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Standardmäßig werden Registeranmeldungen über das besondere elektronische Notarpostfach (beN) an die zuständigen Amtsgerichte übermittelt. Sollte jedoch die elektronische Einreichung nicht möglich sein, beispielsweise weil der Empfänger nicht erreichbar ist oder die Registeranmeldung zu groß für einen Versand mit beN ist (ben: Nachricht erstellen), besteht immer die Möglichkeit die Registeranmeldung für eine postalische Ersatzeinreichung zu exportieren. Die Registeranmeldung wird dadurch auf der lokalen Rechnerumgebung gespeichert und kann von dort aus auf einen Datenträger übertragen und per Post versendet werden. 

Auch bei der Aktion Für Ersatzeinreichung exportieren wird, wie bei der Versandvorbereitung und dem Versand, eine systemseitige Validierung durchführt, die sicherstellt, dass die Registeranmeldung ausreichend valide ist. 


Eine einzelne Registeranmeldung für eine Ersatzeinreichung exportieren

Diese Aktion kann sowohl aus der Übersicht der Registeranmeldungen, als auch aus ihrem Gesamtüberblick ausgelöst werden. Für eine einzelne Registeranmeldung ist der Ablauf wie folgt:

  1. Wählen Sie für eine Registeranmeldung die Aktion Für Ersatzeinreichung exportieren in der Aktionsleiste. 
  2. Für die Registeranmeldung wird eine systemseitige Validierung durchgeführt. 
  3. Der weitere Verlauf ist abhängig vom Validierungsergebnis: 
    1. Die Registeranmeldung ist valide: Das System zeigt einen Dialog an, wo Sie den Ort angeben wohin die Registeranmeldung exportiert werden soll. Nach dem Export an die angegebene Stelle, setzt das System den Status der Registeranmeldung auf Versendet.
    2. Es wurden Warnungen, jedoch keine Fehler gefunden: Das System zeigt einen Hinweisdialog an, dass Warnungen bestehen. Wenn Sie im Dialog "Fortfahren" wählen, wird der Export, wie unter a. beschrieben, ausgelöst. Wenn Sie "Abbrechen" im Dialog wählen, wird der Vorgang abgebrochen, die Registeranmeldung wird nicht exportiert und verbleibt in ihrem bisherigen Status.
    3. Es wurden auch Fehler gefunden: Das System zeigt Ihnen ein Fenster mit dem Validierungsergebnis an. Es wird textuell beschrieben, an welcher Stelle der Registeranmeldung die Fehler und ggf. auch Warnungen sich befinden. Schließen Sie den Dialog mit "OK". Die Registeranmeldung verbleibt in ihrem bisherigen Status.


Bei systemseitigem Setzen des Status Versendet unterscheidet XNotar-HR nicht zwischen den dafür gewählten Aktionen Versenden oder Für Ersatzeinreichung exportieren. Die Registeranmeldungen erhalten jeweils den Status Versendet.


Wenn Sie sich in der Übersicht der Registeranmeldungen befinden, können Sie auch mehrere Registeranmeldungen gleichzeitig für die Ersatzeinreichung exportieren. Es wird in diesem Fall an dem angegebenen Speicherort für jede Registeranmeldung ein eigener Ordner angelegt.

Da für jede Registeranmeldung eine eigene systemseitige Validierung stattfindet und überall ein anderes Validierungsergebnis auftreten kann, wird auch hier wieder eine Zusammenfassung der Ergebnisse in einem Dialog angezeigt (vgl. Registeranmeldung validieren)


Mehrere Registeranmeldungen für eine Ersatzeinreichung exportieren

  1. Wählen für mehrere Registeranmeldungen die Aktion "Für Ersatzeinreichung exportieren" in der Aktionsleiste. 
  2. Das System zeigt einen Dialog an, wo Sie den Ordner angeben sollen in dem die exportierten Registeranmeldungen gespeichert werden sollen. 
  3. Geben Sie den Dateipfad an und bestätigen Sie mit "OK". 
  4. Das System führt für jede Registeranmeldung die Validierung durch. 
  5. Das System zeigt einen Dialog an, in dem die verschiedenen Ergebnisse angezeigt werden. Es wird unterschieden zwischen: 
    1. Validen Registeranmeldungen, für die eine Ersatzeinreichung möglich ist. Das System exportiert die Registeranmeldungen. Für jede wird ein eigener Ordner angelegt. Der Status der Registeranmeldungen wechselt auf Versendet
    2. Nicht validen Registeranmeldungen.
    3. Registeranmeldungen, die aus anderen Gründen nicht exportiert werden können, zum Beispiel weil sie noch gesperrt sind. 
    Registeranmeldungen, die zu b. oder c. gehören, werden nicht exportiert und bleiben in ihrem bisherigen Status. Die Registeranmeldungen können aus dem Dialog heraus zur Bearbeitung geöffnet werden. 
  6. Klicken Sie "OK". 
  7. Das System aktualisiert in der Übersicht der Registeranmeldungen den Status und die Information, ob die Registeranmeldungen valide sind. 




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