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Der PDF-Viewer im XNP-Client unterstützt die darin zur Verfügung stehenden Anwendungsmodule in ihrer Funktion.


PDF-Viewer in den XNP-Modulen


Die Module von XNP, wie z. B. Notarvertreterverwaltung, Handelsregister oder Grundbuch, öffnen den PDF-Viewer jeweils über die eigene Anwendung, sobald Sie ein Dokument innerhalb des Moduls mit verschiedenen Aktionen auf der Aktionsleiste (rechts) bearbeiten.

Dies erfolgt

  • im Modul Dokumente: über Neu oder Bearbeiten
  • in den Modulen von XNotar (Grundbuch und Handelsregister): über die Aktion PDF Bearbeiten im Akkordeonsbereich einer hochgeladenen Datei auf der Karteikarte Dokumente,
    außerdem bei Klick auf den im Gesamtüberblick (Aktion Öffnen) enthaltenen Link auf die Dokumentdateien einer Registeranmeldung/eines Grundbuchantrags
  • im Modul Notarvertreterverwaltung: Innerhalb der sich mit den Aktionen Bearbeiten und Öffnen öffnenden Ansichten mit Klick auf den Link auf die Dokumentendatei der Notarvertreterbestellungsurkunde.

Darüberhinaus stehen innerhalb des Ansichtsbereichs weitere Funktionen zur Verfügung.



Einstieg Modul Dokumente


Einstieg Modul Notarvertreterverwaltung


Einstieg Modul Handelsregister/Grundbuch:





Funktionen der Aktionsleiste des PDF-Viewers

Speichern / Speichern & Schließen
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speichern
speichern

Diese Funktionen verhalten sich unterschiedlich, je nachdem ob Sie den PDF-Viewer direkt über die Navigationsleiste geöffnet haben oder ob der PDF-Viewer im Rahmen eines Fachmoduls, hier XNotar-HR, verwendet wird. 

  • Wenn der PDF-Viewer im Rahmen eines Fachmoduls geöffnet wird, beispielsweise weil Sie sich ein Dokument anschauen und überarbeiten möchten, dann führen die Funktionen "Speichern" bzw. "Speichern & Schließen" dazu, dass die Datei, mitsamt aller Änderungen, die Sie durchgeführt haben, im Fachmodul gespeichert wird. 
  • Wenn Sie den PDF-Viewer über die Navigationsleiste geöffnet haben und Sie lösen "Speichern" bzw. "Speichern & Schließen" aus, dann können Sie so das Dokument, mitsamt aller Änderungen, die Sie durchgeführt haben, auf Ihrer Festplatte speichern.


Validieren
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validieren
validieren

Es besteht die Möglichkeit das im PDF-Viewer angezeigte Dokument hinsichtlich des Dateiformats zu validieren. Im Normalfall wird bei Hochladen eines Dokument die Validierung automatisch durchgeführt und somit ist keine weitere Validierung notwendig. Interessant wird diese Funktion vor allem in dem Moment, wo Seiten zu zu dem bestehenden Dokument hinzugefügt werden. Wenn im Anschluss die Validierung ausgelöst wird, wird das Gesamtdokument entsprechend dem PDF/A-Standard überprüft.


Comment

neue Version Validieren nach PROD R1.13

Es besteht die Möglichkeit das im PDF-Viewer angezeigte Dokument hinsichtlich des Dateiformats zu validieren. Im Anschluss an dem Upload des Dokuments und/oder der Ergänzung weiterer Seiten zum bestehenden Dokument wird mit der Funktion Validieren das Gesamtdokument entsprechend dem PDF/A-Standard überprüft.


Konvertieren
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konvertieren
konvertieren

Wenn ein Dokument im PDF-Viewer angezeigt wird, dass nicht den PDF/A-Standard erfüllt, kann es mittels der Funktion "Konvertieren" in ein valides PDF/A-Dokument konvertiert werden.

Comment

neue Version Validieren nach PROD R1.13

→ als Info-Box

Die bisherige Konvertierungsregel zu Dokumenten in XNP ist geändert:

Im Bereich des Dialogs zum Hochladen einer Datei können Sie nun entscheiden, ob Sie

  • das Ursprungsformat beibehalten wollen (in diesem Fall muss im Dialog beim Hochladen einer Datei keine Aktion angestoßen werden)
  • das Ursprungsformat in das Format PDF/A-1b konvertieren möchten (in diesem Fall muss im Dialog die Checkbox "Das Dokument soll nach PDF/A-1b konvertiert werden" aktiviert werden).

