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1. Einleitung

Mit den leistungsfähigen Diensten der modernen Bürokommunikation lassen sich auf einfache Weise bedarfsgerechte Lösungen für die Bürokommunikation rund um E-Mail, Kalender und Adress-Kontakte erstellen. Das Angebot ist speziell auf die Anforderungen im Notariat zugeschnitten.


Wichtiger Hinweis

Die E-Mail und Kalender-Server werden zentral bei der Bundesnotarkammer betrieben. Aus Gründen der Datensicherheit ist der Zugriff in der Regel nur über die Registerbox, die Notarnetzbox oder einem mobilen Notarnetz-Zugang möglich. Anwender können einfach über ihren Browser den Webmailclient aufrufen, sich mit einem geeigneten Standard-E-Mail-Programm (insbesondere Outlook) oder einem Smartphone verbinden.


In diesem Dokument finden Sie die Beschreibung zur Einrichtung und zur Bedienung der Anwendung. Außerdem gibt es Informationen zur Grundeinrichtung und zum Ausbau der Lösung, diverse Einstellungsmöglichkeiten  zur individuellen Grundeinstellung und für das Feintuning sowie ergänzende Informationen zum Funktionsumfang, zur Datensicherung und zur Archivierung.


1.1. Einrichten, Ausbau und ändern der Lösung

Informationen zur Einrichtung bei der ersten Inbetriebnahme, zum weiteren Ausbau sowie zu Änderungsmöglichketen finden Sie in folgenden Kapiteln:

Kapitel 2 Einrichtung

Einrichten von Postfachkonten auf Computern und Mobilgeräten, Einrichtung eines neuen Passworts, allgemeines zur Einrichtung.

Kapitel 3 Gestaltung der Lösung

Grundelemente zum Aufbau einer Bürokommunikationslösung für das Notariat;  Berechtigungen für Benutzer mithilfe der Berechtigungsgruppen einstellen sowie Benutzern den allgemeine Benutzer- und Verteilergruppen zuordnen; Grundausstattung und weiterer Ausbau mit Postfachkonten und Speichereinheiten.

Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen - ProTeam

In diesem Kapitel werden die umfangreichen Möglichkeiten beschrieben, wie der Anwender Berechtigungen für die Teamarbeit selbst steuern kann. Benutzer können beispielsweise zu Vertretungszwecken anderen Benutzern den Zugriff auf eigene E-Mail-Ordner, Kalender, Aufgaben oder Adressen geben.

Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen

Hier findet der Anwender Informationen zur individuellen Einstellung seines Postfachs, wie beispielsweise Einstellen der E-Mail-Signatur, Abwesenheitsbenachrichtigungen, Schriftarten u.s.w..


1.2. Nutzung der Anwendung

Die Nutzung wird in folgenden Kapiteln beschrieben:

Kapitel 4 E-Mails schreiben und versenden

Kapitel 5 Adressbuch

E-Mail-Adressen, Kontakte für den E-Mail-Versand, zur Nutzung  mit dem Smartphone, persönliche Verteilerlisten.

Kapitel 6 Kalender - ProTeam

Termine, Wiedervorlagen, Multikalenderverwaltung und Erinnerungen

Kapitel 7 Aufgaben - ProTeam

Aufgaben, Wiedervorlagen und Erinnerungen

Kapitel 8 Erinnerungen und Nachverfolgung - ProTeam

Kapitel 9 Kategorien / Tags - ProTeam


1.3. Weitere Informationen

Kapitel zu weitergehenden Themen:

Kapitel 12 Archivierung

Kapitel 13 Datensicherung

Kapitel 14 Systemvoraussetzungen

Kapitel 15 Funktionsübersicht

Eine Tabelle mit einer Liste von Anwendungsfunktionen nach Kategorien und in welcher Ausbaustufe diese zur Verfügung stehen.

Kapitel 16 Kundenservice und technischer Support

Kapitel 16.1 FAQ

Antworten auf häufige Fragen.


Hinweise zur Migration erhalten Sie auf Anfrage bei unserem Support.


1.4. Unterscheidung ProTeam / ProMail

Auf Basis der Grundausstattung werden Postfachkonten grundsätzlich  in zwei Ausprägungen angeboten, die sich im Funktionsumfang deutlich unterscheiden. Während mit ProTeam-Postfächern ein Ausbau zu einer Teamlösung erreicht wird, kann die Grundausstattung oder eine ProTeam-Lösung mit ProMail-Postfächern für individuelle E-Mail-Anwendungen erweitert werden. Im Anwenderhandbuch werden Kapitel und Funktionsbeschreibungen, die nur bei ProTeam verfügbar sind, besonders ausgezeichnet. Die folgende Tabelle zeigt die wesentlichen Unterschiede.

Funktionen

ProMail

ProTeam

Schreiben, Empfangen und Verwalten von E-Mails

X

X

Adress- und Kontaktverwaltung

X

X

Zentrale Datensicherung, Spam- und Virenprüfung

X

X

(nur) Haus-interne Kommunikation

X

X

Gemeinsamer Zugriff auf E-Mail-Ordner, Kalender, Aufgabenlisten oder Adressbücher (Team-Arbeit und Berechtigungen)


X

Kalender und Aufgaben zur Verwaltung von Terminen, Wiedervorlagen und Fristen


X

Eine vollständige Microsoft Outlook-Anbindung per Outlook-Connector


X

Komfortable Smartphone-Anbindung per ActiveSync


X

Eine Multikalendersicht zeigt Termine aus mehreren Kalendern in einer Sicht – z.B. ein oder mehrere Notarkalender und Kalender bestimmter Mitarbeiter.


X

Berechtigungsgruppen


X

Eine detaillierte Funktionsübersicht finden Sie in Kapitel 15 Funktionsübersicht.


2. Einrichtung

Schwerpunkt des Kapitels ist die Einrichtung von Postfachkonten auf einem Arbeitsplatz-Computer, Notebook, Smartphone oder Tablet. Zunächst erhalten Sie eine Übersicht mit Verweisen zu Kapiteln mit weitergehenden Informationen.

  • Neues Passwort
    Wenn bei neu eingerichteten Postfächern oder nach Verlust des Passwortes vom Kundenservice ein neues temporäres Passwort übermittelt wird, muss vor Verwendung zunächst wie in Kapitel 2.1 Initial-Passwort beschrieben mit Hilfe des Initial-Passworts ein persönliches Passwort eingestellt werden.
  • Einrichten eines Postfachkontos auf einem Gerät
    In den folgenden Unterkapiteln wird beschrieben, wie ein Postfachkonto zur Verwendung auf einem Arbeitsplatzcomputer, Notebook, Smartphone, Tablet oder diversen Programmen eingerichtet wird. Im Anschluss an die Einrichtung wird man ggf. einige persönliche Einstellungen vornehmen (Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen) oder E-Mail-Ordner, Kalender, Adressbücher für Kollegen zum Zugriff freigeben - z.B. für den Vertretungsfall, siehe Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam.
  • Einrichten der Grundausstattung und nachträgliche Änderungen auf Organisations-Ebene
    Nach Bestellung erhalten Sie die Zugangsdaten zu den Postfächern. Nun werden die Postfachkonten auf den Geräten eingerichtet. Bei einer ProTeam-Lösung mit mehreren ProTeam-Postfächern können Sie auf einfache Weise Mitarbeiterkonten den Zugriff auf Bürokalender, zentrale E-Mails oder Adressbücher durch Zuordnen zu einer Berechtigungsgruppe gewähren, siehe Kapitel 3 Gestaltung der Lösung.
  • Informationen zu weitergehenden individuellen Berechtigungen siehe Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam. Persönliche Postfach-Einstellungen, wie z.B. E-Mail-Signatur werden in Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen beschrieben.
  • Individuelle Einstellungen für den Benutzer
    Persönliche Einstellungen werden  in Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen beschrieben. Die Freigabe des Zugriffs auf E-Mail-Ordner, Kalender, Adressbücher für Kollegen (z.B. für den Vertretungsfall) finden Sie in Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam.

2.1. Initial-Passwort

In diesem Kapitel wird die Ersteinrichtung des Postfachkontos beschrieben und zwischen den Postfachkontenarten ProTeam und ProMail unterschieden.

Nach Einrichtung des Postfachkontos durch den NotarNet-Kundenservice erhalten Sie die Zugangsdaten, in der Regel per EGVP. Das mitgelieferte Initialpasswort muss aus Sicherheitsgründen zunächst über den Webmailclient in ein neues von Ihnen frei wählbares Passwort geändert werden.

Geben Sie dazu im Adressfeld Ihres Internetbrowsers folgende Adresse ein: https://groupware.bnotk.de/.

Danach erscheint das Anmeldefenster des Webmailclients.

Im Anmeldefenster geben Sie die E-Mail-Adresse bei Nutzername und das Initialpasswort bei Passwort entsprechend den Angaben auf dem übermittelten Zugangsdatenblatt ein.

