Seit dem 21. Juli 2022 sind Notarinnen und Notare sowie Notariatsverwalterinnen und -verwalter aufgefordert, ihre N-Karten zu initialisieren und die M-Karten für ihre Mitarbeitenden zu personalisieren. Dabei ist zwischen dem Vorgehen in Sozietäten/Bürogemeinschaften (mehrere Notar/innen) und bei einzelner Berufsausübung zu unterscheiden. Der Unterschied liegt darin, dass Notarinnen und Notare in Sozietäten/Bürogemeinschaften die Mitarbeitenden zunächst etwa gleichmäßig den Sozien zuordnen müssen und die M-Karten dann von dem jeweiligen Sozius nur für die ihm zugeordneten Mitarbeitenden personalisiert werden müssen. Die Zuordnung zu allen Sozien erfolgt erst später auf gesonderte Aufforderung.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Benutzerverwaltung und Kartenverwaltung, die in Ziff. 5.2 die Initialisierung und in Ziff. 5.3 die Personalisierung erklärt, finden Sie hier:

Personen, die keine Amtstätigkeit als Notarin oder Notar oder Notariatsverwalterin oder Notariatsverwalter ausüben, die N-Karte also insbesondere für Notarvertretungen nutzen, initialisieren ihre N-Karte derzeit noch nicht. Sie können die N-Karte als Notarvertretung weiterhin zum Anmelden an XNP und zum Signieren verwenden, auch für Dokumente, die in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Eine Übergabe der kryptografischen Schlüssel an Notarvertretungen durch die vertretene Notarin oder den vertretenen Notar ist derzeit noch nicht erforderlich.

Wenn eine Notarin oder ein Notar durch Urlaub oder sonstige Abwesenheit daran gehindert ist, die Initialisierung und Personalisierung zeitnah nach dem 22. Juli 2022 vorzunehmen, ist dies unverzüglich nachzuholen, sobald das Hindernis weggefallen ist. Eine diesbezügliche Meldung an Ihre Notarkammer oder die Bundesnotarkammer ist nicht erforderlich.

Wenn eine Notarin oder ein Notar mehrere Amtstätigkeiten zugleich ausübt (etwa Notar und Notariatsverwalter), ist zunächst nur die Initialisierung für die hauptsächliche Amtstätigkeit vorzunehmen (z.B. Notar).

1. Bedeutung der Initialisierung
   
   Bei der Initialisierung der N-Karten für ihre Amtstätigkeit erzeugen Notarinnen und Notare (und Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwalter) die Schlüssel, mit denen ihre elektronische Urkundensammlung verschlüsselt wird. Die Schlüssel werden dann auf die zweite N-Karte übertragen. Anschließend kann die Personalisierung der M-Karten für Mitarbeitende erfolgen, auf die der Schlüssel dann auch übertragen wird.
   
   Die Erzeugung der Schlüssel ist die Voraussetzung, dass die zentrale Archivierung der Urkunden in den Systemen der Bundesnotarkammer erfolgen kann.
   
   Für die zentrale Archivierung ist es nach Initialisierung noch erforderlich, dass die Bundesnotarkammer diese Funktion aktiviert. Dies erfolgt voraussichtlich ab dem 26. August 2022. Ist die Initialisierung vor der Aktivierung der Archivierungsfunktion erfolgt, wird die Archivierung der vorgemerkten Dokumente automatisch durchgeführt. Erfolgt die Initialisierung - beispielsweise urlaubsbedingt - erst nach der zentralen Freischaltung der Archivierungsfunktion, zeigt XNP für die Dokumente in der Zwischenzeit den Status "Archivierung fehlgeschlagen" an. Dies ist nicht weiter problematisch. Die Archivierung muss dann lediglich einmalig in XNP erneut angestoßen werden (dazu steht bei aktiver Archivierung ein Icon in der Übersicht des Moduls Urkundenverzeichnis zur Verfügung).
    
