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titleKann ich mein EGVP-Postfach weiter nutzen?

Nein, die bisherigen EGVP-Postfächer werden durch die beN-Postfächer abgelöst.


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titleWoher bekomme ich die beN-Anwendung?

Sie können die beN-Anwendung im Webshop der NotarNet GmbH unter https://shop.notarnet.de herunterladen.
Zum Download der Installationsdatei müssen Sie sich anmelden. Bitte vergewissern Sie sich, dass Ihnen Ihre Zugangsdaten für den NotarNet Webshop vorliegen. Falls Sie dort noch nicht registriert sind oder Ihre Zugangsdaten vergessen haben, registrieren Sie sich bitte im Onlineshop oder erneuern Sie dort Ihr Passwort.

Wichtig: Das Shopsystem fragt standardmäßig eine Rechnungsadresse ab. Sie werden jedoch keine Rechnung für die Nutzung der beN-Anwendung erhalten.

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1 GHz oder schneller, 64-Bit (x64)-Prozessor, Dual-Core oder besser

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titleWelche Systemanforderungen stellt die beN-Anwendung?
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SystemanforderungenSystemanforderungenCPU
Info
titleHinweis

Für die Installation der beN-Anwendung empfiehlt die Bundesnotarkammer grundsätzlich einen modernen Arbeitsplatz-PC mit einer 64-Bit Betriebssystemvariante.
Zur Unterstützung der Aktivierung auch auf älteren Arbeitsplätzen stellt die Bundesnotarkammer zusätzlich einmalig auch eine so genannte 32-Bit Version der beN-Anwendung zur Verfügung, die jedoch keine Updates erhalten wird. Laden Sie die 32-Bit-Version bitte nur herunter, wenn Sie keine 64-Bit-Betriebssystemvariante nutzen.

RAMmindestens 4 GBFreier Festplattenplatzmindestens 1 GBBetriebssystemWindows Versionen 7 und höherChipkartenlesegerätSicherheitsklasse 3, ausgestattet mit PIN-Pad und eigenem Display, vgl. Seite der Zertifizierungsstelle
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titleWas muss ich beachten, wenn ich einen Proxyserver verwende?

Verwenden Sie einen Proxy, so ist es ggf. notwendig, bestimmte Server von der Behandlung durch den Proxy auszunehmen, damit die Verbindung vom Arbeitsplatz über das gesicherte Notarnetz (via Registerbox oder Notarnetz-Box) erfolgt.

Sollte dies notwendig sein, tragen Sie bitte folgende Systeme der BNotK zusätzlich in die Liste der System-Proxy-Ausnahmen ein (unter: Systemsteuerung → Netzwerk und Internet → Internetoptionen):

  • secure.bnotk.de,
  • xna.bnotk.de,
  • kms.bnotk.de,
  • xtaws.bnotk.de,
  • vas.bnotk.de.

Alternativ können die

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titleWie kann ich überprüfen, ob ich ein 64-Bit-System verwende?

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Drücken Sie gleichzeitig die Windows-Taste und die Pause-Taste, um in das Systemmenü zu gelangen oder alternativ:

Unter Windows 7:

  1. Klicken Sie auf das Windows-Symbol in der Startleiste
  2. Öffnen Sie aus dem Start-Menü die Systemsteuerung
  3. Folgen Sie dem Link "System und Sicherheit" und dort dann "System"
  4. Verifizieren Sie, dass Im Abschnitt "System" unter "Systemtyp" "64-Bit-Betriebssystem" vermerkt ist

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Unter Windows 10:

titleWelche Informationen und Dateien müssen mir für die Aktivierung des beN-Postfachs vorliegen?

Die Bundesnotarkammer hat zur Vorbereitung der Aktivierung eine Checkliste erstellt, welche Sie vor der Durchführung der Aktivierung Ihres beN-Postfachs nach Möglichkeit bitte durcharbeiten sollten.


Sie benötigen eine gültige Signaturkarte mit Ihrem Notarattribut. Diese können Sie über die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer beziehen.

Falls Sie eine Signaturkarte nutzen, die nicht von der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer ausgegeben wurde, wenden Sie sich bitte an den Support der Bundesnotarkammer, damit das entsprechende Authentifizierungszertifikat Ihrer Amtstätigkeit zugeordnet wird.

Zur Karten-basierten Anmeldung an der beN-Anwendung, die bspw. für die Aktivierung Ihres beN-Postfachs notwendig ist, benötigen Sie die PIN2 (Authentifizierungs-PIN, PIN des fortgeschrittenen Zertifikats). Unter Umständen sind beide PINs identisch.