Danach erscheint die Meldung „das Passwort ist abgelaufen, Bitte wählen Sie ein neues Passwort“. Die aktuelle Passwortregel schreibt eine Mindestlänge von 8 Zeichen mit mindestens einem Großbuchstaben, einen Kleinbuchstabe und einer Ziffer vor. Zur Änderung des Passwortes geben Sie unter Passwort erneut das Initialpasswort ein und unter Neues Passwort das gewünschte Neue an. Sicherheitshalber muss das neue Passwort unter Bestätigen noch einmal angeben werden.

Wichtiger Hinweis

Bitte beachten Sie, dass wir ein Speichern des Passwortes aus Sicherheitsgründen nicht empfehlen.

Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint das Programmfenster des Webmailclients.

Den Abmelden-Befehl finden Sie im Programmfenster oben rechts. Dort wird ein Dropdown-Menü mit einem Pfeil neben Ihrem Namen angezeigt

2.2. Webmailclient

Nachdem das Passwort unter Kapitel 2.1 Initial-Passwort geändert wurde, ist der Webmailclient sofort einsatzbereit. Erläuterungen zur Nutzung des Webmailclients finden Sie im weiteren Verlauf des Benutzerhandbuchs.

Wichtiger Hinweis

Bitte lesen Sie für weitere Einrichtungsschritte auch das Kapitel 3 Gestaltung der Lösung.

2.3. Outlook – ProTeam

Vor Nutzung eines ProTeam-Postfachkontos mit Outlook muss ein Outlook-Connector installiert werden. Der Outlook-Connector setzt mindestens Outlook 2007 voraus. Den Outlook-Connector laden Sie unter http://download.notarnet.de/ herunter.

Zur Installation des Outlook-Connectors gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Schließen Sie ggf. Ihr Outlook.
  2. Starten Sie die Installationsdatei mit Administratorrechten.
  3. Danach startet die Installationsroutine, in der Sie zuerst auf Weiter gehen und danach die Lizenzvereinbarungen akzeptieren müssen. Führen Sie anschließend die weiteren Schritte mit Weiter aus und gehen am Ende auf Schließen.
  4. Nach der Installation starten Sie Outlook.
  5. Nun wird folgendes Fenster zur Einrichtung des gewünschten Zugangs zum Postfach des E-Mail und Kalender-Systems angezeigt:
  6. Hier tragen Sie im Reiter Serverkonfiguration folgende Angaben ein:
    • Servername: groupware.bnotk.de
    • Sichere Verbindung verwenden: Haken setzen
    • Mail-Adresse: Eingabe der kompletten E-Mail-Adresse (z. B. franz.muster@ihredomain.de)
    • Passwort: Eingabe des Postfachkonten-Passwortes
  7. Nun sind alle notwendigen Informationen eingetragen und Sie können die Konfiguration mit OK abschließen.

Outlook startet und leitet einen initialen Abgleich des Postfach-Inhaltes  ein. Enthält das Postfach bereits größere Datenmengen, so kann der Abgleich längere Zeit in Anspruch nehmen. Outlook kann auch während des laufenden Abgleichs geschlossen werden. Nach einem Neustart wird die Synchronisation gegebenenfalls weitergeführt.

Hinweis

Starten Sie Outlook nach dem initialen Abgleich noch einmal neu, falls nicht alle Postfachinhalte im ersten Durchlauf komplett synchronisiert wurden.

Für eine zeitnahe Aktualisierung empfehlen wir, das Synchronisations-Intervall auf eine Minute einzustellen. Sie finden die Einstellmöglichkeit in Outlook unter Datei – Optionen – Erweitert, Senden/Empfangen….Im Bereich Automatische Übermittlung alle wählen Sie bitte den Wert 1 (Minute) aus und bestätigen die Änderung  mit Schließen und im nächsten Fenster mit OK.

Die Ersteinrichtung ist damit abgeschlossen.  Von nun an werden regelmäßig Ihre E-Mails, Kalender und Kontakte mit dem Server synchronisiert.

Bitte lesen Sie für weitere Einrichtungsschritte auch das Kapitel 3 Gestaltung der Lösung.


2.4. Outlook – ProMail

Die Einrichtung eines ProMail-Postfaches in Outlook zeigen wir Ihnen im Folgenden beispielhaft mit Outlook 2010.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in Outlook unter „Datei“ auf „Konto hinzufügen“.

2. Wählen Sie "Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren" aus und klicken Sie auf "Weiter".

3. Wählen Sie "Internet E-Mail" aus und klicken Sie auf "Weiter".

4. Geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse in die vorgesehenen Felder ein. Wählen Sie entweder als Kontotyp "POP3" oder "IMAP" aus und geben jeweils als Posteingangs- und Postausgangsserver "groupware.bnotk.de" ein. Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse als Benutzernamen ein. Entfernen Sie bitte das Häkchen vor "Kontoeinstellungen durch Klicken auf die Schaltfläche Weiter testen" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Einstellungen".

5. Wählen Sie die Registerkarte "Postausgangsserver" aus. Setzen Sie das Häkchen neben "Der Postausgangsserver erfordert Authentifizierung".

6. Erweiterte Einstellungen:

  • Wählen Sie die Registerkarte "Erweitert" aus (a).

  • Tragen Sie "995" für den POP3-Server oder "993" für den IMAP-Server neben "Posteingangsserver" ein (a).

  • Setzen Sie ein Häkchen neben "Dieser Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL)" (a).

  • Tragen Sie "465" neben "Postausgangsserver" ein (a).

  • Wählen Sie "SSL" als verschlüsselten Verbindungstyp aus (a).

  • Setzen Sie bei POP3-Posteingangsserver-Auswahl neben "Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen" ein Häkchen, wenn Sie möchten, dass Kopien aller E-Mails aus dem Posteingang in Ihrem Postfach verbleiben. Ansonsten werden die Mails nach dem Abrufen vom Server gelöscht (b).

  •  Klicken Sie auf "OK" (c) und anschließend auf "Weiter" (d).

7. Klicken Sie auf „Fertig stellen“ und die Einrichtung ist abgeschlossen.


Bitte lesen Sie für weitere Einrichtungsschritte auch das Kapitel 3 Gestaltung der Lösung.

2.5. Outlook 2011 mit Apple Mac OS X

Für Outlook 2011 (Mac unter Apple Mac OS X ) steht bislang kein Outlook-Connector zur Verfügung, der die komplette Funktionalität unterstützt. Alternativ nehmen Sie die Einrichtung wie folgt vor:

Kalender im Programm iCal per CalDAV einrichten

Einstellungen zu IMAP/SMTP-Server sowie CalDAV und CardDAV finden Sie im Kapitel 2.8 Weitere E-Mailprogramme.


Bitte lesen Sie für weitere Einrichtungsschritte auch das Kapitel 3 Gestaltung der Lösung.


2.6. Smartphone – ProTeam

Das ProTeam-Postfach unterstützt das sogenannte ActiveSync-Protokoll (bei Smartphone-Einstellungen auch Exchangekonto genannt), das gleichermaßen zur Synchronisation von E-Mails, Terminen, Kontakte und Aufgaben verwendet wird. Mit diesem Protokoll lässt sich das ProTeam-Postfach sehr einfach bei einem Smartphone einrichten.

Hinweise:

Bitte beachten Sie, dass das Active-Sync-Protokoll von verschiedenen Gerätetypen, Betriebssystem-Versionen und Apps unterschiedlich gut unterstützt wird.

Freigegebene Elemente anderer ProTeam-Postfächer (E-Mail-Ordner, Kalender oder Kontakte) werden über das Exchange-/ActiveSync-Protokoll nicht synchronisiert. Sie können jedoch online im mobilen Webmailclient darauf zugegriffen. Alternativ können Sie das ProTeam-Postfach, das die freigegebenen Elemente beinhaltet, als weiteren Account im Mobilgerät einrichten. Die Einrichtungsassistenten bieten in der Regel Einstellmöglichkeiten, um nur die benötigten Elemente zur Synchronisierung auszuwählen (z. B. ein Kalender).


2.6.1. iOS (iPhone/iPad)

Im iOS nutzen Sie den Account-Typ Exchange (ActiveSync) zur Einrichtung des ProTeam-Postfaches.  Die Screenshots basieren auf iOS 7 und iPhone 5. Zur Einrichtung des ProTeam-Postfaches unter iOS sind folgende Schritte notwendig:

1. Gehen Sie in Ihrem iOS auf Einstellungen und auf Mail, Kontakte, Kalender.

2. Danach wählen Sie Account hinzufügen aus.

3. Nun wählen Sie bitte den Punkt Exchange (ActiveSync) aus.

4. Dann tragen Sie die notwendigen Angaben ein und gehen auf Weiter.

5. Hier tragen Sie ebenfalls alle notwendigen Angaben ein. Unter Server tragen Sie folgenden Mailserver-Namen ein: groupware.bnotk.de und gehen wieder auf Weiter.

6. Im letzten Installationsschritt wählen Sie aus, welche Dienste das iOS von Ihrem ProTeam-Postfach übernehmen soll. Abschließend bestätigen Sie oben rechts mit Sichern. Sie finden das eingerichtete ProTeam-Konto nun im iOS unter dem Punkt Mail. Die erste Synchronisation nimmt etwas länger in Anspruch bis alle Elemente unter  E-Mails, Termine, Kontakte zur Verfügung stehen.

