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Stand 14.10.2021, 16:56 Uhr


Behebung von bekannten Einschränkungen/ umgesetzte Verbesserungen/ Inhalte der neuen Version



Stand ab 11.10.2021 - ca. 19:15 Uhr

  • Beim Herunterladen eines Überblicks über "PDF exportieren" werden im Dateinamen im Windows-Dialog jetzt die Urkundenrollennummer sowie das Aktenzeichen übernommen, wenn beides zum Vorgang angegeben worden ist.
  • Da der Gläubiger von Pfandrechten in der Praxis in den meisten Fällen eine Organisation ist, ist bei der Auswahl einer Antragsart, die in Abteilung III zu einer Eintragung führen soll, nun auf der Karteikarte "Beteiligte" für die Rolle "Gläubiger" automatisch "Organisation" belegt. Zuvor war dort die "Natürliche Person" standardmäßig belegt und es musste in den meisten Fällen nochmal auf "Organisation" geklickt werden.
  • Bei Vorgängen bei denen eine vierstellige PLZ bei einem Beteiligten angegeben wurde, kam es vereinzelt zu gemischten Validierungsmeldungen nach Ausführen der Aktion "Vorbereitung abschließen". Dieses Fehlverhalten wurde behoben.
  • Um einen zusätzlichen "Klick" im Arbeitsalltag zu sparen, sind die Aktionen "Übersicht" und "Überblick" unter "PDF exportieren" in der Aktionsleiste jetzt standardmäßig aufgeklappt und direkt erreichbar.
  • Im Gesamtüberlick eines Vorgangs gab es bisher keine Aktion "Schließen" in der Aktionsleiste. Der Gesamtüberblick konnte nur über das "x" unten am Reiter geschlossen werden. Mit dieser Version gibt es nunmehr am Ende der Aktionsleiste im Gesamtüberblick zusätzlich die Aktion "Schließen" mit der der Gesamtüberblick geschlossen werden kann.
  • Im Bearbeitungsmodus ist die Bezeichnung des Buttons "Abbrechen" ersetzt worden durch die Bezeichnung "Schließen". Die Funktionalität hat sich nicht geändert.
  • Während des Duplizierens eines Vorgangs war es für den Anwender in Einzelfällen nicht ersichtlich, dass im Hintergrund die Aktion Aktion Duplizieren ausgeführt wird. Mit dieser Version wurde ein sogenannter "busyindicator" (Textanzeige: Ein Vorgang wird dupliziert und drei Punkte) eingebaut, der während des Duplizierens angezeigt wird.
  • Es wurden Optimierungen beim Statuswechsel in der Anwendung vorgenommen. Insbesondere erhält ein Vorgang, der lediglich Warnungen entält bei der Aktion "Vorbereitung abschließen" einzeln oder neben anderen Vorgängen als Mehrfachauswahl mit Klick auf "Fortsetzen" im Dialog jetzt auch den Status "Vorbereitung abgeschlossen".


Stand ab 26.07.2021 - ca. 20 Uhr

 Aktualisierungen
  • Änderungen beim Hochladen von Dokumenten: Die bisherige Konvertierungsregel zu Dokumenten in XNP ist geändert:

    Im Bereich des Dialogs zum Hochladen einer Datei können Sie nun entscheiden, ob Sie

    • das Ursprungsformat beibehalten wollen (in diesem Fall muss im ergänzten Dialog zum Hochladen einer Datei keine Aktion angestoßen werden)
    • das Ursprungsformat in das Format PDF/A-1b konvertieren möchten (in diesem Fall muss im ergänzten Dialog zum Hochladen einer Datei die Checkbox "Das Dokument soll nach PDF/A-1b konvertiert werden" aktiviert werden).

    Hierbei gilt:

    für PDF-Dateien: Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in PDF/A-1b so behält die Datei ihr Ursprungs-PDF-Format über die gesamte Weiterbearbeitung, also auch bei Anfügen eines Beglaubigungsvermerks und/oder bearbeiten des Dokuments im PDF-Viewer (Seiten löschen, einfügen etc.).

    für TIF-Dateien: Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in PDF/A-1b so behält die Datei ihr Ursprungs-TIFF-Format, aber nur solange Sie diese nicht bearbeiten. Hochgeladene TIFF-Dateien werden bei Anfügen eines Beglaubigungsvermerks und/oder bearbeiten des Dokuments im PDF-Viewer (Seiten löschen, einfügen etc.) weiterhin systemseitig in das PDF/A-1b konvertiert.
    TIF-Dateien, die Sie nicht durch Anfügen eines Vermerks oder andere Aktionen bearbeiten, oder signierte TIFF-Dateien, die Sie nicht verändern, behalten das Ursprungsformat.

    Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in das PDF/A-1b-Format, werden Sie auch bei Einstieg in die Signaturmappe nochmal darauf hingewiesen, dass das Format nicht PDF/A-1b-konform ist, können aber auch dort erneut das Konvertieren überspringen.

    Hinweis: Im Rahmen der Nutzung von XNotar und im Elektronischen Rechtsverkehr gibt es derzeit keine Anwendungsfälle, die ein Konvertieren von PDF-Dokumenten in PDF/A-1b zwingend erfordern. Es obliegt daher Ihrem eigenen Ermessen, zu konvertieren oder nicht.

    Weitere Informationen erhalten Sie nach Durchführung der Aktualisierung auf den Onlinehilfeseiten:

  • Durch die Änderungen beim Konvertieren und Hochladen von Dokumenten ist es nun auch möglich bereits signierte PDF- und TIFF-Dateien ohne Signaturverlust in XNotar (auch XNP und NVV) hochzuladen (dies z. B. bei elektronisch vorliegenden Notarvertreterbestellungsurkunden des LG-Präsidenten).
  • In XNotar systemseitig generierte Anschreiben können nun nach dem Erstellen bearbeitet werden, ohne, dass diese komplett neu erstellt werden müssen.
    Nachdem ein Anschreiben generiert wurde, gibt es zusätzlichen Button auf der Karteikarte Dokumente "Anschreiben ändern" im Bereich des Anschreibens. Dabei bleiben vorherige Änderungen sowie ein Beglaubigungsvermerk erhalten. Ist ein Anschreiben bereits signiert, kann man es nicht mehr abändern.
  • Im Rahmen von in Gesprächen mit verschiedenen Notarsoftwareherstellern aufgekommenen Optimierungsbitten beim Import von Datensätzen wurden umgesetzt.

  • Statuswechsel: Bei verschiedenen Konstellationen (sowohl Einzel- als auch Stapelbearbeitung) kann nun direkt aus dem Dialog heraus der Vorgang "fortgesetzt" werden, auch wenn Warnungen bestehen.

  • Die Eintragungsgrundlage im Modul Grundbuch wird mit der aktuellen Version automatisch belegt, solange der Antrag eine Antragsart enthält (vgl. XNotar3) - die UR-Nummerneingabe wird hier entweder mit den Informationen aus dem Dialog zum Hochladen einer Datei belegt (wenn diese dort im Feld Dokumentenzeichen angegeben ist) oder muss als Pflichtangabe nachträglich im Bereich der Karteikarte Dokumente ergänzt werden, um die Vorbereitung des Antrags abschließen zu können.
  • Es wurden weitere Platzhalter im systemseitig generierbaren Anschreiben zur Verfügung gestellt:

    • UR-Nummer

    • Aktenzeichen des Gerichts (nur in XNotar-Grundbuch)

    Anwenderhinweis für bereits erstellte individuelle Vorlagen, die im XNP-Datenordner, dort im jeweiligen Bereich Vorlagen abgelegt sind: Sie können bereits existierende individuelle Vorlage durch Einfügen des/der Platzhalter an dem von Ihnen gewünschten Platz in der bestehenden Vorlage entsprechend ergänzend: {{Ur-Nummer}} {{Aktenzeichen-Gericht}}

und folgende Änderungen wurden darüberhinaus in XNP vorgenommen, die je nach Funktionsumfang auch von den Modulen von XNotar und/oder beN genutzt werden:

  • Es wurden verschiedene Optimierungen im Modul zur Dokumentenbearbeitung, insbesondere im Zusammenspiel mit XNotar, vorgenommen.
  • Für das lokale Speichern von Dateien über die Aktion "Herunterladen" wird nun systemseitig ein Ordner (mit dem Dokumenttitel) angelegt, der wiederum die Datei mit oder ohne Signaturdatei im jeweils befindlichen Stadium enthält.
  • Optimierung beim Hochladen und Konvertieren im Bereich von TIF(F)-Formaten.

  • Bei einem Versand aus dem Modul Dokumente in XNP (z. B. Antrag auf Erteilung einer Signaturkarte) wird der Anwender nun darauf hingewiesen, wenn ein Beglaubigungsvermerk zwar angefügt, aber nicht signiert wurde - ein Versand über beN ist dann nicht möglich.

  • Unterschriftenzeile im Bereich Prüfvermerk bei Signatur durch Notarvertretenden wird nunmehr korrekt angezeigt.


