Elektronisches Urkundenarchiv: Verschiebung der Einführung der elektronischen Urkundensammlung

Zu den neuesten Entwicklungen zum Start des Elektronischen Urkundenarchivs beachten Sie bitte folgendes Rundschreiben vom 10. Dezember 2021 (PDF).

 

Sehr geehrte Damen und Herren Kolleginnen und Kollegen,

aufgrund einer geplanten gesetzlichen Verschiebung wird die elektronische Urkundensammlung als Teil des Elektronischen Urkundenarchivs voraussichtlich erst zum 1. Juli 2022 in Betrieb gehen. Die bis dahin errichteten Urkunden müssen daher nicht gescannt werden. Davon unberührt werden die weiteren Bestandteile des Elektronischen Urkundenarchivs – das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis – planmäßig zum 1. Januar 2022 an den Start gehen.

Am 9. Dezember 2021 hat der Hauptausschuss des Deutschen Bundestages eine Beschlussempfehlung verabschiedet, die eine gesetzliche Verschiebung der Einführung der elektronischen Urkundensammlung auf den 1. Juli 2022 vorsieht.1 Mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit darf davon ausgegangen werden, dass das Gesetz rechtzeitig noch vor dem Jahreswechsel in Kraft treten wird. Über den weiteren Fortgang des Gesetzgebungsverfahrens werden wir Sie selbstverständlich informieren.

Im Einzelnen:

A. Verzögerung infolge der Chipkrise und Rechtsänderung

Wie mit den Rundschreiben Nr. 8/2021 und Nr. 11/20212 bereits mitgeteilt, betrifft die weltweite Chipkrise bedauerlicherweise auch das Elektronische Urkundenarchiv. Eine flächendeckende Versorgung aller Notarinnen und Notare mit den erforderlichen Chipkarten neuerer Generation zum 1. Januar 2022 ist nicht möglich. Daher kann zum 1. Januar 2022 keine Verschlüsselung der Urkunden und keine Übertragung in die Rechenzentren der Bundesnotarkammer erfolgen. Ohne die nun in Aussicht stehende Verschiebung der elektronischen Urkundensammlung wäre eine lokale Zwischenspeicherung der Dokumente und eine nachträgliche Verschlüsselung und Übertragung notwendig.

Dieses Vorgehen wäre in Anbetracht der großen zwischengespeicherten Datenmengen mit technischen Herausforderungen und daher Unsicherheiten verbunden. Um mögliche Beeinträchtigungen der Systeme in den einzelnen Notarbüros und in den Rechenzentren der Bundesnotarkammer auszuschließen, hat sich die Bundesnotarkammer für eine vorsorgliche Verschiebung der Inbetriebnahme der elektronischen Urkundensammlung eingesetzt. Diese Anregung wurde nun von der Politik aufgegriffen.

Die letztlich auf die COVID-19-Pandemie zurückgehenden Verzögerungen und deren Auswirkungen zeigten sich am Ende der letzten Legislaturperiode. Aufgrund der nach der Bundestagswahl im September 2021 notwendigen Sondierungsphase und der sich anschließenden Koalitionsverhandlungen war indes nicht absehbar, ob eine gesetzliche Verschiebung der elektronischen Urkundensammlung rechtzeitig erreichbar sein würde. Es war deshalb unvermeidbar, den Start zum 1. Januar 2022 vorzubereiten und die Alternativlösung der Zwischenspeicherung mit nachträglicher Verschlüsselung und Übertragung zu erarbeiten.

Umso erfreulicher ist es, dass die gesetzliche Verschiebung der elektronischen Urkundensammlung nun aller Voraussicht nach erreicht werden kann. Diese stellt sicher, dass das Elektronische Urkundenarchiv trotz der äußeren Widrigkeiten in der notariellen Praxis ohne technische Unsicherheiten in zwei Schritten (siehe B. I. und B. II.) eingeführt werden kann.

B. Praktische Konsequenzen

Die gesetzliche Verschiebung der elektronischen Urkundensammlung führt zu folgender praktischer Situation:

I. Urkundenverzeichnis und Verwahrungsverzeichnis ab 1. Januar 2022

Das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis starten unverändert am 1. Januar 2022.