7. Standardmäßig werden die Mails der letzten 3 Tage des ProTeam-Postfaches mit Ihrem iOS synchronisiert. Falls Sie eine größere Zeitspanne angeben möchten, gehen Sie unter Einstellungen - Mail, Kontakte, Kalender auf Ihr eingerichtetes ProTeam-Postfach…

8. … und wählen dort unter dem Punkt Mail synchronisieren eine andere Zeitspanne aus.

2.6.2. Android

Bei Android nutzen Sie den Account-Typ Exchange/ActiveSync zur Einrichtung des ProTeam-Postfaches.  Die Screenshots basieren auf Android 4.0 auf einem Samsung Galaxy S3. Zur Einrichtung des ProTeam-Postfaches unter Android sind folgende Schritte notwendig:

1. Gehen Sie in Ihrem Smartphone auf Einstellungen und auf Konten und Synchronisierung.

2. Danach wählen Sie Konto hinzufügen aus.

3. Im folgenden Bild wählen Sie bitte den Punkt Microsoft Exchange/Active Sync aus.

4. Nun beginnen Sie mit der Eingabe von E-Mail-Adresse und das Passwort. Optional können Sie hier auch das neue Konto als Standard-Konto einrichten, indem Sie E-Mails standardmäßig von diesem Konto senden aktivieren. Danach klicken Sie auf Weiter.

5. Im folgenden Fenster ist es nötig, neben der E-Mail-Adresse und dem gleichlautenden Benutzernamen die Domäne namens groupware.bnotk.de anzugeben. Des Weiteren ist es wichtig, die SSL-Zertifikate zu akzeptieren.

6. Nach dem letzten Weiter prüft Android die Verbindung. Folgende Einstellungen müssen dann noch vorgenommen werden:

7. In den folgenden zwei Abbildungen können Sie die Standard-Einstellungen des neu angelegten Postfaches sehen, welche Sie gerne so belassen können. Interessant sind hier die Synchronisationseinstellungen auf der zweiten Abbildung, die vorgeben, welche der angebotenen Dienste (E-Mail, Kontakte, Kalender usw.) mit Ihrem Smartphone synchronisiert werden sollen.

8. Im letzten Konfigurationsschritt geben Sie noch den Kontennamen ein.

9. Die Einrichtung ist abgeschlossen und das Konto steht Ihnen nun zur Verfügung. Die jeweiligen Dienste E-Mail, Kontakte, Kalender und Aufgaben finden Sie in den jeweiligen Bereichen Ihres Smartphone-Menüs.

2.7. Mozilla Thunderbird – ProMail / ProTeam

Mit Mozilla Thunderbird und entsprechenden Add-Ons können E-Mails und Adressbuch eines ProMail-Postfaches  und bei einem ProTeam-Postfach zusätzlich auch Kalender und Aufgaben genutzt werden. Die Teamfunktionalität von ProTeam-Postfächern ist jedoch nicht nutzbar  (Zugriff auf freigegebene Ordner). Mit den Add-ons Lightning und SOGo-Connector werden neben dem IMAP/POP3-Protkoll für E-Mail auch die Protokolle CalDAV für Kalender- und Aufgabenanbindung sowie CardDAV für die Kontakteanbindung unterstützt. Im Folgenden wird beschrieben, wie das Postfachkonto mit den genannten Protokollen eingerichtet werden kann.

2.7.1. E-Mail Abruf mit IMAP/POP3 abrufen


1. Klicken Sie auf „E-Mail“ unter „Neues Konto erstellen“.

2. Klicken Sie auf "Überspringen und meine existierende E-Mail-Adresse verwenden".

3. Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und das Passwort ein und klicken Sie auf Weiter.

4. Die automatische Erkennung der Einstellungen von Thunderbird ist nicht korrekt. Klicken Sie daher auf „Manuell bearbeiten“.

5. Konfiguration des Posteingangsservers

  • Wählen Sie bei Servertyp POP3 oder IMAP aus
  • Geben Sie unter Server-Adresse den Servernamen groupware.bnotk.de ein
  • Als Port-Einstellung verwenden Sie für POP3 „995“ und für IMAP „993“
  • Wählen Sie unter „SSL“ den Eintrag „SSL/TLS“ aus
  • „Authentifizierung“ setzen Sie auf „Passwort normal“
  • Im Feld „Benutzername“ geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.

6. Konfiguration des Postausgangsservers

  • Geben Sie unter Server-Adresse den Servernamen groupware.bnotk.de ein
  • Tragen Sie bei „Port“ die Nummer „465“ ein
  • Wählen Sie unter „SSL“ den Eintrag „SSL/TLS“ aus
  • „Authentifizierung“ setzen Sie auf „Passwort normal“
  • Abschließend können Sie die Einstellungen mit „Erneut testen“ von Thunderbird testen lassen und klicken danach auf „Fertig“.

7. Um zu testen, ob die Einstellungen richtig sind, schicken Sie bitte eine E-Mail an die Testadresse echo@notarnet.de. Daraufhin wird eine Antwortmail an die Absenderadresse zurück gesendet, die Sie innerhalb weniger Minuten erhalten sollten. Haben Sie auch nach manuellem Postfachabruf keine Antwortmail erhalten, melden Sie sich bitte umgehend bei unserem Kundenservice.


Nun können Sie mit Ihrem neuen Mail-Account Mails versenden und empfangen.

Bitte lesen Sie für weitere Einrichtungsschritte auch das Kapitel 3 Gestaltung der Lösung.

Weitere Informationen zu Mozilla Thunderbird erhalten Sie auf der Seite http://www.thunderbird-mail.de/wiki.

2.7.2. Kalender und Aufgaben mit Lightning synchronisieren – ProTeam

Der Kalender und die Aufgaben aus dem ProTeam-Postfach werden mit dem Add-on Lightning eingerichtet. Eine Anleitung zur Installation und zur Einrichtung wird auf folgenden Seiten angeboten:

Die zur Kalender-/Aufgabeneinbindung notwendige CalDAV-URL ist wie folgt aufgebaut:

https://groupware.bnotk.de/dav/[Ihre E-Mail-Adresse]/[Kalender- oder Aufgabenlistenbezeichnung]
Beispiel: https://groupware.bnotk.de/dav/max.muster@notar-muster.de/Calendar

Die Kalenderbezeichnung des Haupt-/Systemkalenders lautet „Calendar“ (engl. für Kalender). Unterkalender müssen ebenfalls in der CalDAV-URL vorkommen. Dann würde es folgendermaßen aussehen:

https://groupware.bnotk.de/dav/[Ihre E-Mail-Adresse]/[Kalenderbezeichnung]/[Unterkalenderbez.]

2.7.3. Kontakte mit SOGo-Connector synchronisieren

Die Kontakte aus dem ProTeam- oder ProMail-Postfach werden mit dem Add-on SOGo-Connector eingerichtet. Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zur Installation und zur Einrichtung des SOGo-Connectors.

  1. Laden Sie den SOGo-Connector hier http://www.sogo.nu/downloads/frontends.html herunter.
  2. Um das Add-on zu installieren, klicken Sie im Menü von Thunderbird bitte auf “Extras” und dort auf “Add-ons”.
  3. Auf der folgenden Seite klicken Sie bitte rechts oben auf das Zahnradsymbol und wählen “Add-on aus Datei installieren”.
  4. Wählen Sie den heruntergeladenen SOGo-Connector im Auswahldialog auf Ihrer Festplatte aus und klicken auf “Öffnen”.
  5. Installieren Sie das Add-on per Klick auf “Jetzt installieren” und starten Sie Thunderbird neu.
  6. Um die Einbindung der Kontakte einzurichten, klicken Sie nun bitte im Adressbuch von Thunderbird auf den Menüpunkt “Datei”, dann auf “Neu” und auf “Remote-Adressbuch”.
  7. Bei Verbindungsnamen können Sie einen beliebigen anderen Namen für das Adressbuch eintragen. Als URL tragen Sie bitte die folgende CardDAV-URL ein: https://groupware.bnotk.de/dav/[Ihre E-Mail-Adresse]/[Adressbuchbezeichnung]
    Beispiel: https://groupware.bnotk.de/dav/max.muster@notar-muster.de/Contacts


Die Adressbuchbezeichnung des Haupt-/Sytemadressbuchs lautet „Contacts“ (engl. für Kontakte). Unteradressbücher müssen ebenfalls in der CardDAV-URL vorkommen. Dann würde es so aussehen:

https://groupware.bnotk.de/dav/[Ihre E-Mail-Adresse]/[Adressbuchbez.]/[Unteradressbuchbez.]


Die Synchronisation zwischen Thunderbird und Ihrem Postfach funktioniert ab sofort automatisch. Wenn Sie Ihr Adressbuch mit der rechten Maustaste anklicken und “Synchronisieren” auswählen, wird diese manuell durchgeführt. Bei der ersten Synchronisation werden Ihre E-Mail-Adresse und Kennwort abgefragt. Diese Daten können Sie speichern.


