Die Notarvertreterverwaltung (kurz: "NVV") ist ein Modul in der XNP-Basisanwendung der Bundesnotarkammer. Mit der Notarvertreterverwaltung können Sie jederzeit einen Überblick über vergangene, laufende und zukünftige Vertretungen erhalten.

Sie können außerdem effektiver arbeiten, da Sie alle Daten einer Notarvertretung nur einmal eingeben müssen. Wird anschließend ein Vorgang im Vertreterzeitraum vorbereitet, greifen die Module von XNotar automatisch auf die angelegten Vertreterdaten einschließlich Vertreterbestellungsurkunde zu. Es muss also an den entsprechenden Stellen der Unterschriftzeilen (Beglaubigungsvermerk oder Anschreiben) manuell keine Eingabe der Vertreterdaten mehr erfolgen. Auch muss die Vertreterbestellungsurkunde nicht nochmal seperat in den Vorgang geladen werden, sondern wird automatisch in die entsprechende Signaturmappe eingefügt und mit den signierten Dokumenten verbunden zum Versand abgegeben.


Diese Onlinehilfeseite ist wie folgt gegliedert:


Abschnitt A : Aufbau und die Funktionen des Moduls Notarvertreterverwaltung

Abschnitt B: Einrichten eines amtlich bestellten Vertreters im Stammdatenverzeichnis der BNotK

Abschnitt C: das Zusammenspiel mit den Modulen von XNotar


Anlage einer Notarvertretung im NVV-Modul in Bildern





Abschnitt A - Aufbau und Funktionen


Wo befindet sich das Modul?


Im Hauptmenü, der Navigationsleiste des XNP-Clients, finden Sie die Notarvertreterverwaltung.

Mit Klick auf den Eintrag Notarvertreterverwaltung öffnet sich zunächst die Übersicht aller Notarvertretungen.




Aufbau der Notarvertreterverwaltung




Die Notarvertreterverwaltung besteht aus drei Basisdialogen:

1. Übersicht aller Notarvertretungen

2. Gesamtüberblick einer Notarvertretung

3. Bearbeitungsmodus zum Anlegen oder Bearbeiten einer Notarvertretung




1. Übersicht der Notarvertreterverwaltung


In der Übersicht aller Notarvertretungen finden Sie den Gesamtbestand aller aktuellen Notarvertretungen (nachstehend auch Übersicht der Notarvertretungen).

Aus der Übersicht heraus können die in der Aktionsleiste bereitstehenden Aktionen für eine oder mehrere ausgewählte Notarvertretungen ausgeführt werden.

Viele Funktionen unterstützen eine Stapelverarbeitung. Sie können z.B. mehrere Notarvertretungen bearbeiten, öffnen oder löschen. Die einzelnen Funktionen der Aktionsleiste werden weiter unten im Detail beschrieben.

Mit Klick auf "Übersicht exportieren" in der Aktionsleiste können Sie die Liste der Notarvertretungen als PDF exportieren, anschließend speichern oder ausdrucken.

Sie können in der Übersicht auch nach Notarvertretungen suchen. Mehr dazu im Punkt "Such- und Filteroptionen".





2. Gesamtüberblick einer Notarvertretung


Der Gesamtüberblick enthält alle Details einer einzelnen Notarvertretung.

Zum Öffnen eines oder mehrerer Gesamtüberblicke

  1. wählen Sie die entsprechende/n Notarvertretung/en durch Klick auf die Checkbox/en und
  2. klicken Sie in der Aktionsleiste auf "Öffnen".

Es öffnet sich der Gesamtüberblick der Notarvertretung.

Aus dem Gesamtüberblick heraus können alle über die Aktionsleiste bereitstehenden Aktionen für diese Notarvertretung ausgeführt werden.






3. Bearbeitungsmodus zum Anlegen oder Bearbeiten von Notarvertretungen


Im Bearbeitungsmodus wird eine Notarvertretung durch erstmaliges Anlegen oder späteres Bearbeiten vorbereitet.

Um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen wählen Sie

  1. "Neu" in der Aktionsleiste aus oder
  2. eine Notarvertretung aus der Übersicht aus und klicken anschließend auf "Bearbeiten" in der Aktionsleiste.

