1. Einleitung

Mit den leistungsfähigen Diensten der modernen Bürokommunikation lassen sich auf einfache Weise bedarfsgerechte Lösungen für die Bürokommunikation rund um E-Mail, Kalender und Adress-Kontakte erstellen. Das Angebot ist speziell auf die Anforderungen im Notariat zugeschnitten.

Wichtiger Hinweis

Die E-Mail und Kalender-Server werden zentral bei der Bundesnotarkammer betrieben. Aus Gründen der Datensicherheit ist der Zugriff in der Regel nur über die Registerbox, die Notarnetzbox oder einem mobilen Notarnetz-Zugang möglich. Anwender können einfach über ihren Browser den Webmailclient aufrufen, sich mit einem geeigneten Standard-E-Mail-Programm (insbesondere Outlook) oder einem Smartphone verbinden.

In diesem Dokument finden Sie die Beschreibung zur Einrichtung und zur Bedienung der Anwendung. Außerdem gibt es Informationen zur Grundeinrichtung und zum Ausbau der Lösung, diverse Einstellungsmöglichkeiten zur individuellen Grundeinstellung und für das Feintuning sowie ergänzende Informationen zum Funktionsumfang, zur Datensicherung und zur Archivierung.

1.1. Einrichten, Ausbau und ändern der Lösung

Informationen zur Einrichtung bei der ersten Inbetriebnahme, zum weiteren Ausbau sowie zu Änderungsmöglichketen finden Sie in folgenden Kapiteln:

Kapitel 2 Einrichtung

Einrichten von Postfachkonten auf Computern und Mobilgeräten, Einrichtung eines neuen Passworts, allgemeines zur Einrichtung.

Kapitel 3 Gestaltung der Lösung

Grundelemente zum Aufbau einer Bürokommunikationslösung für das Notariat; Berechtigungen für Benutzer mithilfe der Berechtigungsgruppen einstellen sowie Benutzern den allgemeine Benutzer- und Verteilergruppen zuordnen; Grundausstattung und weiterer Ausbau mit Postfachkonten und Speichereinheiten.

Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam

In diesem Kapitel werden die umfangreichen Möglichkeiten beschrieben, wie der Anwender Berechtigungen für die Teamarbeit selbst steuern kann. Benutzer können beispielsweise zu Vertretungszwecken anderen Benutzern den Zugriff auf eigene E-Mail-Ordner, Kalender, Aufgaben oder Adressen geben.

Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen

Hier findet der Anwender Informationen zur individuellen Einstellung seines Postfachs, wie beispielsweise Einstellen der E-Mail-Signatur, Abwesenheitsbenachrichtigungen, Schriftarten u.s.w..

1.2. Nutzung der Anwendung

Die Nutzung wird in folgenden Kapiteln beschrieben:

Kapitel 4 E-Mails schreiben und versenden

Kapitel 5 Adressbuch

E-Mail-Adressen, Kontakte für den E-Mail-Versand, zur Nutzung mit dem Smartphone, persönliche Verteilerlisten.

Kapitel 6 Kalender – ProTeam

Termine, Wiedervorlagen, Multikalenderverwaltung und Erinnerungen

Kapitel 7 Aufgaben – ProTeam

Aufgaben, Wiedervorlagen und Erinnerungen

Kapitel 8 Erinnerungen und Nachverfolgung – ProTeam

Kapitel 9 Kategorien / Tags – ProTeam

1.3. Weitere Informationen

Kapitel zu weitergehenden Themen:

Kapitel 12 Archivierung

Kapitel 13 Datensicherung

Kapitel 14 Systemvoraussetzungen

Kapitel 15 Funktionsübersicht

Eine Tabelle mit einer Liste von Anwendungsfunktionen nach Kategorien und in welcher Ausbaustufe diese zur Verfügung stehen.

Kapitel 16 Kundenservice und technischer Support

Kapitel 16.1 FAQ

Antworten auf häufige Fragen.

Hinweise zur Migration erhalten Sie auf Anfrage bei unserem Support.

1.4. Unterscheidung ProTeam / ProMail

Auf Basis der Grundausstattung werden Postfachkonten grundsätzlich in zwei Ausprägungen angeboten, die sich im Funktionsumfang deutlich unterscheiden. Während mit ProTeam-Postfächern ein Ausbau zu einer Teamlösung erreicht wird, kann die Grundausstattung oder eine ProTeam-Lösung mit ProMail-Postfächern für individuelle E-Mail-Anwendungen erweitert werden. Im Anwenderhandbuch werden Kapitel und Funktionsbeschreibungen, die nur bei ProTeam verfügbar sind, besonders ausgezeichnet. Die folgende Tabelle zeigt die wesentlichen Unterschiede.

