Die Bundesnotarkammer (nachfolgend „BNotK“ oder „wir“) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, also die Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person, sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung soll dazu dienen, Sie über die Art, den Umfang, den Ort und die Zwecke der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei einer Supportanfrage und deren Bearbeitung zu informieren.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne des Datenschutzrechts ist die BNotK.

Uns können Sie wie folgt erreichen:

Bundesnotarkammer K.d.ö.R.
Mohrenstraße 34
10117 Berlin

Telefon +49 (0)30 383866-0
Telefax +49 (0)30 383866-66

E-Mail bnotk@bnotk.de

2. Datenschutzbeauftragte

Die Datenschutzbeauftragte der BNotK können Sie wie folgt erreichen:

Datenschutzbeauftragte
c/o Bundesnotarkammer
Mohrenstraße 34
10117 Berlin

Telefon +49 (0)30 38 3866-0
Telefax +49 (0)30 38 3866-66

E-Mail datenschutz@bnotk.de

3. Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten halten wir uns streng an die gesetzlichen Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 (nachfolgend „DS-GVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes (nachfolgend „BDSG“). Wenn Sie bei uns eine Supportanfrage stellen, werden die folgenden personenbezogene Daten deshalb nur insoweit verarbeitet, wie dies gesetzlich erlaubt ist. Dies gilt auch für die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten.

Wenn Sie sich als Notar/Notarin oder Anwalt/Anwältin an uns wenden, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungen Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO, da wir den geschlossenen Vertrag mit Ihnen erfüllen wollen. Die Rechtsgrundlage für die übrigen Personen wie Notariatsmitarbeiter oder Systembetreuer ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Gewährleistung der ordnungsgemäßen Supportdurchführung und in der besseren Ansprache.

Lässt sich eine Anfrage nicht direkt telefonisch oder per E-Mail klären, wird das Anliegen als sogenanntes „Ticket“ erfasst und in unserem Ticketsystem (OTRS) aufgenommen. Hierdurch erhält es eine Ticketnummer und kann zeitnah durch das zuständige Support-Team bearbeitet werden.

In unserem Ticketsystem erfassen wir folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

• Stammdaten (Name, Vorname, ggf. Titel vor- und nachgestellt)
• Kundendaten (Kundennummer, Ticketnummer)
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• ggf. Anschrift des Notariats oder der Kanzlei (Ort, PLZ, Sozietätsbezeichnung, Anschrift (Straße, Hausnummer, Adresszusatz, Land)
• ggf. technische Daten (Routerart (Registerbox und/oder Notarnetzbox), IP-Adresse des Routers, IP-Adresse des Internet Gateways)
• weitere Daten, die im Rahmen der Problembeschreibung übermittelt werden

Wenn Sie uns als Notar/Notarin kontaktieren, verarbeiten wir zusätzlich die Amtstätigkeitsdaten, wie die Amtstätigkeits-ID, die wir aus dem Notarverzeichnis erhalten.  

4. Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten

Die Daten werden zum Zweck der Beantwortung Ihres Anliegens bzw. für die Kontaktaufnahme und die damit verbundene technische Administration, je nach Anfrage längstens für drei (3) Jahre (ggf. für zwei (2) weitere Jahre gesperrt archiviert) gespeichert und verwendet.

5. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten erfolgt, abhängig von Art und Inhalt Ihrer Anfrage, an technische Dienstleister (z.B. Rechenzentren, Telekommunikationsanbieter, Anbieter des Supportes), die die Daten weisungsgebunden auf der Grundlage einer Vereinbarung über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO verwenden. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns erfolgt ausschließlich in Deutschland.

6. Ihre Rechte

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die BNotK bestehen folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
• Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
• Löschung (Art. 17 DS-GVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
• Widerspruch (Art. 21 DS-GVO) in den Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO verarbeiten.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen zu Ihren Rechten oder zu deren Ausübung an bnotk@bnotk.de.

7. Beschwerderecht

Außerdem steht Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein Beschwerderecht bei der für uns in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten zuständigen Aufsichtsbehörde zu. 

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 153
53117 Bonn