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Das Modul Handelsregister stellt Ihnen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke Vorlagentexte zur Verfügung, die Sie bei der Vorbereitung von Registeranmeldungen auswählen können. Die anwendungsseitig für Beglaubigungsvermerke angebotenen Vorlagentexte können Sie über Grundeinstellungen (Büro) individuell anpassen und für alle Arbeitsplätze des Notarbüros speichern.


Falls die Standardvorlagetexte für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke nicht ausreichen bzw. nicht der Praxis des Notarbüros entsprechen, haben Sie die Möglichkeit eigene Vorlagen zu erstellen und diese für die Verwendung im Modul Handelsregister hinzuzufügen.


Schritt-für-Schritt-Anleitung


Eigene Vorlagen für das Notarbüro können Sie erstellen, indem Sie

  1. erst die Standardvorlage aus dem Dialog, auf den das Modul Handelsregister zugreift, herunterladen,
  2. dann diese unter Berücksichtigung der Platzhalter anpassen
  3. und anschließend im XNP-Datenordner hinterlegen.

Nachfolgend werden diese Schritte sowohl für Anschreiben als auch für Beglaubigungsvermerke einzeln beschrieben: 


Standardvorlage herunterladen

Anschreiben:

Die Standardvorlage für Anschreiben im Modul Handelsregister erreichen Sie über Anschreiben erstellen im Akkordeonsbereich Anschreiben einer Registeranmeldung auf der Karteikarte Dokumente:

  1. Öffnen Sie eine Registeranmeldung im Bearbeitungsmodus und wechseln Sie zur Karteikarte "Dokumente".
  2. Wechseln Sie auf die Karteikarte Dokumente.
  3. Klicken Sie im Dokumenteneintrag des Anschreibens auf die Schaltfläche Anschreiben erstellen.
  4. Das System öffnet den Dialog zum Erstellen eines Anschreibens. 
  5. Klicken Sie unten auf den Schriftzug Vorlage für die Erstellung von individuellen Anschreiben.
  6. Das System leitet Sie in Ihr lokales Dateisystem, in dem Sie den Speicherort für die Vorlage auswählen können. 
  7. Das System speichert die Vorlage am ausgewählten Speicherort.

Beglaubigungsvermerk:


  1. Öffnen Sie eine Registeranmeldung im Bearbeitungsmodus und wechseln Sie zur Karteikarte "Dokumente".
  2. Klicken Sie im Akkordeonsbereich einer hochgeladenen Dokumentdatei auf die Schaltfläche PDF bearbeiten.
  3. Das System öffnet den PDF-Viewer.
  4. Wählen Sie die Aktion Beglaubigungsvermerk erstellen in der Aktionsleiste des PDF-Viewer.
  5. Es öffnet sich der Dialog in dem Sie dem Dokument einen Beglaubigungsvermerk anfügen können.
  6. Klicken Sie in dem Dialog auf den Schriftzug "Vorlage für die Erstellung von individuellen Beglaubigungsvermerken".
  7. Das System leitet Sie in Ihr lokales Dateisystem, in dem Sie den Speicherort für die Vorlage auswählen können.
  8. Das System speichert die Vorlage am ausgewählten Speicherort.



Individuelle Vorlagen erstellen


Anschreiben/Beglaubigungsvermerk:

  1. Öffnen Sie die heruntergeladene Vorlage in einem Textbearbeitungsprogramm. 
  2. Führen Sie nun die Bearbeitung durch.
    Sie können beispielsweise freien Text - beispielsweise auch einen Briefkopf Ihres Notarbüros - ergänzen.
    Sie können auch die Position der Platzhalter, markiert durch {{TEXT}}, verändern.
  3. Speichern Sie Ihre Änderungen und geben Sie der Datei einen neuen Namen. 
  4. Schließen Sie das Textbearbeitungsprogamm.


Platzhalter

Beachten Sie dabei, dass die Platzhalter nicht gelöscht werden dürfen, andernfalls kann es zu Fehlern kommen. 



Individuelle Vorlagen zum XNP-Datenordner hinzufügen

Individuell erstellte Vorlagen müssen Sie Ihrem Netzwerkspeicher hinzufügen, damit diese zur Verwendung im Modul Handelsregister an allen Arbeitsplätzen zur Verfügung stehen.

XNP-Datenordner finden

Den Netzwerkspeicherort finden Sie wie folgt:

  1. Öffnen Sie Ihre Einstellungen. 
  2. Wählen Sie dort die Auswahl Geräteeinstellungen (PC).
  3. Dort finden Sie den Pfand zum von Ihnen festgelegten, gemeinsam genutzten Netzwerkspeicher.



Vorlage zum Netzwerkspeicher hinzufügen

  1. Öffnen Sie den XNP-Datenordner in Ihrem lokalen Dateisystem.
  2. Öffnen Sie den im XNP-Datenordner befindlichen Ordner Ihrer Amtstätigkeit.
  3. Um eine Anschreiben-Vorlage hinzuzufügen, folgen Sie dem Pfad Registeranmeldungen → Vorlagen → Anschreiben 
    Um eine Beglaubigungsvermerk-Vorlage hinzuzufügen, folgen Sie dem Pfad Dokumente → Vorlagen → Beglaubigungsvermerk
  4. Speichern Sie Ihre Vorlage im jeweiligen Ordner.
  5. Die Vorlage steht Ihnen nun im Modul Handelsregister zur Verfügung.



Individuelle Vorlage verwenden


Anschreiben

  1. Öffnen Sie eine Registeranmeldungim Bearbeitungsmodus und wechseln Sie auf die Karteikarte Dokumente.
  2. Klicken Sie im Dokumenteneintrag für das Anschreiben auf die Schaltfläche Anschreiben erstellen.
  3. Das System öffnet den Dialog Anschreiben erstellen
  4. Wählen Sie in dem Auswahlfeld Vorlage auswählen die Vorlage, die Sie zuvor hinterlegt haben.
  5. Fügen Sie ggf. noch weitere Textbausteine aus der Auswahl Textvorlage zu Anschreibentext hinzufügen hinzu.
  6. Klicken Sie auf Anfügen
  7. Das System generiert das Anschreiben und fügt es der Registeranmeldung hinzu.



Beglaubigungsvermerk

  1. Öffnen Sie eine Registeranmeldung im Bearbeitungsmodus und wechseln Sie zur Karteikarte Dokumente.
  2. Klicken Sie im Akkordeonsbereich einer hochgeladenen Dokumentdatei auf die Schaltfläche PDF bearbeiten.
  3. Das System öffnet den PDF-Viewer.
  4. Wählen Sie die Aktion Vermerk erstellen → Beglaubigungsvermerk erstellen in der Aktionsleiste des PDF-Viewers.
  5. Es öffnet sich der Dialog in dem Sie dem Dokument einen Beglaubigungsvermerk anfügen können.
  6. Wählen Sie in dem Auswahlfeld Vorlage auswählen die Vorlage, die Sie zuvor hinterlegt haben. 
  7. Klicken Sie auf Anfügen
  8. Das System fügt Ihren eigenen Beglaubigungsvermerk an das Dokument an.