Funktionen	ProMail	ProTeam
Schreiben, Empfangen und Verwalten von E-Mails	X	X
Adress- und Kontaktverwaltung	X	X
Zentrale Datensicherung, Spam- und Virenprüfung	X	X
(nur) Haus-interne Kommunikation	X	X
Gemeinsamer Zugriff auf E-Mail-Ordner, Kalender, Aufgabenlisten oder Adressbücher (Team-Arbeit und Berechtigungen)		X
Kalender und Aufgaben zur Verwaltung von Terminen, Wiedervorlagen und Fristen		X
Eine vollständige Microsoft Outlook-Anbindung per Outlook-Connector		X
Komfortable Smartphone-Anbindung per ActiveSync		X
Eine Multikalendersicht zeigt Termine aus mehreren Kalendern in einer Sicht – z.B. ein oder mehrere Notarkalender und Kalender bestimmter Mitarbeiter.		X
Berechtigungsgruppen		X

Eine detaillierte Funktionsübersicht finden Sie in Kapitel 15 Funktionsübersicht.

2. Einrichtung

Schwerpunkt des Kapitels ist die Einrichtung von Postfachkonten auf einem Arbeitsplatz-Computer, Notebook, Smartphone oder Tablet. Zunächst erhalten Sie eine Übersicht mit Verweisen zu Kapiteln mit weitergehenden Informationen.

Neues Passwort
Wenn bei neu eingerichteten Postfächern oder nach Verlust des Passwortes vom Kundenservice ein neues temporäres Passwort übermittelt wird, muss vor Verwendung zunächst wie in Kapitel 2.1 Initial-Passwort beschrieben mit Hilfe des Initial-Passworts ein persönliches Passwort eingestellt werden.
Einrichten eines Postfachkontos auf einem Gerät
In den folgenden Unterkapiteln wird beschrieben, wie ein Postfachkonto zur Verwendung auf einem Arbeitsplatzcomputer, Notebook, Smartphone, Tablet oder diversen Programmen eingerichtet wird. Im Anschluss an die Einrichtung wird man ggf. einige persönliche Einstellungen vornehmen (Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen) oder E-Mail-Ordner, Kalender, Adressbücher für Kollegen zum Zugriff freigeben - z.B. für den Vertretungsfall, siehe Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam.
Einrichten der Grundausstattung und nachträgliche Änderungen auf Organisations-Ebene
Nach Bestellung erhalten Sie die Zugangsdaten zu den Postfächern. Nun werden die Postfachkonten auf den Geräten eingerichtet. Bei einer ProTeam-Lösung mit mehreren ProTeam-Postfächern können Sie auf einfache Weise Mitarbeiterkonten den Zugriff auf Bürokalender, zentrale E-Mails oder Adressbücher durch Zuordnen zu einer Berechtigungsgruppe gewähren, siehe Kapitel 3 Gestaltung der Lösung.
Informationen zu weitergehenden individuellen Berechtigungen siehe Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam. Persönliche Postfach-Einstellungen, wie z.B. E-Mail-Signatur werden in Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen beschrieben.
Individuelle Einstellungen für den Benutzer
Persönliche Einstellungen werden in Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen beschrieben. Die Freigabe des Zugriffs auf E-Mail-Ordner, Kalender, Adressbücher für Kollegen (z.B. für den Vertretungsfall) finden Sie in Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam.

2.1. Initial-Passwort

In diesem Kapitel wird die Ersteinrichtung des Postfachkontos beschrieben und zwischen den Postfachkontenarten ProTeam und ProMail unterschieden.

Nach Einrichtung des Postfachkontos durch den NotarNet-Kundenservice erhalten Sie die Zugangsdaten, in der Regel per EGVP. Das mitgelieferte Initialpasswort muss aus Sicherheitsgründen zunächst über den Webmailclient in ein neues von Ihnen frei wählbares Passwort geändert werden.

Geben Sie dazu im Adressfeld Ihres Internetbrowsers folgende Adresse ein: https://groupware.bnotk.de/.

Danach erscheint das Anmeldefenster des Webmailclients.

Im Anmeldefenster geben Sie die E-Mail-Adresse bei Nutzername und das Initialpasswort bei Passwort entsprechend den Angaben auf dem übermittelten Zugangsdatenblatt ein.

Danach erscheint die Meldung „das Passwort ist abgelaufen, Bitte wählen Sie ein neues Passwort“. Die aktuelle Passwortregel schreibt eine Mindestlänge von 8 Zeichen mit mindestens einem Großbuchstaben, einen Kleinbuchstabe und einer Ziffer vor. Zur Änderung des Passwortes geben Sie unter Passwort erneut das Initialpasswort ein und unter Neues Passwort das gewünschte Neue an. Sicherheitshalber muss das neue Passwort unter Bestätigen noch einmal angeben werden.