Hierbei gilt:

für PDF-Dateien: Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in PDF/A-1b so behält die Datei ihr Ursprungs-PDF-Format über die gesamte Weiterbearbeitung, also auch bei Anfügen eines Beglaubigungsvermerks und/oder Bearbeiten des Dokuments im PDF-Viewer (Seiten löschen, einfügen etc.).

für TIF-Dateien: Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in PDF/A-1b so behält die Datei ihr Ursprungs-TIFF-Format, aber nur solange Sie diese nicht bearbeiten. Hochgeladene TIFF-Dateien werden bei Anfügen eines Beglaubigungsvermerks und/oder Bearbeiten des Dokuments im PDF-Viewer (Seiten löschen, einfügen etc.) weiterhin systemseitig in das PDF/A-1b konvertiert. TIF-Dateien, die Sie nicht durch Anfügen eines Vermerks oder andere Aktionen bearbeiten, oder signierte TIFF-Dateien, die Sie nicht verändern, behalten das Ursprungsformat.

generell gilt: Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in das PDF/A-1b-Format, werden Sie auch bei Einstieg in die Signaturmappe nochmal darauf hingewiesen, dass das Format nicht PDF/A-1b-konform ist, können aber auch dort erneut das Konvertieren überspringen.

Hinweis: Im Rahmen der Nutzung von XNotar und im Elektronischen Rechtsverkehr gibt es derzeit keine Anwendungsfälle, die ein Konvertieren von PDF-Dokumenten in PDF/A-1b zwingend erfordern. Es obliegt daher Ihrem eigenen Ermessen, zu konvertieren oder nicht.



Seiten löschen
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seitenloeschen
seitenloeschen

Wenn Sie ein mehrseitiges Dokument in den PDF-Viewer geladen haben, können Sie einzelne Seiten des Dokuments löschen. Gehen Sie dafür wie folgt vor

  1. Klicken Sie in der Aktionsleiste des PDF-Viewers auf "Seiten löschen". 
  2. Das System zeigt Ihnen einen Dialog an, in dem Sie angeben welche Seiten gelöscht werden sollen. 
  3. Geben Sie die zu löschenden Seitenzahlen durch Komma getrennt in das Eingabefeld ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe. 
  4. Das System löscht die angegebenen Seitenzahlen aus dem Dokument und aktualisiert die Anzeige des Dokuments im PDF-Viewer. 



Seite einfügen
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seiteeinfuegen
seiteeinfuegen

Sie haben die Möglichkeit ein im PDF-Viewer angezeigtes Dokument mit einer auf Ihrem Rechner gespeicherten PDF- oder TIF-Datei zusammenzuführen. So ist es beispielsweise möglich aus zwei einzelnen Dokumenten eines zu machene oder einzelne Seiten in einem bereits bestehenden Dokument zu ergänzen.

  1. Wählen Sie die Aktion Seite einfügen in der Aktionsleiste des PDF-Viewers. 
  2. Das System zeigt eine Upload-Dialog an. 
  3. Wählen Sie die auf Ihrem Rechner gespeicherte Datei, die zu dem angezeigten Dokument hinzugefügt werden soll. 
  4. Das Systen zeigt einen Dialog mit folgenden Optionen an (siehe Bild): 
    1. "Erste"
      Wählen Sie diese Option, wenn Sie das hochgeladene Dokument vor das angezeigte Dokument einfügen wollen.
    2. "Letzte"
      Wählen Sie diese Option, wenn Sie das hochgeladene Dokument ans Ende des angezeigten Dokuments anhängen wollen
    3. "Seite nach"
      Mit dieser Option können Sie das hochgeladene Dokument zwischen die Seiten des Dokuments einfügen, das im PDF-Viewer angezeigt wird. Geben Sie die Seitenzahl an, hinter der das hochgeladene Dokument eingefügt werden soll. 
  5. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf "Fortfahren" im Dialog. 
  6. Das System fügt das Dokument an gewünschter Stelle hinzu und aktualisiert die Anzeige im PDF-Viewer. 



Drucken
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Drucken
Drucken

Wenn für Ihren Arbeitsplatz ein Drucker eingerichtet wurde, können Sie mittels "Drucken" einen Druckauftrag des im PDF-Viewer angezeigten Dokuments initiieren. 



