Im Folgenden finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Besonderen elektronischen Notarpostfachs (beN) der Bundesnotarkammer.


Bitte beachten Sie auch die FAQs zur XNP-Basisanwendung und zu XNotar.




Aktivierung von beN



Gemäß § 78n BNotO richtet die Bundesnotarkammer zum 1. Januar 2018 für jeden Notar und Notariatsverwalter ein besonderes elektronisches Notarpostfach (beN) ein.
Maßgeblich für die Einrichtung eines beN-Postfachs ist die im Notarverzeichnis eingetragene Amtstätigkeit. Bei gleichzeitiger Ausübung mehrere Amtstätigkeiten, beispielsweise wenn ein Notar neben seiner eigenen Amtstätigkeit zum Notariatsverwalter für einen anderen, aus dem Amt ausgeschiedenen Notar, bestellt wird, wird je Amtstätigkeit ein besonderes elektronisches Notarpostfach vergeben.


Die Bundesnotarkammer hat zur Vorbereitung der Aktivierung eine Checkliste erstellt, welche Sie vor der Durchführung der Aktivierung Ihres beN-Postfachs nach Möglichkeit bitte durcharbeiten sollten.


Nein, die bisherigen EGVP-Postfächer werden durch die beN-Postfächer abgelöst.


Im Rahmen der Aktivierung Ihres beN-Postfachs wird Ihnen - sofern Sie Ihr beN-Postfach durch Anlage eines entsprechenden Zertifikats im Stammdatenverzechnis der BNotK eingerichtet haben (vgl. Kammerrundschreiben vom 19.02.2018 ) - angeboten, dieses Zertifikat beizubehalten und zu importieren.

Sofern Sie XNotar nutzen, finden Sie Ihr Postfachzertifikat im so genannten ElRv-Datenordner. Hier navigieren Sie zum Unterverzeichnis "<Notarname>\OSCI\<SAFE-ID des Postfachs>\Zertifikate" bspw. also "C:\ElRv-Daten\Mustermann\DE.BEN_PROD.4711...\Zertifikate". Das benötigte Postfachzertifikat trägt als Dateinamen die SAFE-ID Ihres Postfachs und die Dateiendung ".p12", bspw. also "DE.BEN_PROD.4711[...].p12"; siehe auch XNotar-Administrationshandbuch.

Sollten Sie nicht über Ihr Postfachzertifikat bzw. die dazugehörige PIN verfügen, so können Sie im Rahmen der Aktivierung Ihres beN-Postfachs ein neues Postfachzertifikat erzeugen. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall vor der Erstellung des Postfachzertifikats nochmals Ihre Nachrichten in XNotar bzw. Ihrer Notariatssoftware aus dem bestehenden Postfach abrufen. Das im Rahmen der Aktivierung neu erstellte Postfachzertifikat muss anschließend in XNotar oder die Notariatssoftware importiert werden.


Für Notare bzw. Notariatsverwalter, die bereits ein Postfach in der SAFE-Domäne der Bundesnotarkammer besitzen, ändert sich die ID ihres Postfaches (DE.BEN_PROD.abc…) mit der Aktivierung ihres beN-Postfachs nicht.


Eine erfolgreiche Aktivierung ihres beN-Postfaches überprüfen Sie im Stammdatenverzeichnis. Detaillierte Informationen erhalten Sie in der Onlinehilfe unter Überprüfen der erfolgreichen Postfach-Aktivierung. Wenn Ihr beN-Postfach noch nicht aktiviert ist, folgen Sie bitte der Anleitung zur Einrichtung und Aktivierung des beN-Postfachs.


Nutzung von beN


Das beN-Postfach ist in XNotar 3 ebenso integriert, wie es die EGVP-Postfächer waren. Der Umgang mit den neuen beN-Postfächern wird künftig nur noch über die XNP-Anwendung erfolgen. Wie bereits berichtet, wird XNotar 3 im Laufe des Jahres 2021 endgültig abgeschaltet werden. Einen Termin werden wir Ihnen hierzu rechtszeitig mitteilen.

Zum Hintergrund der Einführung des beN-Postfachs: Das beN ist der Nachfolger des bislang für die elektronische Kommunikation mit Gerichten genutzten EGVP-Postfachs und stellt einen „sicheren Übermittlungsweg“ für das Einreichen elektronischer Dokumente bei Gerichten dar (§ 130a Absatz 4 Nr. 2 ZPO in der ab 1. Januar 2018 geltenden Fassung). Das beN-Postfach kann in bestimmten Fällen zum schriftformersetzenden Versand von Dokumenten verwendet werden, ohne dass es dabei einer qualifizierten elektronischen Signatur der Notarin oder des Notars bedarf. Voraussetzung dafür ist, dass sich die Notarin oder der Notar persönlich mit ihrer bzw. seiner Signaturkarte am beN-Postfach anmeldet und die Nachricht selbst versendet. In den gängigen notariellen Verfahren, insbesondere in Handelsregister- und Grundbuchsachen, ändert sich aber nichts: Es bleibt wie bisher dabei, dass Dokumente elektronisch in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden müssen, also mit qualifizierter elektronische Signatur der Notarin oder des Notars.

Ferner können Gerichte zukünftig Notarinnen und Notaren über das beN-Postfach Dokumente gegen elektronisches Empfangsbekenntnis zustellen (§ 174 Abs. 4 ZPO in der ab 1. Januar 2018 geltenden Fassung). Die beN-Anwendung enthält eine Funktion zur Rücksendung des Empfangsbekenntnisses in strukturierter maschinenlesbarer Form. In absehbarer Zukunft ist aber noch nicht damit zu rechnen, dass die Gerichte in notariellen Verfahren elektronische Empfangsbekenntnisse anfordern werden.

