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1. Einleitung

Mit den leistungsfähigen Diensten der modernen Bürokommunikation lassen sich auf einfache Weise bedarfsgerechte Lösungen für die Bürokommunikation rund um E-Mail, Kalender und Adress-Kontakte erstellen. Das Angebot ist speziell auf die Anforderungen im Notariat zugeschnitten.


Wichtiger Hinweis

Die E-Mail und Kalender-Server werden zentral bei der Bundesnotarkammer betrieben. Aus Gründen der Datensicherheit ist der Zugriff in der Regel nur über die Registerbox, die Notarnetzbox oder einem mobilen Notarnetz-Zugang möglich. Anwender können einfach über ihren Browser den Webmailclient aufrufen, sich mit einem geeigneten Standard-E-Mail-Programm (insbesondere Outlook) oder einem Smartphone verbinden.


In diesem Dokument finden Sie die Beschreibung zur Einrichtung und zur Bedienung der Anwendung. Außerdem gibt es Informationen zur Grundeinrichtung und zum Ausbau der Lösung, diverse Einstellungsmöglichkeiten  zur individuellen Grundeinstellung und für das Feintuning sowie ergänzende Informationen zum Funktionsumfang, zur Datensicherung und zur Archivierung.


1.1. Einrichten, Ausbau und ändern der Lösung

Informationen zur Einrichtung bei der ersten Inbetriebnahme, zum weiteren Ausbau sowie zu Änderungsmöglichketen finden Sie in folgenden Kapiteln:

Kapitel 2 Einrichtung

Einrichten von Postfachkonten auf Computern und Mobilgeräten, Einrichtung eines neuen Passworts, allgemeines zur Einrichtung.

Kapitel 3 Gestaltung der Lösung

Grundelemente zum Aufbau einer Bürokommunikationslösung für das Notariat;  Berechtigungen für Benutzer mithilfe der Berechtigungsgruppen einstellen sowie Benutzern den allgemeine Benutzer- und Verteilergruppen zuordnen; Grundausstattung und weiterer Ausbau mit Postfachkonten und Speichereinheiten.

Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam

In diesem Kapitel werden die umfangreichen Möglichkeiten beschrieben, wie der Anwender Berechtigungen für die Teamarbeit selbst steuern kann. Benutzer können beispielsweise zu Vertretungszwecken anderen Benutzern den Zugriff auf eigene E-Mail-Ordner, Kalender, Aufgaben oder Adressen geben.

Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen

Hier findet der Anwender Informationen zur individuellen Einstellung seines Postfachs, wie beispielsweise Einstellen der E-Mail-Signatur, Abwesenheitsbenachrichtigungen, Schriftarten u.s.w..


1.2. Nutzung der Anwendung

Die Nutzung wird in folgenden Kapiteln beschrieben:

Kapitel 4 E-Mails schreiben und versenden

Kapitel 5 Adressbuch

E-Mail-Adressen, Kontakte für den E-Mail-Versand, zur Nutzung  mit dem Smartphone, persönliche Verteilerlisten.

Kapitel 6 Kalender – ProTeam

Termine, Wiedervorlagen, Multikalenderverwaltung und Erinnerungen

Kapitel 7 Aufgaben – ProTeam

Aufgaben, Wiedervorlagen und Erinnerungen

Kapitel 8 Erinnerungen und Nachverfolgung – ProTeam

Kapitel 9 Kategorien / Tags – ProTeam


1.3. Weitere Informationen

Kapitel zu weitergehenden Themen:

Kapitel 12 Archivierung

Kapitel 13 Datensicherung

Kapitel 14 Systemvoraussetzungen

Kapitel 15 Funktionsübersicht

Eine Tabelle mit einer Liste von Anwendungsfunktionen nach Kategorien und in welcher Ausbaustufe diese zur Verfügung stehen.

Kapitel 16 Kundenservice und technischer Support

Kapitel 16.1 FAQ

Antworten auf häufige Fragen.

Hinweise zur Migration erhalten Sie auf Anfrage bei unserem Support.


