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Im Folgenden finden Sie vorbereitende Informationen zu Ihrem beN-Postfach in Form von FAQs.


 Wie erreiche ich den beN-Support?

Den beN-Support erreichen Sie unter beN@bnotk.de

 Wer benötigt ein beN-Postfach?

Gemäß § 78n BNotO richtet die Bundesnotarkammer zum 1. Januar 2018 für jeden Notar und Notariatsverwalter ein besonderes elektronisches Notarpostfach (beN) ein.
Maßgeblich für die Einrichtung eines beN ist die im Notarverzeichnis eingetragene Amtstätigkeit. Bei gleichzeitiger Ausübung mehrere Amtstätigkeiten, beispielsweise wenn ein Notar neben seiner eigenen Amtstätigkeit zum Notariatsverwalter für einen anderen, aus dem Amt ausgeschiedenen Notar, bestellt wird, wird je Amtstätigkeit ein besonderes elektronisches Notarpostfach vergeben.

 Was muss ich bei mehreren aktiven Amtstätigkeiten beachten?

beN-Postfächer werden gemäß § 78n BNotO für die jeweilige Amtstätigkeit separat bereitgestellt. Sofern Sie demnach mit weiteren Amtstätigkeiten am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen, werden hierfür eigene beN-Postfächer eingerichtet und geführt. Daher wählen Sie nach der Anmeldung an der beN-Anwendung zunächst die Amtstätigkeit aus, für die Sie tätig werden möchten. Anschließend wiederholen Sie die Schritte zur Aktivierung des Postfachs für jede Ihrer Amtstätigkeit.

 Was muss ich als Anwaltsnotar beachten?

Anwaltsnotare nutzen in der Regel neben dem beN für die notarielle Kommunikation auch das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA), das Ihnen von der Bundesrechtsanwaltskammer für die anwaltliche Kommunikation zur Verfügung gestellt wird.

Weitere Informationen zum beA-Postfach erhalten Sie unter http://bea.brak.de/

 Was muss ich als Notariatsabwickler beachten?

Notariatsabwickler werden nach den Absprachen mit der Landesjustizverwaltung Baden-Württemberg sowie der Notarkammer Baden-Württemberg kein separates beN für ihre Amtstätigkeit erhalten. Notariatsabwickler, die zugleich Notare sind, können für die (aktive) Kommunikation das beN-Postfach nutzen, welches sie für Ihre Amtstätigkeit als Notar aktiviert haben.

 Was muss ich als Nutzer des "Governikus Communicator Justiz Edition" beachten?
Zum Versand und Erhalt von beN-Nachrichten müssen Sie eine beN-fähige Anwendung, wie beispielsweise XNotar3.8 verwenden. Die Verwendung des Governikus Communicators zum Zugriff auf Ihr beN-Postfach ist nicht möglich.
Zur Einbindung Ihres beN-Postfachs in eine beN-fähige Notariatssoftware befolgen Sie bitte die Schritte unter Einbindung des Postfachs in XNotar oder eine Notariatssoftware.

 Was muss ich als Nutzer von "RA-MICRO" beachten?
Mit der Version 2019 wird RA-MICRO beN-fähig. Bitte beachten Sie, dass es seitens RA-MICRO eine ausdrückliche Freigabe für die Aktivierung des beN geben wird. Bitte nehmen Sie bis zur Auslieferung der Schnittstelle und der ausdrücklichen Freigabe durch RA-MICRO die Aktivierung des beN nicht vor.
 Kann ich mein EGVP-Postfach weiter nutzen?

Nein, die bisherigen EGVP-Postfächer werden von beN abgelöst.

 Woher bekomme ich die beN-Anwendung?

Sie können die beN-Anwendung im Webshop der NotarNet GmbH herunterladen: https://shop.notarnet.de/
Zum Download der Installationsdatei müssen Sie sich Anmelden und Ihre Amtstätigkeits-ID angeben. Bitte vergewissern Sie sich, dass Ihnen Ihre Zugangsdaten für den NotarNet Webshop sowie Ihre Amtstätigkeits-ID vorliegen.
Wichtig: Das Shopsystem fragt standardmäßig eine Rechnungsadresse ab. Sie werden jedoch keine Rechnung für die Nutzung der beN- Anwendung erhalten.