2. Voraussetzungen der Initialisierung
    
   • XNP ist in der aktuellen Version installiert (das ist in der Regel der Fall)
   • Mindestens 2 N-Karten sind vorhanden
   • PIN zu den N-Karten wurde geändert und ist bekannt
   • An dem verwendeten Rechner sind zwei Kartenleser angeschlossen
   • Für die Personalisierung der M-Karten: die M-Karten sind vorhanden

3. FAQ
   
   Eine Liste häufiger Fragen und Antworten zur Initialisierung finden Sie hier:

   	Thema	Frage	Antwort
   1	Initialisierung der N-Karten und der Aktenverwahrung – Verzögerung der Durchführung	Ich bin um den Monatswechsel Juli/August in Urlaub und kann daher meine N-Karten nicht initialisieren. Was bedeutet das?	Wenn Sie aufgrund von Urlaub oder sonstiger Abwesenheit Ihre N-Karten und Aktenverwahrung nicht sogleich nach Aufforderung durch die Notarkammer initialisieren können, müssen Sie das bitte sobald möglich nachholen. Eine Nachricht an die Notarkammer oder Bundesnotarkammer ist nicht erforderlich. Durch die Initialisierung erfolgt die Erstellung der Zertifikate zur Verschlüsselung von Dokumenten im Rahmen Ihrer Amtstätigkeit. Solange die Initialisierung nicht erfolgt ist, kann keine erfolgreiche Archivierung in den zentralen Systemen des elektronischen Urkundenarchivs erfolgen und es können keine Ausfertigungen und Abschriften direkt aus XNP heraus hergestellt werden. Erst mit der zentralen Archivierung erfolgt die Gleichstellung der elektronischen Fassung nach § 56 Abs. 3, § 45 Abs. 2 BeurkG und liegt bei einer elektronischen Niederschrift eine elektronische Urschrift nach § 45 Abs. 3 BeurkG vor. Solange die Initialisierung nicht erfolgt ist, erhalten die Dokumente den Status "Archivierung fehlgeschlagen", wenn die Bundesnotarkammer die Archivierung aktiviert hat. Das ist kein Grund zur Beunruhigung, sondern normal. Die Archivierung kann für alle Dokumente gemeinsam neu angestoßen werden, wenn die Initialisierung nachgeholt worden ist.
   2	M-Karten in der Sozietät nutzen	Welche Einschränkungen bestehen, wenn in einer Sozietät oder Bürogemeinschaft die M-Karte eines Mitarbeitenden nur einer der Sozien zugewiesen ist?	Wenn das entsprechende Benutzerkonto mit Berechtigungen auch für die anderen Sozien versehen ist, kann die Anmeldung mit der M-Karte auch für diese Amtstätigkeiten erfolgen. Das ist der Normalfall, wenn die Berechtigung bereits über das Stammdatenverzeichnis angelegt war. Auch im Übrigen bestehen im Regelfallkeine praktischen Einschränkungen. Das Archivieren von Dokumenten in der elektronischen Urkundensammlung ist auch ohne den privaten Schlüssel der betroffenen Amtstätigkeit möglich. Dieser wird nur zum Abrufen aus dem Archiv benötigt. Die in der elektronischen Urkundensammlung archivierten Dokumente liegen aber in der Regel noch als Kopie automatisch im XNP-Datenordner vor. Dann prüft das System beim Zugriff nur im Archiv, ob das Dokument unverändert ist. Ist dies der Fall, muss kein Abruf aus dem Archiv erfolgen. Nur für den wirklichen Abruf aus dem Archiv muss der Schlüssel der betroffenen Amtstätigkeit auf der Karte vorhanden sein. Dies wäre etwa von Bedeutung, wenn der gesamte XNP-Datenordner verlorengegangen wäre. Die Funktionalität zur Schlüsselübergabe von weiteren Schlüsseln (der anderen Sozien) auf die M-Karte wird in den kommenden Wochen nachgeliefert und sollte dann auch vorgenommen werden.
