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Dokumente erfassen

Auf der Karteikarte Dokumente können Sie dem Antrag die entsprechenden Dokumente hinzufügen. Unter anderem stehen Ihnen folgende Dokumententypen zur Verfügung:

  • Belastungsurkunde
  • Erwerbsurkunde
  • Sonstige Urkunde oder Unterlage
  • Abgeschlossenheitsbescheinigung
  • und weitere

Für Bundesländer mit Erfassung von Antragsdaten schlägt Ihnen das Modul Grundbuch je nach gewählter Antragsart bestimmte Dokumententypen vor. Über die Schaltfläche Dokument hinzufügen steht Ihnen der vorgeschlagene Dokumententyp zur Verfügung. Alternativ können Sie aus über den Pfeil neben der Schaltfläche andere Dokumententypen auswählen.


Wenn Sie sich bei der Erfassung der notwendigen Dokumente nicht sicher sind, welche Dokumententypen für die jeweiligen Anmeldefälle erfasst werden sollten, klicken Sie einfach zwischendurch auf Validieren in der Aktionsleiste. Nachdem Sie das Validierungsergebnis bestätigt haben, werden Mängel direkt auf der Seite angezeigt. So wird auch auf ggf. fehlende Dokumente hingewiesen.


Anschreiben hochladen und Dokumentendaten erfassen

Das Modul Grundbuch sieht für das von Ihnen gewählte Grundbuchamt automatisch die Erfassung eines Anschreibens vor:

  1. Sie können ein bereits von Ihnen vorbereitetes und lokal gespeichertes Anschreiben hochladen oder eines mit dem Modul Grundbuch erstellen.
  2. Die Vorgehensweise zum Hochladen eines vorbereiteten Anschreibens unterscheidet sich nicht vom Hochladen weiterer Dokumente, so dass auf die Ausführungen im nächsten Abschnitt Dokument hochladen und Dokumentendaten erfassen (ab Schritt 3) verwiesen wird.
  3. Das Erstellen eines Anschreibens in Modul Grundbuch wird in dem weiteren Abschnitt Anschreiben an das Grundbuchamt erstellen behandelt.



Datei hochladen/Dokumentendaten erfassen

Nachfolgend wird die Erfassung eines einzelnen Dokuments durch Hochladen einer PDF- bzw. TIFF-Datei beschrieben:

  1. Wählen Sie den vorgeschlagenen oder einen alternativen Dokumententyp über den Button "Dokument hinzufügen" aus.
  2. Das Modul Grundbuch erstellt einen leeren Dokumenteneintrag, dem die Schaltfläche Neu folgt.
  3. Klicken Sie zum Hinzufügen eines lokal gespeicherten Dokuments auf die Schaltfläche Neu.
  4. Das System öffnet einen Dialog, in dem eine PDF- oder TIFF-Datei hochgeladen werden kann (in der weiteren Beschreibung wird diese PDF bzw. TIFF auch als "Dokumentendatei" bezeichnet).
  5. Klicken Sie auf "Datei auswählen"
  6. Das System öffnet einen Dateiauswahldialog.
  7. Wählen Sie die PDF- oder TIFF-Datei, die hochgeladen werden soll und übernehmen Sie sie.
  8. Pflegen Sie nach Bedarf die Informationen Dokumentenzeichen und Beschreibung.
    Das Dokumentenzeichen ist verpflichtend anzugeben, wenn Sie das Dokument als Eintragungsgrundlage beim Grundbuchamt einreichen möchten. Es empfiehlt sich daher hier die UR-Nummer des Dokuments einzutragen. Eine detaillierte Beschreibung der Eintragungsgrundlage können Sie den Ausführungen im nachfolgenden Unterabschnitt entnehmen.
  9. Das Dokumentendatum wird automatisch mit dem aktuellen Datum befüllt. Ändern Sie dieses nach Bedarf.
  10. Sie haben nach Hochladen der Dokumentendatei die Möglichkeit folgende Kriterien für die Weiterverwendung festzulegen:
    1. Falls die Datei bereits einen Beglaubigungsvermerk enthält, so aktivieren Sie die Checkbox "Dokument enthält bereits einen Beglaubigungsvermerk".
    2. Wenn Sie unmittelbar im Anschluss systemseitig einen Beglaubigungsvermerk anfügen wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Nach dem Speichern soll direkt ein Beglaubigungsvermerk angefügt werden."
      Bei systemseitigen Anfügen eines Beglaubigungsvermerks wird auch dies als Information in den Dateiauswahldialog "nachgetragen". Die Information wird später bei der Validierung der Registeranmeldung berücksichtigt.
    3. Wenn Sie hochgeladene PDF-Dateien, die nicht PDF/A-1b-konform sind, in das Dateiformat PDF/A-1b konvertieren wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Das Dokument soll nach PDF/A 1b konvertiert werden".
      Bitte beachten Sie hierzu auch die ergänzenden Informationen im unten stehenden Hinweisfeld
      .
  11. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Speichern". 
  12. Folgende Variante sind nun möglich:
    1. Haben Sie sich dafür entschieden nicht unmittelbar einen Beglaubigungsvermerk anzufügen: Das System schließt den Dialog und überträgt die erfassten Informationen auf die Seite. Das Dokument wurde nun in der Registeranmeldung gespeichert.
    2. Haben Sie sich dafür entschieden unmittelbar einen Beglaubigungsvermerk anzufügen: Das System öffnet nach Speichern den Dialog zur Auswahl eines Beglaubigungsvermerks (Beglaubigungsvermerk erstellen). Dort können Sie einen Beglaubigungsvermerk auswählen und anfügen. Mit Anfügen bestätigen Sie die Auswahl. Das System schließt den Dialog und überträgt die erfassten Informationen auf die Seite. Das Dokument und der Beglaubigungsvermerk wurden nun in der Registeranmeldung gespeichert.
    3. Haben Sie sich dafür entschieden das Format der hochgeladenen Datei in PDF/A-1b zu konvertieren: Mit Speichern erfolgt die Konvertierung. Achtung: Bei signierten Dateien wird im Rahmen der Konvertierung die Signatur entfernt.
    4. Für alle Varianten gilt: Es werden die Optionen "Bearbeiten", "PDF bearbeiten" und "Entfernen" ergänzt bzw. freigeschaltet. Hiermit können Sie nachträglich sowohl die Metadaten des Dokuments (Bearbeiten) oder das Dokument an sich (PDF bearbeiten) nachträglich ändern/ergänzen.


