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Die folgende Anleitung erläutert, wie Sie für Ihre Mandanten die Registrierung einer Vorsorgeurkunde im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer beantragen können.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eingabe der Urkundendaten

  • Rufen Sie die Anmeldeseite des Zentralen Vorsorgeregisters auf.
  • Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an Ihrem Benutzerkonto an. Wenn Sie noch nicht über ein Benutzerkonto verfügen oder Ihre Zugangsdaten verloren haben, finden Sie weiterführende Informationen in der Anleitung für Benutzerkonto einrichten und verwalten.

  • Wählen Sie im Menü den Menüpunkt Neue Registrierung. Die Seite Neue Registrierung - Dateneingabe öffnet sich.

  • Um einen Bevollmächtigten und/oder vorgeschlagenen Betreuer hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bevollmächtigte hinzufügen. Es öffnet sich eine neue Eingabemaske.
    • Wenn Sie Daten eines Bevollmächtigten erfassen möchten, wählen Sie im Feld Daten des das Kontrollkästchen Bevollmächtigten aus. Es öffnet sich darunter ein weiteres Feld, um Angaben zum Verhältnis mehrerer Bevollmächtigter machen zu können.
      • Wenn dem Bevollmächtigten eine Einzelvertretungsmacht erteilt ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einzelvertretungsmacht.
      • Wenn dem Bevollmächtigten Gesamtvertretungsmacht erteilt ist, wählen Sie das Kontrollkästchen Gesamtvertretungsmacht
    • Wählen Sie im Feld Daten des das Kontrollkästchen vorgeschlagenen Betreuers aus, wenn sie die Daten eines vorgeschlagenen Betreuers erfassen möchten.

      Wenn der Bevollmächtigte zugleich als Betreuer vorgeschlagen ist, aktivieren Sie beide Kontrollkästchen.

    • Geben Sie die personenbezogenen Daten des Bevollmächtigten und/oder des vorgeschlagenen Betreuers ein.
    • Durch Betätigen der Schaltfläche Speichern schließen Sie die Erfassung der Daten des Bevollmächtigten bzw. des vorgeschlagenen Betreuers ab und gelangen zurück auf die Seite Neue Registrierung. Hier können Sie mit Ihrer Registrierung fortfahren.
    • Wiederholen Sie diesen Schritt, wenn Sie weitere Bevollmächtigte oder vorgeschlage Betreuer erfassen möchten.

  • Wählen Sie unter Zahlungsoptionen aus, wie die Gebühr für die Registrierung erhoben werden soll:
    • Wenn Sie die Gebühr für den Vollmachtgeber verauslagen, aktivieren Sie zur Gebührenerhebung bei das Kontrollkästchen Vielmelder. Die Registrierungsgebühren werden Ihnen dann - abhängig von Ihren Rechnungseinstellungen - per  Einzel- oder Sammelabrechnung in Rechnung gestellt.

      Die Gebührenerhebung über den Vielmelder hat für den Vollmachtgeber den Vorteil, dass er sich um die Abwicklung der Registrierung nicht kümmern muss und die Registrierungsgebühr um 2,50 € geringer ausfällt. Für eine einfache Abrechnung zwischen Bundesnotarkammer und Vielmeldern ist das Verfahren zur Sammelabrechnung voreingestellt.


    • Wenn die Gebühr von der Bundesnotarkammer direkt gegenüber dem Vollmachtgeber abgerechnet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vollmachtgeber. Es wird dann, nachdem die Erfassung der Registrierung abgeschlossen ist, eine Rechnung auf den Namen des Vollmachtgebers erstellt und an den Vollmachtgeber versandt.

      Sofern für Sie offene Forderungen aus unbezahlten Vorgängen nach Zahlungsfristablauf vorliegen, erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung. Solange die offenen Gebühren nicht beglichen sind, können Vorgänge nur direkt über Begleichung beim Vollmachtgeber angelegt werden.

  • Wenn die Daten auf der Seite Neue Registrierung – Dateneingabe korrekt sind und Sie alle Bevollmächtigten und vorgeschlagenen Betreuer erfasst haben, betätigen Sie die Schaltfläche Weiter. Wenn Sie als Zahlungsoption die Gebührenerhebung beim Vielmelder ausgewählt haben, werden Sie auf die Seite Neue Registrierung - Datenprüfung weitergeleitet. Wenn die Gebührenerhebung über den Vollmachtgeber gewählt wurde, dann gelangen Sie auf die Seite Neue Registrierung – Zahlungsweise.