   3	Anmeldung mit N-Karte außerhalb des Vertretungszeitraums (Notarassessor/in, Justiziar/in, Rechtsanwalt/Rechtsanwältin)	Ich bin bei einer Notarin/einem Notar als Notarassessor/in, Justiziar/in oder angestellte/r Rechtsanwältin/Rechtsanwalt tätig. An manchen Tagen bin ich als Notarvertretung bestellt, meistens jedoch nicht. Ich arbeite aber im notariellen Bereich und soll auch an den Tagen ohne Vertretungsbestellung mit XNP arbeiten. Kann ich dafür meine N-Karte verwenden?	Das ist derzeit leider noch nicht möglich. Für die Tätigkeit außerhalb von Vertretungszeiträumen muss derzeit noch über die Benutzerverwaltung ein gesonderter Mitarbeiter-Benutzer angelegt werden und für diesen Benutzer gegebenenfalls eine M-Karte personalisiert werden.
   4.1	Notarvertretung – Verwendung der elektronischen Urkundensammlung	Welche Einschränkungen bestehen für Notarvertretungen, solange diesen keine kryptographischen Schlüssel übergeben werden?	Keine Einschränkungen bestehen bei der Anmeldung an XNP für die vertretene Amtstätigkeit und beim Signieren als Vertretung mittels N-Karte. Auch im Übrigen bestehen im Regelfallkeine praktischen Einschränkungen. Das Archivieren von Dokumenten in der elektronischen Urkundensammlung ist auch ohne den privaten Schlüssel der betroffenen Amtstätigkeit möglich. Dieser wird nur zum Abrufen aus dem Archiv benötigt. Die in der elektronischen Urkundensammlung archivierten Dokumente liegen aber in der Regel noch als Kopie automatisch im XNP-Datenordner vor. Dann prüft das System beim Zugriff nur im Archiv, ob das Dokument unverändert ist. Ist dies der Fall, muss kein Abruf aus dem Archiv erfolgen. Nur für den wirklichen Abruf aus dem Archiv muss der Schlüssel der betroffenen Amtstätigkeit auf der Karte vorhanden sein. Dies wäre etwa von Bedeutung, wenn der gesamte XNP-Datenordner verlorengegangen wäre.
   4.2	Notarvertretung – Signieren für die elektronische Urkundensammlung	Ich nehme eine Notarvertretung wahr und soll auch Urkunden für die elektronische Urkundensammlung signieren. Kann ich das auch mit meiner herkömmlichen Signaturkarte tun?	Nein. Notarvertretungen können für die elektronische Urkundensammlung mit einer herkömmlichen Signaturkarte nicht signieren. Dazu muss eine N-Karte und das passende Vertretungszertifikat verwendet werden. Ist dies – aus welchem Grund auch immer – nicht möglich, muss die Notarin oder der Notar nach Rückkehr die Übereinstimmungsvermerke signieren.
   5	Sichere Verwahrung der N-Karten	Ich habe nach der Initialisierung der ersten N-Karte die zweite N-Karte als Zweitkarte eingerichtet. Ich habe verstanden, dass diese auch zur weiteren Absicherung der Verfügbarkeit des Schlüssels zu den von mir archivierten Urkunden dient. Wie soll ich bezüglich der sicheren Verwahrung der beiden N-Karten verfahren?	Zu jedem Zeitpunkt sollte eine N-Karte sich in Benutzung befinden und die andere gut erreichbar, aber besonders sicher verwahrt sein. Es empfiehlt sich, die im Alltagseinsatz befindliche Karte regelmäßig zu wechseln, damit die Funktion beider Karten regelmäßig geprüft wird. Wir raten, monatlich die in Einsatz befindliche Karte mit der als Reserve (z.B. im Safe) verwahrten zu tauschen, so dass etwa eine Karte in allen geraden Monaten, die andere in allen ungeraden Monaten im Alltag eingesetzt wird. Sie können selbstverständlich auch ein anderes geeignetes Wechselschema anwenden.
   6	Initialisierung der N-Karte bei mehreren Amtstätigkeiten	Ich bin gleichzeitig Notarin und Notariatsverwalterin. Kann ich meine N-Karten für mehrere Amtstätigkeiten initialisieren?	Die N-Karten können im Kontext mehrerer Amtstätigkeiten initialisiert und entsprechend verwendet werden.