Konvertierung in das PDF/A-1b-Format

Im Bereich des Dialogs zum Hochladen einer Datei können Sie entscheiden, ob Sie

  • das Ursprungsformat beibehalten wollen (in diesem Fall muss im Dialog keine Aktion angestoßen werden)
  • das Ursprungsformat in das Format PDF/A-1b konvertieren möchten (in diesem Fall muss im Dialog die Checkbox "Das Dokument soll nach PDF/A-1b konvertiert werden" aktiviert werden).

Hierbei gilt:

für PDF-Dateien: Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in PDF/A-1b so behält die Datei ihr Ursprungs-PDF-Format über die gesamte Weiterbearbeitung, also auch bei Anfügen eines Beglaubigungsvermerks und/oder bearbeiten des Dokuments im PDF-Viewer (Seiten löschen, einfügen etc.).

für TIF-Dateien: Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in PDF/A-1b so behält die Datei ihr Ursprungs-TIFF-Format, aber nur solange Sie diese nicht bearbeiten. Hochgeladene TIFF-Dateien werden bei Anfügen eines Beglaubigungsvermerks und/oder bearbeiten des Dokuments im PDF-Viewer (Seiten löschen, einfügen etc.) weiterhin systemseitig in das PDF/A-1b konvertiert.
TIF-Dateien, die Sie nicht durch Anfügen eines Vermerks oder andere Aktionen bearbeiten, oder signierte TIFF-Dateien, die Sie nicht verändern, behalten das Ursprungsformat.

Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in das PDF/A-1b-Format, werden Sie auch bei Einstieg in die Signaturmappe nochmal darauf hingewiesen, dass das Format nicht PDF/A-1b-konform ist, können aber auch dort erneut das Konvertieren überspringen.

Hinweis: Im Rahmen der Nutzung von XNotar und im Elektronischen Rechtsverkehr gibt es derzeit keine Anwendungsfälle, die ein Konvertieren von PDF-Dokumenten in PDF/A-1b zwingend erfordern. Es obliegt daher Ihrem eigenen Ermessen, zu konvertieren oder nicht.








Prüfung des hochgeladenen Dokumtens und Validierungsanzeige


  1. Nach Hochladen der Datei gemäß vorstehender Beschreibung leitet Sie das Modul Grundbuch zurück auf die Karteikarte Dokumente.
  2. Auf der Karteikarte werden Ihnen die soeben gepflegten Informationen zum Dokument angezeigt.
  3. Verfügt das Dokument bereits über eine Signatur, so wird auch die dazugehörige Signaturdatei mit der Endung .pkcs7 angezeigt.
  4. Je nach Dokumententyp ist ein Beglaubigungsvermerk und/oder eine Signatur notwendig.
    Das Modul Grundbuch stellt Notwendigkeit und Vorhandensein von Beglaubigungsvermerk und Signatur zu Ihrer Information gegenüber.