 Welche Systemanforderungen stellt die beN-Anwendung?

CPU

1 GHz oder schneller, 64-Bit (x64)-Prozessor, Dual-Core oder besser

Hinweis

Für 32-Bit-Prozessoren bzw. Windows-Betriebssysteminstallationen bieten wir einen gesonderten Download an. Bitte beachten Sie, dass wir für die 32-Bit-Variante keine Updates ausliefern werden. Die Nutzung der 64-Bit Version wird empfohlen; die Nutzung der 32-Bit Version sollte nur dann erfolgen, sofern keine 64-Bit-Umgebung zur Verfügung steht.

RAMmindestens 4 GB
Freier Festplattenplatzmindestens 1 GB
BetriebssystemWindows Versionen 7 und höher, 64-Bit Editionen
ChipkartenlesegerätSicherheitsklasse 3, ausgestattet mit PIN-Pad und eigenem Display, vgl. Seite der Zertifizierungsstelle
 Wie kann ich überprüfen, ob ich ein 64-Bit-System verwende?

Drücken Sie gleichzeitig die Windows-Taste und die Pause-Taste, um in das Systemmenü zu gelangen oder alternativ:

Unter Windows 7:

  1. Klicken Sie auf das Windows-Symbol in der Startleiste
  2. Öffnen Sie aus dem Start-Menü die Systemsteuerung
  3. Folgen Sie dem Link "System und Sicherheit" und dort dann "System"
  4. Verifizieren Sie, dass Im Abschnitt "System" unter "Systemtyp" "64-Bit-Betriebssystem" vermerkt ist


Unter Windows 10:

  1. Klicken Sie auf das Windows-Symbol (Start) in der Startleiste
  2. Folgen Sie den Links "Einstellungen", "System" und dort dann "Info"
  3. Verifizieren Sie im Abschnitt "Info" unter "Systemtyp" "64-Bit-Betriebssystem" vermerkt ist

Für weitere Infos siehe auch https://support.microsoft.com/de-de/help/13443/windows-which-operating-system

 Welche Informationen und Dateien müssen mir für die Aktivierung des beN-Postfachs vorliegen?

Die Bundesnotarkammer hat zur Vorbereitung der Aktivierung eine Checkliste erstellt, welche Sie vor der Durchführung der Aktivierung Ihres beN-Postfachs nach Möglichkeit bitte durcharbeiten sollten.

 Welche Signaturkarte wird für die Aktivierung des Postfachs benötigt?

Sie benötigen eine gültige Signaturkarte mit Ihrem Notarattribut. Diese können Sie über die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer beziehen.

Falls Sie eine Signaturkarte nutzen, die nicht von der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer ausgegeben wurde, wenden Sie sich bitte an den Support der Bundesnotarkammer, damit das entsprechende Authentifizierungszertifikat Ihrer Amtstätigkeit zugeordnet wird.

 Welche PIN muss ich für die Anmeldung an der beN-Anwendung nutzen?

Zur Karten-basierten Anmeldung an der beN-Anwendung, die bspw. für die Aktivierung Ihres beN-Postfachs notwendig ist, benötigen Sie die PIN2 (Authentifizierungs-PIN, PIN des fortgeschrittenen Zertifikats). Unter Umständen ist diese PIN identisch mit der, die Sie für die qualifizierte elektronische Signatur verwenden.

Sofern Sie bei der Aktivierung Ihrer Signaturkarte die PIN2 nicht gesetzt bzw. aktualisiert haben, finden Sie die PIN2 auf dem zugehörigen PIN-Brief der Zertifizierungsstelle, der Ihnen im Rahmen der Bestellung Ihrer Signaturkarte übersandt worden ist.