Sofern Sie bei der Aktivierung Ihrer Signaturkarte die PIN2 nicht gesetzt bzw. aktualisiert haben, finden Sie die PIN2 auf dem zugehörigen PIN-Brief der Zertifizierungsstelle, der Ihnen im Rahmen der Bestellung Ihrer Signaturkarte übersandt worden ist (dort auch „Initial-PIN“ genannt).

Weitere Informationen zur Freischaltung Ihrer Signaturkarte finden Sie auf der Seite der Zertifizierungsstelle. XNotar-Kunden finden weitere Informationen zur Freischaltung hier.

Für die automatische Zeitsynchronisierung klicken Sie bitte auf Start - Ausführen und geben dann „cmd” ein und bestätigen Sie mit Enter. In der sich öffnenden Eingabeaufforderung geben Sie bitte „w32tm /resync” ein und bestätigen Sie mit Enter (ggf. sind hierfür Administratorenrechte notwendig).

Alternativ können Sie die Uhrzeit auch manuell über die Startleiste unten rechts am Bildschirm anpassen. Achten Sie bitte darauf, die Systemzeit Ihres PCs möglichst genau an die aktuelle Standard-Atomzeit (vgl. https://uhr.ptb.de) anzupassen. Die Abweichung darf nicht mehr als 20 Sekunden betragen.

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titleWelche Signaturkarte benötige ich für die Aktivierung meines beN-Postfachs?
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SignaturkarteSignaturkarte
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titleWelche PIN muss ich für die Anmeldung an der beN-Anwendung mit der Signaturkarte nutzen?
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PINPIN
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titleWie kann ich die Systemzeit meines Rechners aktualisieren?
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SystemzeitSystemzeit

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titleWoher beziehe ich das Postfachzertifikat für die Aktivierung meines beN-Postfachs?

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EGVPZertifikat
EGVPZertifikat
Im Rahmen der Aktivierung Ihres beN-Postfachs wird Ihnen - sofern Sie Ihr beN-Postfach durch Anlage eines entsprechenden Zertifikats im Stammdatenverzechnis der BNotK eingerichtet haben (vgl. Kammerrundschreiben vom 19.02.2018 ) - angeboten, dieses Zertifikat beizubehalten und zu importieren. Informationen dazu finden Sie hier: http://www.xnotar.de/elrv/software/BeschreibungSDVbeNVorbereitung.pdf.

Sofern Sie XNotar nutzen, finden Sie Ihr Postfachzertifikat im so genannten ElRv-Datenordner. Hier navigieren Sie zum Unterverzeichnis "<Notarname>\OSCI\<SAFE-ID des Postfachs>\Zertifikate" bspw. also "C:\ElRv-Daten\Mustermann\DE.BEN_PROD.4711...\Zertifikate". Das benötigte Postfachzertifikat trägt als Dateinamen die SAFE-ID Ihres Postfachs und die Dateiendung ".p12", bspw. also "DE.BEN_PROD.4711[...].p12"; siehe auch XNotar-Administrationshandbuch.

Sollten Sie nicht über Ihr Postfachzertifikat bzw. die dazugehörige PIN verfügen, so können Sie im Rahmen der Aktivierung Ihres beN-Postfachs ein neues Postfachzertifikat erzeugen. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall vor der Erstellung des Postfachzertifikats nochmals Ihre Nachrichten in XNotar bzw. Ihrer Notariatssoftware aus dem bestehenden Postfach abrufen. Das im Rahmen der Aktivierung neu erstellte Postfachzertifikat muss anschließend in XNotar oder die Notariatssoftware importiert werden.


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titleWas sind die ersten Schritte nach der Installation der beN-Anwendung?

Nach erfolgreicher Installation aktivieren Sie Ihr beN-Postfach und richten ggf. den Zugriff auf Ihr Postfach für Ihre Mitarbeiter ein. Anschließend kann Ihr Postfach in XNotar oder eine Notariatssoftware integriert werden.

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titleÄndert sich meine Postfachadresse/Postfach-ID durch die Aktivierung meines beN-Postfachs?

Für Notare bzw. Notariatsverwalter, die bereits ein Postfach in der SAFE-Domäne der Bundesnotarkammer besitzen, ändert sich die ID ihres Postfaches (DE.BEN_PROD.abc…) mit der Aktivierung ihres beN-Postfachs nicht.

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titleWie verwende ich beN im notariellen Alltag?

Das beN-Postfach ist in XNotar 3 ebenso integriert, wie es die EGVP-Postfächer waren. Der Umgang mit den neuen beN-Postfächern wird in XNotar 3 für Sie wie gewohnt möglich sein. Es ist jedoch notwendig vor der Aktivierung Ihres beN-Postfachs, ein Update auf die Version XNotar 3.8 (oder höher) vorzunehmen.

