Am 1. August 2022 wird es rechtlich zulässig und technisch ermöglicht, bestimmte gesellschaftsrechtliche Beurkundungen und Beglaubigungen über ein von der Bundesnotarkammer bereitgestelltes Videokommunikationssystem vorzunehmen.
Wir stellen Ihnen hier die wichtigsten an die Notare versandten Informationen zusammen:
1. Rundmail an die Notarkammern am 28.07.2022:
Am Freitag, den 29. Juli 2022 wird das neue XNP-Modul für die notariellen Online-Verfahren freigeschaltet. Die Bereitstellung des neuen XNP-Moduls erfolgt damit erfreulicherweise etwas vor dem angekündigten Termin. Mit dem neuen XNP-Modul können Notarinnen und Notare ab dem 1. August 2022 in den gesetzlich zugelassenen Fällen Beurkundungen und Beglaubigungen mittels Videokommunikation durchführen. Nähere Informationen zu den notariellen Online-Verfahren finden sich im Rundschreiben Nr. 5/2022 der Bundesnotarkammer vom 13. Juli 2022 (https://www.bnotk.de/aufgaben-und-taetigkeiten/rundschreiben).
Ebenfalls am Freitag freigeschaltet wird das Internetportal (www.onlineverfahren.notar.de), das bürgerseitig für notarielle Online-Verfahren verwendet wird.
Die Notar-App, die Bürgerinnen und Bürgern zum Zwecke der Identifizierung ein sicheres Auslesen ihrer Ausweisdokumente ermöglicht, steht bereits im App Store von Apple (https://apps.apple.com/de/app/notar/id1624043830) sowie im Google Play Store (https://play.google.com/store/apps/details?id=de.notar.onlineverfahren&gl=DE) kostenlos zum Download bereit.
Das neue XNP-Modul, das Internetportal und die Notar-App sind mehrfach erfolgreich getestet worden und vollständig funktionsfähig. Es gibt lediglich kleinere Einschränkungen, die voraussichtlich nach kurzer Zeit behoben sein werden, von denen wir zwei hervorheben möchten:
- Bürger sollten Computer/Laptop und Firefox-Browser verwenden
Da in der unmittelbaren Startphase noch nicht alle Tablets und Browser vollständig mit den Systemanforderungen kompatibel sein werden, empfehlen wir, an der Videokonferenz stets mit einem Computer oder Laptop mit Kamera, Mikrofon und Tonausgabe teilzunehmen und hierbei den kostenlosen Browser Firefox (www.mozilla.org/de/firefox/new) zu verwenden. Diese Empfehlung sollte Mandanten vor der Videokonferenz mitgeteilt werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Gerne können Notarinnen und Notare das neue Videokommunikationssystem testen, um sich mit der Technik vertraut zu machen. Es bietet sich an, solche Tests mit Mitarbeitenden durchzuführen, die die Bürgerseite simulieren. Notarinnen und Notare sollten die Bürgerseite nicht selbst simulieren, da für jeden Bürger durch die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer ein Signaturzertifikat erstellt wird und dies vorerst unter Umständen nicht möglich ist, wenn die Person bereits über ein Notar-Signaturzertifikat verfügt.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu, wie Sie mit den in einem notariellen Online-Verfahren erstellten elektronischen Urkunden im XNotar-Modul Handelsregister verfahren können, finden Sie hier: https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/notarnet/xnotar/einstiegshilfen.html
Für den Registerverkehr können elektronisch beglaubigte Abschriften genutzt werden, die auf der Grundlage einer elektronischen Urkunde i. S. d. § 45 Abs. 3 BeurkG n. F. erstellt wurden. Eine elektronische Urkunde im Sinne dieser Vorschrift ist ein im Rahmen einer Videobeurkundung oder -beglaubigung erstelltes elektronisches Dokument. Dies bedeutet, dass direkt nach der Videokonferenz elektronisch beglaubigte Abschriften erstellt und für den Registervollzug genutzt werden können. Es ist hierfür nicht notwendig, die elektronische Urkunde zuvor in die elektronische Urkundensammlung einzustellen, um von der dort gespeicherten elektronischen Urschrift i. S. d. § 45 Abs. 3 BeurkG n. F. elektronisch beglaubigte Abschriften zu erstellen. Im Anhang finden Sie dazu ergänzend das Gutachten-Nr. 193183 des Deutschen Notarinstituts.