesendet, sobald die Gebühren durch den Vollmachtgeber beglichen worden sind.

Daneben versendet das Zentrale Vorsorgeregister eine Benachrichtigung gemäß Art. 13, 14 DS-GVO an Personen, die als Bevollmächtigte oder vorgeschlagene Betreuer benannt wurden.