Signieren
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Signieren
Signieren

Sie können die Signatur eines Dokuments aus dem PDF-Viewer heraus auslösen. Mit Auswahl der Aktion Signieren wird das Dokument in der Signaturmappe angezeigt. Lesen Sie Signaturmappe  oder Dokumente einer Registeranmeldung signieren für weitere Informationen zur Signaturmappe und dem Signaturprozess. 



Signatur prüfen
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signaturpruefen
signaturpruefen


Falls Sie die Signatur eines Dokuments prüfen möchten, findet dies immer über den PDF-Viewer statt. Eine Signaturprüfung hat folgenden Ablauf: 

  1. Wählen Sie die Aktion Signatur prüfen in der Aktionsleiste des PDF-Viewers. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn es sich um ein signiertes Dokument handelt. 
  2. Das System führt die Signaturprüfung durch und zeigt das Ergebnis in einem Dialog an. 
  3. Sie haben die Möglichkeit das Prüfprotokoll anzusehen. Es wird dann in einem eigenen Reiter geöffnet und kann heruntergeladen oder gedruckt werden. 

Das Prüfergebnis wird in eigenem Reiter geöffnet:



Vermerk erstellen (Vermerke zu Dokument hinzufügen)
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vermerkerstellenpdf
vermerkerstellenpdf

Wenn Sie einem Dokument einen Beglaubigungsvermerk hinzufügen möchten, dann geschieht dies immer über den Modul Dokumente. Sobald ein Dokument im PDF-Viewer angezeigt wird, steht die Option "Beglaubigungsvermerk erstellen" zur Verfügung.


  1. Öffnen Sie das zu beglaubigende Dokument im PDF-Viewer. 
  2. Wählen Sie die Aktion Beglaubigungsvermerk erstellen in der Aktionsleiste des PDF-Viewers. 
  3. Das System öffnet einen Dialog. Auf der rechten Seite sehen Sie eine (nicht editierbare) Vorschau des generierten Beglaubigungsvermerks. 
  4. Wählen Sie unter "Vorlage auswählen" die Vorlage aus, die für den Beglaubigungsvermerk verwendet werden soll. Ohne andere Angaben wird automatisch die "Standardvorlage" verwendet. Sie können jedoch auch eigene eigene Vorlagen hinterlegen (siehe dazu Kapitel Erstellen individueller Vorlagen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke) und diese dann auch als neue Standardvorlage festlegen (Vorlage als Standard merken).  
  5. Sie können in dem Textfeld "Beglaubigungsvermerktext bearbeiten" den Text des Beglaubigungsvermerks selbst verfassen und/oder Textbausteine über die Auswahlliste in dem Textfeld zur Hilfe nehmen. Immer wenn Sie einen Textbaustein wählen, wird dieser unter dem bisherigen Text im Textfeld angefügt. 
  6. Das System aktualisiert regelmäßig die Vorschau des Beglaubigungsvermerks.
  7. Mit "Anfügen" wird der generierte Beglaubigungsvermerk hinten an das zu beglaubigende Dokument angefügt. 


Info

Sie können auch eigene 'Beglaubigungsvermerk-Vorlagen hinterlegen (siehe dazu Kapitel Erstellen individueller Vorlagen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke) und diese dann auch als Standardvorlage für Beglaubigungsvermerke speichern.


Abbrechen 
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abbrechen
abbrechen

Mit "Abbrechen" können Sie den PDF-Viewer jederzeit schließen. Falls es noch ungespeicherte Änderungen am Dokument gibt, werden Sie darauf hingewiesen.


Funktionen im Ansichtsbereich des PDF-Viewers


Im Ansichtsbereich des PDF-Viewers haben Sie weitere Bearbeitungsmöglichkeiten für das Dokument/die Dokumente:

  • Ansicht aller Seiten des Dokuments und Rotationsfunktionen (1)
  • Blätterfunktion für die Seiten des Dokuments bzw. um an den Anfang oder das Ende des jeweiligen Dokuments zu gelangen (2)
  • Rotationsfunktion (3)
  • Fuktion "Weißen", damit können Sie Textstellen auf Seiten ausschneiden und entfernen (4)
  • Größenregelung für die Ansicht des Dokuments (5)







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