DIE AKTUALISIERUNG VOM 31.05.2021 WURDE ZURÜCKGENOMMEN Stand ab 31.05.2021, 8:45 Uhr

Stand ab 14.04.2021, 20:20 Uhr

 Aktualisierungen
  • Bei der Filterauswahl der erweiterten Suche wird der/die „Bearbeiter/in“ aufgenommen. Analog zum Modul Handelsregister wird in der Liste der Bearbeiter im Filter mit dem XNP-Nutzernamen angezeigt.
  • Die Grundbuchlisten Grundbuchamt/ Grundbuch von / Gemarkung sind jetzt so durchsuchbar wie auch im Modul Handelsregister durch Eingabe eines Anfangsbuchstabens.
  • In der Aktionsleiste auf der Übersicht der Grundbuchanträge wird an oberster Stelle die Aktion „Aktualisieren“ aufgenommen. Der Anwender (hier in erster Linie der Notar/die Notarin vor der Signatur aller Vorgänge im Status „Vorbereitung abgeschlossen“) kann dadurch mit einem Klick die Übersicht „refreshen“ (ohne dass er in eine Bearbeitung oder sonstige Aktivität einsteigen oder das Modul vorher schließen muss)
  • Wenn das Datenfeld „Bearbeiter/in“ auf der Karteikarte „Grunddaten“ befüllt ist wird der Inhalt des Datenfeldes einmalig an das beN übergeben, sodass er dort in der entsprechenden Spalte Bearbeiter im Bereich Gesendete Elemente auftaucht.
  • Wählt der Anwender eine Dokumentenart, die keinen Beglaubigungsvermerk und keine Signatur erfordern (derzeit z.B. Sonstige Urkunde/Unterlage) und generiert dazu in der Anwendung einen Beglaubigungsvermerk, so sind jetzt nach Anfügen des Beglaubigungsvermerks auf der Karteikarte „Dokumente“ die Checkboxen Beglaubigungsvermerk und Signatur automatisch angecheckt. 
  • Die Grundlagen der automatischen Zuordnung einer eingehenden beN Nachricht zu einem Vorgang in den Modulen von XNotar wurde nochmal optimiert.
  • Die Textvorlagen für Anschreiben sieht jetzt (vgl. mit Beglaubigungsvermerken) im Bereich Einstellungen/Grundeinstellungen (Büro) eingefügt und können durch den Notar/die Notarin für das gesamte Notarbüro dort ggf. ergänzt und geändert werden.
  • Die Textvorlagen für Anschreiben sind jetzt (vgl. mit Beglaubigungsvermerken) im Bereich Einstellungen/Grundeinstellungen (Büro) eingefügt und können durch den Notar/die Notarin für das gesamte Notarbüro dort ggf. ergänzt und geändert werden.
    Darüberhinaus stehen pro Modul (Handelsregister/Grundbuch) zehn Leerfelder für Textvorlagen für Anschreiben zur Verfügung, die vom Notar/der Notarin für das gesamte Notarbüro definiert werden können und dann als solche auch im Bereich der Textvorlage in den Modulen durch den jeweiligen Mitarbeitenden ergänzt und zusammengefügt (die grundsätzliche Wiederbearbeitbarkeit der Anschreiben ist ergänzend bereits in der Entwicklung).
    Eine ausführliche Beschreibung zum Anpassen und Erstellen von Textvorlagen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke befindet sich in der Onlinehilfe: Erstellen individueller Vorlagen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke
  • Die im Laufe dieses Jahr ohnehin umzusetzenden Richtlinien für Sonderzeichen, Umlaute etc. wurden für die Module von XNotar nun in der Weise umgesetzt, dass etwaige Versandhindernisse bereits beim Hochladen der Dateien behoben werden. Sind Zeichen im Dateinamen enthalten, die nicht zugelassen sind, werden diese im Zuge des Hochladens automatisiert durch Unterstriche ersetzt. Der Anwender wird darüber informiert (vgl. mit der jetzt schon bestehenden Hinweismeldung bei Einkürzung von Dateinamen.

außerdem:

  • Die Prüfung auf DIN-Konformität wurde insofern geändert, dass Dokumente, die der Seitenabmessung nicht entsprechen nun in XNP hochgeladen werden können. Der Anwender erhält bei Dokumenten, die nicht in die Seitenabmessungen fallen lediglich noch einen Hinweis darüber. Ein Hochladen der Dokumente wird aber nicht mehr verhindert.
  • Mit der Version wird zudem die Behebung eines PDFtron-Bugs durchgereicht, der von PDFtron im März erfolgt ist. Dieser hängt mit TIF-Dokumenten zusammen. Das Hochladen diesbezüglicher TIF-Dokumenten ist nun auch in XNP möglich.
  • Ein die Performance von PDFtron betreffender Fehler wurde behoben. Dies kann sich in den Notarbüros auf die Performance des PDF-Viewer positiv auswirken.
  • Es wurden zudem verschiedene Anpassungen im XJustiz-Datensatz vorgenommen: Aufnahme Erstellungszeitpunk und Version in XML, Behebung des bestehenden Anredefehlers für Notar*innen im Modul Grundbuch, Optimierung der XJustiz-Daten im XML für die Bereiche Aktenzeichen und URNr.; Darüberhinaus wurden weitere kleinere Themen optimiert, die von den Justizen der Länder gemeldet wurden.
  • Alle Typen von ZTR-Nachrichten sind nun zu öffnen und druckbar.


Stand ab 26.02.2021

 Aktualisierungen
  • Signaturmappe: Einfügen eines modalen Dialogs zwischen Klick Signieren und Signatur, der darauf hinweist, dass sich im weiteren Verlauf des Workflows ein Dialog der Signaturanwendungskomponente öffnet, der - soweit die Dokumente und Inhalte bereits geprüft wurden - einfach bestätig werden kann. Der Anwender kann selbst entscheiden, ob und wann er die Anzeige dieses Dialogs benötigt oder abwählt.
  • Modul Dokumente: Optimierung der Funktionen des Speicherns aus der Übersicht der Dokumente, betreffend Dokumente ohne Vermerk und Signatur, Dokumente mit unsigniertem Vermerk und signierte Dokumente sowie Speichern nach Mehrfachauswahl
  • Modul Dokumente: Übersicht aktualisiert sich nun nach Durchführen einer Aktion entsprechend (ohne, dass Modul Dokumente geschlossen und wieder geöffnet werden muss)
  • Justiz: Die fehlende Anschrift des übersendenden Notars zur Weiterbearbeitung bei der Justiz steht nun zur Verfügung.
  • beN: Das Entschlüsseln von Nachrichten beim Umstieg von XNotar3 auf XNP wurde an verschiedenen Stellen optimiert.
  • beN: Anzeige der Amtstätigkeit (Notar*in, Notariatsverwalter*in) in den Spalten AN:, VON:, Gesendete Elemente, Prüfprotokoll und Sendebestätigung (der Mitarbeiternutzer wird hier nicht mehr angezeigt) angepasst
  • beN: Die Onlinehilfe von beN ist nun auch direkt über die Menüleiste von XNP erreichbar.


Stand ab 19.01.2021

 Aktualisierungen

Die Einschränkungen bei der Druckqualität bei direkten Ausdruck nach Öffnen sind behoben.



Stand ab 22.12.2020

 Aktualisierungen
  • Bei Import von lokal gespeicherten Strukturdatensätzen erscheint nun ein anwenderführender Hinweis nach Import.
  • Die automatische Zuordnung von im beN eingehenden Nachrichten der Gerichte zu Grundbuchanträgen in XNotar wurde optimiert.
  • Die beN-Postfach-PIN kann nun optional gespeichert werden. Über beN-Einstellungen kann die optionale Speicherung bei Bedarf auch wieder aufgehoben werden.