2.8. Weitere E-Mailprogramme

Sie können den Zugriff auf ein ProTeam- oder ProMail-Postfach mit nahezu jedem E-Mailprogramm einrichten. Unsere Postfächer können über folgende Protokolle angesprochen werden:

Protokollname

Einstellungen

POP3
(Posteingangsserver)

Servername: groupware.bnotk.de
Port: 995
Verschlüsselung: SSL
Benutzername: E-Mail-Adresse
Passwort: Passwort der E-Mail-Adresse

IMAP
(Posteingangsserver)

Servername: groupware.bnotk.de
Port: 993
Verschlüsselung: SSL
Benutzername: E-Mail-Adresse
Passwort: Passwort der E-Mail-Adresse

SMTP
(Postausgangsserver)

Servername: groupware.bnotk.de
Port: 465
Verschlüsselung: SSL
Der SMTP-Server erfordert die gleiche Authentifizierung wie der Posteingangsserver.

CalDAV
(Kalender-/Aufgaben-Zugriff
– nur ProTeam)

Servername: groupware.bnotk.de
Port: 443 (SSL)
Benutzername: E-Mail-Adresse
Passwort: Passwort der E-Mail-Adresse
CalDAV-URL: https://groupware.bnotk.de/ dav /[Ihre E-Mail-Adresse]/[Kalender- oder Aufgabenlistenbezeichnung]

CardDAV
(Adressbuch-Zugriff)

Servername: groupware.bnotk.de
Port: 443 (SSL)
Benutzername: E-Mail-Adresse
Passwort: Passwort der E-Mail-Adresse
CardDAV-URL: https://groupware.bnotk.de/dav/[Ihre E-Mail-Adresse]/[Adressbuchbezeichnung]

Exchange/ActiveSync
(Smartphone – nur ProTeam)

Servername: groupware.bnotk.de
Benutzername: E-Mail-Adresse
Passwort: Passwort der E-Mail-Adresse
Verschlüsselung: SSL

2.8.1. Unterschied von POP3 und IMAP Protokollen

Bei dem Übertragungsprotokoll POP3 werden Nachrichten durch ein Mailprogramm von einem Server kopiert und anschließend (im Regelfall) auf dem Server gelöscht. Im Gegensatz dazu werden bei dem Netzwerkprotokoll IMAP die E-Mails weder vollständig vom Server geladen noch gelöscht. Stattdessen wird nur die Nachricht geladen, die Sie gerade lesen. Die Nachricht steht weiterhin auf dem Server bereit und kann so jederzeit wieder von dort abgerufen werden.


2.8.2. Besonderheiten bei IMAP

Mit dem IMAP-Protokoll ist es zwar möglich auf mehreren Geräten den Postfachinhalt zu synchronisieren, allerdings kann dies bei sehr vielen gleichzeitigen IMAP-Verbindungen zu Synchronisationsfehlern führen. Ein E-Mailprogramm allein kann möglicherweise schon mehrere IMAP-Verbindungen im Hintergrund öffnen, wodurch der Verbindungsschwellenwert allein dadurch erreicht wird, dass zwei E-Mailprogramme gleichzeitig für den Zugriff auf dasselbe Postfach verwendet werden.

Daher empfehlen wir bei paralleler Nutzung eines Postfaches (z. B. das zentrale Büropostfach) die Einbindung mit dem Outlook-Connector, welcher Ihnen im ProTeam-Postfach zur Verfügung steht.


2.9. Notar-Fachsoftware

In einer modernen Anwendungsumgebung werden Programme integriert, um

  • die Doppelerfassung von Kontaktadressen und Termine in mobilen Geräten oder E-Mail-Programmen sowie die damit verbundenen Umstände zu vermeiden,
  • lesenden und schreibenden Zugriff innerhalb des Büros von allen Arbeitsplätzen und allen Programmen in Bezug auf E-Mails, Termine, Wiedervorlagen, Kontaktadressen zu ermöglichen
  • und nicht zuletzt auch jederzeit auf dem Smartphone, Tablet oder Notebook im mobilen Einsatz Zugriff auf Termine und Adressen zu haben, E-Mail-Versand, Terminvereinbarungen, Einladungen und Raumbelegungen mit Hilfe der NotarNet-ProTeam-Dienste auch von unterwegs tätigen zu können und dabei auf Kontaktadressen aus der Fachsoftware zugreifen zu können.

Die Notarnetz Pro -E-Mail- und Kalender-Dienste bieten zur Integration moderne Webservices sowie ActiveSync und herkömmliche Standardprotokolle wie POP/IMAP, CalDAV und CardDAV.

Sprechen Sie bitte den Hersteller Ihrer Notarfachsoftware an, inwieweit eine Integration der Fachsoftware an E-Mail- und Kalender-Dienste der NotarNet bereits vorgesehen ist. Die NotarNet GmbH leistet gerne Unterstützung bei der Implementierung.


2.10. Zugriff außerhalb des Notariats

Ihr E-Mail-Postfach ist aus Sicherheitsgründen nur innerhalb des Notarnetzes erreichbar. Um Ihr E-Mail-Postfach nach einer erfolgten Freischaltung (siehe http://elrv.info/_downloads/notarnetz/Bestellung_E-Mail-Internetfreigabe.pdf) außerhalb des Notarnetzes nutzen zu können, ersetzen Sie bitte den bisherigen Servernamen groupware.bnotk.de für den Posteingangs- und Postausgangsserver in den Kontoeinstellungen Ihres E-Mailprogramms durch den neuen Servernamen notarmail.bnotk.de. Wenn Sie den Outlook-Connector nutzen, tragen Sie in den Einstellungen ebenfalls den neuen Servernamen ein. Für den Zugriff auf den Webmailclient nutzen Sie bitte anstatt der Internetadresse https://groupware.bnotk.de die Internetadresse https://notarmail.bnotk.de.

Wichtiger Hinweis

Die Postfächer werden mit der Freischaltung für den externen Abruf über das Internet weltweit erreichbar. Ihr E-Mail-Postfach ist ohne die Absicherung des Notarnetzes für jeden angreifbar. Bitte gehen Sie entsprechend sorgsam mit Ihren Zugangsdaten um.

3. Gestaltung der Lösung

Das Angebot der Notarnetz Pro E-Mail- und Kalenderdienste umfasst eine Reihe von Grundelementen, die mit der Bestellung auf einfache Weise  zu einer Basislösung entsprechend der Größe und den Anforderungen des Notariats zusammengesetzt werden.

Zur Einrichtung sind in der Regel nur wenige Schritte notwendig, insbesondere bei Verwendung des Webmailclients, da hierzu keine Installation von Programmen oder Apps auf den Geräten erforderlich ist.

Anschließend ist die Basislösung einsatzbereit und kann bedarfsweise durch diverse Einstellmöglichkeiten von den Anwendern selbst feinjustiert werden.


3.1. Grundelemente der Notarnetz Pro E-Mail- und Kalenderdienste

Zu den Grundelementen gehören:

Grundausstattung E-Mail und Kalender

Die Grundausstattung enthält ein Büropostfach und eine grundlegende Speicherausstattung. Als Domain für die E-Mail-Adressen wird eine 2nd-Level-Domain hinzubestellt oder eine Subdomain von notarnet.de eingesetzt.

ProTeam- Postfächer

Für den Ausbau zu einer ProTeam- E-Mail- und Kalender-Lösung  mit Teamfunktionalität.

Postfachtypen

Bei der Bestellung von weiteren Postfächern kann zwischen unterschiedlichen Postfachtypen für bestimmte Einsatzgebiete gewählt werden, wie z.B. Büropostfach, persönliches Postfach für den Notar, Mitarbeiterpostfach oder ein Postfachtyp nur zur hausinternen Kommunikation und Teamarbeit.

Berechtigungs- und Benutzergruppen

Ein Satz von Berechtigungs- und Benutzergruppen wird mit Bereitstellen der Grundausstattung zur Verfügung gestellt. Mit ihrer Hilfe kann der Notar oder ein von ihm eingesetzter Administrator den Zugriff auf Bürokalender, zentrale E-Mail-Ablage, Adressbücher oder andere Anwendungsbereiche auf einfache Weise durch Pflegen von Benutzer-Listen steuern.

Speicher-Einheiten

Zur flexiblen Erweiterung der Gesamt-Lösung mit dem benötigten Postfachspeicher inklusive der zugehörigen Datensicherungsdienste

ProMail-Postfächer

Zur Erweiterung der Grundausstattung oder einer ProTeam-Lösung für individuelle Zwecke einer E-Mail-Anwendung.


3.2. Berechtigungsverwaltung

Für eine schnelle und einfache Einrichtung von Anwendungs- und Berechtigungskonfigurationen stellen wir Ihnen eine Berechtigungsverwaltung mit Berechtigungs- und Benutzergruppen bereit. Dadurch wird der administrative Aufwand verringert und die Ersteinrichtung von Freigaben erleichtert.

Die Berechtigungsgruppen basieren auf Berechtigungen für den zentralen Posteingang und Postausgang, die Verteilung, Verwaltung und Ablage der E-Mails, Notar- und Mitarbeiterpostfächer, zentrale und persönliche Adressbücher sowie Bürokalender zur Verwaltung von Terminen und Wiedervorlagen. Beispielsweise können Sie damit auf einfache Weise Berechtigungen für Mitarbeiter auf das allgemeine Büropostfach oder auf einen zentralen Kalender einrichten.