Weitere Informationen zur Freischaltung Ihrer Signaturkarte finden Sie auf der Seite der Zertifizierungsstelle. XNotar-Kunden finden weitere Informationen zur Freischaltung hier.

 Wie kann ich die Systemzeit meines Rechners aktualisieren?

Bitte führen Sie die Änderungen als Administrator sowohl lokal als auch am Server bzw. der Domain durch. Unter Umständen hilft es aber auch, wenn Sie die Uhrzeit manuell über die Taskleiste unten rechts am Bildschirm anpassen.

Unter Windows:

Klicken Sie auf Start - Ausführen "cmd", geben Sie "w32tm /resync" ein und bestätigen Sie mit Enter. 

Alternativ können Sie die Uhrzeit auch manuell anpassen. Achten Sie bitte darauf, die Systemzeit Ihres PCs möglichst genau an die aktuelle Uhrzeit vgl. https://uhr.ptb.de anzupassen. Die Differenz sollte nicht mehr als 20 Sekunden betragen.

 Woher beziehe ich das EGVP-Postfachzertifikat für die Aktivierung des beN-Postfachs?

Im Rahmen der Aktivierung Ihres beN-Postfachs wird Ihnen - sofern Sie Ihr beN-Postfach durch Anlage eines entsprechenden Zertifikats im Stammdatenverzechnis der BNotK vorbereitet haben (vgl. Schreiben vom 19.02.2018) - angeboten, dieses Zertifikat beizubehalten und zu importieren. Informationen dazu finden Sie hier: http://www.xnotar.de/elrv/software/BeschreibungSDVbeNVorbereitung.pdf.

Sollten Sie nicht über Ihr EGVP-Postfachzertifikat bzw. die dazugehörige PIN verfügen, so können Sie im Rahmen der Aktivierung Ihres beN-Postfachs ein neues Zertifikat erzeugen. Bitte beachten Sie dann, dass in diesem Fall das im Rahmen der Aktivierung neu erstellte Postfach-Zertifikat ggf. in die Anwendung zu importieren ist, mit der Sie den EGVP-Versand durchführen (bspw. XNotar).

 Was sind die ersten Schritte nach der Installation der beN-Anwendung?

Nach erfolgreicher Installation aktivieren Sie Ihr beN-Postfach und richten es für sich (Anleitung "Einrichtung und Aktivierung des beN-Postfachs") und Ihre Mitarbeiter ein (Anleitung "Nutzung auf mehreren Arbeitsplätzen"). Anschließend kann das Postfach in XNotar oder eine Notariatssoftware integriert werden (Anleitung "Einbindung des Postfachs in XNotar oder Notariatssoftware").

 Ändert sich meine Postfachadresse/ Postfach ID durch die Aktivierung des beN?

Für Notare bzw. Notariatsverwalter, die bereits ein Postfach in der Domäne der Bundesnotarkammer besitzen, ändert sich die ID des Postfaches (DE.BEN_PROD.abc…) mit der Aktivierung von beN nicht.

 Wie verwende ich beN im notariellen Alltag?

Das beN ist in XNotar 3 ebenso integriert, wie es die EGVP-Postfächer waren. Der Umgang mit den neuen beN-Postfächern wird in XNotar 3 für Sie wie gewohnt möglich sein. Es ist jedoch notwendig vor der Aktivierung des beN-Postfachs, ein Update auf die Version XNotar 3.8 vorzunehmen.

Zum Hintergrund der Einführung von beN: Das beN ist der Nachfolger des bislang für die elektronische Kommunikation mit Gerichten genutzten EGVP-Postfachs und stellt einen „sicheren Übermittlungsweg“ für das Einreichen elektronischer Dokumente bei Gerichten dar (§ 130a Absatz 4 Nr. 2 ZPO in der ab 1. Januar 2018 geltenden Fassung). Das beN kann in bestimmten Fällen zum schriftformersetzenden Versand von Dokumenten verwendet werden, ohne dass es dabei einer qualifizierten elektronischen Signatur der Notarin oder des Notars bedarf. Voraussetzung dafür ist, dass sich die Notarin oder der Notar persönlich mit seiner Signaturkarte am Postfach anmeldet und die Nachricht selbst versendet. In den gängigen notariellen Verfahren, insbesondere in Handelsregister- und Grundbuchsachen, ändert sich aber nichts: Es bleibt wie bisher dabei, dass Dokumente elektronisch in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden müssen, also mit qualifizierter elektronische Signatur der Notarin oder des Notars.