Zahlungsweise

Geben Sie bitte unter Zahlungsweise an, wie der Vollmachtgeber die Registrierungsgebühr begleichen wird:

  • Wählen Sie das Kontrollkästchen Überweisung, wenn der Vollmachtgeber die Registrierungsgebühr per Überweisung  begleichen möchte.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Lastschrift, wenn der Vollmachtgeber der Bundesnotarkammer eine Ermächtigung zum Lastschrifteinzug der Registrierungsgebühr erteilt hat.

    Wählen Sie diese Zahlungsweise nur, wenn der Vollmachtgeber ausdrücklich eine Einzugsermächtigung für die Bundesnotarkammer erteilt hat.

    • Geben Sie die IBAN des Kontos, von welchem der Lastschrifteinzug vorgenommen werden soll, in das entsprechende Feld ein.
    • Sollten Sie keine deutsche IBAN eingeben, so öffnet sich unter dem Feld IBAN das Feld BIC. Tragen Sie hier bitte die entsprechende BIC ein.
    • Durch Aktivieren des Kontrollkästchen Einverständnis zum Lastschrifteinzug bestätigen Sie, dass der Vollmachtgeber der Bundesnotarkammer ein Lastschriftmandat zum Einzug der Registrierungsgebühr erteilt hat. 
    • Durch Betätigen der Schaltfläche Weiter gelangen Sie auf die Seite Neue Registrierung - Datenprüfung.

Eingabe prüfen und Registrierung abschließen


  • Auf der Seite Neue Registrierung - Datenprüfung werden die von Ihnen zuvor eingegebenen Angaben zur Registrierung angezeigt. Am Ende jeder Sektion befindet sich die Schaltfläche Daten korrigieren. Wenn Sie Daten korrigieren wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche in der entsprechenden Sektion. Sie werden auf die jeweilige Seite weitergeleitet. Dort können Sie die Daten erneut editieren.
  • Um die Registrierung abzuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche Registrierung abschließen. Sie werden auf die Seite Neue Registrierung - Eingangsbestätigung weitergeleitet, wo Ihnen bestätigt wird, dass Ihre Eingaben gespeichert wurden, und die ZVR-Registernummer für die von Ihnen angelegte Registrierung angezeigt wird.

    Werden die Gebühren über den Vielmelder abgerechnet, wird die Registrierung sofort aktiv und damit für Betreuungsgerichte einsehbar. Werden die Gebühren hingegen über den Vollmachtgeber erhoben, wird die Registrierung erst aktiv, wenn der Vollmachtgeber die Registrierungsgebühr bezahlt hat.

Dokumente


Folgende Dokumente stellt das Zentrale Vorsorgeregister Vielmeldern im Anschluss an die Registrierung zur Verfügung: 

  • Eintragungsbestätigung (Bestätigung an den Vielmelder, dass und mit welchen Daten eine Registrierung erstellt wurde).
  • Eintragungsmitteilung (Mitteilung zur Weiterleitung an den Vielmelder, dass und mit welchen Daten eine Registrierung erstellt wurde).
  • ZVR-Ausweis, sofern diese Einstellung gewählt wurde.
  • Rechnung (das Dokument wird nur dann zur Verfügung gestellt, wenn die Gebührenerhebung über den Vielmelder gewählt wurde und dieser Einzelabrechnungen beantragt hat).

Wenn Sie die Gebühren für den Vollmachtgeber verauslagen, werden Ihnen die Dokumente mit Abschluss des Registrierungsvorgangs über die Anwendung bereitgestellt. Werden die Gebühren hingegen beim Vollmachtgeber erhoben, werden die Dokumente an Ihre beim Zentralen Vorsorgeregister hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet, sobald die Gebühren durch den Vollmachtgeber beglichen worden sind.

Daneben versendet das Zentrale Vorsorgeregister eine Benachrichtigung gemäß Art. 13, 14 DS-GVO an Personen, die als Bevollmächtigte oder vorgeschlagene Betreuer benannt wurden.