Page tree


You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 109 Next »

Im Folgenden finden Sie vorbereitende Informationen zu Ihrem beN-Postfach in Form von FAQs.


 Wie erreiche ich den beN-Support?

Den beN-Support erreichen Sie unter beN@bnotk.de

 Wer benötigt ein beN-Postfach?

Gemäß § 78n BNotO richtet die Bundesnotarkammer zum 1. Januar 2018 für jeden Notar und Notariatsverwalter ein besonderes elektronisches Notarpostfach (beN) ein.
Maßgeblich für die Einrichtung eines beN-Postfachs ist die im Notarverzeichnis eingetragene Amtstätigkeit. Bei gleichzeitiger Ausübung mehrere Amtstätigkeiten, beispielsweise wenn ein Notar neben seiner eigenen Amtstätigkeit zum Notariatsverwalter für einen anderen, aus dem Amt ausgeschiedenen Notar, bestellt wird, wird je Amtstätigkeit ein besonderes elektronisches Notarpostfach vergeben.

 Was muss ich bei mehreren aktiven Amtstätigkeiten beachten?

beN-Postfächer werden gemäß § 78n BNotO für die jeweilige Amtstätigkeit separat bereitgestellt. Sofern Sie demnach mit weiteren Amtstätigkeiten am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen, werden hierfür eigene beN-Postfächer eingerichtet und geführt. Daher wählen Sie nach der Anmeldung an der beN-Anwendung zunächst die Amtstätigkeit aus, für die Sie tätig werden möchten. Anschließend wiederholen Sie die Schritte zur Aktivierung Ihres beN-Postfachs für jede Ihrer Amtstätigkeit.

 Was muss ich als Anwaltsnotar beachten?

Anwaltsnotare nutzen in der Regel neben dem beN-Postfach für die notarielle Kommunikation auch das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA), das ihnen von der Bundesrechtsanwaltskammer für die anwaltliche Kommunikation zur Verfügung gestellt wird.

Weitere Informationen zum beA-Postfach erhalten Sie unter http://bea.brak.de

 Was muss ich als Notariatsabwickler beachten?

Notariatsabwickler werden nach den Absprachen mit der Landesjustizverwaltung Baden-Württemberg sowie der Notarkammer Baden-Württemberg kein separates beN-Postfach für ihre Amtstätigkeit erhalten. Notariatsabwickler, die zugleich Notare sind, können für die (aktive) Kommunikation ihr beN-Postfach nutzen, welches sie für ihre Amtstätigkeit als Notar aktiviert haben.

 Was muss ich als Nutzer des "Governikus Communicator Justiz Edition" beachten?
Zum Versand und Erhalt von beN-Nachrichten müssen Sie eine beN-befähigte Anwendung, wie beispielsweise XNotar 3.8 verwenden. Die Verwendung des Governikus Communicators zum Zugriff auf Ihr beN-Postfach ist nicht möglich. Zur Einbindung Ihres beN-Postfachs in eine beN-befähigte Notariatssoftware befolgen Sie bitte die Schritte unter Einbindung des Postfachs in XNotar oder eine Notariatssoftware.
 Was muss ich als Nutzer von "RA-MICRO" beachten?
Mit der Version 2019 wird RA-MICRO beN-fähig. Bitte beachten Sie, dass es seitens RA-MICRO eine ausdrückliche Freigabe für die Aktivierung Ihres beN-Postfachs geben wird. Bitte nehmen Sie bis zur Auslieferung der beN-befähigten Version der Anwendung und der ausdrücklichen Freigabe durch RA-MICRO die Aktivierung Ihres beN-Postfachs noch nicht vor.

 Kann ich mein EGVP-Postfach weiter nutzen?

Nein, die bisherigen EGVP-Postfächer werden durch die beN-Postfächer abgelöst.

 Woher bekomme ich die beN-Anwendung?

Sie können die beN-Anwendung im Webshop der NotarNet GmbH unter https://shop.notarnet.de herunterladen.
Zum Download der Installationsdatei müssen Sie sich anmelden. Bitte vergewissern Sie sich, dass Ihnen Ihre Zugangsdaten für den NotarNet Webshop vorliegen. Falls Sie dort noch nicht registriert sind oder Ihre Zugangsdaten vergessen haben, registrieren Sie sich bitte im Onlineshop oder erneuern Sie dort Ihr Passwort.