Ferner können Gerichte zukünftig Notarinnen und Notaren über das beN Dokumente gegen elektronisches Empfangsbekenntnis zustellen (§ 174 Abs. 4 ZPO in der ab 1. Januar 2018 geltenden Fassung). Die beN-Anwendung enthält eine Funktion zur Rücksendung des Empfangsbekenntnisses in strukturierter maschinenlesbarer Form. In absehbarer Zukunft ist aber noch nicht damit zu rechnen, dass die Gerichte in notariellen Verfahren elektronische Empfangsbekenntnisse anfordern werden.

Beachten Sie bitte, dass sowohl die Nutzung des sicheren Übermittlungsweges als auch die Ausstellung von elektronischen Empfangsbekenntnissen nicht aus XNotar 3.8 heraus möglich ist, sondern lediglich mittels der beN-Anwendung.

Für die Nutzung von beN in einer anderen Notariatssoftware als XNotar wenden Sie sich bitte an den Hersteller der Notariatssoftware.

 Kann ich das beN in meine Notariatssoftware integrieren?

Ja, beN kann grundsätzlich in Notariatssoftware integriert werden. Wenden Sie sich bitte an den Hersteller der Notariatssoftware, um Informationen zum Stand der Unterstützung und ggf. eine Anleitung zur Integration zu erhalten.

 Was muss ich beim Betrieb der beN-Anwendung bzgl. Viren- bzw. Schadsoftwarescannern beachten?

Erfahrungsgemäß kann nicht ausgeschlossen werden, dass Viren- bzw. Schadsoftwarescanner die beN-Anwendung oder Teile davon fälschlicherweise als Schadsoftware erkennen. Oftmals handelt es sich hierbei um so genannte False-Positives, also Fehlmeldungen. Entsprechende Meldungen beziehen sich in der Regel auf folgende Programmbestandteile:

  1. Setup Datei, bspw. beN-1.3.0-setup-win64.exe (i.d.R. im Downloadverzeichnis Ihres Browsers)
  2. Programmdatei ben.exe im Installationsverzeichnis (i.d.R. C:\Programme\Bundesnotarkammer\beN)
  3. Programmbestandteile im Arbeitsverzeichnis (so genanntes LSP-Verzeichnis) des jeweiligen Benutzers (bspw. c:\Benutzer\Ben.Mustermann\.lsp), das beim ersten Programmstart von beN angelegt wird.

Bei Zweifeln sollten Sie sich an Ihren Systembetreuer oder den beN-Support der BNotK wenden. Die oben genannten Bestandteile können dann sofern notwendig als Ausnahmen in ihrem Virenscanner hinterlegt werden.

Bitte beachten Sie weiterhin, dass Virenscanner existieren, welche Arbeitsdateien in den gescannten Verzeichnissen ablegen. Dies kann im Falle des oben unter (3) genannten Arbeitsverzeichnisses zu Problemen führen, da die beN-Anwendung die Integrität der dort hinterlegten Anwendungsteile verifiziert und Abweichungen bzw. Verletzungen der Integrität (hier auch durch eine hinzugefügte Datei) Fehlerzustände in der beN-Anwendung hervorrufen können. Bitte beachten Sie hierzu auch die Hinweise unter Häufige Fehlermeldungen.

 Können meine Mitarbeiter beN nutzen?

Ja, Sie können Ihre Mitarbeiter für beN berechtigen und das beN-Postfach auch auf den Arbeitsplätzen Ihrer Mitarbeiter einrichten. Eine ausführliche Erklärung finden Sie hier unter Nutzung eines Postfachs auf mehreren Arbeitsplätzen.