Stand ab 04.12.2020

 Aktualisierungen
  • Das Modul Notarvertreterverwaltung ist nun in XNP integriert und ersetzt die bisherige Funktion zum Anlegen von Notarvertretern. Eine detaillierte und ausführliche Anleitung dazu erhalten Sie hier Notarvertreterverwaltung.
  • Die bisher gesetzten Standardfilter "Amtsinhaber/in" oder "Mitarbeiter/in" sind nicht mehr automatisch mit Anmeldung gesetzt. Der Anwender sieht nun alle Registeranmeldungen in der Übersicht auf einen Blick und kann in einem weiteren Auswahlfeld in der Übersicht "Status auswählen" sehr schnell und unkompliziert die Status auswählen, die für ihn wichtig sind. Die Auswahl der bisherigen Filter "Amtsinhaber/in" oder "Mitarbeiter/in" sind weiter über den Auswahldialog Filter auswählen möglich. Weiter ist es möglich alle ausgewählten Filter als Standardfilter zu speichern.
    Leider wurden bisher gespeicherte Filter durch diese Umsetzung gelöscht. Wir bitten um Entschuldigung.
  • Dokumente mit OCR-Scannung werden nicht mehr von der Signatur ausgeschlossen.
  • Das Modul Dokumente wurde insgesamt nochmal etwas überarbeitet und hat nun optisch eine bessere Gestaltung.
  • Das Verhalten beim Neuanlegen von Grundbuchanträgen und Registeranmeldungen ist nun einheitlich. Das bedeutet:
    • Es gibt keine Pflichtfelder mehr, die zum Speichern eines Antrages befüllt sein müssen.
    • Es stehen von Beginn an alle Aktionen im Bearbeitungsmodus zur Verfügung.
    • Entweder Aktenzeichen oder URNr. müssen für eine valide Registeranmeldung eingegeben sein, das Aktenzeichen ist nun aber kein "hartes" Pflichtfeld mehr.
  • Ist ein Dokument eines Grundbuchantrages signiert, so wird nun auch die Signaturdatei - zusätzlich zur Dokumentendatei - im Gesamtüberblick (Aktion "Öffnen") angezeigt.
  • Der Gesamtüberblick (Aktion "Öffnen") enthält nun nicht nur die Aussage, ob ein Grundbuchantrag valide ist oder nicht, sondern zeigt detailliert das Validierungsergebnis an, das der Anwender erhalten würde, wenn er zum Stand des Antrags auf "Validieren" klicken würde.
  • Der Import von extern erstellten (z. B. über Tri-Notar) und lokal gespeicherten Strukturdatensätzen, der XML-Strukturdatensatz mit "UTF-8 BOM" können nun importiert werden.
  • Für hochgeladene Dateien wird nun auf der Karteikarte Dokumente auch die Dateigröße angezeigt.
  • Der Vorlagetext zur "Haftungsübernahme für die Kostenzahlung" wurde in den Vorlagetexten der Anschreiben eingefügt und steht wieder zur Verfügung.
  • Beim Erstellen von Anschreiben ist der Fehler behoben, dass im Falle einer Notarvertretung, der Text mit Signatur nicht korrekt überschrieben wird. Anschreiben, die durch Mitarbeiter erstellt werden, können nun unabhängig vom Zeitpunkt der Erstellung durch den Notar oder den Notarvertreter der Amtstätigkeit signiert werden. Die Anwendung setzt mit Signatur die korrekten Unterschriftsdaten.
  • Das Datenfeld Flurstück für Grundstücke im Bundesland Sachsen lässt nun auch Buchstabeneingabe zu.



Bekannte Einschränkungen und Hinweise zur Anwendungsnutzung in diesem Zusammenhang

Signaturmappe - Fehlerverhalten bei aktiven Notarvertretungen mit unsignierter Vertreterbestellungsurkunde

Im Falle von aktiven Notarvertretungen, die bereits hochgeladene, aber noch nicht signierte Vertreterbestellungsurkunden beinhalten, kommt es zu einem Fehlverhalten bei der Signatur durch den Notarvertretenden. Vor Eingabe der zweiten erforderlichen Signatur zur Bildung des ZIP-Containers kommt es zu einer unbestimmten Fehlermeldung, die infolge zu einem Abbruch des Signaturvorgangs führt. Nach Abbruch des Signaturvorgangs ist ein erneuter Einstieg in den Signaturvorgang zur Bildung des ZIP-Containers nicht möglich. Das Dokument muss nochmal aus dem Vorgang entfernt werden.
Bis zur Umsetzung einer Behebung bitten wir Sie, den Signaturvorgang durch den Notarvertretenden nur zu starten, wenn in der aktiven Notarvertretung eine signierte Notarvertreterbestellungsurkunde hinterlegt ist.
Ergänzender Hinweis: Bei aktiv angelegten Vertretungen, die über keine hochgeladene Vertreterbestellungsurkunde verfügen, kommt im Vorfeld der Signatur ein Hinweis, dass die Vertreterbestellungsurkunde fehlt, ein Fehlverhalten tritt in diesem Fall nicht auf.

XNP -Modul Dokumente (links in der Menüleiste)

Sonderzeichenerkennung und -ersetzung nach Vorgabe der erforderlichen Anpassungen zum Elektronischen Rechtsverkehr sind für das Modul Dokumente noch nicht umgesetzt.
Wir müssen Sie daher im Modul Dokumente bis zur Umsetzung darum bitten, darauf zu achten, dass keine Dokumente hochgeladen werden, die im Dateinamen anderes als Buchstaben, Umlaute, "-" oder "_" oder Ziffern enthalten (also keine Sonderzeichen, Leerzeichen und Punkte innerhalb des Dateinamens - Punkte als Trenner zum Dateiformatzusatz sind zulässig). Die Anpassung ist bereits in Umsetzung und wird demnächst zur Verfügung stehen.


Häufig gestellte Fragen (FAQ) und weitere Einschränkungen/Verbesserungen, die sich in der Umsetzung befinden, finden Sie hier.