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Das Modul Handelsregister stellt Ihnen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke Vorlagentexte (Textbausteine) zur Verfügung, die Sie bei der Vorbereitung von Registeranmeldungen verwenden können.

Diese anwendungsseitig zur Verfügung gestellten Vorlagentexte können Sie über Grundeinstellungen (Büro) individuell anpassen und für alle Arbeitsplätze des Notarbüros speichern. Hinsichtlich der Anschreiben stehen Ihnen zusätzlich zehn weitere freie Textfelder zur Verfügung, die Sie individuell befüllen können.

Falls diese Standard-Vorlagentexte sowie die Möglichkeit der Anpassung bzw. Erstellung von weiteren Textbausteinen nicht ausreichen bzw. nicht der Praxis des Notarbüros entsprechen, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, eigene Vorlagen für komplette Anschreiben und eigene Beglaubigungsvermerke zu erstellen und diese für die Verwendung im Modul Handelsregister hinzuzufügen.


Vorlagentexte (Textbausteine) für Beglaubigungsvermerke und Anschreiben anpassen und erstellen


Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die systemseitig zur Verfügung gestellten Textbausteine für das Notarbüro erreichen Sie über die Grundeinstellungen (Büro). Dort können Sie

  1. die hinterlegten Textbausteine für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke anpassen (ändern, ergänzen),
  2. für Anschreiben zehn weitere freie Textfelder befüllen und damit weitere Textbausteine komplett individuell anlegen,
  3. und diese anschließend über den entsprechenden Editor "Beglaubigungsvermerk anfügen" oder "Anschreiben erstellen" auf der Karteikarte Dokumente im Modul Handelsregister auswählen und verwenden.

Nachfolgend werden diese Schritte sowohl für Anschreiben als auch für Beglaubigungsvermerke einzeln beschrieben:


Anschreiben

Die Textvorlagen für Anschreiben im Modul Handelsregister erreichen Sie über die Einstellungen in Ihrem Benutzermenü:

  1. Öffnen Sie Ihr Benutzermenü und klicken Sie auf Einstellungen.
  2. Klicken Sie in den Button „Grundeinstellungen“ und dann auf die Karteikarte Handelsregister.
  3. In dieser Ansicht Handelsregister haben Sie die Möglichkeit die systemseitig hinterlegten Vorlagentexte für Anschreiben zu überarbeiten. Standardmäßig werden in den Textfeldern die diversen Textbausteine angezeigt, die systemseitig zur Verfügung gestellt werden. Sie können diese nach den Bedürfnissen für Ihr Notarbüro anpassen. Zusätzlich werden zehn weitere freie Textfelder für individuelle Anschreibentexte zur Verfügung gestellt.
  4. Änderungen an den Textfeldern werden nach Verlassen der Textfelder direkt wirksam.
  5. Nachdem Sie die Einstellung vorgenommen haben, erscheinen die überarbeiteten Textvorlagen bzw. zusätzlich erstellten Textvorlagen im Editor „Anschreiben erstellen“ und können dort ausgewählt werden.


Beglaubigungsvermerke

Die Textvorlagen für Beglaubigungsvermerke erreichen Sie über die Einstellungen in Ihrem Benutzermenü:

  1. Öffnen Sie Ihr Benutzermenü und klicken Sie auf Einstellungen.
  2. Klicken Sie in den Button „Grundeinstellungen“ und dann auf die Karteikarte Dokumente.
  3. In dieser Ansicht Dokumente haben Sie die Möglichkeit die systemseitig hinterlegten Vorlagentexte für Beglaubigungsvermerke zu überarbeiten. Standardmäßig werden in den Textfeldern die diversen Textbausteine angezeigt, die systemseitig zur Verfügung gestellt werden. Sie können diese nach den Bedürfnissen für Ihr Notarbüro anpassen.
  4. Änderungen an den Textfeldern werden nach Verlassen der Textfelder direkt wirksam.
  5. Nachdem Sie die Einstellung vorgenommen haben, erscheinen die überarbeiteten Textvorlagen bzw. zusätzlich erstellten Textvorlagen im Editor "Beglaubigungsvermerk erstellen" und können dort ausgewählt werden.


Bitte beachten Sie, dass bei der Anpassung von Beglaubigungsvermerken in den Grundeinstellungen diese ggf. nicht nur für das betroffene XNotar-Modul geändert werden, sondern auch für andere Module in XNP, die den Dialog zum Anfügen von Beglaubigungsvermerken angebunden haben.



Individuelle Beglaubigungsvermerke und Anschreiben erstellen

Schritt-für-Schritt-Anleitung


Eigene Vorlagen für das Notarbüro können Sie erstellen, indem Sie

  1. erst die Standardvorlage aus dem Dialog, auf den das Modul Handelsregister zugreift, herunterladen,
  2. dann diese unter Berücksichtigung der Platzhalter anpassen
  3. und anschließend im XNP-Datenordner hinterlegen.

Nachfolgend werden diese Schritte sowohl für Anschreiben als auch für Beglaubigungsvermerke einzeln beschrieben: 


Standardvorlage herunterladen

Anschreiben:

Die Standardvorlage für Anschreiben im Modul Handelsregister erreichen Sie über Anschreiben erstellen im Akkordeonsbereich Anschreiben einer Registeranmeldung auf der Karteikarte Dokumente:

  1. Öffnen Sie eine Registeranmeldung im Bearbeitungsmodus und wechseln Sie zur Karteikarte "Dokumente".
  2. Wechseln Sie auf die Karteikarte Dokumente.
  3. Klicken Sie im Dokumenteneintrag des Anschreibens auf die Schaltfläche Anschreiben erstellen.
  4. Das System öffnet den Dialog zum Erstellen eines Anschreibens. 
  5. Klicken Sie unten auf den Schriftzug Vorlage für die Erstellung von individuellen Anschreiben.
  6. Das System leitet Sie in Ihr lokales Dateisystem, in dem Sie den Speicherort für die Vorlage auswählen können. 
  7. Das System speichert die Vorlage am ausgewählten Speicherort.

