Elektronisches Urkundenarchiv und Fernsignatur – Bedeutung für Notarvertretungen

Zu den neuesten Entwicklungen zum Start des Elektronischen Urkundenarchivs beachten Sie bitte folgendes Rundschreiben vom 16. November 2021 (PDF).

 

Mit diesem Rundschreiben informieren wir Sie über die Voraussetzungen für die Arbeit von Notarvertreterinnen und Notarvertretern mit dem Elektronischen Urkundenarchiv.

Aufgrund der Lieferengpässe der für die Arbeit mit dem Elektronischen Urkundenarchiv benötigten neuen Chipkarten (vgl. unser Rundschreiben 11/2021) werden zum 1.1.2022 nicht alle Funktionen des Elektronischen Urkundenarchivs zur Verfügung stehen. Zudem wird auch bei Notarvertreterinnen und Notarvertretern die Umstellung auf  Fernsignaturen erst mit den neuen Chipkarten möglich sein. Auch die konkreten Auswirkungen dieser Einschränkung stellen wir Ihnen im Folgenden detailliert dar.

Zur besseren Verständlichkeit sind Erläuterungen und Handlungsempfehlungen in drei zeitliche Abschnitte aufgeteilt:

  1. die jetzt unmittelbar zu ergreifenden Maßnahmen (nachfolgend unter A.),
  2. die Arbeit mit dem Elektronischen Urkundenarchiv ab dem 1.1.2022 bis zur Auslieferung der neuen Chipkarten (nachfolgend unter B.) und schließlich
  3. die Arbeit mit dem Elektronischen Urkundenarchiv ab Erhalt der neuen Chipkarten (nachfolgend unter C.).

A. Unmittelbare Maßnahmen für Vertretungen

Eine wichtige Voraussetzung für das Arbeiten mit dem Elektronischen Urkundenarchiv ist ein aktives Benutzerkonto bei der Bundesnotarkammer und der Besitz einer neuen Chipkarte.1 Dies gilt auch für Personen, die ab dem 1.1.2022 (erstmalig oder wieder) eine Notarvertretung übernehmen sollen. Daher ist es wichtig, dass möglichst zeitnah die nachfolgend näher beschriebenen Schritte für alle ab dem 1.1.2022 voraussichtlich
zum Einsatz kommenden Notarvertreterinnen und Notarvertreter durchgeführt werden.

I. Beantragung eines Benutzerkontos (Schritt 1)

Jede zukünftige Notarvertreterin und jeder zukünftige Notarvertreter benötigt ein Benutzerkonto bei der Bundesnotarkammer.

Personen, die im Rahmen ihrer bisherigen Amtstätigkeit bereits im Notarverzeichnis erfasst worden sind und damit bereits über ein Benutzerkonto verfügen (z. B. Notarinnen und Notare, Notarinnen und Notare a.D. oder ehemalige Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwalter) können ihr bisheriges Benutzerkonto weiterverwenden
und müssen keinen erneuten Antrag auf Zuteilung eines Benutzerkontos stellen. Sollten im Einzelfall die Zugangsdaten nicht mehr bekannt sein, kann über die zuständige Notarkammer eine erneute Zusendung veranlasst werden.

Alle übrigen zukünftigen Notarvertreterinnen und Notarvertreter müssen die erstmalige Einrichtung eines Benutzerkontos wie folgt beantragen. (Wenn der Antrag bereits aufgrund einer entsprechenden Aufforderung durch die zuständige Kammer eingereicht wurde, ist dieser Schritt bereits erledigt.)

  •  Der Antrag ist pro Person nur einmal erforderlich. Bei weiteren Vertretungen (auch bei anderen Amtsträgern), Notariatsverwaltungen und bei der Aufnahme einer eigenen notariellen Amtstätigkeit ist kein neues Benutzerkonto erforderlich.
  • Der Antrag muss folgende Angaben der Notarvertreterin bzw. des Notarvertreters enthalten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, persönliche E-Mail-Adresse und eine Anschrift, an die Mitteilungen in Bezug auf das Benutzerkonto erfolgen sollen. Für den Antrag ist das beiliegende Formblatt zu verwenden, gegebenenfalls in der von der zuständigen Notarkammer bereitgestellten Form.
  • Der Antrag ist von der Notarvertreterin bzw. dem Notarvertreter zu unterzeichnen. Sofern es sich bei der Notarvertreterin bzw. dem Notarvertreter nicht um eine Notarassessorin bzw. einen Notarassessor handelt, bedarf es zusätzlich der Unterschrift der ersten ab 1.1.2022 zu vertretenden Amtsperson (Notarin oder Notar bzw. Notariatsverwalterin oder Notariatsverwalter). Dadurch wird sichergestellt, dass nur ernsthafte Anträge berücksichtigt werden.
  • Der vollständige Antrag ist an die zuständige Notarkammer über den von ihr mitgeteilten Übermittlungsweg zu übersenden.