Das Urkundenverzeichnis ersetzt ab diesem Zeitpunkt die Urkundenrolle, das Namensverzeichnis zur Urkundenrolle sowie das Erbvertragsverzeichnis. Dafür steht das XNP-Modul „Urkundenverzeichnis“ ab dem 1. Januar 2022 zur Verfügung. Die Führung des Urkundenverzeichnisses löst keine Gebühren aus.

Das Verwahrungsverzeichnis ersetzt ab dem 1. Januar 2022 das Massen- und Verwahrungsbuch, die Anderkontenliste sowie das Namensverzeichnis zum Massenbuch. Hierfür wird das Modul „Verwahrungsverzeichnis“ in XNP bereitgestellt. Die hierfür anfallenden Gebühren werden von der Bundesnotarkammer über monatliche Sammelrechnungen abgerechnet.

Für die Nutzung des Urkundenverzeichnisses und des Verwahrungsverzeichnisses bedarf es vorübergehend nicht der neuen Chipkarten. Eine Anmeldung zu XNP ist wie bisher mit Nutzername und Passwort möglich.

Für Notarvertretungen ergeben sich grundsätzlich keine Änderungen gegenüber dem Rundschreiben Nr. 14/2021 vom 16. November 2021.3 Vielmehr führt die geplante gesetzliche Verschiebung hier zu einer Erleichterung, da die nachträgliche Signierung der Dokumente durch die vertretene Notarin bzw. den vertretenen Notar mangels Archivierung in der elektronischen Urkundensammlung entfällt (siehe unter B. III. des genannten Rundschreibens).

II. Elektronische Urkundensammlung ab 1. Juli 2022

Die elektronische Urkundensammlung ist erst ab dem 1. Juli 2022 zu führen. Bis einschließlich 30. Juni 2022 bleibt es im Wesentlichen bei den derzeit geltenden Vorschriften zur Führung der Urkundensammlung in Papierform. Eine elektronische Archivierung findet nicht statt.

Es müssen daher zunächst keine Papierdokumente gescannt werden; dies ist erst für ab dem 1. Juli 2022 errichtete Urkunden erforderlich. Auch eine nachträgliche Überführung der Papierdokumente aus der Zeit vor dem 1. Juli 2022 in die elektronische Form wird nicht notwendig sein. Die Verfahrensdokumentation zur Umsetzung des Scanverfahrens nach dem Stand der Technik4 muss daher ebenfalls erst zum 1. Juli 2022 ausgefüllt und zur Generalakte genommen werden. Bereits ausgefüllte Verfahrensdokumentationen bleiben aber natürlich unverändert verwendbar.

Auch im Übrigen sind die bis zum 30. Juni 2022 errichteten Urkunden wie bisher zu behandeln. Insbesondere können Vermerke bis zum 1. Juli 2022 auf der Urschrift angebracht werden und sind noch nicht auf einem gesonderten Blatt niederzulegen (§ 35 Abs. 3 NotAktVV).

Eine kleinere Änderung tritt jedoch aufgrund der Einführung des Urkundenverzeichnisses ein: Der Vermerk über die Erteilung von Ausfertigungen erfolgt nicht mehr gemäß § 49 Abs. 4 BeurkG a.F. auf der Urschrift. Dass eine Ausfertigung erteilt wurde, wem sie erteilt wurde und wann dies erfolgte, ist ab dem 1. Januar 2022 in das Urkundenverzeichnis einzutragen (§ 49 Abs. 4 BeurkG k.F., § 15 NotAktVV). Bis zum 1. Juli 2022 ist es aber unschädlich, zusätzlich einen Vermerk auf der Urschrift anzubringen.

C. Merkblatt zur Arbeitserleichterung

Das beiliegende Merkblatt stellt in kurzer und prägnanter Form die wesentlichen Aspekte der Einführung des Elektronischen Urkundenarchivs ab dem 1. Januar 2022 dar. Es kann als unmittelbare Arbeitshilfe für häufige Fragen dienen, die sich bei der Arbeit mit dem Elektronischen Urkundenarchiv stellen können. In diesem Merkblatt sind die gesetzliche Verschiebung der elektronischen Urkundensammlung und die sich daraus ergebenden Konsequenzen bereits berücksichtigt.

Dieses Merkblatt sowie weitere Informationen finden Sie auch auf der Internetseite zum Elektronischen Urkundenarchiv unter www.elektronisches-urkundenarchiv.de.