22.02.2024
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Übergabe von Vorgängen an den Amtsnachfolger

Übergabe der Vorgänge von einer Notarin oder einem Notar auf ihre/seine Amtsnachfolge

Im Fall des Übergangs der Verwahrungszuständigkeit gemäß §§ 51, 58 BNotO wegen Erlöschen des Amtes oder Veränderung des Amtsbereiches aufgrund einer Verlegung des Amtssitzes muss der Amtsnachfolgerin bzw. dem Amtsnachfolger  Zugriff auf die Vorgänge in den Online-Verfahren gemäß § 5 Abs. 3 NotViKoV ermöglicht werden. Das gilt auch bei einem Übergang von einer Notariatsverwaltung in die notarielle Amtstätigkeit oder umgekehrt. Hierfür muss die Notarin oder der Notar bzw. die Notariatsverwalterin oder der Notariatsverwalter, deren bzw. dessen Amt erlischt oder deren bzw. dessen Amtsbereich sich ändert, die Funktion „Übergeben“ in dem XNP-Modul „Online-Verfahren“ nutzen. Wie dies im Einzelnen funktioniert, erfahren Sie in der nachfolgenden Anleitung.

Voraussetzung für die Übergabe der Vorgänge in den Online-Verfahren ist zunächst, dass Ihre zuständige Notarkammer mindestens einen Amtsnachfolger sowie das Datum der Beendigung der Amtsätigkeit im Notarverzeichnnis eingetragen hat.

Sobald der Eintrag im Notarverzeichnis erfolgt ist, können Sie die Übergabe der Vorgänge auf Ihren Amtsnachfolger starten. Die Übergabe Ihrer Vorgänge sollte spätestens am letzten Tag Ihrer Amtstätigkeit erfolgen. Die Übergabe kann auch noch innerhalb von 28 Tagen nach dem letzten Tag der Amtstätigkeit durchgeführt werden. Dies gilt auch für den Fall des Erlöschens des Amtes.

Anleitung

Wählen Sie in der Vorgangsübersicht die Vorgänge aus, die an eine Amtsnachfolgerin bzw. einen Amtsnachfolger übergeben werden sollen. Sie können sämtliche Vorgänge auswählen, in dem Sie das Kästchen neben dem Feld "Bezeichung des Vorgangs/Firma" anklicken. Alternativ können sie auch einzelne Vorgänge auswählen, wenn nicht sämtliche Vorgänge übertragen werden sollen.

Anschließend können Sie in der Aktionsleiste die Schaltfläche Übergeben auswählen.

Es öffnet sich nun ein Dialogfenster. Hier können Sie nun auswählen, an welche Amtsnachfolgerin bzw. an welchen Amtsnachfolger die Vorgänge übergeben werden sollen.

Eine Mehrfachauswahl ist dabei nicht möglich. Vielmehr müssen Sie nacheinander die Übergabe vornehmen.

Wählen Sie anschließend die Schaltfläche "Bestätigen".

Sie erhalten nun noch einmal eine Übersicht, an welche Amtsnachfolgerin bzw. an welchen Amtsnachfolger die ausgewählten Vorgänge übergeben werden. Sobald Sie die Schaltfläche "Bestätigen" auswählen,werden die Vorgänge an die Amtsnachfolgerin bzw. den Antsnachfolger übermittelt.

Nach Abschluss der Übermittlung erhalten Sie eine Erfolgsmeldung, dass die Vorgänge erfolgreich übergeben wurden.

 

Hinweis: Der übergebene Vorgang wird erst nach Schließen und wieder Öffnen der Vorgangsansicht nicht mehr angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass sämtliche Dokumente, die Sie vor einer Videokonferenz im Bereich "Dokumente" mit den Beteiligten ausgetauscht haben, ebenfalls übertragen werden. Dies gilt allerdings nicht für die Dokumente, die Sie in der Videokonferenz signiert haben, da diese lokal auf Ihrem Rechner abgespeichert werden.

Die übertragenden Vorgänge werden bei der übernehmenden Notarin oder dem übernehmenden Notar mit dem Status "Neu" gekennzeichnet.