1.4. Unterscheidung ProTeam / ProMail

Auf Basis der Grundausstattung werden Postfachkonten grundsätzlich  in zwei Ausprägungen angeboten, die sich im Funktionsumfang deutlich unterscheiden. Während mit ProTeam-Postfächern ein Ausbau zu einer Teamlösung erreicht wird, kann die Grundausstattung oder eine ProTeam-Lösung mit ProMail-Postfächern für individuelle E-Mail-Anwendungen erweitert werden. Im Anwenderhandbuch werden Kapitel und Funktionsbeschreibungen, die nur bei ProTeam verfügbar sind, besonders ausgezeichnet. Die folgende Tabelle zeigt die wesentlichen Unterschiede.

Funktionen

ProMail

ProTeam

Schreiben, Empfangen und Verwalten von E-Mails

X

X

Adress- und Kontaktverwaltung

X

X

Zentrale Datensicherung, Spam- und Virenprüfung

X

X

(nur) Haus-interne Kommunikation

X

X

Gemeinsamer Zugriff auf E-Mail-Ordner, Kalender, Aufgabenlisten oder Adressbücher (Team-Arbeit und Berechtigungen)


X

Kalender und Aufgaben zur Verwaltung von Terminen, Wiedervorlagen und Fristen


X

Eine vollständige Microsoft Outlook-Anbindung per Outlook-Connector


X

Komfortable Smartphone-Anbindung per ActiveSync


X

Eine Multikalendersicht zeigt Termine aus mehreren Kalendern in einer Sicht – z.B. ein oder mehrere Notarkalender und Kalender bestimmter Mitarbeiter.


X

Berechtigungsgruppen


X

Eine detaillierte Funktionsübersicht finden Sie in Kapitel 15 Funktionsübersicht.


2. Einrichtung

Schwerpunkt des Kapitels ist die Einrichtung von Postfachkonten auf einem Arbeitsplatz-Computer, Notebook, Smartphone oder Tablet. Zunächst erhalten Sie eine Übersicht mit Verweisen zu Kapiteln mit weitergehenden Informationen.

  • Neues Passwort
    Wenn bei neu eingerichteten Postfächern oder nach Verlust des Passwortes vom Kundenservice ein neues temporäres Passwort übermittelt wird, muss vor Verwendung zunächst wie in Kapitel 2.1 Initial-Passwort beschrieben mit Hilfe des Initial-Passworts ein persönliches Passwort eingestellt werden.
  • Einrichten eines Postfachkontos auf einem Gerät
    In den folgenden Unterkapiteln wird beschrieben, wie ein Postfachkonto zur Verwendung auf einem Arbeitsplatzcomputer, Notebook, Smartphone, Tablet oder diversen Programmen eingerichtet wird. Im Anschluss an die Einrichtung wird man ggf. einige persönliche Einstellungen vornehmen (Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen) oder E-Mail-Ordner, Kalender, Adressbücher für Kollegen zum Zugriff freigeben - z.B. für den Vertretungsfall, siehe Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam.
  • Einrichten der Grundausstattung und nachträgliche Änderungen auf Organisations-Ebene
    Nach Bestellung erhalten Sie die Zugangsdaten zu den Postfächern. Nun werden die Postfachkonten auf den Geräten eingerichtet. Bei einer ProTeam-Lösung mit mehreren ProTeam-Postfächern können Sie auf einfache Weise Mitarbeiterkonten den Zugriff auf Bürokalender, zentrale E-Mails oder Adressbücher durch Zuordnen zu einer Berechtigungsgruppe gewähren, siehe Kapitel 3 Gestaltung der Lösung.
  • Informationen zu weitergehenden individuellen Berechtigungen siehe Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam. Persönliche Postfach-Einstellungen, wie z.B. E-Mail-Signatur werden in Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen beschrieben.
  • Individuelle Einstellungen für den Benutzer
    Persönliche Einstellungen werden  in Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen beschrieben. Die Freigabe des Zugriffs auf E-Mail-Ordner, Kalender, Adressbücher für Kollegen (z.B. für den Vertretungsfall) finden Sie in Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam.

2.1. Initial-Passwort

In diesem Kapitel wird die Ersteinrichtung des Postfachkontos beschrieben und zwischen den Postfachkontenarten ProTeam und ProMail unterschieden.

Nach Einrichtung des Postfachkontos durch den NotarNet-Kundenservice erhalten Sie die Zugangsdaten, in der Regel per EGVP. Das mitgelieferte Initialpasswort muss aus Sicherheitsgründen zunächst über den Webmailclient in ein neues von Ihnen frei wählbares Passwort geändert werden.