Es öffnet sich in beiden Fällen eine übersichtliche Maske, in der Sie die Daten der Notarvertretung erfassen und die notwendigen Dokumente (Vertreterbestellungsurkunde) hochladen können.



Felder der Maske:

  1. Von - Bis:
    den Vertreterzeitraum gemäß Bestellungsurkunde angeben.

  2. Titel (vor):
    z. B. "Dr." oder "Prof. Dr."

  3. Vorname:
    Vorname des Vertreters

  4. Nachname:
    Nachname des Vertreters

  5. Titel(nach):
    z. B. Master of Laws (LL.M.)

  6. Geburtsdatum:
    Geburtsdatum des Vertreters

  7. Vertreterbezeichnung:
    z. B. Notarassessor, als amtlich bestellter Vertreter des Notars Max Mustermann

  8. Anlass:
    z. B. "urlaubsbedingte Abwesenheit"






4. Bestellungsurkunde hochladen

Sie können die Bestellungsurkunde des amtlich bestellten Vertreters in der Notarvertreterverwaltung hochladen. Dies hat den Vorteil, dass die Module von XNotar diese automatisch bei der Vorbereitung eines Vorgangs erkennen und der Signaturmappe hinzufügen. Die Bestellungurkunde wird dann verbunden mit den signierten Dokumenten zum Versand abgegeben.


In der Maske zur Vorbereitung einer Notarvertretung laden Sie die Bestellungsurkunde wie folgt hoch:

  1. Klicken Sie auf "Neu" bei Vertreterbestellungsurkunde.
  2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Bestellungsurkunde hochladen können.
  3. Klicken Sie auf "Datei hochladen" oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das Fenster.
  4. Klicken Sie an,
    a) ob das Dokument eine Beglaubigungsvermerk enthält oder wenn nicht,
    b) dass ein Beglaubigungsvermerk direkt nach dem Speichern angefügt werden soll.
  5. Mit Speichern oder/und nach Anfügen des Beglaubigungsvermerks landen Sie wieder in der Maske und können die hochgeladene Bestellungsurkunde sehen.









5. Bestellungsurkunde signieren

Die hochgeladene Bestellungsurkunde kann direkt in dem NVV Modul signiert werden. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf "Signieren" in der Maske zur Anlage einer Notarvertretung
  2. Es öffnet sich die Signaturmappe.
  3. Prüfen Sie die Dokumente und klicken Sie auf "Signieren" in der Aktionsleiste.
  4. Die Signaturanwendungskomponente öffnet sich. Klicken Sie auf "Ok".
  5. Folgen Sie den Anweisungen Ihres Kartenlesegerätes.

Nach erfolgter Signatur erscheint eine Zusammenfassung des Signaturprozesses. Mit Schließen dieser Zusammenfassung landen Sie wieder in der Maske und können die signierte Datei bei "Signatur" sehen.





6. Die Funktionen der Aktionsleiste zusammengefasst:

Folgende Aktionen stehen in der Aktionsleiste zur Verfügung: 

    • Neu
      Fachlicher Auslöser: Eine neue Notarvertretung soll angelegt werden. 
      Ergebnis der Funktion: Das System öffnet eine Oberfläche, in der die notwendigen Informationen strukturiert erfasst werden können.
    • Bearbeiten  
      Fachlicher Auslöser: Eine Notarvertretung muss weiter bearbeitet oder überarbeitet werden. 
      Ergebnis der Funktion: Das System öffnet die Notarvertretung im Bearbeitungsmodus.
    • Öffnen
      Fachlicher Auslöser: Alle Informationen einer Notarvertretung sollen eingesehen werden.
      Ergebnis der Funktion: Das System zeigt in einem neuen Reiter den Gesamtüberblick über alle zur Notarvertretung bisher erfassten Daten und Dokumente an.
    • Signieren
      Fachlicher Auslöser: Der Signierende möchte die einer Notarvertretung beigefügten Dokumente sichten und signieren.
      Ergebnis der Funktion: Das System generiert eine Signaturmappe, in der alle zu signierenden Dokumente gesichtet und anschließend signiert oder von der Signatur ausgeschlossen werden können.
    • Übersicht exportieren
      Fachlicher Auslöser: Die Übersicht der Notarvertretungen soll mit den Informationen der ausgewählten Spalten in ein PDF-Dokument überführt werden.
      Ergebnis der Funktion: Die aus der Übersicht ausgewählten Notarvertretungen werden als Liste im PDF Viewer dargestellt. Es sind genau die Spalten zu sehen, die in der Übersicht aller Notarvertretungen sichtbar sind.
    • Löschen
      Fachlicher Auslöser: Eine Notarvertretung soll aus dem Datenbestand des Systems gelöscht werden.
      Ergebnis der Funktion: Die Notarvertretung wird gelöscht.