Wichtig: Das Shopsystem fragt standardmäßig eine Rechnungsadresse ab. Sie werden jedoch keine Rechnung für die Nutzung der beN-Anwendung erhalten.

 Welche Systemanforderungen stellt die beN-Anwendung?

CPU

1 GHz oder schneller, 64-Bit (x64)-Prozessor, Dual-Core oder besser

Hinweis

Für die Installation der beN-Anwendung empfiehlt die Bundesnotarkammer grundsätzlich einen modernen Arbeitsplatz-PC mit einer 64-Bit Betriebssystemvariante.
Zur Unterstützung der Aktivierung auch auf älteren Arbeitsplätzen stellt die Bundesnotarkammer zusätzlich einmalig auch eine so genannte 32-Bit Version der beN-Anwendung zur Verfügung, die jedoch keine Updates erhalten wird. Laden Sie die 32-Bit-Version bitte nur herunter, wenn Sie keine 64-Bit-Betriebssystemvariante nutzen.

RAMmindestens 4 GB
Freier Festplattenplatzmindestens 1 GB
BetriebssystemWindows Versionen 7 und höher
ChipkartenlesegerätSicherheitsklasse 3, ausgestattet mit PIN-Pad und eigenem Display, vgl. Seite der Zertifizierungsstelle
 Was muss ich beachten, wenn ich einen Proxyserver verwende?

Verwenden Sie einen Proxy, so ist es ggf. notwendig, bestimmte Server von der Behandlung durch den Proxy auszunehmen, damit die Verbindung vom Arbeitsplatz über das gesicherte Notarnetz (via Registerbox oder Notarnetz-Box) erfolgt.

Sollte dies notwendig sein, tragen Sie bitte folgende Systeme der BNotK zusätzlich in die Liste der System-Proxy-Ausnahmen ein (unter: Systemsteuerung → Netzwerk und Internet → Internetoptionen):

  • secure.bnotk.de,
  • xna.bnotk.de,
  • kms.bnotk.de,
  • xtaws.bnotk.de,
  • vas.bnotk.de.

Alternativ können die

 Wie kann ich überprüfen, ob ich ein 64-Bit-System verwende?

Drücken Sie gleichzeitig die Windows-Taste und die Pause-Taste, um in das Systemmenü zu gelangen oder alternativ:

Unter Windows 7:

  1. Klicken Sie auf das Windows-Symbol in der Startleiste
  2. Öffnen Sie aus dem Start-Menü die Systemsteuerung
  3. Folgen Sie dem Link "System und Sicherheit" und dort dann "System"
  4. Verifizieren Sie, dass Im Abschnitt "System" unter "Systemtyp" "64-Bit-Betriebssystem" vermerkt ist


Unter Windows 10:

  1. Klicken Sie auf das Windows-Symbol (Start) in der Startleiste
  2. Folgen Sie den Links "Einstellungen", "System" und dort dann "Info"
  3. Verifizieren Sie im Abschnitt "Info" unter "Systemtyp" "64-Bit-Betriebssystem" vermerkt ist


 Welche Informationen und Dateien müssen mir für die Aktivierung des beN-Postfachs vorliegen?

Die Bundesnotarkammer hat zur Vorbereitung der Aktivierung eine Checkliste erstellt, welche Sie vor der Durchführung der Aktivierung Ihres beN-Postfachs nach Möglichkeit bitte durcharbeiten sollten.

 Welche Signaturkarte benötige ich für die Aktivierung meines beN-Postfachs?

Sie benötigen eine gültige Signaturkarte mit Ihrem Notarattribut. Diese können Sie über die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer beziehen.

Falls Sie eine Signaturkarte nutzen, die nicht von der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer ausgegeben wurde, wenden Sie sich bitte an den Support der Bundesnotarkammer, damit das entsprechende Authentifizierungszertifikat Ihrer Amtstätigkeit zugeordnet wird.

 Welche PIN muss ich für die Anmeldung an der beN-Anwendung mit der Signaturkarte nutzen?

Zur Karten-basierten Anmeldung an der beN-Anwendung, die bspw. für die Aktivierung Ihres beN-Postfachs notwendig ist, benötigen Sie die PIN2 (Authentifizierungs-PIN, PIN des fortgeschrittenen Zertifikats). Unter Umständen sind beide PINs identisch.