Achten Sie bitte bei der Nutzung von Berechtigungsgruppen auf das Telekommunikationsgesetz, falls damit auch ein Zugriff auf privaten Mailverkehr gegeben sein könnte.

3.2.1. Berechtigungsgruppen - ProTeam

Mit Hilfe der voreingestellten Berechtigungsgruppen steuern Sie die Berechtigungen bzw. die Freigaben auf bestimmte Postfachelemente wie Ordner, Kalender, Aufgabenlisten und Adressbücher. Unterordner können bedarfsweise von Benutzern angelegt werden, welche die Berechtigungen automatisch erben.

Für eine individuelle Berechtigungskonfiguration ohne die Nutzung der Berechtigungsgruppen nutzen Sie bitte die Anleitung aus Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen - ProTeam.

Folgende Berechtigungsgruppen stehen Ihnen zur Verfügung:

Berechtigungsgruppe

Zugriff

Berechtigung

Buerokalender_anzeigen@<Domain>

Postfach-Standardkalender

nur lesen

Buerokalender_fuehren@<Domain>

Postfach-Standardkalender

lesen, schreiben und löschen

Buero_Postfach_anzeigen@<Domain>

alle E-Mail-Ordner, die standardmäßig vorhanden sind

nur lesen

Buero_Postfach_verwalten@<Domain>

alle E-Mail-Ordner, die standardmäßig vorhanden sind

lesen, schreiben und löschen

Senden_als_Bueroadresse@<Domain>

Nutzung der allgemeinen Büropostfachadresse
(Ablage der Kopie der gesendeten E-Mail im Gesendet-Ordner des Büropostfachs)

senden

Buero_Adressbuch_verwalten@<Domain>

Postfach Standardadressbuch

lesen, schreiben und löschen

Buero_Postfach_Admin_Vollzugriff@<Domain>

alle im Büropostfach enthaltenen Ordner und Objekte

lesen, schreiben, löschen und zusätzlich Adminrechte zur Steuerung von Berechtigungen

Falls Ihnen die Berechtigungsgruppen nicht zur Verfügung stehen oder Sie weitere Berechtigungsgruppen eingerichtet bekommen wollen, wenden Sie sich bitte an den NotarNet-Kundenservice.

Berechtigungsgruppen sehen zwar aus wie E-Mail-Verteiler, können aber nicht als solche verwendet werden.

3.2.2. Benutzergruppen

Mit Hilfe der voreingestellten Benutzergruppen haben Sie die Möglichkeit, Mitarbeiter bezogen auf ihre Position innerhalb des Notariats in Gruppen zusammen zu fassen. Indem Sie das Postfachkonto  eines Mitarbeiters in die jeweilige Benutzergruppe hinzufügen können Sie auf einfache Weise Berechtigungen einzelner Mitarbeiter steuern. Die Benutzergruppe wiederrum wird einer Berechtigungsgruppe zugeordnet. Somit muss beispielsweise bei einem neuen Mitarbeiter lediglich dessen Postfachkonto  in eine der unten aufgeführten Benutzergruppen eingefügt werden. Danach stehen ihm automatisch die Berechtigungen zur Verfügung.

Folgende Benutzergruppen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Administratoren
  • Alle_Benutzer
  • Notare
  • Assessoren
  • Leitende Mitarbeiter
  • Sekretariat
  • Sachbearbeiter
  • Auszubildende

Die Benutzergruppen sind auch gleichzeitig E-Mail-Verteiler und können somit als Empfänger einer E-Mail dienen. Somit können Sie z. B. einfach  alle Mitarbeiter des Notariats in eine E-Mail hinzufügen.


3.2.3. Freigegebene Elemente einem Postfach hinzufügen

Sobald Ihr Postfach-Account einer Berechtigungsgruppe hinzugefügt wurde, werden Sie vom System per E-Mail mit dem Betreff „Share Created“ benachrichtigt. Die mit der Berechtigung verbundenen freigegebenen Elemente (Kalender, E-Mailordner, Adressbuch,…) können nun vom betreffenden Benutzer in die Bedieneroberfläche seines Postfachkontos eingefügt werden.

Im Webmailclient klicken Sie hierzu innerhalb der Benachrichtigung auf Freigabe hinzufügen. Danach erscheint ein kleines Einrichtungsfenster, in dem Sie nur noch den Namen und die Farbe der Freigabe eingeben und mit Ja bestätigen müssen.

In Outlook erhalten Sie ebenfalls eine Freigabebenachrichtigung. Um die Berechtigung hinzu zu fügen, gehen Sie in der Menüleiste auf Notarnetz Pro und Mailbox eines anderen Nutzers öffnen und nehmen dort die Freigabe entgegen. Wählen Sie in der angezeigten Liste die in der Freigabebenachrichtigung hinter „distribution list“ erwähnte Berechtigungsgruppe aus.  Weitere Informationen zu Berechtigungen hinzufügen finden Sie im Kapitel 10.2.3 Freigegebene Postfachobjekte suchen.


3.2.4. Berechtigungs- und Benutzergruppen pflegen

Die Pflege der Berechtigungs- und Benutzergruppen wird von bestimmten Notariatsmitarbeitern mit Administrationsrechten verwaltet. Standardmäßig wird der Account des Notars und die Benutzergruppe "Administratoren" als Besitzer eingetragen.

Die Berechtigungs- und Benutzergruppen finden Sie im Webmailclient im Adressbuch unter Verteiler. Dort können Sie Accounts hinzufügen oder entfernen.

Weiterhin kann jeder Mitarbeiter auch eine Berechtigung bzw. Freigabe auf andere Postfachelemente einer Berechtigungsgruppe hinzufügen. Nutzen Sie dafür die Anleitung in Kapitel 10.3.3 Einzelne Postfachobjekte freigeben. Beim Aufruf der Freigabeempfänger wählen Sie anstatt eines Postfachinhabers eine der o. g. Berechtigungsgruppen aus.


3.2.5. Haus-interne Kommunikation

Für Notariate in denen nicht alle Postfächer extern E-Mails versenden und empfangen sollen, können bestimmte Postfächer auf die Berechtigung beschränkt werden, nur E-Mails innerhalb derselben Domain zu senden und zu empfangen.

Die Einschränkung von bestimmten Postfachkonten auf hausinternen Kommunikation wird durch den NotarNet-Kundenservice vorgenommen.

Die Einschränkungen der hausinternen Kommunikation sehen wie folgt aus:

Beim Senden:

Vom Postfach kann nur an E-Mail-Adressen aus derselben Domain gesendet werden. Der Postfachinhaber erhält beim Versand an externe Empfänger eine Fehlermeldung.

Beim Empfangen:

An das Postfach kann von extern keine E-Mail gesendet werden. Der Absender erhält beim Versand an die Fehlermeldung, dass die angegebene E-Mailadresse nicht bekannt ist.


3.3. Grundausstattung und weiterer Ausbau

Das Kapitel beschreibt in groben Zügen die Funktionalität der Grundausstattung, den Ausbau zu einer ProTeam-Lösung sowie die Erweiterung mit Speicher  und ProMail-Postfächern.


3.3.1. Grundausstattung E-Mail- und Kalender

Es gibt ein ProTeam-Postfachkonto für das Notariat mit E-Mail-Adresse,  den Ordnern für Posteingang, gesendete Mails und Entwürfe, eine individuell gestaltbare E-Mail-Ordner-Struktur, die Kontakte zum Verwalten von E-Mail-Adressen und den Bürokalender für Notar-Termine und Wiedervorlagen. Bedarfsweise können weitere Kalender und Adressbücher eingerichtet werden.

Nutzung durch Notar und Mitarbeiter

Der Notar und die Mitarbeiter melden sich mit einer gemeinsamen Benutzerkennung an diesem einen Postfachkonto an (geeignet für bis zu 3 gleichzeitige Benutzer). Ergänzend kann die Anzeige des Kalenders für alle Mitarbeiter eingerichtet werden – auch diejenigen, die nicht am Büropostfach angemeldet sind. Informationen zur Einrichtung finden Sie im Kapitel 10.2.2 Postfachobjekte freigeben.

Mobile Nutzung

E-Mail, Kalender und Kontakte stehen dem Notar auch mobil mit Smartphone, Tablet oder Notebook zur Verfügung.

Bedienung

Bei Nutzung des Webmailclients mit einem Browser (z.B. Mozilla Firefox oder Internet Explorer) ist kein Installationsaufwand notwendig und somit ist ein Arbeitsplatzwechsel einfach möglich. Alternativ kann Microsoft Outlook für Windows-Rechner als Client-Programm verwendet werden. Bei Smartphones und Tablets kann der Zugang für E-Mail-, Kontakte- und Kalender-Apps per ActiveSync eingerichtet werden.