7. Such- und Filteroptionen (Notarvertretung suchen)

Die Notarvertretungen werden Ihnen in der Übersicht aller Notarvertretungen angezeigt. Um einen oder mehrere bestimmte Notarvertretungen schnell zu finden, bietet das Modul eine Reihe von Suchfunktionen an.

Diese werden im Folgenden beschrieben:

Schnellsuche

Die Schnellsuche bietet Ihnen die Möglichkeit über ein oder mehrere Suchworte Notarvertretungen zu finden. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Geben Sie in das Suchfeld am oberen Rand des Arbeitsbereichs einen Suchbegriff mit mindestens 3 Zeichen ein.  
  2. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Enter-Taste
  3. Mit der Schnellsuche können Sie nach folgenden Informationen der Notarvertretungen suchen:
    • Name des/r Vertreter/in
    • Anlass


Erweiterte Suche

Über die erweiterte Suche können Sie mit spezifischen Daten einer Notarvertretung suchen. Sie gehen wie folgt vor:

  1. Klicken Sie am oberen Rand des Arbeitsbereichs auf die Schaltfläche Erweiterte Suche
  2. Das System klappt die erweiterte Suche auf.
  3. Es stehen Ihnen mehrere Freitext-Suchfelder zum Befüllen zur Verfügung.
  4. Geben Sie die gesuchte/n Informationen an.
  5. Das System sucht nach allen Notarvertretungen, die den von Ihnen eingegebenen Informationen entsprechen und listet diese in der Übersicht der Notarvertretungen auf.

Sie haben die Möglichkeit

  • über Freitext-Suchfelder gezielt nach bestimmten Informationen zu suchen, beispielsweise nach:
    • Vertreter/in
    • Von – Bis
    • Anlass (z.B. Urlaub)
    • Vertreterbestellungsurkunde vorhanden ja/ nein/ beides
    • Beglaubigungsvermerk vorhanden ja/ nein/ beides
    • Signatur vorhanden ja/ nein/ beides
    • Vertretungen anzeigen abgelaufene/ laufende/ zukünftige/ alle




Abschnitt B - Einrichten eines amtlich bestellten Vertreters im Stammdatenverzeichnis der BNotK


Damit sich der bestellte Vertreter im Vertretungszeitraum ebenfalls an XNP anmelden kann, benötigt er Benutzernamen und Passwort.

Die Berechtigung hierzu können die/der Notar/in oder ein Mitarbeitender im Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer erteilen.

Nachfolgend erhalten Sie eine ausführliche Anleitung hierzu:


Anmeldung und Mitarbeiterverwaltung

  1. Melden Sie sich als Notar (oder Büro-Administrator sofern eingerichtet) im SDV unter https://sdv.bnotk.de an.
  2. Nutzen Sie als Anmeldedaten bitte die selben wie auch für das Zentrale Testamentsregister (ZTR) und das Zentrale Vorsorgeregister (ZVR). 
  3. Sollten Sie mehr als eine Amtstätigkeit ausüben (bspw. gleichzeitige Verwaltung), vergewissern Sie sich in der Überschrift, dass die korrekte Amtstätigkeit ausgewählt ist. Wechseln Sie ggf. die Amtstätigkeit durch Listenauswahl im rechten oberen Bereich.

  4. Wählen Sie den Reiter "Mitarbeiter" aus, um die Mitarbeiterverwaltung zu öffnen. (Notarvertreter werden hier als "Mitarbeiter" angelegt).
