Sofern Sie bei der Aktivierung Ihrer Signaturkarte die PIN2 nicht gesetzt bzw. aktualisiert haben, finden Sie die PIN2 auf dem zugehörigen PIN-Brief der Zertifizierungsstelle, der Ihnen im Rahmen der Bestellung Ihrer Signaturkarte übersandt worden ist (dort auch „Initial-PIN“ genannt).

Weitere Informationen zur Freischaltung Ihrer Signaturkarte finden Sie auf der Seite der Zertifizierungsstelle. XNotar-Kunden finden weitere Informationen zur Freischaltung hier.

 Wie kann ich die Systemzeit meines Rechners aktualisieren?
Für die automatische Zeitsynchronisierung klicken Sie bitte auf Start - Ausführen und geben dann „cmd” ein und bestätigen Sie mit Enter. In der sich öffnenden Eingabeaufforderung geben Sie bitte „w32tm /resync” ein und bestätigen Sie mit Enter (ggf. sind hierfür Administratorenrechte notwendig).

Alternativ können Sie die Uhrzeit auch manuell über die Startleiste unten rechts am Bildschirm anpassen. Achten Sie bitte darauf, die Systemzeit Ihres PCs möglichst genau an die aktuelle Standard-Atomzeit (vgl. https://uhr.ptb.de) anzupassen. Die Abweichung darf nicht mehr als 20 Sekunden betragen.

 Woher beziehe ich das Postfachzertifikat für die Aktivierung meines beN-Postfachs?

Im Rahmen der Aktivierung Ihres beN-Postfachs wird Ihnen - sofern Sie Ihr beN-Postfach durch Anlage eines entsprechenden Zertifikats im Stammdatenverzechnis der BNotK eingerichtet haben (vgl. Kammerrundschreiben vom 19.02.2018 ) - angeboten, dieses Zertifikat beizubehalten und zu importieren. Informationen dazu finden Sie hier: http://www.xnotar.de/elrv/software/BeschreibungSDVbeNVorbereitung.pdf.

Sofern Sie XNotar nutzen, finden Sie Ihr Postfachzertifikat im so genannten ElRv-Datenordner. Hier navigieren Sie zum Unterverzeichnis "<Notarname>\OSCI\<SAFE-ID des Postfachs>\Zertifikate" bspw. also "C:\ElRv-Daten\Mustermann\DE.BEN_PROD.4711...\Zertifikate". Das benötigte Postfachzertifikat trägt als Dateinamen die SAFE-ID Ihres Postfachs und die Dateiendung ".p12", bspw. also "DE.BEN_PROD.4711[...].p12"; siehe auch XNotar-Administrationshandbuch.

Sollten Sie nicht über Ihr Postfachzertifikat bzw. die dazugehörige PIN verfügen, so können Sie im Rahmen der Aktivierung Ihres beN-Postfachs ein neues Postfachzertifikat erzeugen. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall vor der Erstellung des Postfachzertifikats nochmals Ihre Nachrichten in XNotar bzw. Ihrer Notariatssoftware aus dem bestehenden Postfach abrufen. Das im Rahmen der Aktivierung neu erstellte Postfachzertifikat muss anschließend in XNotar oder die Notariatssoftware importiert werden.

 Was sind die ersten Schritte nach der Installation der beN-Anwendung?
 Ändert sich meine Postfachadresse/Postfach-ID durch die Aktivierung meines beN-Postfachs?

Für Notare bzw. Notariatsverwalter, die bereits ein Postfach in der SAFE-Domäne der Bundesnotarkammer besitzen, ändert sich die ID ihres Postfaches (DE.BEN_PROD.abc…) mit der Aktivierung ihres beN-Postfachs nicht.

 Wie verwende ich beN im notariellen Alltag?

Das beN-Postfach ist in XNotar 3 ebenso integriert, wie es die EGVP-Postfächer waren. Der Umgang mit den neuen beN-Postfächern wird in XNotar 3 für Sie wie gewohnt möglich sein. Es ist jedoch notwendig vor der Aktivierung Ihres beN-Postfachs, ein Update auf die Version XNotar 3.8 (oder höher) vorzunehmen.