Ausbau

Die Grundausstattung kann bedarfsweise mit weiteren ProTeam-Postfächern zu einer vollständigen ProTeam-Lösung ausgebaut werden. Der mit der Grundausstattung bereit gestellte Speicher von 3 GB kann flexibel erweitert werden. Außerdem können ProMail-Postfächer hinzugefügt werden.


3.3.2. Ausbau ProTeam- E-Mail- und Kalender-Lösung für Einzelnotar oder Sozietät

Benutzerkonten für Notar und Mitarbeiter

Notar(e) und Mitarbeiter haben jeweils ein ProTeam-Postfachkonto mit eigener E-Mail-Adresse,  den Ordnern für Posteingang, gesendete Mails und Entwürfe, eine individuell gestaltbare E-Mail-Ordnerstruktur, ein eigenes Adressbuch sowie Funktionen zur persönlichen Organisation und Teamarbeit, wie z.B.  Ordnungs-, Markierungs- und Erinnerungsfunktionen, individuelle Ordner- Freigaben, einen eigenen Kalender zur Verwaltung von Terminen und Wiedervorlagen sowie ein eigenes Adressbuch.

Büropostfach

Außerdem gibt es das Büropostfach aus der Grundausstattung mit der allgemeinen E-Mailadresse des Notariats. Es enthält Ordner für den zentralen Posteingang, gesendete E-Mails und Entwürfe, frei gestaltbare Ordner für die zentrale E-Mail-Ordnerstruktur, ein Adressbuch für gemeinsam zu nutzenden Kontakte sowie Kalender für Termine und Wiedervorlagen des Notariats.

Zugriffsberechtigungen im Team

Notar-Postfächer haben volle Berechtigung auf das Büropostfach und bedarfsweise auf andere Postfachkonten des Notariats. Für Mitarbeiter-Postfächer kann der Zugriff auf die E-Mail-Ablage-Ordner, auf den Kalender, auf das Adressbuch oder auf Inhalte des zentralen Büropostfachs auf einfache Weise bedarfsgerecht eingestellt werden (nur lesen, lesen und schreiben, volle Berechtigung). Außerdem kann jeder Benutzer Ordner, Kalender oder Adressbücher seines Postfachs zum Zugriff für andere Postfachkonten freigeben.

Mobile Nutzung

E-Mail, Kalender und Kontakte stehen auch mobil mit Smartphone, Tablet oder Notebook zur Verfügung.

Bedienung

Bei Nutzung des Webmailclients mit einem Browser (z.B. Mozilla Firefox oder Internet Explorer) ist kein Installationsaufwand notwendig und somit ist ein Arbeitsplatzwechsel einfach möglich. Alternativ kann Microsoft Outlook für Windows-Rechner als Client-Programm verwendet werden. Bei Smartphones und Tablets kann der Zugang für E-Mail-, Kontakte- und Kalender-Apps per ActiveSync eingerichtet werden.

Postfächer nur für hausinterne Kommunikation

Optional können Postfächer auch auf das Senden und Empfangen von E-Mails innerhalb derselben Domain beschränkt werden. Die betreffenden Mitarbeiterkonten können für die interne Bürokommunikation und Teamarbeit nur E-Mails an Adressen der eigenen E-Mail-Domain senden und E-Mails von Adressen der eigenen Domain empfangen. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel 3.2.5 Haus-interne Kommunikation.

Bei wechselnden Arbeitsplätzen und Nutzung des eigenen Postfaches, sollte das persönliche Postfach mit serverseitig gespeicherten Windows-Profilen eingerichtet werden. Achten Sie darauf, dass unterschiedliche Betriebssystemtypen (32/64 Bit) zu Problemen führen, da die User-Pfade unterschiedlich sind.

3.3.3. Erweiterung des Speicherkontingentes

Das bestellte Speicherkontingent kann gleichermaßen von allen Postfachkonten verwendet werden. Es kann durch Bestellung weiterer Speichereinheiten flexibel erweitert werden. Auf Anfrage kann der Kundenservice die Nutzung des Speicherkontingents einzelner Postfachkonten einschränken. Sobald 90 % des Speicherkontingents belegt sind, erhalten Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail.


3.3.4. Erweiterung mit ProMail-Postfächern

Ergänzend zu einer Grundausstattung oder einer ProTeam-Lösung können weitere E-Mail-Postfächer hinzubestellt werden. Wesentlicher Unterschied ist, dass ProMail-Konten kein Zugriff auf freigegebene Kalender, E-Mailordner oder Adressbücher des Büropostfachs oder anderer ProTeam-Mitarbeiter-Konten möglich ist.

ProMail-Benutzerkonten für individuelle Zwecke

Ein ProMail-Postfachkonto hat eine eigene E-Mail-Adresse, Ordner für Posteingang, gesendete E-Mails und Entwürfe, eine frei gestaltbare E-Mail-Ordner-Struktur sowie ein eigenes Adressbuch.

Mobile Nutzung

Eine mobile Nutzung von E-Mail und Adressbuch mit Smartphone, Tablet oder Notebook ist ebenfalls möglich. Außerdem kann der Kalender des Büropostfachs der Grundausstattung mit Mobilgeräten synchronisiert werden.

Bedienung

Bei Bedienung des ProMail-Postfachs über einen Browser (z.B. Mozilla Firefox oder Internet Explorer) ist kein Installationsaufwand notwendig und somit ist ein Arbeitsplatzwechsel einfach möglich. Alternativ kann ein Standard E-Mail-Programm, wie beispielsweise Mozilla Thunderbird oder Microsoft Outlook als Client-Programm verwendet werden. Bei Smartphones und Tablets kann der Zugang für E-Mail- und Kontakte per POP/IMAP bzw. CardDAV-Protokoll und für das Büropostfach der Grundausstattung per ActiveSync eingerichtet werden.

Postfächer nur für hausinterne Kommunikation

Optional können Postfächer auch auf das Senden und Empfangen von E-Mails innerhalb derselben Domain beschränkt werden. Somit könnten z. B. die Mitarbeiter nur innerhalb der eigenen Domain E-Mails senden und empfangen und nur der Notar und das Büropostfach E-Mails sowohl extern als auch intern senden und empfangen. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel 3.2.5 Haus-interne Kommunikation.

Ausbau

Durch Aufrüsten der ProMail-Postfächer auf ProTeam, kann die Teamfunktionalität genutzt werden.


4. E-Mails schreiben und versenden

Sie können E-Mail-Nachrichten schreiben und versenden, einen E-Mail-Entwurf erstellen, diesen zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen und versenden, den Versandzeitpunkt auf eine bestimmten, späteren Zeitpunkt festlegen.

Eine E-Mail schreiben Sie im Formularfenster des E-Mailprogramms, indem Sie neben dem Mitteilungstext auch den Absender und den/die Empfänger bestimmen.


4.1. Das Formular zur E-Mail-Erstellung

AN

Im Feld AN geben Sie den Empfänger an, an den die Nachricht gerichtet ist. Die E-Mail-Adresse kann eingetippt oder aus einer Adressliste oder einer GAL (globale Adressliste) ausgewählt werden. Diese enthält alle Adressen der eigenen Domain, also in unserem Fall die des Notariats.

CC

Weitere Empfänger, die die Nachricht als Kopie erhalten sollen, werden unter CC (Carbon Copy/Kopie an) angegeben.

BCC

Das BCC-Feld (Blind Carbon Copy) kann alternativ zu CC verwendet werden für Empfänger, die bei den anderen Empfängern nicht angezeigt werden sollen. Um dieses Feld zu aktivieren, klicken Sie rechts neben dem CC-Feld auf BCC anzeigen.

VON

Falls für das Postfach mehrere alternative Absenderadressen eingerichtet wurden, kann die für die aktuelle E-Mail gewünschte Absenderadresse im VON Feld angegeben werden (siehe auch Kapitel 10.6 Berechtigung „Senden als“).

Betreff

Geben Sie den Betreff ein.

Textfeld

Schreiben Sie den Mitteilungstext.

Falls Sie den eingegebenen Text durch Fettschrift, Farben oder unterschiedliche Schriftarten gestalten möchten, geht dies nur unter der Option als HTML formatieren. Dieser Modus kann ggf. unter Einstellungen fest vorgegeben werden. Entsprechend dem allgemeinen E-Mail-Standard kann alternativ zum HTML-Format als Plain-Text formatieren gewählt werden.

Unter Plain-Text ist keine Formatierung möglich. Andererseits gilt dies als sicherer, da somit auch kein im Text versteckter Schadcode übermittelt werden kann.

Anhang

Bilder und Dokumente können im Anhang hinzugefügt werden.

Prioritätsstufe

Wählen Sie eine Prioritätsstufe (hoch, normal oder niedrig).

Diese Funktion wird eventuell vom Mailserver des Empfängers nicht unterstützt.

Lesebestätigung

Fordern Sie eine Lesebestätigung an, um den Empfänger bei dem Öffnen einer Nachricht aufzufordern, Ihnen eine Empfangsbenachrichtigung zu senden.

Auch diese Funktion wird eventuell vom Mailserver des Empfängers nicht unterstützt. Falls Sie keine Empfangsbestätigung erhalten, sollten Sie rückfragen, um sicher zu gehen. Alternativ können Sie im E-Mail-Text den Empfänger bitten, den Empfang zu bestätigen. Auch wenn die E-Mail-Zustellung meistens zuverlässig und schnell funktioniert, garantiert der Internet-Standard weder eine Zustellfirst, noch dass überhaupt eine Zustellung sicher erfolgt.