    Kennzeichen Beglaubigungsvermerk und Signatur notwendig

    Sollte die Konfiguration vorsehen, dass Beglaubigungsvermerk und Signatur nicht notwendig sind, das Dokument in diesem Fall jedoch einen Beglaubigungsvermerk und/oder eine Signatur benötigt, können Sie den systemseitigen Vorschlag auf der Karteikarte anpassen. Insbesondere für das Signieren ist wichtig, dass das Kennzeichen für die Signatur auf notwendig steht. Andernfalls wird das Dokument nicht in die Signaturmappe geladen und wird im Signaturvorgang nicht berücksichtigt.

  5. Nach erfolgreichem Hochladen eines Dokuments können weitere Dokumente über den Button Dokument hinzufügen erfasst werden. Ebenso stehen Ihnen für jedes Dokument folgende weitere Aktionen zur Verfügung: 

    • Bearbeiten - Öffnet den Dialog zur Pflege der Dokumentendaten.
    • PDF Bearbeiten - Öffnet das Dokument im PDF-Viewer, um es direkt einzusehen, zu bearbeiten, einen Beglaubigungsvermerk anzufügen oder zu signieren.
    • Entfernen - Entfernt die hochgeladene Datei.




Anschreiben an das Grundbuchamt erstellen


Neben der Möglichkeit ein bereits vorbereitetes und lokal gespeichertes Anschreiben hochzuladen, können Sie dieses auch unter Verwendung von Textbausteinen direkt im Modul Grundbuch erstellen. Über den Button Anschreiben erstellen im Dokumenteneintrag zum Anschreiben steht Ihnen diese Funktion zur Verfügung. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf Anschreiben erstellen
  2. Das System öffnet einen Dialog, der sich in zwei Bereiche unterteilt.
    Auf der linken Seite können Sie Optionen zum Anschreiben wählen.
    Auf der rechten Seite sehen Sie eine nicht bearbeitbare Vorschau des Anschreibens. 
  3. Wählen Sie unter Vorlage auswählen die Vorlage aus, die für das Anschreiben verwendet werden soll. Das System schlägt Ihnen zunächst die Verwerndung der Modul Grundbuch Standardvorlage vor. Diese beinhaltet
    • einen einfachen Briefkopf der Notarin/des Notars
    • das aktuelle Datum
    • das adressierte Grundbuchamt
    • Betreffzeilen mit Informationen zum erfassten Grundstück
    • Aktenzeichen und UR-Nummer (wenn auf der Karteikarte Grunddaten befüllt)
    • Aktenzeichen des Gerichts (wenn auf der Karteikarte Grunddaten befüllt)
    • Name und Amtstitel des Unterzeichnenden
  4. Über die Auswahl Textvorlage zu Anschreibentext hinzufügen können Sie dem Anschreiben bereits hinterlegte, gängige Textbausteine hinzufügen.
  5. Alternativ können Sie im Feld Anschreibentext editieren einen Anschreibentext erfassen bzw. hinzugefügte Textbausteine nach Bedarf anpassen.
  6. Das System aktualisiert die Vorschau des Anschreibens regelmäßig.
  7. Speichern Sie Ihr erstelltes Anschreiben über die Schaltfläche Erstellen .
  8. XNotar-GB leitet Sie zurück auf die Karteikarte Dokumente.
  9. Dort können Sie über die Schaltfläche "Anschreiben ändern" das systemseitig erstellte Anschreiben wieder öffnen, ändern und erneut speichern.
    Ein Ändern des Anschreibentextes ist nur solange möglich, solange dieses nicht signiert wurde.

Tipp / Eigene Vorlagen für Anschreiben erstellen

Sie können auch eigene Anschreiben-Vorlagen erstellen und diese als Standardvorlage für Anschreiben verwenden. Eine ausführlich Anleitung zum Erstellen eigener Vorlagen finden Sie im Kapitel Individuelle Anschreiben für Grundbuchanträge erstellen.


Eintragungsgrundlage


Eintragungsgrundlage und zugehörige UR-Nummer dienen dem Grundbuchamt als Textbausteine für die Eintragung in das Grundbuch.

Je nach Dokumententyp können Sie festlegen, ob und für welchen zuvor erfassten Antrag ein Dokument Eintragungsgrundlage ist. Diese Festlegung ist nicht verpflichtend. XNotar-GB schlägt die von Ihnen erfassten Antragsarten zur Auswahl vor. Beispielsweise kann eine Erwerbsurkunde Eintragungsgrundlage für die zuvor erfasste Auflassungsvormerkung sein.

Geben Sie für ein Dokument an, dass es Eintragungsgrundlage ist, so ist die zugehörige UR-Nummer zwingend anzugeben. Beim Speichern des Dokuments wird die UR-Nummer bereits automatisch mit dem Dokumentenzeichen befüllt. Bei Bedarf können Sie diese ändern.