Zum Hintergrund der Einführung des beN-Postfachs: Das beN ist der Nachfolger des bislang für die elektronische Kommunikation mit Gerichten genutzten EGVP-Postfachs und stellt einen „sicheren Übermittlungsweg“ für das Einreichen elektronischer Dokumente bei Gerichten dar (§ 130a Absatz 4 Nr. 2 ZPO in der ab 1. Januar 2018 geltenden Fassung). Das beN-Postfach kann in bestimmten Fällen zum schriftformersetzenden Versand von Dokumenten verwendet werden, ohne dass es dabei einer qualifizierten elektronischen Signatur der Notarin oder des Notars bedarf. Voraussetzung dafür ist, dass sich die Notarin oder der Notar persönlich mit ihrer bzw. seiner Signaturkarte am beN-Postfach anmeldet und die Nachricht selbst versendet. In den gängigen notariellen Verfahren, insbesondere in Handelsregister- und Grundbuchsachen, ändert sich aber nichts: Es bleibt wie bisher dabei, dass Dokumente elektronisch in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden müssen, also mit qualifizierter elektronische Signatur der Notarin oder des Notars.

Ferner können Gerichte zukünftig Notarinnen und Notaren über das beN-Postfach Dokumente gegen elektronisches Empfangsbekenntnis zustellen (§ 174 Abs. 4 ZPO in der ab 1. Januar 2018 geltenden Fassung). Die beN-Anwendung enthält eine Funktion zur Rücksendung des Empfangsbekenntnisses in strukturierter maschinenlesbarer Form. In absehbarer Zukunft ist aber noch nicht damit zu rechnen, dass die Gerichte in notariellen Verfahren elektronische Empfangsbekenntnisse anfordern werden.

Beachten Sie bitte, dass sowohl die Nutzung des sicheren Übermittlungsweges als auch die Ausstellung von elektronischen Empfangsbekenntnissen nicht aus XNotar 3.8 heraus sondern lediglich mittels der beN-Anwendung möglich ist.

Für die Nutzung Ihres beN-Postfachs in einer anderen Notariatssoftware als XNotar wenden Sie sich bitte an den Hersteller der Notariatssoftware.

 Kann ich mein beN-Postfach in meine bestehende Notariatssoftware einbinden?

Ja, das beN-Postfach kann grundsätzlich in Notariatssoftware integriert werden. Wenden Sie sich bitte an den Hersteller der Notariatssoftware, um Informationen zum Stand der Unterstützung und ggf. eine Anleitung zur Integration zu erhalten.

 Was muss ich beim Betrieb der beN-Anwendung bzgl. Viren- bzw. Schadsoftwarescannern beachten?

Erfahrungsgemäß kann nicht ausgeschlossen werden, dass Viren- bzw. Schadsoftwarescanner die beN-Anwendung oder Teile davon fälschlicherweise als Schadsoftware erkennen. Oftmals handelt es sich hierbei um so genannte False-Positives, also Fehlmeldungen. Entsprechende Meldungen beziehen sich in der Regel auf folgende Programmbestandteile:

  1. Installationsdatei, bspw. beN-2.0.1-setup-win64.exe (i.d.R. im Downloadverzeichnis Ihres Browsers)
  2. Programmdatei ben.exe im Installationsverzeichnis (i.d.R. C:\Programme\Bundesnotarkammer\beN)
  3. Programmbestandteile im Arbeitsverzeichnis (so genanntes LSP-Verzeichnis) des jeweiligen Benutzers (bspw. c:\Benutzer\Ben.Mustermann\.lsp), das beim ersten Programmstart der beN-Anwendung angelegt wird.

Bei Zweifeln sollten Sie sich an Ihren Systembetreuer oder den beN-Support der BNotK wenden. Die oben genannten Bestandteile können dann sofern notwendig als Ausnahmen in ihrem Virenscanner hinterlegt werden.

Bitte beachten Sie weiterhin, dass Virenscanner existieren, welche Arbeitsdateien in den gescannten Verzeichnissen ablegen. Dies kann im Falle des oben unter (3) genannten Arbeitsverzeichnisses zu Problemen führen, da die beN-Anwendung die Integrität der dort hinterlegten Anwendungsteile verifiziert und Abweichungen bzw. Verletzungen (hier auch durch hinzugefügte Dateien) Fehlerzustände in der beN-Anwendung hervorrufen können. Bitte beachten Sie hierzu auch die Hinweise unter Häufige Fehlermeldungen.

 Können meine Mitarbeiter mein beN-Postfach nutzen?

Ja, Sie können Ihre Mitarbeiter für den Zugriff auf Ihr beN-Postfach berechtigen und Ihr beN-Postfach auch auf den Arbeitsplätzen Ihrer Mitarbeiter einrichten. Eine ausführliche Erklärung finden Sie hier unter Nutzung eines Postfachs auf mehreren Arbeitsplätzen.