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Hinweise

  • Machen Sie sich vor der Aktivierung Ihres beN-Postfachs bitte unbedingt mit der Checkliste zur Vorbereitung vertraut.

  • Die Aktivierung muss durch die Notarin oder den Notar erfolgen.
  • Sofern Sie im Rahmen Ihrer bestehenden Amtstätigkeit die Einrichtung Ihres beN-Postfachs im Stammdatenverzeichnis (SDV) der Bundesnotarkammer gemäß Kammerrundschreiben vom 19. Februar 2018 bereits vorgenommen haben, können Sie Ihr beN-Postfach mithilfe der beN-Anwendung unter Beibehaltung des erstellten Postfachzertifikats aktivieren.
  • Falls Sie die Einrichtung des beN-Postfachs noch nicht vorgenommen haben (bspw. bei erstmaliger Einrichtung Ihres beN-Postfachs bei Beginn einer neuen Amtstätigkeit), so kann die Einrichtung auch innerhalb der beN-Anwendung durchgeführt werden. Lesen Sie dazu in der Anleitung unter Einrichtung und Aktivierung des beN-Postfachs - Anleitung, sofern noch keine Einrichtung im SDV erfolgt ist weiter.
  • Die Bundesnotarkammer empfiehlt nach der Aktivierung Ihres beN-Postfachs weiterhin mit XNotar oder ggf. Ihrer bestehenden Notariatssoftware auf Ihr beN-Postfach zuzugreifen, da zurzeit nur diese die fachlich notwendigen Funktionalitäten bietet. Hierzu muss die Notariatssoftware den Zugriff auf Ihr beN-Postfach ermöglichen. Der Governikus Communicator Justiz Edition erfüllt derzeit die hierfür notwendigen Voraussetzungen nicht.
  • Vor der Aktivierung müssen Sie alle Nachrichten aus Ihrem bestehenden Postfach abrufen. Gehen Sie dazu wie gewohnt in XNotar oder Ihrer bestehenden Notariatssoftware vor. Falls Sie dies nicht beachten, gehen alle nicht abgerufenen Nachrichten verloren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Aktivierung eines beN-Postfachs

  • Als XNotar-Nutzer führen Sie bitte (sofern noch nicht durchgeführt) das Update auf XNotar 3.8.x aus bzw. beziehen Sie es über https://www.xnotar.de/elrv/software/elrv-setup.exe.
  • Installieren Sie die beN-Anwendung (siehe Installation der beN-Anwendung).
  • Schließen Sie Ihr Kartenlesegerät an den Computer an und stecken Sie Ihre Signaturkarte in das Lesegerät.
  • Starten Sie nun die beN-Anwendung.
  • Sie sehen die Anmeldeseite der Anwendung. Wählen Sie Anmeldung mit Signaturkarte. Wählen Sie Ihr Authentifizierungszertifikat aus und geben Sie anschließend Ihre Authentifizierungs-PIN (PIN2) ein.

    Zur Aktivierung des besonderen elektronischen Notarpostfachs nutzt die beN-Anwendung die Signaturanwendungskomponente der Bundesnotarkammer.

    Sie benötigen ein Kartenlesegerät der Sicherheitsklasse 3, welches mit Tastatur und eigenem Display ausgestattet ist, vgl. Seite der Zertifizierungsstelle.

    Weiterhin setzt die Signaturanwendungskomponente voraus, dass die Systemzeit Ihres Computers nicht mehr als 20 Sekunden von der Serversystemzeit abweicht, vgl. auch FAQ.

  • Sofern Sie mehrere Amtstätigkeiten ausüben, werden Ihnen diese zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die Amtstätigkeit aus, für die Sie Ihr beN-Postfach aktivieren möchten.
    Besitzen Sie nur eine aktive Amtstätigkeit, wird Ihnen diese einmalig zur Auswahl angeboten.

    Je Amtstätigkeit muss ein beN-Postfach eingerichtet und aktiviert werden. Bitte wiederholen Sie die folgenden aufgeführten Schritte für alle Ihre Amtstätigkeiten. Weitere Informationen zu mehreren Amtstätigkeiten finden Sie unter FAQ.

Anleitung bei bereits durchgeführter Einrichtung im SDV


Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie seit 19. Februar 2018 Ihr beN-Postfach eingerichtet haben.

  • Es erscheint der Hinweis alle Nachrichten aus Ihrem bestehenden Postfach abzurufen.

    Hinweis

    Vor der Aktivierung müssen Sie alle Nachrichten aus Ihrem bestehenden Postfach abrufen. Diese gehen sonst verloren. Falls Sie dies nicht vor dem Start der beN-Anwendung getan haben, öffnen Sie jetzt XNotar bzw. Ihre Notariatssoftware, rufen alle neuen Nachrichten ab und schließen XNotar bzw. Ihre Notariatssoftware dann wieder.

  • Sie werden aufgefordert, Ihr Postfachzertifikats zu importieren.