Geben Sie dazu im Adressfeld Ihres Internetbrowsers folgende Adresse ein: https://groupware.bnotk.de/.

Danach erscheint das Anmeldefenster des Webmailclients.

Im Anmeldefenster geben Sie die E-Mail-Adresse bei Nutzername und das Initialpasswort bei Passwort entsprechend den Angaben auf dem übermittelten Zugangsdatenblatt ein.

Danach erscheint die Meldung „das Passwort ist abgelaufen, Bitte wählen Sie ein neues Passwort“. Die aktuelle Passwortregel schreibt eine Mindestlänge von 8 Zeichen mit mindestens einem Großbuchstaben, einen Kleinbuchstabe und einer Ziffer vor. Zur Änderung des Passwortes geben Sie unter Passwort erneut das Initialpasswort ein und unter Neues Passwort das gewünschte Neue an. Sicherheitshalber muss das neue Passwort unter Bestätigen noch einmal angeben werden.

Wichtiger Hinweis

Bitte beachten Sie, dass wir ein Speichern des Passwortes aus Sicherheitsgründen nicht empfehlen.

Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint das Programmfenster des Webmailclients.

Den Abmelden-Befehl finden Sie im Programmfenster oben rechts. Dort wird ein Dropdown-Menü mit einem Pfeil neben Ihrem Namen angezeigt

2.2. Webmailclient

Nachdem das Passwort unter Kapitel 2.1 Initial-Passwort geändert wurde, ist der Webmailclient sofort einsatzbereit. Erläuterungen zur Nutzung des Webmailclients finden Sie im weiteren Verlauf des Benutzerhandbuchs.

Wichtiger Hinweis

Bitte lesen Sie für weitere Einrichtungsschritte auch das Kapitel 3 Gestaltung der Lösung.

2.3. Outlook – ProTeam

Vor Nutzung eines ProTeam-Postfachkontos mit Outlook muss ein Outlook-Connector installiert werden. Der Outlook-Connector setzt mindestens Outlook 2007 voraus. Den Outlook-Connector laden Sie unter http://download.notarnet.de/ herunter.

Zur Installation des Outlook-Connectors gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Schließen Sie ggf. Ihr Outlook.
  2. Starten Sie die Installationsdatei mit Administratorrechten.
  3. Danach startet die Installationsroutine, in der Sie zuerst auf Weiter gehen und danach die Lizenzvereinbarungen akzeptieren müssen. Führen Sie anschließend die weiteren Schritte mit Weiter aus und gehen am Ende auf Schließen.
  4. Nach der Installation starten Sie Outlook.
  5. Nun wird folgendes Fenster zur Einrichtung des gewünschten Zugangs zum Postfach des E-Mail und Kalender-Systems angezeigt:
  6. Hier tragen Sie im Reiter Serverkonfiguration folgende Angaben ein:
  7. Nun sind alle notwendigen Informationen eingetragen und Sie können die Konfiguration mit OK abschließen.

Outlook startet und leitet einen initialen Abgleich des Postfach-Inhaltes  ein. Enthält das Postfach bereits größere Datenmengen, so kann der Abgleich längere Zeit in Anspruch nehmen. Outlook kann auch während des laufenden Abgleichs geschlossen werden. Nach einem Neustart wird die Synchronisation gegebenenfalls weitergeführt.

Hinweis

Starten Sie Outlook nach dem initialen Abgleich noch einmal neu, falls nicht alle Postfachinhalte im ersten Durchlauf komplett synchronisiert wurden.

Für eine zeitnahe Aktualisierung empfehlen wir, das Synchronisations-Intervall auf eine Minute einzustellen. Sie finden die Einstellmöglichkeit in Outlook unter Datei – Optionen – Erweitert, Senden/Empfangen….Im Bereich Automatische Übermittlung alle wählen Sie bitte den Wert 1 (Minute) aus und bestätigen die Änderung  mit Schließen und im nächsten Fenster mit OK.

Die Ersteinrichtung ist damit abgeschlossen.  Von nun an werden regelmäßig Ihre E-Mails, Kalender und Kontakte mit dem Server synchronisiert.

Bitte lesen Sie für weitere Einrichtungsschritte auch das Kapitel 3 Gestaltung der Lösung.