Beglaubigungsvermerk:


  1. Öffnen Sie eine Registeranmeldung im Bearbeitungsmodus und wechseln Sie zur Karteikarte "Dokumente".
  2. Klicken Sie im Akkordeonsbereich einer hochgeladenen Dokumentdatei auf die Schaltfläche PDF bearbeiten.
  3. Das System öffnet den PDF-Viewer.
  4. Wählen Sie die Aktion Beglaubigungsvermerk erstellen in der Aktionsleiste des PDF-Viewer.
  5. Es öffnet sich der Dialog in dem Sie dem Dokument einen Beglaubigungsvermerk anfügen können.
  6. Klicken Sie in dem Dialog auf den Schriftzug "Vorlage für die Erstellung von individuellen Beglaubigungsvermerken".
  7. Das System leitet Sie in Ihr lokales Dateisystem, in dem Sie den Speicherort für die Vorlage auswählen können.
  8. Das System speichert die Vorlage am ausgewählten Speicherort.



Individuelle Vorlagen erstellen


Anschreiben/Beglaubigungsvermerk:

  1. Öffnen Sie die heruntergeladene Vorlage in einem Textbearbeitungsprogramm. 
  2. Führen Sie nun die Bearbeitung durch.
    Sie können beispielsweise freien Text - beispielsweise auch einen Briefkopf Ihres Notarbüros - ergänzen.
    Sie können auch die Position der Platzhalter, markiert durch {{TEXT}}, beliebig verändern.
  3. Speichern Sie Ihre Änderungen und geben Sie der Datei einen neuen Namen. 
  4. Schließen Sie das Textbearbeitungsprogamm.


Platzhalter

Beachten Sie dabei, dass die Platzhalter nicht gelöscht werden dürfen, andernfalls kann es zu Fehlern kommen. 





Individuelle Vorlagen zum XNP-Datenordner hinzufügen

Individuell erstellte Vorlagen müssen Sie Ihrem Netzwerkspeicher hinzufügen, damit diese zur Verwendung im Modul Handelsregister an allen Arbeitsplätzen zur Verfügung stehen.

XNP-Datenordner finden

Den Netzwerkspeicherort finden Sie wie folgt:

  1. Öffnen Sie Ihre Einstellungen. 
  2. Wählen Sie dort die Auswahl Geräteeinstellungen (PC).
  3. Dort finden Sie den Pfand zum von Ihnen festgelegten, gemeinsam genutzten Netzwerkspeicher.



Vorlage zum Netzwerkspeicher hinzufügen

  1. Öffnen Sie den XNP-Datenordner in Ihrem lokalen Dateisystem.
  2. Öffnen Sie den im XNP-Datenordner befindlichen Ordner Ihrer Amtstätigkeit.
  3. Um eine Anschreiben-Vorlage hinzuzufügen, folgen Sie dem Pfad Registeranmeldungen → Vorlagen → Anschreiben 
    Um eine Beglaubigungsvermerk-Vorlage hinzuzufügen, folgen Sie dem Pfad Dokumente → Vorlagen → Beglaubigungsvermerk
  4. Speichern Sie Ihre Vorlage im jeweiligen Ordner.
  5. Die Vorlage steht Ihnen nun im Modul Handelsregister zur Verfügung.



Individuelle Vorlage verwenden


Anschreiben

  1. Öffnen Sie eine Registeranmeldungim Bearbeitungsmodus und wechseln Sie auf die Karteikarte Dokumente.
  2. Klicken Sie im Dokumenteneintrag für das Anschreiben auf die Schaltfläche Anschreiben erstellen.
  3. Das System öffnet den Dialog Anschreiben erstellen
  4. Wählen Sie in dem Auswahlfeld Vorlage auswählen die Vorlage, die Sie zuvor hinterlegt haben.
  5. Fügen Sie ggf. noch weitere Textbausteine aus der Auswahl Textvorlage zu Anschreibentext hinzufügen hinzu.
  6. Klicken Sie auf Anfügen
  7. Das System generiert das Anschreiben und fügt es der Registeranmeldung hinzu.



Beglaubigungsvermerk

  1. Öffnen Sie eine Registeranmeldung im Bearbeitungsmodus und wechseln Sie zur Karteikarte Dokumente.
  2. Klicken Sie im Akkordeonsbereich einer hochgeladenen Dokumentdatei auf die Schaltfläche PDF bearbeiten.
  3. Das System öffnet den PDF-Viewer.
  4. Wählen Sie die Aktion Vermerk erstellen → Beglaubigungsvermerk erstellen in der Aktionsleiste des PDF-Viewers.
  5. Es öffnet sich der Dialog in dem Sie dem Dokument einen Beglaubigungsvermerk anfügen können.
  6. Wählen Sie in dem Auswahlfeld Vorlage auswählen die Vorlage, die Sie zuvor hinterlegt haben. 
  7. Klicken Sie auf Anfügen
  8. Das System fügt Ihren eigenen Beglaubigungsvermerk an das Dokument an.