    Hinweis

    Sollten Sie Ihr Postfachzertifikat bzw. die dazugehörige PIN nicht finden können, so können Sie im Rahmen der Aktivierung Ihres beN-Postfachs ein neues Zertifikat erzeugen. Klicken Sie Erstellen und lesen Sie bitte die Anleitung, sofern Sie ein neues Postfachzertifikat erstellen möchten.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren.

  • Ein Dateiauswahl-Dialog öffnet sich.
  • Wählen Sie
    • das im Rahmen der Einrichtung des beN-Postfachs erstellte Postfachzertifikat (.zip) aus und bestätigen Sie mit Öffnen
      oder
    • das zuvor aus XNotar exportierte Postfachzertifikat (.p12) aus und bestätigen Sie mit Öffnen. Siehe hierzu auch FAQ

  • Nach erfolgreichem Import werden Sie aufgefordert die PIN für Ihr Postfachzertifikat einzugeben, die Sie beim Einrichten Ihres beN-Postfachs festgelegt haben. Geben Sie diese ein und bestätigen Sie mit OK.

  • Ihr beN-Postfach wurde erfolgreich aktiviert. Nach der erfolgreichen Aktivierung können Sie wie gewohnt mit XNotar oder mit einer anderen beN-fähigen Notariatssoftware weiterarbeiten. Sie können die beN-Anwendung jetzt schließen.

Anleitung, sofern noch keine Einrichtung im SDV erfolgt ist, bspw. wenn Sie ein neues Postfachzertifikat erstellen möchten oder bei Aufnahme einer neuen Amtstätigkeit


  • Die Anwendung öffnet die Seite beN Einstellungen.

  • Wählen Sie in der rechten Aktionsleiste die Aktion Aktivieren.


  • Der Dialog beN-Postfach aktivieren öffnet sich.

  • Ihnen werden die Daten angezeigt, welche zu dem Postfach hinterlegt werden. Diese entsprechen den für Ihre Amtstätigkeit im Notarverzeichnis hinterlegten Informationen. 

    Sollten die Daten nicht korrekt sein, wenden Sie sich bitte an Ihre Notarkammer, damit diese Ihre Daten im Notarverzeichnis korrigieren kann.
  • Geben Sie eine selbst gewählte, mindestens sechs-stellige Postfach-PIN in das dafür vorgesehene Feld ein und wiederholen Sie die Eingabe.
  • Optional können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung aktivieren. Dann werden Sie per E-Mail informiert, wenn eine neue beN-Nachricht eingegangen ist.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche beN-Postfach aktivieren.

    Das Aktivieren Ihres beN-Postfachs kann ggf. eine längere Zeit in Anspruch nehmen. Bitte brechen Sie den Vorgang nicht ab.

  • Sobald Ihr beN-Postfach aktiviert wurde, werden Sie aufgefordert Ihr Postfachzertifikat zu exportieren.
    Das Postfachzertifikat benötigen Sie für die Nutzung Ihres beN-Postfachs in XNotar bzw. einer anderen Notariatssoftware. Eine Anleitung zum Import in XNotar oder einen anderen Notariatssoftware finden Sie unter Einbindung des Postfachs in XNotar oder Notariatssoftware.
  • Speichern Sie das Postfachzertifikat auf Ihrem Rechner. 

  • Ihr beN-Postfach wurde erfolgreich aktiviert. Nach der erfolgreichen Aktivierung können Sie wie gewohnt mit XNotar oder mit einer anderen beN-fähigen Notariatssoftware weiterarbeiten. Sie können die beN-Anwendung jetzt schließen.

Überprüfen der erfolgreichen Postfach-Aktivierung

Im Stammdatenverzeichnis können Sie überprüfen, ob Ihr besonderes elektronisches Notarpostfach erfolgreich aktiviert wurde.

  • Melden Sie sich dafür mit Ihren Benutzerdaten unter https://sdv.bnotk.de/ an.
  • Klicken Sie auf den Reiter EGVP.
  • Bei erfolgreich aktiviertem beN-Postfach sehen Sie vor der Postfach-ID ein grünes Fähnchen und das beN-Icon.

Mit der erfolgreichen Aktivierung des beN-Postfachs verfügen Sie über einen "sicheren Übermittlungsweg" im Sinne der verfahrensrechtlichen Vorschriften. Der Nachrichtenversand und -empfang erfolgt unverändert über XNotar oder ggf. eine andere beN-befähigte Notariatssoftware.

Video "Aktivierung des beN-Postfachs"

Nachstehendes Video zeigt die Aktivierung des beN-Postfachs in der beN-Anwendung.


1 Auf Ihrer Signaturkarte mit Notarattribut befindet sich neben dem qualifizierten Signaturzertifikat (für die qeS) auch ein fortgeschrittenes Authentifizierungs- und Verschlüsselungszertifikat. Dieses kann gegebenenfalls eine vom Signaturzertifikat unterschiedliche PIN besitzen - die so genannte PIN2. Diese wurde von Ihnen im Rahmen der Freischaltung der Signaturkarte festgelegt. Sie ist nicht zu verwechseln mit der neu vergebenen PIN für Ihr beN-Postfach.

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