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Die Notarvertreterverwaltung (kurz: "NVV") ist ein Modul in der XNP-Basisanwendung der Bundesnotarkammer.

Mit der Notarvertreterverwaltung können Sie jederzeit einen Überblick über vergangene, laufende und zukünftige Vertretungen erhalten.

Sie können außerdem effektiver arbeiten, da Sie alle Daten einer Notarvertretung nur einmal eingeben müssen. Wird anschließend ein Vorgang im Vertreterzeitraum vorbereitet, greifen die Module von XNotar automatisch auf die angelegten Vertreterdaten einschließlich Vertreterbestellungsurkunde zu. Es muss also an den entsprechenden Stellen der Unterschriftzeilen (Beglaubigungsvermerk oder Anschreiben) manuell keine Eingabe der Vertreterdaten mehr erfolgen. Auch muss die Vertreterbestellungsurkunde nicht nochmal seperat in den Vorgang geladen werden, sondern wird automatisch in die entsprechende Signaturmappe eingefügt und mit den signierten Dokumenten verbunden zum Versand abgegeben.


Diese Onlinehilfeseite ist wie folgt gegliedert:

Abschnitt A : Aufbau und die Funktionen des Moduls Notarvertreterverwaltung

Abschnitt B: Einrichten eines amtlich bestellten Vertreters im Stammdatenverzeichnis der BNotK

Abschnitt C: das Zusammenspiel mit den Modulen von XNotar


Anlage einer Notarvertretung im NVV-Modul in Bildern




A

Aufbau und Funktionen


Wo befindet sich das Modul?


Im Hauptmenü, der Navigationsleiste des XNP-Clients, finden Sie die Notarvertreterverwaltung.

Mit Klick auf den Eintrag Notarvertreterverwaltung öffnet sich zunächst die Übersicht aller Notarvertretungen.




Aufbau der Notarvertreterverwaltung




Die Notarvertreterverwaltung besteht aus drei Basisdialogen:

1. Übersicht aller Notarvertretungen

2. Gesamtüberblick einer Notarvertretung

3. Bearbeitungsmodus zum Anlegen oder Bearbeiten einer Notarvertretung




1. Übersicht der Notarvertreterverwaltung


In der Übersicht aller Notarvertretungen finden Sie den Gesamtbestand aller aktuellen Notarvertretungen (nachstehend auch Übersicht der Notarvertretungen).

Aus der Übersicht heraus können die in der Aktionsleiste bereitstehenden Aktionen für eine oder mehrere ausgewählte Notarvertretungen ausgeführt werden.

Viele Funktionen unterstützen eine Stapelverarbeitung. Sie können z.B. mehrere Notarvertretungen bearbeiten, öffnen oder löschen. Die einzelnen Funktionen der Aktionsleiste werden weiter unten im Detail beschrieben.

Mit Klick auf "Übersicht exportieren" in der Aktionsleiste können Sie die Liste der Notarvertretungen als PDF exportieren, anschließend speichern oder ausdrucken.

Sie können in der Übersicht auch nach Notarvertretungen suchen. Mehr dazu im Punkt "Such- und Filteroptionen".



2. Gesamtüberblick einer Notarvertretung


Der Gesamtüberblick enthält alle Details einer einzelnen Notarvertretung.

Zum Öffnen eines oder mehrerer Gesamtüberblicke

  1. wählen Sie die entsprechende/n Notarvertretung/en durch Klick auf die Checkbox/en und
  2. klicken Sie in der Aktionsleiste auf "Öffnen".

Es öffnet sich der Gesamtüberblick der Notarvertretung.

Aus dem Gesamtüberblick heraus können alle über die Aktionsleiste bereitstehenden Aktionen für diese Notarvertretung ausgeführt werden.






3. Bearbeitungsmodus zum Anlegen oder Bearbeiten von Notarvertretungen


Im Bearbeitungsmodus wird eine Notarvertretung durch erstmaliges Anlegen oder späteres Bearbeiten vorbereitet.

Um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen wählen Sie

  1. "Neu" in der Aktionsleiste aus oder
  2. eine Notarvertretung aus der Übersicht aus und klicken anschließend auf "Bearbeiten" in der Aktionsleiste.

Es öffnet sich in beiden Fällen eine übersichtliche Maske, in der Sie die Daten der Notarvertretung erfassen und die notwendigen Dokumente (Vertreterbestellungsurkunde) hochladen können.



Felder der Maske:

  1. Von - Bis:
    den Vertreterzeitraum gemäß Bestellungsurkunde angeben.

  2. Titel (vor):
    z. B. "Dr." oder "Prof. Dr."

  3. Vorname:
    Vorname des Vertreters

  4. Nachname:
    Nachname des Vertreters

  5. Titel(nach):
    z. B. Master of Laws (LL.M.)

  6. Geburtsdatum:
    Geburtsdatum des Vertreters

  7. Vertreterbezeichnung:
    z. B. Notarassessor, als amtlich bestellter Vertreter des Notars Max Mustermann

  8. Anlass:
    z. B. "urlaubsbedingte Abwesenheit"






4. Bestellungsurkunde hochladen

Sie können die Bestellungsurkunde des amtlich bestellten Vertreters in der Notarvertreterverwaltung hochladen. Dies hat den Vorteil, dass die Module von XNotar diese automatisch bei der Vorbereitung eines Vorgangs erkennen und der Signaturmappe hinzufügen. Die Bestellungurkunde wird dann verbunden mit den signierten Dokumenten zum Versand abgegeben.


In der Maske zur Vorbereitung einer Notarvertretung laden Sie die Bestellungsurkunde wie folgt hoch:

  1. Klicken Sie auf "Neu" bei Vertreterbestellungsurkunde.
  2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Bestellungsurkunde hochladen können.
  3. Klicken Sie auf "Datei hochladen" oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das Fenster.
  4. Klicken Sie an,
    a) ob das Dokument eine Beglaubigungsvermerk enthält oder wenn nicht,
    b) dass ein Beglaubigungsvermerk direkt nach dem Speichern angefügt werden soll.
  5. Mit Speichern oder/und nach Anfügen des Beglaubigungsvermerks landen Sie wieder in der Maske und können die hochgeladene Bestellungsurkunde sehen.