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Karteikarte Dokumente


Das System listet auf der Karteikarte Dokumente pro ausgewähltem Anmeldefall die gewöhnlich erforderlichen Dokumentarten auf. Diese werden als Checkliste automatisch angezeigt.

Ist die Anzeige der Checkliste nicht gewünscht, kann diese durch den Anwender auch eingeklappt werden.








Datei hochladen


Nachfolgend wird die Erfassung eines einzelnen Dokuments durch Hochladen einer PDF- bzw. TIFF-Datei beschrieben:

  1. Klicken Sie in dem Auswahlelement "Dokument hinzufügen" auf Dokument.
  2. Das System öffnet einen Dialog, in dem eine PDF- oder TIFF-Datei hochgeladen werden kann (in der weiteren Beschreibung wird diese PDF bzw. TIFF auch als "Dokumentendatei" bezeichnet).
  3. Klicken Sie auf "Datei auswählen"
  4. Das System öffnet einen Dateiauswahldialog.
  5. Wählen Sie die PDF- oder TIFF-Datei, die hochgeladen werden soll und übernehmen Sie sie.
  6. Passen Sie bei Bedarf die Informationen zur Dokumentendatei in diesem Dialog an. Systemseitig wird automatisch der Name der Dokumentendatei als Dokumententitel gesetzt.
  7. Sie haben nach Hochladen der Dokumentendatei die Möglichkeit folgende Kriterien für die Weiterverwendung festzulegen:
    1. Falls die Datei bereits einen Beglaubigungsvermerk enthält, so aktivieren Sie die Checkbox "Dokument enthält bereits einen Beglaubigungsvermerk".
    2. Wenn Sie unmittelbar im Anschluss systemseitig einen Beglaubigungsvermerk anfügen wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Nach dem Speichern soll direkt ein Beglaubigungsvermerk angefügt werden."
      Bei systemseitigen Anfügen eines Beglaubigungsvermerks wird auch dies als Information in den Dateiauswahldialog "nachgetragen". Die Information wird später bei der Validierung der Registeranmeldung berücksichtigt.
    3. Wenn Sie hochgeladene PDF-Dateien, die nicht PDF/A-1b-konform sind, in das Dateiformat PDF/A-1b konvertieren wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Das Dokument soll nach PDF/A 1b konvertiert werden".
      Bitte beachten Sie hierzu auch die ergänzenden Informationen im unten stehenden Hinweisfeld.
  8. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Speichern". 
  9. Folgende Variante sind nun möglich:
    1. Haben Sie sich dafür entschieden nicht unmittelbar einen Beglaubigungsvermerk anzufügen: Das System schließt den Dialog und überträgt die erfassten Informationen auf die Seite. Das Dokument wurde nun in der Registeranmeldung gespeichert.
    2. Haben Sie sich dafür entschieden unmittelbar einen Beglaubigungsvermerk anzufügen: Das System öffnet nach Speichern den Dialog zur Auswahl eines Beglaubigungsvermerks (Beglaubigungsvermerk erstellen). Dort können Sie einen Beglaubigungsvermerk auswählen und anfügen. Mit Anfügen bestätigen Sie die Auswahl. Das System schließt den Dialog und überträgt die erfassten Informationen auf die Seite. Das Dokument und der Beglaubigungsvermerk wurden nun in der Registeranmeldung gespeichert.
    3. Haben Sie sich dafür entschieden das Format der hochgeladenen Datei in PDF/A-1b zu konvertieren: Mit Speichern erfolgt die Konvertierung. Achtung: Bei signierten Dateien wird im Rahmen der Konvertierung die Signatur entfernt.
    4. Für alle Varianten gilt: Es werden die Optionen "Bearbeiten", "PDF bearbeiten" und "Entfernen" ergänzt bzw. freigeschaltet. Hiermit können Sie nachträglich sowohl die Metadaten des Dokuments (Bearbeiten) oder das Dokument an sich (PDF bearbeiten) nachträglich ändern/ergänzen.


Konvertierung in das PDF/A-1b-Format

Im Bereich des Dialogs zum Hochladen einer Datei können Sie entscheiden, ob Sie

  • das Ursprungsformat beibehalten wollen (in diesem Fall muss im Dialog keine Aktion angestoßen werden)
  • das Ursprungsformat in das Format PDF/A-1b konvertieren möchten (in diesem Fall muss im Dialog die Checkbox "Das Dokument soll nach PDF/A-1b konvertiert werden" aktiviert werden).

Hierbei gilt:

für PDF-Dateien: Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in PDF/A-1b so behält die Datei ihr Ursprungs-PDF-Format über die gesamte Weiterbearbeitung, also auch bei Anfügen eines Beglaubigungsvermerks und/oder bearbeiten des Dokuments im PDF-Viewer (Seiten löschen, einfügen etc.).

für TIF-Dateien: Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in PDF/A-1b so behält die Datei ihr Ursprungs-TIFF-Format, aber nur solange Sie diese nicht bearbeiten. Hochgeladene TIFF-Dateien werden bei Anfügen eines Beglaubigungsvermerks und/oder bearbeiten des Dokuments im PDF-Viewer (Seiten löschen, einfügen etc.) weiterhin systemseitig in das PDF/A-1b konvertiert.
TIF-Dateien, die Sie nicht durch Anfügen eines Vermerks oder andere Aktionen bearbeiten, oder signierte TIFF-Dateien, die Sie nicht verändern, behalten das Ursprungsformat.

Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in das PDF/A-1b-Format, werden Sie auch bei Einstieg in die Signaturmappe nochmal darauf hingewiesen, dass das Format nicht PDF/A-1b-konform ist, können aber auch dort erneut das Konvertieren überspringen.

Hinweis: Im Rahmen der Nutzung von XNotar und im Elektronischen Rechtsverkehr gibt es derzeit keine Anwendungsfälle, die ein Konvertieren von PDF-Dokumenten in PDF/A-1b zwingend erfordern. Es obliegt daher Ihrem eigenen Ermessen, zu konvertieren oder nicht.








Dokumentart und Angaben zur Validierung bestimmen


  1. Nach Hochladen der Dokumentdatei über den Dateiauswahldialog und entsprechendem Speichern - mit oder ohne Anfügen eines Beglaubigungsvermerks - wird das Dokument mit den entsprechenden Dokumenteigentschaften auf der Karteikarte angezeigt.
  2. Solange keine Dokumentart ausgewählt ist, wird der Dokumentbereich mit dem Dateinamen betitelt. Sobald eine oder mehrere Dokumentarten gewählt sind, werden diese nach dem Dateinamen ergänzt.
  3. Eine im hochgeladenen Dokument etwa vorhandene Signatur erkennt die Anwendung selbständig. Das System überprüft bei Übernahme, ob in dem gleichen Ordner, in dem sich die Datei auf Ihrem Rechner befindet, eine gleichnamige Signaturdatei vorhanden ist. Falls ja, wird diese automatisch mitgeladen. Das System zeigt auf der Karteikarte im Bereich Signatur dann einen entsprechenden Hinweis "Signatur vorhanden" an.
  4. Der Anwender bestimmt nach Hochladen der Dokumentdatei die Dokumentart/en und Validierungsvorgaben (Beglaubigungsvermerk notwendig/nicht notwendig, Signatur notwendig/nicht notwendig):
    1. Wählen Sie aus den Vorgaben innerhalb des Dokumentbereichs die Dokumentarten durch Auswahl über die Checkbox aus.
    2. Wählen Sie, ob das Erfordernis eines Beglaubigungsvermerks/einer Signatur durch Auswahl über die Checkbox aus. Diese Vorgaben sind jeweils für die Validierung maßgeblich.
  5. Ein erneutes Bearbeiten der Dokumenteigenschaften ist mit Klick auf den Button "Bearbeiten" möglich.
  6. Ein Bearbeiten des Dokuments ist mit Klick auf den Button "PDF bearbeiten" möglich.





Damit XNotar-HR die zu einer Dokumentendatei gehörende Signaturdatei automatisch mit hochladen kann, müssen Dokument und Signatur im gleichen Dateiverzeichnis auf dem Rechner gespeichert sein. Außerdem müssen die Dateien die gleiche Bezeichnung haben. Wenn das Dokument beispielsweise "Dokument.pdf" heißt, muss die Signaturdatei "Dokument.pdf.pkcs7" heißen.






Wenn Sie nicht unmittelbar im Anschluss zum Hochladen der Datei, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt einen Beglaubigungsvermerk zu einem Dokument in XNotar-HR hinzufügen möchten, dann erfolgt dies über die Funktion "PDF bearbeiten". Das Dokument wird dann im PDF-Viewer geöffnet, wo Ihnen immer eine Funktion für das Anfügen eines Beglaubigungsvermerks zur Verfügung steht.

Da der PDF-Viewer und die Erstellung eines Beglaubigungsvermerks modulübergreifende Funktionalitäten sind, werden diese einheitlich in den Kapiteln Modul Dokumente bzw Beglaubigungsvermerk erstellen beschrieben.


Dokument hinzufügen: Anschreiben

Für den Dokumententyp "Anschreiben" haben Sie zwei Möglichkeiten: 

  1. Klicken Sie in dem Auswahlelement "Dokument hinzufügen" auf Anschreiben.
  2. Es wird ein weiterer Bereich auf der Karteikarte Dokumente ergänzt, der es ermöglicht
    1. über Klick auf den Button "Neu" eine Dokumentdatei hochzuladen, wie oben beschrieben.
    2. über Klick auf den Button "Anschreiben erstellen" ein Anschreiben über die Anwendung zu generieren:
      1. Klicken Sie auf "Anschreiben erstellen".
      2. Das System öffnet einen Dialog. Auf der rechten Seite sehen Sie eine (nicht editierbare) Vorschau des generierten Anschreibens.
      3. Wählen Sie unter "Vorlage auswählen" die Vorlage aus, die für das Anschreiben verwendet werden soll. Ohne andere Angaben wird automatisch die "Standardvorlage" verwendet.
      4. Sie können in dem Textfeld "Anschreiben editieren" den Anschreibentext selbst verfassen und/oder Textbausteine über die Auswahlliste "Textvorlage auswählen" zur Hilfe nehmen. Immer wenn Sie einen Textbaustein wählen, wird dieser unter dem bisherigen Text im Textfeld angefügt.
      5. Das System aktualisiert regelmäßig die Vorschau des Anschreibens.
      6. Speichern Sie das Anschreiben über "Anfügen" in ihre Registeranmeldung.
  3. Nach Hochladen einer Dokumentdatei oder systemseitiges generieren eines Anschreibens können die entsprechenden Validierungsvorgaben (Beglaubigungsvermerk/Signatur) auch für das Anschreiben, wie oben beschrieben, festgelegt werden.


Sie können auch eigene Anschreiben-Vorlagen hinterlegen (siehe dazu Kapitel Erstellen individueller Vorlagen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke) und diese dann auch als Standardvorlage für Anschreiben in Registeranmeldungen speichern.