Nach Überprüfung des Antrags trägt die Notarkammer die Personendaten im Notarverzeichnis ein. Damit wird für die jeweilige Person automatisch ein Benutzerkonto in den Systemen der Bundesnotarkammer angelegt.

II. Aktivierung des Benutzerkontos (Schritt 2)

Personen, die gemäß Schritt 1 ein neues Benutzerkonto beantragt haben, müssen anschließend ihr Benutzerkonto aktivieren.

  • Hierzu erhält die Notarvertreterin bzw. der Notarvertreter ein Schreiben der Bundesnotarkammer, in dem der Benutzername mitgeteilt wird. Einen Tag später wird ein weiterer Brief mit dem Initialpasswort versandt.
  • Diese Zugangsdaten müssen auf https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/bestellung-antrag eingegeben werden, nachdem (unter der Option „Notare, Notariatsverwalter & Notarvertretungen“) „Zum Antrag“ sowie anschließend „Login mit Benutzername“ gewählt wurde. Dadurch wird das Benutzerkonto aktiviert.
  • Es folgt eine Aufforderung, das Initialpasswort abzuändern und ein eigenes Passwort zu vergeben. Nach der Änderung des Passworts erfolgt eine automatische Weiterleitung zur Antragsstrecke der Zertifizierungsstelle für die Bestellung neuer Chipkarten.

    Hinweis: Die persönlichen Zugangsdaten dürfen zunächst ausschließlich für die Bestellung der neuen Chipkarten bei der Zertifizierungsstelle verwendet werden (siehe sogleich III.). Erst nach dem Empfang der neuen Chipkarte (N-Karte) können mit Hilfe dieser Zugangsdaten auch die Anwendungen der Bundesnotarkammer (z.B. XNP oder ZTR) genutzt werden.

III. Bestellung neuer Chipkarten (Schritt 3)

Unter Verwendung der Zugangsdaten des Benutzerkontos kann die Notarvertreterin oder der Notarvertreter nun das „Notar-Paket“ bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer bestellen, das zwei neue Chipkarten (N-Karten) sowie jährlich bis zu 50 Fernsignaturzertifikate enthält. Die Bestellung muss unter https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/bestellung-antrag erfolgen (Auswahl: „Notare, Notariatsverwalter und Notarvertretungen“). Eine gesonderte Aufforderung zur Bestellung erfolgt nicht.

Hinweis: Es ist wichtig, dass die Bestellung der neuen Chipkarten möglichst zeitnah durchgeführt und nicht aufgeschoben wird. Nur so kann eine möglichst rasche Auslieferung der Chipkarten an die Notarvertreterinnen und Notarvertreter sichergestellt werden.


B. Notarvertretungen ab dem 1.1.2022 bis zur Lieferung der neuen Chipkarten

Wie im Rundschreiben Nr. 11/2021 näher erläutert, ist auch die Bundesnotarkammer von den weltweiten Lieferengpässen bei Halbleitern betroffen. Dadurch ist eine rechtzeitige Auslieferung der für die Arbeit mit dem Elektronischen Urkundenarchiv erforderlichen neuen Chipkarten zum 1.1.2022 auch für die von den Notarvertreterinnen und Notarvertretern bestellten Chipkarten ausgeschlossen. Eine belastbare Aussage, wann die Chipkarten ausgeliefert werden können, ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht möglich.

I. Vorbereitung der Vertretereintragung im Notarverzeichnis
Bereits für alle Vertretungszeiträume ab dem 1.1.2022 haben die vertretenen Amtspersonen unverzüglich nach Erhalt der Bestellungsurkunde eine Abschrift der Urkunde an die zuständige Notarkammer zu übersenden. Dadurch wird – neben der Information durch die Landesjustizverwaltung gemäß § 67 Abs. 6 Nr. 1 BNotO – sichergestellt, dass die Notarkammer rechtzeitig über die Vertreterbestellung informiert ist und diese in das Notarverzeichnis eintragen kann. Die Notarkammern werden ihren Mitgliedern den hierfür zu verwendenden
Übermittlungsweg noch gesondert mitteilen.

Die Eintragung in das Notarverzeichnis ist ab Erhalt der neuen Chipkarten Voraussetzung für das Signieren von Dokumenten durch die Notarvertreterinnen und Notarvertreter (siehe C. II. 2.).

II. Nutzung des Elektronischen Urkundenarchivs und von XNP
Ab dem 1.1.2022 bis zur Auslieferung der neuen Chipkarten ist daher keine zentrale Archivierung elektronischer Dokumente in der elektronischen Urkundensammlung möglich.