Anlegen eines neuen Notarvertreters


  1. Klicken Sie auf "Neuen Mitarbeiter anlegen".
  2. Füllen Sie mindestens die hervorgehobenen Pflichtfelder (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse) des Notarvertreters aus.
  3. Vergeben Sie ein Kennwort für den Benutzer des Notarvertreters und tragen Sie dies in das Feld "Kennwort" ein.
  4. Bestätigen Sie die Kennwortwahl durch Eingabe in das Wiederholungsfeld. Das hier vergebene Kennwort muss bei der ersten Anmeldung durch den Notarvertreter an einem System der BNotK geändert werden.
  5. Wählen Sie die Berechtigungen des Notarvertreters durch Auswahl der entsprechenden Checkboxen aus.


Für die Nutzung von XNP ist die Vergabe der Berechtigung "beN" an den Notarvertreter notwendig.


  • Das erfolgreiche Anlegen des Nutzers wird Ihnen im Stammdatenverzeichnis bestätigt und eine E-Mail an die angegebene Adresse versandt. Der Benutzerzugang des Notarvertreters ist sodann aktiv und kann für die Anmeldung in XNP genutzt werden.
  • Bei der ersten Anmeldung des Notarvertreters mit dem neuen Benutzerzugang fordert das System den Notarvertreter auf, sein Passwort zu ändern. Als "altes Passwort" ist das oben vergebene Kennwort anzugeben. Unter neues Passwort entsprechend das vom Notarvertreter selbst gewählte neue Kennwort. 
  • Der automatisch gebildete Benutzername des Notarvertreters ergibt sich aus Ihrem Benutzernamen und dem Namen des Notarvertreters (bspw. emustermann.musterfraum).


Weitere Informationen zum Anlegen und Berechtigen eines Nutzers im Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer finden Sie hier: Einrichten und Berechtigen von Mitarbeitenden






Abschnitt C - Zusammenspiel mit den Modulen von XNotar


Die einmal im Modul Notarvertreterverwaltung angegebenen Daten und die dort hochgeladene Bestellungsurkunde werden automatisch bei der Vorbereitung eines Vorgangs in den Modulen von XNotar (Handelsregister und Grundbuch) genutzt. Wie genau das Zusammenspiel erfolgt, erläutern wir nachfolgend für Sie:


1. Anmeldung des Notarvertreters an XNP

Durch die Berechtigung des Notarvertreters im Stammdatenverzeichnis der BNotK hat dieser eine E-mail mit seinen Zugangsdaten erhalten. So geht es als Notarvertreter dann weiter:

  1. Der Notarvertreter meldet sich mit seinen Zugangsdaten an XNP an.
  2. Die Basisanwendung öffnet sich und oben rechts ist der Notarvertreter im Benutzermenü sichtbar.




2. Vorbereitung eines Vorgangs

Auch bei einer Notarvertretung ist es der Normalfall, dass ein Mitarbeitender einen Vorgang in den Modulen von XNotar vorbereitet. Selbstverständlich kann auch der Notarvertreter, wie auch der Notar selbst, einen Vorgang vorbereiten.



3. Beglaubigungsvermerk und Anschreiben erstellen

Erstellt der Mitarbeitende oder der Notarvertreter in der Karteikarte "Dokumente" eines Moduls in XNotar, z. B. im Handelsregistermodul, ein Anschreiben oder einen Beglaubigungsvermerk, so erscheinen in der Vorschau in der Unterschriftenzeile zunächst wie gewohnt die Daten der Amtstätigkeit, d. h. des amtierenden Notars.

Mit der Signatur des Notarvertreters werden diese Daten mit den Daten des Notarvertreters überschrieben, s. "Signatur des Notarvertreters".














4. Signatur des Notarvertreters


Zum Signieren klickt der Notarvertreter in der Aktionsleiste auf Signieren.

  1. Es öffnet sich die Signaturmappe.
  2. In der Vorschau ist sichtbar, dass die Daten des amtierenden Notars mit den Daten des Vertreters überschrieben wurden.
  3. In der Signaturmappe befindet sich auch automatisch die für den Zeitraum hinterlegte Bestellungsurkunde. Sie kann von hieraus nochmals eingesehen werden.
  4. Der Notarvertreter klickt auf "Signieren" bzw. "Alle Signieren".

 

Die PIN-Abfrage erfolgt zweimal; einmal für die Signatur des Dokuments, ein zweites Mal für die Verbindung der Bestellungsurkunde mit dem Dokument.


Mit Abschluss des Signaturprozesses wird die Bestellungsurkunde wird mit den signierten Dokumenten verbunden und insgesamt zum Versand abgegeben.