Amtspersonen sind Notarinnen und Notare sowie Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwalter als natürliche Personen. Eine Person wird zur Amtsperson, sofern sie originäre notarielle Befugnisse nach der Bundesnotarordnung ausübt. Eine Person darf nur einmalig im Notarverzeichnis angelegt werden.

Mit der Amtstätigkeit im Sinn des Notarverzeichnisses ist jede Tätigkeit einer Person gemeint, die eine eigene Urkundenrolle an einem bestimmten Ort führt. Daraus ergibt sich, dass nur für Notarinnen und Notare sowie Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwalter eine Amtstätigkeit anzulegen ist, nicht hingegen für Notarvertreter und Notarvertreterinnen, da diese keine eigene Urkundenrolle führen. Für eine Person sind, auch wenn dies der Ausnahmefall sein dürfte, gegebenenfalls mehrere Amtstätigkeiten im Notarverzeichnis anzulegen, beispielsweise wenn ein Notar bzw. eine Notarin zugleich Notariatsverwalter bzw. Notariatsverwalterin ist, da in diesem Fall  mehrere Urkundenrollen zu führen sind. Eine Amtstätigkeit endet mit dem Erlöschen des Amtes bzw. mit dem Ende der Notariatsverwaltung oder mit einem Amtssitzwechsel. 

Eine Person kann mehrere Amtstätigkeiten ausüben, in der Regel jedoch nur eine zur gleichen Zeit. Eine Amtstätigkeit ist aktiv, wenn die Notarin bzw. der Notar die entsprechende Notarstelle aktuell begleitet. Eine Amtstätigkeit ist inaktiv, wenn sie abgeschlossen ist, d.h. wenn ihr ein „Gültig-bis-Datum“ zugeordnet ist, das in der Vergangenheit liegt. Wird eine Amtstätigkeit beendet, müssen die während dieser Amtstätigkeit entstandenen Urkunden anschließend verwahrt werden. Die Verwahrzuständigkeit wird in das Notarverzeichnis aufgenommen.

Eine Notarvertretertätigkeit ist zu einer Person zu erfassen und ist bei derjenigen Amtstätigkeit einzutragen, auf die sich die Notarvertreterbestellung bezieht. Eine oder auch mehrere Notarvertretertätigkeit(en) können neben einer aktiven Amtstätigkeit erfasst werden.