Notarvertreterinnen und Notarvertreter können bis zur Auslieferung der neuen Chipkarten in den XNP-Modulen „Urkundenverzeichnis“ und „Verwahrungsverzeichnis“ mit einem im Stammdatenverzeichnis (sdv.bnotk.de, oder Nachfolgesystem) angelegten Benutzer wie Mitarbeitende arbeiten. Sie können aber keine dem Notar vorbehaltenen Funktionen ausführen, insbesondere keine Änderungen und Korrekturen bestätigen. Diese Bestätigungen müssen daher in der Übergangszeit zunächst durch die Notarin oder den Notar nach dem Ende der Vertretung erfolgen.2

Wie oben bereits dargestellt (A.II.), dürfen die von der Bundesnotarkammer mitgeteilten persönlichen Zugangsdaten in der Übergangszeit von Notarvertreterinnen und Notarvertretern für die Nutzung von XNP oder anderen Anwendung nicht verwendet werden, da dies zu Fehlern (insbesondere beim Signieren) führen würde.

III. Signieren von Dokumenten
Die derzeit benutzten Signaturkarten können weiterhin zum Signieren für den elektronischen Rechtsverkehr benutzt werden. Die Fähigkeit, qualifiziert elektronisch zu signieren, ist damit unabhängig von der Auslieferung der neuen Chipkarten gegeben. Somit können auch Notarvertreterinnen und Notarvertreter ab dem 1.1.2022 in gewohnter Weise und ohne Einschränkungen am elektronischen Rechtsverkehr mit Registergerichten und Grundbuchämtern teilnehmen.

Alle Personen, die noch keine Signaturkarte besitzen, aber bis zum 30.3.2022 erstmalig eine Notarvertretung übernehmen werden, bestellen bitte zusätzlich zu den unter Abschnitt A beschriebenen Schritten möglichst zeitnah eine Signaturkarte herkömmlicher Art (alte Technologie) bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer. Bitte nutzen Sie hierfür die URL https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/bestellung-antrag (Option „Sonstige“).

Notarvertreterinnen und Notarvertreter werden bis zur Auslieferung der neuen Chipkarten keine Dokumente im XNP-Modul „Urkundenverzeichnis“ signieren können, die für die spätere zentrale Archivierung in der elektronischen Urkundensammlung vorbereitet werden. Hierfür ist nämlich die Verwendung des nachfolgend dargestellten neuen Signaturverfahrens zwingend erforderlich. Diese Signaturen müssen in solchen Fällen nach Ende des jeweiligen Vertretungszeitraums durch die Notarin oder den Notar mit ihrer/seiner Signaturkarte erfolgen, wobei in Form der „Stapelsignatur“ zahlreiche Dokumente mit einem einzigen Vorgang gleichzeitig signiert werden können.3


C. Notarvertretungen ab Erhalt der neuen Chipkarten

Sobald die neuen Chipkarten an die Notarvertreterinnen und Notarvertreter ausgeliefert worden sind, ändert sich für diese das Verfahren für den Zugriff auf das Elektronische Urkundenarchiv und für das Signieren von Dokumenten.

I. Zugriff auf das Elektronische Urkundenarchiv
Die neuen Chipkarten dienen einerseits dem Zugang zur elektronischen Urkundensammlung im Elektronischen Urkundenarchiv. Auch die Notarvertreterin bzw. der Notarvertreter kann sich mit ihrer/seiner Chipkarte an XNP für die vertretene Amtsperson anmelden.

II. Signieren von Dokumenten
Andererseits ermöglichen die neuen Chipkarten das qualifizierte elektronische Signieren für Notarvertreterinnen und Notarvertreter mit einem amtsbezogenen Attribut i.S.v. § 12 Abs. 1 VDG. Damit wird auch für sie uneingeschränkt das Signieren von Dokumenten möglich sein, die in die elektronische Urkundensammlung aufgenommen werden sollen.

In dem praktischen Vorgang des Signierens ändert sich durch den Einsatz der neuen Chipkarten nichts. DasSignieren erfolgt weiterhin wie gewohnt in der XNP-Umgebung (bzw. der sonstigen bisher dafür genutzten Software).

Zum technischen Hintergrund:
Nach § 39a Abs. 2 S. 1 BeurkG muss mit einem einfachen elektronischen Zeugnis (z.B. elektronisch beglaubigte  Abschrift) eine Bestätigung der Notareigenschaft und damit auch der Notarvertretereigenschaft durch die zuständige Stelle verbunden werden. Gleiches gilt zukünftig gem. § 56 Abs. 1 S. 5 BeurkG n.F. für elektronische Dokumente, die in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden sollen.