2.4. Outlook – ProMail

Die Einrichtung eines ProMail-Postfaches in Outlook zeigen wir Ihnen im Folgenden beispielhaft mit Outlook 2010.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in Outlook unter „Datei“ auf „Konto hinzufügen“.

2. Wählen Sie "Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren" aus und klicken Sie auf "Weiter".

3. Wählen Sie "Internet E-Mail" aus und klicken Sie auf "Weiter".

4. Geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse in die vorgesehenen Felder ein. Wählen Sie entweder als Kontotyp "POP3" oder "IMAP" aus und geben jeweils als Posteingangs- und Postausgangsserver "groupware.bnotk.de" ein. Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse als Benutzernamen ein. Entfernen Sie bitte das Häkchen vor "Kontoeinstellungen durch Klicken auf die Schaltfläche Weiter testen" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Einstellungen".

5. Wählen Sie die Registerkarte "Postausgangsserver" aus. Setzen Sie das Häkchen neben "Der Postausgangsserver erfordert Authentifizierung".

6. Erweiterte Einstellungen:

  • Wählen Sie die Registerkarte "Erweitert" aus (a).

  • Tragen Sie "995" für den POP3-Server oder "993" für den IMAP-Server neben "Posteingangsserver" ein (a).

  • Setzen Sie ein Häkchen neben "Dieser Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL)" (a).

  • Tragen Sie "465" neben "Postausgangsserver" ein (a).

  • Wählen Sie "SSL" als verschlüsselten Verbindungstyp aus (a).

  • Setzen Sie bei POP3-Posteingangsserver-Auswahl neben "Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen" ein Häkchen, wenn Sie möchten, dass Kopien aller E-Mails aus dem Posteingang in Ihrem Postfach verbleiben. Ansonsten werden die Mails nach dem Abrufen vom Server gelöscht (b).

  •  Klicken Sie auf "OK" (c) und anschließend auf "Weiter" (d).

7. Klicken Sie auf „Fertig stellen“ und die Einrichtung ist abgeschlossen.


Bitte lesen Sie für weitere Einrichtungsschritte auch das Kapitel 3 Gestaltung der Lösung.

2.5. Outlook 2011 mit Apple Mac OS X

Für Outlook 2011 (Mac unter Apple Mac OS X ) steht bislang kein Outlook-Connector zur Verfügung, der die komplette Funktionalität unterstützt. Alternativ nehmen Sie die Einrichtung wie folgt vor:

Kalender im Programm iCal per CalDAV einrichten

Einstellungen zu IMAP/SMTP-Server sowie CalDAV und CardDAV finden Sie im Kapitel 2.8 Weitere E-Mailprogramme.


Bitte lesen Sie für weitere Einrichtungsschritte auch das Kapitel 3 Gestaltung der Lösung.


2.6. Smartphone – ProTeam

Das ProTeam-Postfach unterstützt das sogenannte ActiveSync-Protokoll (bei Smartphone-Einstellungen auch Exchangekonto genannt), das gleichermaßen zur Synchronisation von E-Mails, Terminen, Kontakte und Aufgaben verwendet wird. Mit diesem Protokoll lässt sich das ProTeam-Postfach sehr einfach bei einem Smartphone einrichten.

Hinweise:

Bitte beachten Sie, dass das Active-Sync-Protokoll von verschiedenen Gerätetypen, Betriebssystem-Versionen und Apps unterschiedlich gut unterstützt wird.

Freigegebene Elemente anderer ProTeam-Postfächer (E-Mail-Ordner, Kalender oder Kontakte) werden über das Exchange-/ActiveSync-Protokoll nicht synchronisiert. Sie können jedoch online im mobilen Webmailclient darauf zugegriffen. Alternativ können Sie das ProTeam-Postfach, das die freigegebenen Elemente beinhaltet, als weiteren Account im Mobilgerät einrichten. Die Einrichtungsassistenten bieten in der Regel Einstellmöglichkeiten, um nur die benötigten Elemente zur Synchronisierung auszuwählen (z. B. ein Kalender).


