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Mit den Funktionen Export/Import für Amtstätigkeitsnachfolge unterstützt das Modul Grundbuch Sie, wenn bei Beendigung einer Amtstätigkeit beabsichtigt ist, den Datenbestand an den/die Nachfolger/in zu übertragen. Dafür steht zum einen eine Export-Funktion zur Verfügung, mit der Sie die im Modul Grundbuch gespeicherten Grundbuchanträge auf Ihr lokales Dateisystem herunterladen können, um sie von dort auf einen Datenträger zu übertragen. Ebenso haben Sie über eine Import-Funktion die Möglichkeit, die exportierten Grundbuchanträge für eine andere Amtstätigkeit wieder in das Modul Grundbuch hochzuladen. So wird sichergestellt, dass relevante Grundbuchanträge auch bei einer Amtsnachfolge noch zur Verfügung stehen und weiter verwendet werden können. 


Freischalten der Aktionen Export/Import für Amtstätigkeitsnachfolge

Export und Import von Grundbuchanträgen für eine Amtstätigkeitsnachfolge ist ein seltener Geschäftsprozess. Aus diesem Grund sind die Aktionen in der Aktionsleiste hierfür nicht permanent sichtbar, sondern müssen zunächst freigeschaltet werden. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

  1. Schließen Sie die Übersicht der Grundbuchanträge über das x-Symbol unten im Reiter Grundbuch.
  2. Öffnen Sie oben in der Kopfleiste das Benutzermenü und bestätigen Sie die Schaltfläche Einstellungen.
  3. Wählen Sie Grundeinstellungen (Büro) und dort die Karteikarte Grundbuch.
  4. Aktivieren Sie die Checkbox bei Export/Import für Amtstätigkeitsnachfolge.
  5. Schließen Sie die Einstellungen über das x-Sybmol unten im Reiter Einstellungen.
  6. Öffnen Sie die Übersicht der Grundbuchanträge über den Eintrag Grundbuch in der Menüleiste links.
  7. Die Aktionen Export/Import für Amtstätigkeitsnachfolge wurden der Aktionsleiste der Übersicht der Grundbuchanträge unten angefügt.
  8. Nach erfolgreichem Import können Sie die Funktionen wie beschrieben wieder deaktivieren.



Mit dem Aktivieren der Checkbox Export/Import für Amtstätigkeitsnachfolge wird die Aktionsleiste in der bereits geöffneten Übersicht der Grundbuchanträge nicht automatisch aktualisiert. Bitte schließen Sie die Übersicht der Grundbuchanträge einmal und öffnen Sie sie wieder.


Grundbuchanträge für Amtstätigkeitsnachfolge exportieren


Nachdem Sie die Aktion in der Aktionsleiste aktiviert haben, können Sie nun die zu exportierenden Grundbuchanträge über eine erweiterte Suche auswählen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor: 

  1. Stellen Sie über einen Filter bzw. eine Suche eine Auswahl an Grundbuchanträgen zusammen, welche exportiert werden soll. 
  2. Wählen Sie die Aktion Export für Amtstätigkeitsnachfolge.

    Der Export für Amtstätigkeitsnachfolge wird nicht für einzeln ausgewählte Grundbuchanträge vorgenommen, sondern stets für die gesamte, eventuell gefilterte Liste. Eine Auswahl einzelner Grundbuchanträge über die Checkbox wird demnach für diese Funktion nicht berücksichtigt.

  3. Das System informiert Sie über die Anzahl der zu exportierenden Grundbuchanträge
  4. Bestätigen Sie mit OK.
  5. Wählen Sie in Ihrem lokalen Dateisystem einen Zielordner, in dem Sie die Grundbuchanträge speichern möchten.
  6. Das System fasst das Ergebnis des Exports zusammen.
  7. Im ausgewählten Zielordner auf Ihrem lokalen Dateisystem werden angelegt:
    1. ein neuer Ordner mit dem Dateinamen "exporte_amtstaetigkeitsnachfolge" angelegt, in dem sich die exportierten Grundbuchanträge befinden.
    2. eine Textdatei mit dem Dateinamen "export.log", in der eine Zusammenfassung des Exports festgehalten ist.
      Diese Datei ist für eine Fehleranalyse von Bedeutung.
  8. Den Export-Ordner können Sie nun auf einen Datenträger zwecks Übergabe an den Amtsnachfolger übertragen.






Der Export für die Amtsnachfolge ist nicht zu verwechseln mit dem Export für die Ersatzeinreichung. Bei dem Export für Ersatzeinreichung ist der Empänger das Grundbuchamt, daher ist, neben den zu versendenden Dokumenten, insbesondere eine XML-Datei mit den Fachdaten des Grundbuchantrags von besonderer Relevanz. 

Bei dem Export für die Amtsnachfolge ist das Ziel der Import zurück nach XNotar-GB. Neben den Informationen, die für das Registergericht relevant sind, werden bei diesem Export auch Informationen zum Status, internen Notizen usw. gespeichert, die dann auch nach dem Import wieder zur Verfügung stehen. Dafür werden die Daten der Grundbuchanträge in einer gesonderten Datei (JSON-Format) gespeichert. 

Grundbuchanträge für Amtstätigkeitsnachfolge importieren


Voraussetzung für den Import von Grundbuchanträgen für die Amtsnachfolge ist, dass der vom Vorgänger exportierte Ordner "exporte_amtstaetigkeitsnachfolge" sich auf dem lokalen Dateisystem des Nachfolgers befindet und die Funktion Export/Import für Amtstätigkeitsnachfolge freigeschaltet ist (siehe oben). Sind diese Voraussetzungen erfüllt, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die Aktion Für Amtstätigkeitsnachfolge importieren in der Aktionsleiste der Übersicht der Grundbuchanträge.
  2. Das System leitet Sie auf Ihr lokales Dateisystem und Sie können den dort gespeicherten Ordner "exporte_amtstaetigkeitsnachfolge" auswählen.
  3. Das System startet den Import und zeigt den Fortschritt des Importvorgangs an. 
  4. Ist der Importvorgang abgeschlossen, zeigt XNotar-GB das Ergebnis an.
  5. Im ausgewählten Export-Ordner auf Ihrem lokalen Dateisystem werden angelegt:
    1. ein neuer Ordner mit dem Dateinamen "Importiert am <Datum>", in dem sich die erfolgreich importierten Grundbuchanträge befinden.
    2. eine Textdatei mit dem Dateinamen "import.log", in der eine Zusammenfassung des Imports festgehalten ist.
    3. je ein Ordner mit den nicht erfolgreich imporierten Grundbuchanträgen.

  6. Die erfolgreich importierten Grundbuchanträge werden in der Übersicht der Grundbuchanträge aufgeführt und stehen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Sollten Sie nach einem Import nicht alle importierten Grundbuchanträge in der Übersicht wiederfinden, so kann es daran liegen, dass Ihr aktueller Filter diese nicht anzeigt. Entfernen Sie in diesem Fall Ihren aktuellen Filter.