Senden

Klicken Sie auf Senden, um die Mail zu senden. Eine Kopie der gesendeten Mail wird i. d. R.  (je nach Einstellung) im Ordner Gesendet gespeichert.

Wenn Sie die Mail nicht sofort versenden wollen, klicken Sie im Webmailclient statt auf Senden auf den Pfeil neben dem Senden-Knopf. Wählen Sie dann die Option Später senden aus. Geben Sie im Dialogfeld den Sendezeitpunkt für die Mail (Datum und die Uhrzeit) ein, zu dem die Mail gesendet werden soll. Die Mail wird im Ordner Entwürfe gespeichert und automatisch zum gewünschten Datum zur entsprechenden Uhrzeit versendet.

In Outlook klicken Sie im E-Mail-Editor anstatt auf Senden auf den Reiter Optionen und Übermittlung verzögern. In dem Eigenschaften-Fenster nehmen Sie die notwendigen Versand-Einstellungen vor. Beachten Sie bitte, dass der verzögerte Versand nur möglich ist, wenn Outlook zum Sendezeitpunkt geöffnet und online ist.

4.2. Allgemeine Hinweise zum E-Mail-Versand

Speichern Sie insbesondere bei längeren Mitteilungen die Nachricht als Entwurf, damit der erfasste Text bei einer Computer- oder Internetstörung nicht verloren geht und ggf. aus dem Entwurf-Ordner zur Weiterbearbeitung wieder aufgerufen werden kann.

Auch wenn wir gewohnt sind, dass E-Mails zuverlässig in wenigen Sekunden weltweit übermittelt werden, wird dies nicht durch den E-Mail-Standard im Internet gewährleistet. Je nach Datenverbindung und zwischengeschalteten Relay-Servern kann die Übermittlung unter Umständen bis zu mehreren Tagen dauern. Außerdem kann eine E-Mai-Nachricht ohne Benachrichtigung des Empfängers und des Absenders verloren gehen, bedingt durch ein Regelwerk oder Störungen bei zwischengeschalteten Servern.


4.3. Datei-Anhänge

Einer E-Mail können auf einfache Weise Anhänge beigefügt werden. Die E-Mail darf allerdings nicht die zulässige Gesamtgröße von 40 MB überschreiten. Beachten Sie bitte, dass die maximale Größe der Anhänge bzw. der gesamten E-Mail auch von den Einstellungen des Empfangs-Mailservers abhängt. Bei schmallbandigen Internetverbindungen benötigen große E-Mails lange Übertragungszeiten und behindern unter Umständen die Internetverbindung für parallel laufende Vorgänge.

Per Drag and Drop können einer E-Mail bequem Anhänge hinzugefügt werden, indem die Datei aus einem Ordner in die Mail gezogen wird. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, die angehängt werden sollen, und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Dateien in den Kopfzeilenbereich der Mail und lassen Sie die Maustaste los.

Bei größeren Anhängen kann es eine Weile dauern, bis der Übertragungsvorgang zum Server komplett abgeschlossen ist. Anschließend wird der Anhang im E-Mail-Formular unterhalb des Betreffs angezeigt.

Wenn Sie einen Anhang entfernen möchten, klicken Sie diesen an und auf Entfernen.

Computerviren verbreiten sich häufig über Dateianhänge. Daher können Systemadministratoren eingehende E-Mails mit bestimmten Arten von Anhängen blockieren. Viren-verseuchte Mails weisen häufig Dateien mit der Erweiterung .EXE im Dateinamen auf. Wenn Sie eine Mail an einen Nutzer senden, dessen Mailsystem so konfiguriert wurde, dass bestimmte Arten von Anhängen blockiert werden, erhalten Sie möglicherweise keine Benachrichtigung über diese Blockierung.

4.4. Anzeigen von E-Mails und Ordner

Angezeigt werden Ihre E-Mails im Webmailclient unter dem Tab Mail bzw. in Outlook im Bereich E-Mail. In der linken vertikalen Navigationsleiste werden die verschiedenen Ordner angezeigt. Dazu gehören die klassischen Ordner Posteingang und Gesendet. Je nach Einstellung werden weitere Unterordner und freigegebene Ordner angeboten. Nach der Auswahl eines Ordners werden im Inhaltsfenster die zugehörigen Mail-Elemente angezeigt. Mails können einzeln oder als Unterhaltung angezeigt werden. Ebenfalls können Mails auch mit eingeblendetem Lesefenster angezeigt werden. Die verschiedenen Ansichten lassen sich sowohl im Webmailclient als auf in Outlook einstellen.


4.5.Unterhaltungsansicht

In der Unterhaltungsansicht werden Ihre Mails gruppiert. So kann der Verlauf eines Mail-Austauschs leichter nachvollzogen werden. Diese Ansicht wählen Sie im Webmailclient oben rechts unter Anzeigen aus und in Outlook im Menübereich Ansicht.

Eine Unterhaltung beginnt, wenn eine Mail gesendet oder empfangen wird und im Anschluss auf Basis dieser Mail weitergearbeitet wird: Senden, Antworten, Weiterleiten… Der Betreff wird nur einmal im Posteingang angezeigt ebenso wie die Anzahl der Mails einer Unterhaltung. Unterhaltungen, die ungelesene Mails enthalten, sind fett formatiert. Unterhaltungen können ordnerübergreifend sein. Eine Mail kann sich z. B. im Posteingang und eine im Ordner Gesendet befinden, während andere Mails in wieder anderen Ordner gespeichert sind. Wenn Sie eine Unterhaltung in einen anderen Ordner verschieben, werden alle Mails in dieser Unterhaltung ebenfalls in den neuen Ordner verschoben. Mails im Ordner Gesendet und im Papierkorb werden nicht verschoben. Wenn Sie eine neue Unterhaltung erstellen möchten, beginnen Sie mit einer neuen Mail.

Bitte beachten Sie, dass die einzelnen E-Mails einer Unterhaltung in der Unterhaltungsansicht erst durch Öffnen der Unterhaltung sichtbar werden.

4.6. Mails sortieren und gruppieren

Mails können in allen Ordnern nach Datum oder Größe in auf- oder absteigender Reihenfolge gruppiert und sortiert werden. Um die Gruppierungs- und Sortierungseinstellungen zu definieren wählen Sie den entsprechenden Ordner aus und klicken Sie in der Kopfzeile des Inhaltsfensters mit der rechten Maustaste auf das jeweilige zu gruppierende Feld.


4.7. Fehler beim Versand

Beim E-Mail-Versand kann es zu Fehlern kommen. In diesem Fall erhalten Sie eine automatisch erzeugte E-Mail von einem der bei der Übertragung beteiligten Server mit dem Titel "Mail Delivery failed" oder dem Absender "Mailer Daemon".

Typische Fehlerbenachrichtigungen:

Fehlermeldung

Ursache

Lösung

550 Benutzer hat zu viele Mails auf dem Server. / User has too many messages on the server oder permission denied. Command output: maildrop: maildir over quota. oder Quota exceeded

Der Empfänger hat zu viele E-Mails gespeichert und hat keinen Platz für weitere Nachrichten.

Bitten Sie Ihn, nicht mehr benötigte E-Mails zu löschen oder für mehr Speicherplatz zu sorgen. Verzichten Sie auf große Dateianhänge, bis der Empfänger das Problem gelöst hat.

delivery error: dd This user doesn't have a beispiel.com account oder invalid address (in reply to RCPT TO command) oder User is unknown

Die angegebene E-Mail-Adresse existiert nicht.

Prüfen Sie die Richtigkeit der Empfängeradresse.

Host or domain name not found. Name service error for name=beispiel.de type=A: Host found but no data record of requested type oder unrouteable address

Die angegebene E-Mail-Adresse existiert nicht.

Prüfen Sie die Richtigkeit der Empfängeradresse.

Bei weiteren Fehlern wenden Sie sich bitte an unseren Support.

5. Adressbuch

Ihre Kontakte können Sie mit Hilfe des Postfach-Adressbuches verwalten. Dieses Adressbuch können Sie mit einem ProTeam-Postfach sowohl über den Webmailclient als auch über Outlook mit dem Outlook-Connector verwalten. Bei einem ProMail-Postfach steht Ihnen ebenfalls die Adressbuchfunktion zur Verfügung. Lesen Sie dazu das Kapitel 5.6 Adressbuchverwaltung - ProMail.

Standardmäßig stehen Ihnen in Ihrem Postfach drei Adressbücher: Kontakte, Verteiler und Mailempfänger zur Verfügung. Bei Bedarf können weitere Adressbücher er­stellt werden.


