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Über das Benutzermenü in der Kopfleiste erreicht man die beN-Einstellungen für das Postfach und die dazugehörigen Zertifikate. Es können u.a. persönliche Anpassungen vorgenommen werden, die nur für den jeweiligen Arbeitsplatz verwendbar bzw. sichtbar und änderbar sind.




Einstellungen für das Postfach


beN EGVP ID (eindeutige Postfach-ID) 


Die beN EGVP ID, auch eindeutige Postfach-ID genannt, wird bei der Neuanlage eines Postfachs erzeugt. Die ID ist einem beN-Postfach-Inhaber zugeordnet und liefert bspw. bei einer Adressbuchsuche genau ein Ergebnis. Sollten Fragen zur Postfach-ID auftreten, kann die ID kopiert und den anfragenden Stellen - soweit sie dem EGVP angeschlossen sind - zugeleitet werden.




Einrichten einer E-Mail-Benachrichtigung 


Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die Mail-Benachrichtigung für beN-Postfächer nunmehr über die XNP-Anwendung gesetzt bzw. verwaltet werden muss und nicht mehr über das Stammdatenverzeichnis der BNotK, wie bei den bisherigen EGVP-Postfächern.

  • Aktivieren Sie mit der Checkbox E-Mail bei Nachrichteneingang senden die Benachrichtigungsfunktion, um per E-Mail informiert zu werden, sobald eine neue Nachricht in Ihrem beN-Postfach eingegangen ist.
  • Wählen Sie in der Auswahlliste Ihre gewünschte E-Mailadresse aus.
  • Die Änderung der E-Mail-Adresse bzw. die Aus-/Abwahl der E-Mail-Benachrichtigung treten unmittelbar in Kraft.

Ihre E-Mailadresse ist im Notarportal hinterlegt. Pflegen Sie bitte dort (https://intern.bnotk.de/) Ihre E-Mailadresse ein, falls Ihnen in der XNP-Anwendung keine oder eine falsche E-Mailadresse angezeigt wird.


Postfach PIN dauerhaft speichern

In den beN Einstellungen und beim Anmelden im Postfach kann über die Aktivierung der Checkbox der Postfach PIN dauerhaft gespeichert werden, sodass bei erneuter Anmeldung ins XNP keine erneute PIN-Eingabe notwendig ist.

Der 6-stellige PIN ist für die Nutzung des beN-Postfaches zum Empfangen und Versenden von Nachrichten in XNP erforderlich.

Die dauerhafte Speicherung kann in den beN Einstellungen ebenfalls zurückgesetzt werden.

Eine Übersicht und Begriffsabgrenzung aller nach Postfach-Aktivierung notwendigen PINs zur Verschlüsselung und Signatur finden Sie im Überblick und Begriffsabgrenzung der PINs in XNP.



Aktivierung des beN-Postfachs

Nach der Ersteinrichtung der XNP-Anwendung erfolgt die Aktivierung des beN-Postfachs.

Über den Button Aktivieren auf der Aktionsleiste in den beN Einstellungen wird das Zertifikat des beN-Postfachs importiert. Die weiterführende Anleitung finden Sie im Abschnitt Einrichtung und Aktivierung des beN-Postfachs.




Einstellungen für Zertifikate


Zertifikatserneuerung 

Es gibt verschiedene Gründe zur Erneuerung des Postfachzertifikats, bspw.:

  • die Postfach PIN zum beN-Postfach ist vergessen
  • das Postfachzertifikat ist abgelaufen
  • es liegt eine Namensänderung im Notarverzeichnis vor, welche in das Postfachzertifikat übernommen werden soll.

Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erneuerung Ihres Postfachzertifikats.

Hinweise

  • Die Zertifikatserneuerung muss persönlich durch die Notarin oder den Notar nach Anmeldung mittels Signaturkarte in der XNP-Anwendung durchgeführt werden.
  • Die Zertifikatserneuerung für aktivierte beN-Postfächer erfolgt ausschließlich in der XNP-Anwendung und kann nicht mehr - wie bisher für bestehende EGVP-Postfächer möglich - im Stammdatenverzeichnis der BNotK durchgeführt werden.
  • Bitte beachten Sie, dass Nachrichten, die vor erfolgter Zertifikatserneuerung an Ihr beN-Postfach zugestellt worden sind, nach Zertifikatserneuerung nicht mehr mit der XNP-Anwendung entschlüsselt und gelesen werden können.
  • Bitte aktualisieren Sie daher sofern möglich vor der Zertifikatserneuerung den Posteingang Ihres beN-Postfachs und exportieren Ihre Nachrichten.
  • Nutzen Sie Ihr beN-Postfach in einer Notariatssoftware, so aktualisieren Sie bitte dort auch den Nachrichteneingang vor der Zertifikatserneuerung.
  • Beachten Sie bitte, dass nach erfolgreicher Zertifikatserneuerung auch XNotar (sowie ggf. Ihre Notariatssoftware) und die weiteren Arbeitsplätze, die mit der XNP-Anwendung arbeiten, über das geänderte Zertifikat verfügen müssen. Gehen Sie hierzu wie in Einbindung des Postfachzertifikats in XNP oder Notariatssoftware und Nutzung des beN-Postfachs mit der XNP-Anwendung auf mehreren Arbeitsplätzen beschrieben vor.