Zum Hintergrund der Einführung des beN-Postfachs: Das beN ist der Nachfolger des bislang für die elektronische Kommunikation mit Gerichten genutzten EGVP-Postfachs und stellt einen „sicheren Übermittlungsweg“ für das Einreichen elektronischer Dokumente bei Gerichten dar (§ 130a Absatz 4 Nr. 2 ZPO in der ab 1. Januar 2018 geltenden Fassung). Das beN-Postfach kann in bestimmten Fällen zum schriftformersetzenden Versand von Dokumenten verwendet werden, ohne dass es dabei einer qualifizierten elektronischen Signatur der Notarin oder des Notars bedarf. Voraussetzung dafür ist, dass sich die Notarin oder der Notar persönlich mit ihrer bzw. seiner Signaturkarte am beN-Postfach anmeldet und die Nachricht selbst versendet. In den gängigen notariellen Verfahren, insbesondere in Handelsregister- und Grundbuchsachen, ändert sich aber nichts: Es bleibt wie bisher dabei, dass Dokumente elektronisch in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden müssen, also mit qualifizierter elektronische Signatur der Notarin oder des Notars.

Ferner können Gerichte zukünftig Notarinnen und Notaren über das beN-Postfach Dokumente gegen elektronisches Empfangsbekenntnis zustellen (§ 174 Abs. 4 ZPO in der ab 1. Januar 2018 geltenden Fassung). Die beN-Anwendung enthält eine Funktion zur Rücksendung des Empfangsbekenntnisses in strukturierter maschinenlesbarer Form. In absehbarer Zukunft ist aber noch nicht damit zu rechnen, dass die Gerichte in notariellen Verfahren elektronische Empfangsbekenntnisse anfordern werden.

Beachten Sie bitte, dass sowohl die Nutzung des sicheren Übermittlungsweges als auch die Ausstellung von elektronischen Empfangsbekenntnissen nicht aus XNotar 3.8 heraus sondern lediglich mittels der beNXNP-Anwendung möglich ist.

Für die Nutzung Ihres beN-Postfachs in einer anderen Notariatssoftware als XNotar wenden Sie sich bitte an den Hersteller der Notariatssoftware.

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titleKann ich mein beN-Postfach in meine bestehende Notariatssoftware einbinden?

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NSW
NSW
Ja, das beN-Postfach kann grundsätzlich in Notariatssoftware integriert werden. Wenden Sie sich bitte an den Hersteller der Notariatssoftware, um Informationen zum Stand der Unterstützung und ggf. eine Anleitung zur Integration zu erhalten.


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titleWas muss ich beim Betrieb der beN-Anwendung bzgl. Viren- bzw. Schadsoftwarescannern beachten?

Erfahrungsgemäß kann nicht ausgeschlossen werden, dass Viren- bzw. Schadsoftwarescanner die beN-Anwendung oder Teile davon fälschlicherweise als Schadsoftware erkennen. Oftmals handelt es sich hierbei um so genannte False-Positives, also Fehlmeldungen. Entsprechende Meldungen beziehen sich in der Regel auf folgende Programmbestandteile:

  1. Installationsdatei, bspw. beN-2.0.1-setup-win64.exe (i.d.R. im Downloadverzeichnis Ihres Browsers)
  2. Programmdatei ben.exe im Installationsverzeichnis (i.d.R. C:\Programme\Bundesnotarkammer\beN)
  3. Programmbestandteile im Arbeitsverzeichnis (so genanntes LSP-Verzeichnis) des jeweiligen Benutzers (bspw. c:\Benutzer\Ben.Mustermann\.lsp), das beim ersten Programmstart der beN-Anwendung angelegt wird.

Bei Zweifeln sollten Sie sich an Ihren Systembetreuer oder den beN-Support der BNotK wenden. Die oben genannten Bestandteile können dann sofern notwendig als Ausnahmen in ihrem Virenscanner hinterlegt werden.

Bitte beachten Sie weiterhin, dass Virenscanner existieren, welche Arbeitsdateien in den gescannten Verzeichnissen ablegen. Dies kann im Falle des oben unter (3) genannten Arbeitsverzeichnisses zu Problemen führen, da die beN-Anwendung die Integrität der dort hinterlegten Anwendungsteile verifiziert und Abweichungen bzw. Verletzungen (hier auch durch hinzugefügte Dateien) Fehlerzustände in der beN-Anwendung hervorrufen können. Bitte beachten Sie hierzu auch die Hinweise unter Häufige Fehlermeldungen.

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titleKönnen meine Mitarbeiter mein beN-Postfach nutzen?

Ja, Sie können Ihre Mitarbeiter für den Zugriff auf Ihr beN-Postfach berechtigen und Ihr beN-Postfach auch auf den Arbeitsplätzen Ihrer Mitarbeiter einrichten. Eine ausführliche Erklärung finden Sie hier unter Nutzung eines Postfachs auf mehreren Arbeitsplätzen.

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