Während der Nachweis der Notareigenschaft bereits heute schon in Form eines Attributs i.S.v. § 12 Abs. 1 VDG in der notariellen elektronischen Signatur enthalten ist, muss für den Nachweis der Notarvertretereigenschaft gem. § 33 Abs. 4 S. 2 DONot entweder eine von der zuständigen Aufsichtsbehörde signierte Abschrift oder eine durch eine Notarin oder einen Notar elektronisch beglaubigte Abschrift der Vertreterbestellungsurkunde erstellt und mit dem zu signierenden Dokument verbunden werden. Die Verbindung erfolgt derzeit mittels eines sog. ZIP-Containers, der wiederum von der Notarvertreterin bzw. dem Notarvertreter signiert  werden muss. Das äußerst sich praktisch in der aktuell noch notwendigen doppelten PIN-Eingabe durch die Notarvertreterinnen und Notarvertreter.

Mit vollständiger Verteilung der neuen Chipkarten entfällt dieses etwas umständliche Verfahren. Der Signaturprozess wird ab diesem Zeitpunkt auf die sog. Fernsignatur umgestellt, die es ermöglicht, auch bei Notarvertretungen ein entsprechendes Notarvertreterattribut in die Signatur aufzunehmen. Dies ist möglich, da das der Fernsignatur zugrunde liegende Signaturzertifikat – anders als bei herkömmlichen Signaturkarten – nicht auf der Chipkarte selbst gespeichert ist, sondern in der gesicherten Umgebung der Zertifizierungsstelle der
Bundesnotarkammer verbleibt. Die neue Chipkarte dient dem sicheren Zugriff auf diesen Schlüssel. Ein weiterer Vorteil der Fernsignatur liegt darin, dass Personen mit mehreren Amtstätigkeiten (z.B. Notar und zugleich Notarvertreter) unkompliziert zwischen den verschiedenen Signaturzertifikaten wechseln können und dennoch nur eine Chipkarte benötigen.

Das Notarvertreterattribut i.S.v. § 12 Abs. 1 VDG weist die vertretende Person gem. § 39a Abs. 2 S. 1 BeurkG und § 56 Abs. 1 S. 5 BeurkG n.F. als Notarvertreterin oder Notarvertreter einer bestimmten Amtsperson aus (z. B. Max Mustermann, amtlich bestellter Vertreter von Greta Müller, Notarin in Kiel, Schleswig-Holstein, Notarkammer Schleswig-Holstein).


Damit der technisch veränderte Signaturprozess funktioniert, muss zukünftig für jeden Vertretungszeitraum ein entsprechendes Signaturzertifikat mit Notarvertreterattribut bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer bestellt werden. Die Bestellung wird über die URL https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/bestellung-antrag (Option „Notare, Notariatsverwalter & Notarvertretungen“) erfolgen. Ein entsprechendes Signaturzertifikat kann dann durch die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer unter folgenden Voraussetzungen kurzfristig erstellt werden:

  1. Die Notarvertreterin oder der Notarvertreter verfügt über ein Benutzerkonto bei der Bundesnotarkammer und eine neue personalisierte Chipkarte (N-Karte). Ist dies noch nicht der Fall, sind zunächst die in Abschnitt A beschriebenen Schritte zu befolgen.
  2. Die Notarvertreterbestellung wurde von der zuständigen Notarkammer in das Notarverzeichnis eingetragen. Der Notarkammer werden die für die Eintragung der Vertreterbestellung notwendigen Informationen von der Landesjustizverwaltung gemäß § 67 Abs. 6 Nr. 1 BNotO mitgeteilt. Um jedoch in der Anfangsphase sicherzustellen, dass die Notarkammer rechtzeitig über die Notarvertreterbestellung informiert wird, ist zusätzlich von der vertretenen Amtsperson für alle Vertretungszeiträume ab dem 1.1.2022 unverzüglich nach Erhalt eine Abschrift der Bestellungsurkunde an die zuständige Notarkammer zu übersenden (siehe bereits B. III.).


Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Ihre Fragen erreichen uns am besten über dialog-zs(at)bnotk.de, wenn sie die neuen Chipkarten und die Produkte der Zertifizierungsstelle betreffen, und über urkundenarchiv(at)bnotk.de, wenn sie die Einführung des Elektronischen Urkundenarchivs im Allgemeinen betreffen.

 

1 Bezüglich der Chipkarten beachten Sie bitte die Einschränkungen, die im Abschnitt B dargestellt sind.

2 Hier wie im Folgenden gelten die Ausführungen für Notarinnen und Notare auch für Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwalter. Sollte es in Ausnahmekonstellationen nicht möglich sein, mit der Bestätigung zu warten, bis der Amtsinhaber diese vornehmen kann, ist mit support(at)bnotk.de Kontakt aufzunehmen.

3 Ist ein Aufschieben des Signierens, bis der Amtsinhaber dieses vornehmen kann, aus praktischen Gründen ganz ausnahmsweise nicht möglich, ist Kontakt mit der zuständigen Notarkammer aufzunehmen.

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