Falls Sie noch nicht angemeldet sind:

  • Schließen Sie Ihr Kartenlesegerät an den Computer an, stecken Sie Ihre Signaturkarte in das Lesegerät.
  • Starten Sie die XNP-Anwendung. 
  • Sie sehen die Anmeldeseite der Anwendung. Wählen Sie Anmeldung mit Signaturkarte. Wählen Sie Ihr Authentifizierungszertifikat aus und geben Sie anschließend Ihre Authentifizierungs-PIN ein.
  • Ihre aktiven Amtstätigkeiten werden zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die Amtstätigkeit aus, für die Sie tätig werden möchten.


  • Öffnen Sie im rechten oberen Fensterrand das Benutzermenü per Klick und wählen Sie anschließend die beN Einstellungen aus. Die Seite öffnet sich. 
  • Klick Sie in der Aktionsleiste rechts auf Zertifikat erneuern.


  • Ein Fenster öffnet sich. Geben Sie Ihre neue Postfach PIN in die beiden dafür vorgesehenen Felder ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zertifikat erneuern.
  • Das neue Postfachzertifikat wird erstellt.


Das Erneuern des Postfachzertifikats kann ggf. eine längere Zeit in Anspruch nehmen. Bitte brechen Sie den Vorgang nicht ab.


  • Sobald Ihr neues Postfachzertifikat erstellt wurde, haben Sie die Möglichkeit dieses zu exportieren oder den Vorgang durch die Schaltfläche Abbrechen abzuschließen.

  • Nach Zertifikatserneuerung können Sie Ihr beN Postfach und alle Module von XNP nutzen. Der Reiter beN Einstellungen kann nun geschlossen werden.



Einbindung des Postfachzertifikats in XNP oder Notariatssoftware  

Die Funktionen Importieren und Exportieren auf der Aktionsleiste der beN Einstellungen finden in unterschiedlichen Zusammenhängen ihren Einsatz.

Der Import des Postfachzertifikats wird für die Aktivierung und Nutzung des beN-Postfachs in XNP bzw. einer anderen Notariatssoftware eines Drittanbieters benötigt.

Nach der Aktivierung des beN-Postfachs kann sich der Anwender sein Postfachzertifikat exportieren und für Sicherungszwecke auf seinem Rechner speichern.



Export des Postfachzertifikats
  • Ihr aktuelles Postfachzertifikat ist in der Liste der Zertifikate bereits über die Checkbox ausgewählt.
  • Klicken Sie in der Aktionsleiste rechts auf Exportieren, um das Zertifikat für Sicherungszwecke auf dem Rechner zu speichern.

  • Ein Datei-Speicher-Dialog öffnet sich. Wählen Sie den Ort aus, an dem Sie das Postfachzertifikat speichern möchten und klicken Sie auf Speichern.
  • Das Postfachzertifikat wurde als ZIP-Datei an dem ausgewählten Speicherort abgelegt.



Import des Postfachzertifikats 

Um das beN-Postfach in XNP nutzen zu können, muss das Postfachzertifikat über die Funktion Importieren auf der Aktionsleiste einmalig importiert werden. Hierbei ist es notwendig, dass die Zertifikatsdatei des bereits vom Notar aktivierten Postfachs importiert wird. Nach erfolgreichem Import des Postfachzertifikats ist mit Eingabe der bei der Aktivierung vom Notar selbstvergebenen PIN des Postfachzertifikats der Versand und Empfang von Nachrichten über das beN-Postfach in XNP möglich.

Wenn das Postfachzertifikat bisher noch nicht im XNP-Datenordner gespeichert wurde, werden Sie nach der Anmeldung in XNP gebeten das Postfachzertifikat zu importieren. Dies kann auch passieren, wenn der XNP-Datenordner nicht richtig gesetzt bzw. geändert wurde oder der Zugriff darauf nicht zur Verfügung steht.

Für den Import des Postfachzertifikats in Notariatssoftware eines Drittanbieters muss das Postfachzertifikat wie unter Export des Postfachzertifikats beschrieben exportiert werden. Für eine Anleitung zum Import des Zertifikats in Notariatssoftware eines Drittanbieters wenden Sie sich bitte an den Hersteller.



Nutzung des beN-Postfachs mit der XNP-Anwendung auf mehreren Arbeitsplätzen  


Wenn Sie auf mehreren Arbeitsplätzen mit der XNP-Anwendung auf Ihr beN-Postfach zugreifen möchten, muss zuvor die Anleitung zur Anlage und Einrichtung des XNP-Datenordners befolgt werden. Sofern der Zugriff auf Ihr beN-Postfach über Ihre Notariatssoftware heraus erfolgen soll, ist die Installation und Nutzung der XNP-Anwendung auf mehreren Arbeitsplätzen optional.

  • Um ein bereits aktiviertes beN-Postfach auf weiteren Arbeitsplätzen nutzen zu können, müssen Sie die XNP-Anwendung auf den entsprechenden Arbeitsplätzen installieren.
  • Nutzen Sie hierfür die Installationsdatei, die Sie aus dem Webshop der NotarNet zur initialen Installation heruntergeladen haben. Sie können die Installationsdatei bspw. per USB-Stick auf die einzurichtenden Arbeitsplätze verteilen. Folgen Sie den Installationsanleitungen.
  • Nach erfolgter Installation der XNP-Anwendung und Einrichtung des XNP-Datenordners im Notariat, können die Mitarbeiter an anderen Arbeitsplätzen durch Nutzung des selben XNP-Datenordners ebenfalls auf das beN Postfach zugreifen.
  • Sollten Komplikationen entstehen, prüfen Sie in den Einstellungen > Geräteeinstellungen (PC), ob der Pfad für den XNP-Dokumentenspeicher korrekt konfiguriert ist.