5.1. Kontakte im Webmailclient anlegen

Unter Adressbuch können Kontakte angelegt, geändert und gelistet sowie sortiert und gesucht werden. Neue Mailadressen werden automatisch in eins der 3 Adressbücher übernommen. Wird bspw. eine neue Adresse angeschrieben, wird die Adresse im Adressbuch Mailempfänger gespeichert. Diese Funktion kann unter Einstellungen - Adressbuch deaktiviert werden. Wird eine Mail verfasst, zeigt die Funktion Autovervollständigen eine Liste der Namen aus Ihren Adressbüchern an, die mit Ihrer Eingabe übereinstimmen.

Das Anlegen eines neuen Kontaktes kann über die Schaltfläche Neuer Kontakt durchgeführt werden. Hier öffnet sich das Bearbeitungsformular zur Angabe von Namen, Vornamen, E-Mail Adresse und weiterer Daten. Wenn Sie mehrere Adresslisten haben, können Sie oben rechts im Formular unter Ort die Adressliste einstellen, unter der der Kontakt abgespeichert werden soll. Über die Schaltfläche Speichern wird der neue Kontakt der Adressliste hinzugefügt.


5.2. Verteiler im Webmailclient anlegen

Werden Mails an eine Gruppe von Adressen gesendet, kann eigens dafür ein Verteiler erstellt werden. Ein Verteiler ist eine Gruppe von Mail-Adressen in einer Liste mit einer gemeinsamen Mail-Adresse. Wenn eine Mail an einen Verteiler gesendet wird, wird sie an jede Person gesendet, deren Adresse im Verteiler enthalten ist. Für den Empfänger wird der Verteilername in der Zeile An der E-Mail angezeigt. Verteiler werden in einem Adressbuch gespeichert. Wenn Sie im Adressbuch auf einen Verteiler klicken, werden im Feld Inhalt alle Mitglieder des Verteilers angezeigt.

Ein neuer Verteiler wird über den Button Neuer Kontakt Verteiler erstellt. Geben Sie nun links oben den Namen des Verteilers ein. Danach fügen Sie die Kontakte aus den auf der rechten Seite zur Verfügung stehenden Kontaktlisten hinzu. Sie können auch nach Adressen aus den Ihnen zur Verfügung stehenden Adressbüchern suchen, um diese dem Verteiler zuzuordnen.

Am Ende wird der Verteiler mit Speichern. dem Adressbuch hinzugefügt.

Wenn Sie eine E-Mail an mehrere E-Mail-Adressen ohne Verwendung eines Verteilers schicken möchten, können Sie in der jeweiligen Adressliste die gewünschten Adressen markieren und mit einem Rechtsklick über das Kontextmenü eine neue E-Mail erstellen. Die markierten Adressen werden dann automatisch in das An-Feld der E-Mail eingefügt.

5.3. Kontakte in Outlook anlegen

Unter Kontakte/Personen können Kontakte angelegt, geändert und gelistet sowie sortiert und gesucht werden. Das Anlegen eines neuen Kontaktes kann über die Schaltfläche Neuer Kontakt durchgeführt werden. Das Bearbeitungsformular öffnet sich zur Angabe von Namen, Vornamen, E-Mail-Adresse und weiterer Daten. Über die Schaltfläche Speichern wird der neue Kontakt der Adressliste hinzugefügt. Wenn Sie mehrere Adresslisten haben, wählen Sie vor der Kontakterstellung das entsprechende Adressbuch aus, unter der der Kontakt abgespeichert werden soll.

Standardmäßig wird der Kontakt mit „Nachname, Vorname“ gespeichert.


5.4. Adressen in Outlook organisieren

In Outlook können Sie Informationen zu Personen in Kontakte/Personen verwalten. Ein Kontakte/Personen-Datensatz diverse Kontakt-Informationen enthalten, u. a. Namen, Unternehmen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit Hilfe des Adressbuches können Sie in Outlook nach einer E-Mail-Adresse suchen und diese als E-Mail-Empfänger auswählen. Um in das Adressbuch zu gelangen, gehen Sie über die Registerkarte Start und in der Gruppe Suchen zum Adressbuch.


5.4.1. Der Inhalt bestimmter Kontakte-Ordner soll im Adressbuch angezeigt werden

Das Outlook-Adressbuch basiert unter anderem auf Outlook-Kontakte-Ordnern, die sie in den Eigenschaften für die Anzeige im Adressbuch aktivieren oder deaktivieren können Dazu rufen Sie in der Kontakte-Ansicht bei den betreffenden Kontakte-Ordner mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf und gehen auf Eigenschaften. Bei der Registerkarte Outlook-Adressbuch setzen Sie bei Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen einen Haken, vergeben einen passenden Namen, übernehmen die Einstellungen und schließen mit OK.


5.4.2. Ein bestimmter Kontakte-Ordner soll als erstes im Adressbuch stehen

Sie gehen über die Registerkarte Start und in der Gruppe Suchen zum Adressbuch. Hier öffnen Sie über Menü, Extras und Optionen das Fenster Adressierung. Über das Auswahlmenü Beim Öffnen des Adressbuchs diese Adressliste zuerst anzeigen legen Sie den entsprechenden Kontakte-Ordner fest, welcher beim Aufrufen des Adressbuches als erstes angezeigt werden soll bzw. indem als erstes gesucht wird:

Danach schließen Sie das Fenster und das Adressbuch wieder. Wenn Sie jetzt ein neues E-Mail-Formular öffnen und über die Schaltfläche An das Adressbuch öffnen, wird Ihnen das vorher ausgewählte als erster Kontakte-Ordner angezeigt.

5.4.3. Kontaktlisten mit Zusatz „Mobiltelefon“ sollen in der Auswahl nicht angezeigt werden

In der allgemeinen Konfiguration von Adressbüchern über Registerkarte Datei, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen und Registerkarte Adressbücher sehen Sie ein Mobiltelefonadressbuch. Dieses wird von Outlook automatisch angelegt, sobald Sie in Ihren Adressen Mobiltelefonnummern aufgenommen haben. Im Outlook Adressbuch haben Sie die Möglichkeit, Adressbücher zu entfernen.


5.4.4. Einfachere Suche nach Kontakten:

Die Suche im Adressbuch kann nach individuellen Wünschen optimiert werden. Eine Volltextsuche ist im Outlook-Adressbuch nicht möglich.

So werden im Outlook-Adressbuch die Kontakte nach Nachnamen sortiert:

  1. Unter der Registerkarte Datei, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen und Registerkarte Adressbücher finden Sie Ihr Outlook-Adressbuch.
  2. Markieren Sie das Outlook-Adressbuch und klicken Sie auf Ändern. Nun wird Ihnen ein Fenster angezeigt, in dem im unteren Bereich die Optionen Namen ordnen Wie „Speichern unter“ angezeigt wird:
  3. Wählen Sie diese Option, um die Kontakte in der  Adressbuchsuche nach dem Schema Nachname, Vorname anzeigen zu lassen.

So stellen Sie die Reihenfolge der Namenseingabe und Sortierung im Adressbuch ein:

  1. Über die Registerkarte Datei, Optionen und Kontakte gehen Sie im Abschnitt Namen und Ablage zur Namensreihenfolge.
  2. Wählen Sie den Standard für die Namensreihenfolge aus z.B. „Vorn. (Vorn2) Nachn“..
  3. Wählen Sie den Standard für die Ablagereihenfolge aus (es wird empfohlen die Einstellung auf „Nachn.,Vorn.“ zu setzen):

5.5. Verteiler in Outlook anlegen

Werden Mails häufiger an eine bestimmte Gruppe von Adressen gesendet, kann eigens dafür ein Verteiler erstellt werden. Ein Verteiler ist eine Gruppe von Mail-Adressen in einer Liste mit einer gemeinsamen Mail-Adresse. Wenn eine Mail an einen Verteiler gesendet wird, wird sie an jede Person gesendet, deren Adresse im Verteiler enthalten ist. Für den Empfänger wird der Verteilername in der Zeile An der E-Mail angezeigt. Verteiler werden in einem Kontakte-Ordner gespeichert. Wenn Sie im Kontakte-Ordner auf einen Verteiler klicken, werden die Mitglieder des Verteilers im Feld Inhalt angezeigt.

Ein neuer Verteiler wird unter Kontakte/Personen über den Button Neue Kontaktgruppe erstellt. Geben Sie nun den Namen des Verteilers ein. Danach fügen Sie die Kontakte über Kontakte hinzufügen hinzu. Sie können auch nach Adressen suchen, um diese dem Verteiler zuzuordnen. Über die Schaltfläche Speichern wird die neue Kontaktgruppe der Adressliste hinzugefügt.


5.6. Adressbuchverwaltung – ProMail

Auch im ProMail-Postfach steht Ihnen ein Adressbuch zur Verfügung, welches Sie entweder wie oben beschrieben mit dem Webmailclient verwalten können oder mit einem alternativen Programm wie z. B. auf dem PC/Notebook mit Mozilla Thunderbird oder auf dem Smartphone/Tablet mit der herstellereigenen App. Für die Einbindung des Adressbuches nutzen Sie das CardDAV-Protokoll. Die Einbindung in Mozilla Thunderbird wird in Kapitel 2.7 Mozilla Thunderbird - ProMail / ProTeam beschrieben und Informationen zu weiteren Programmen finden Sie im Kapitel 2.8 Weitere E-Mailprogramme.

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