Beachten Sie bitte, dass sowohl die Nutzung des sicheren Übermittlungsweges als auch die Ausstellung von elektronischen Empfangsbekenntnissen nicht aus XNotar 3 heraus sondern lediglich mittels der XNP-Anwendung möglich ist.

Für die Nutzung Ihres beN-Postfachs in einer anderen Notariatssoftware als der XNP-Anwendung oder XNotar 3 wenden Sie sich bitte an den Hersteller der Notariatssoftware.


Ja, Sie können Ihre Mitarbeiter für den Zugriff auf Ihr beN-Postfach berechtigen und Ihr beN-Postfach auch auf den Arbeitsplätzen Ihrer Mitarbeiter einrichten. Eine ausführliche Erklärung finden Sie hier unter Nutzung eines Postfachs auf mehreren Arbeitsplätzen.


beN-Postfächer werden gemäß § 78n BNotO für die jeweilige Amtstätigkeit separat bereitgestellt. Sofern Sie demnach mit weiteren Amtstätigkeiten am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen, werden hierfür eigene beN-Postfächer eingerichtet und geführt. Daher wählen Sie nach der Anmeldung an der beN-Anwendung zunächst die Amtstätigkeit aus, für die Sie Ihr beN-Postfach aktivieren möchten. Anschließend wiederholen Sie die Schritte zur Aktivierung Ihres beN-Postfachs für jede Ihrer Amtstätigkeit.


Anwaltsnotare nutzen in der Regel neben dem beN-Postfach für die notarielle Kommunikation auch das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA), das ihnen von der Bundesrechtsanwaltskammer für die anwaltliche Kommunikation zur Verfügung gestellt wird.

Weitere Informationen zum beA-Postfach erhalten Sie unter http://bea.brak.de


Notariatsabwickler werden nach den Absprachen mit der Landesjustizverwaltung Baden-Württemberg sowie der Notarkammer Baden-Württemberg kein separates beN-Postfach für ihre Amtstätigkeit erhalten. Notariatsabwickler, die zugleich Notare sind, können für die (aktive) Kommunikation ihr beN-Postfach nutzen, welches sie für ihre Amtstätigkeit als Notar aktiviert haben.


Ein Druck des Nachrichtentextes ist derzeit nur möglich, wenn die gewünschte Nachricht über die Option Exportieren -> Nachricht  in einem ZIP-Ordner exportiert wird. Die in dem ZIP-Ordner enthaltene PDF-Datei „Nachricht.pdf“ können Sie öffnen und ausdrucken.


Wenn Sie das beN-Postfach nach der Zertifikatserneuerung öffnen, werden auch die Nachrichten geladen, die nicht entschlüsselt werden können. Dies betrifft Nachrichten im Bereich "Posteingang" und "Gesendete Elemente".
Sobald XNP-beN diese Nachrichten geladen hat, wird die Nachricht als "(Minus) Fehler beim Verarbeiten der Nachricht" markiert dargestellt und kann bedenkenlos aus dem Posteingang / Postausgang gelöscht werden.


XNP


Die Anzeige erhält jeder Nutzer, der auf die neuste XNP Version aktualisiert. Der Grund ist ein im Hintergrund stattfindender Umzug des Ablageortes des Postfachzertifikats. Dies ist lediglich ein Systemhinweis, der mit "OK" bestätigt werden soll und keiner weiteren Aktion bedarf.


Meldet sich der Notar das erste Mal nach dem XNP Update im beN-Postfach an, werden die Nachrichten automatisch, schnellstmöglich und priorisiert nach Aktualität abgerufen. Die Lade- und Darstellungszeit älterer Nachrichten kann mehrere Stunden dauern. Diese werden automatisch nach und nach in Ihrem beN Postfach angezeigt. Wichtig für das Nachladen ist, dass das beN Postfach geöffnet bleibt (dazu muss einer der unteren beN Reiter wie z.B. Posteingang oder Postausgang offen sein). Dieser Nachladevorgang tritt einmalig beim erstmaligen Öffnen von XNP nach dem Update auf. Wichtig zu wissen: Auch während des Nachladens von Nachrichten können neue Nachrichten versendet werden oder Vorgänge in einem anderen Modul wie z.B. Handelsregister durchgeführt werden.


Schnittstelle


Ja, das beN-Postfach kann grundsätzlich in Notariatssoftware integriert werden. Wenden Sie sich bitte an den Hersteller der Notariatssoftware, um Informationen zum Stand der Unterstützung und ggf. eine Anleitung zur Integration zu erhalten.


Mit der Version 2019 ist RA-MICRO beN-fähig, so dass eine Aktivierung des beN-Postfaches in der XNP Basisanwendung vorgenommen werden kann.


Zum Versand und Erhalt von beN-Nachrichten müssen Sie eine beN-befähigte Anwendung, wie beispielsweise XNotar 3.8 verwenden. Die Verwendung des Governikus Communicators zum Zugriff auf Ihr beN-Postfach ist nicht möglich. Zur Einbindung Ihres beN-Postfachs in eine beN-befähigte Notariatssoftware befolgen Sie bitte die Schritte unter Einbindung des Postfachs in XNotar oder eine Notariatssoftware.


Support


Den beN-Support erreichen Sie unter beN@bnotk.de