2.6.1. iOS (iPhone/iPad)

Im iOS nutzen Sie den Account-Typ Exchange (ActiveSync) zur Einrichtung des ProTeam-Postfaches.  Die Screenshots basieren auf iOS 7 und iPhone 5. Zur Einrichtung des ProTeam-Postfaches unter iOS sind folgende Schritte notwendig:

1. Gehen Sie in Ihrem iOS auf Einstellungen und auf Mail, Kontakte, Kalender.

2. Danach wählen Sie Account hinzufügen aus.

3. Nun wählen Sie bitte den Punkt Exchange (ActiveSync) aus.

4. Dann tragen Sie die notwendigen Angaben ein und gehen auf Weiter.

5. Hier tragen Sie ebenfalls alle notwendigen Angaben ein. Unter Server tragen Sie folgenden Mailserver-Namen ein: groupware.bnotk.de und gehen wieder auf Weiter.

6. Im letzten Installationsschritt wählen Sie aus, welche Dienste das iOS von Ihrem ProTeam-Postfach übernehmen soll. Abschließend bestätigen Sie oben rechts mit Sichern. Sie finden das eingerichtete ProTeam-Konto nun im iOS unter dem Punkt Mail. Die erste Synchronisation nimmt etwas länger in Anspruch bis alle Elemente unter  E-Mails, Termine, Kontakte zur Verfügung stehen.

7. Standardmäßig werden die Mails der letzten 3 Tage des ProTeam-Postfaches mit Ihrem iOS synchronisiert. Falls Sie eine größere Zeitspanne angeben möchten, gehen Sie unter Einstellungen - Mail, Kontakte, Kalender auf Ihr eingerichtetes ProTeam-Postfach…

8. … und wählen dort unter dem Punkt Mail synchronisieren eine andere Zeitspanne aus.

2.6.2. Android

Bei Android nutzen Sie den Account-Typ Exchange/ActiveSync zur Einrichtung des ProTeam-Postfaches.  Die Screenshots basieren auf Android 4.0 auf einem Samsung Galaxy S3. Zur Einrichtung des ProTeam-Postfaches unter Android sind folgende Schritte notwendig:

1. Gehen Sie in Ihrem Smartphone auf Einstellungen und auf Konten und Synchronisierung.

2. Danach wählen Sie Konto hinzufügen aus.

3. Im folgenden Bild wählen Sie bitte den Punkt Microsoft Exchange/Active Sync aus.

4. Nun beginnen Sie mit der Eingabe von E-Mail-Adresse und das Passwort. Optional können Sie hier auch das neue Konto als Standard-Konto einrichten, indem Sie E-Mails standardmäßig von diesem Konto senden aktivieren. Danach klicken Sie auf Weiter.

5. Im folgenden Fenster ist es nötig, neben der E-Mail-Adresse und dem gleichlautenden Benutzernamen die Domäne namens groupware.bnotk.de anzugeben. Des Weiteren ist es wichtig, die SSL-Zertifikate zu akzeptieren.

6. Nach dem letzten Weiter prüft Android die Verbindung. Folgende Einstellungen müssen dann noch vorgenommen werden:

7. In den folgenden zwei Abbildungen können Sie die Standard-Einstellungen des neu angelegten Postfaches sehen, welche Sie gerne so belassen können. Interessant sind hier die Synchronisationseinstellungen auf der zweiten Abbildung, die vorgeben, welche der angebotenen Dienste (E-Mail, Kontakte, Kalender usw.) mit Ihrem Smartphone synchronisiert werden sollen.

8. Im letzten Konfigurationsschritt geben Sie noch den Kontennamen ein.

9. Die Einrichtung ist abgeschlossen und das Konto steht Ihnen nun zur Verfügung. Die jeweiligen Dienste E-Mail, Kontakte, Kalender und Aufgaben finden Sie in den jeweiligen Bereichen Ihres Smartphone-Menüs.

2.7 Mozilla Thunderbird – ProMail / ProTeam

Mit Mozilla Thunderbird und entsprechenden Add-Ons können E-Mails und Adressbuch eines ProMail-Postfaches  und bei einem ProTeam-Postfach zusätzlich auch Kalender und Aufgaben genutzt werden. Die Teamfunktionalität von ProTeam-Postfächern ist jedoch nicht nutzbar  (Zugriff auf freigegebene Ordner). Mit den Add-ons Lightning und SOGo-Connector werden neben dem IMAP/POP3-Protkoll für E-Mail auch die Protokolle CalDAV für Kalender- und Aufgabenanbindung sowie CardDAV für die Kontakteanbindung unterstützt. Im Folgenden wird beschrieben, wie das Postfachkonto mit den genannten Protokollen eingerichtet werden kann.