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Aufgrund der Regelung in § 34 Abs. 4 BeurkG darf die Urschrift einer Verfügung von Todes wegen nicht in die elektronische Form übertragen werden. Es darf also keine elektronische Fassung der Urschrift einer Verfügung von Todes wegen erstellt werden. Wird auf Wunsch der Beteiligten eine beglaubigte Abschrift zur Urkundensammlung (§ 31 Abs. 1 Nr. 1a NotAktVV) genommen, muss – entsprechend dem Spiegelbildprinzip – mindestens eine elektronisch beglaubigte Abschrift zur elektronischen Urkundensammlung genommen werden, § 34 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 2 NotAktVV. Es ist aber auch möglich, durch einen Scan der begalubigten Abschrift gemäß § 56 BeurkG eine elektronische Fassung der beglaubigten Abschrift (nicht: der Urschrift) zu erstellen und in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren.

Erbverträge, die in der notariellen Verwahrung verbleiben, sind gemäß § 32 NotAktVV in der erbvertragssammlung zu verwahren. Auch hier kann und sollte auf Wunsch der Beteiligten eine beglaubigte Abschrift gemäß § 31 Abs. 1 Nr. 1a NotAktVV in der Urkundensammlung verwahrt werden, so dass in der elektronischen Urkundensammlung mindestens eine elektronisch beglaubigte Abschrift aufzunehmen ist.

Mitteilungen an Finanzbehörden müssen gemäß § 54 Abs. 2 Satz 3 EStDV, § 34 ErbStG i.V.m. § 8 Abs. 1 Satz 5 ErbStDV und § 18 GrEStG auf der Urschrift bzw. einer zurückbehaltenen Abschrift vermerkt werden. Hier ist es sinnvoll mit dem Einscannen der Urschrift so lange zu warten, bis alle erforderlichen Mitteilungen an die Finanzbehörden erfolgt sind. Die Urschrift ist dann zusammen mit dem Vermerk als „elektronische Fassung der Urschrift“ gemäß § 56 Abs. 1 BeurkG als Hauptdokument hochzuladen. Es ist aber auch möglich, den Vermerk über die Mitteilungen an Finanzbehörden auf einem gesonderten Blatt zu fertigen und als „Elektronische Fassung eines Papierdokuments“ unter „Sonstige Dokumente“ einzustellen. Der Vermerk muss anschließend mit der Urschrift mit Schnur und Siegel verbunden werden (Siegel/Berthold, DNotZ 2022, 429 (448)).

Ein Ausdruck der Bestätigung über die Registrierung im Zentralen Testamentsregister ist gemäß § 31 Abs. 1 Nr. 1b NotAktVV in der Urkundensammlung zu verwahren. Die Registerbehörde generiert diese Eintragungsbestätigung als elektronisches Original im PDF-Format. Dieses kann unmittelbar in die elektronische Urkundensammlung als Hauptdokument oder als sonstiges Dokument aufgenommen werden, wenn die elektronisch beglaubigte Abschrift der Verfügung von Todes wegen bereits als Hauptdokument eingestellt wurde. Die Erstellung eines Übereinstimmungsvermerks ist für das elektronische Original nicht erforderlich.

Der Jahresabschluss für vor dem 1.1.2022 entgegengenommene Verwahrungsmassen wird nach den bis zum 31.12.2021 geltenden Bestimmungen durchgeführt. Die parallele Führung erfordert somit zwei getrennte Jahresabschlüsse.

Macht die Notarin oder der Notar von der Möglichkeit Gebrauch (§ 76 Abs. 3 BeurkG-2022, frühestens ab 1.1.2023), bestehende Verwahrungsmassen in das Verwahrungsverzeichnis zu überführen, müssen alle betroffenen Massen überführt werden und ihre weitere Führung erfolgt ab diesem Zeitpunkt ausschließlich im Verwahrungsverzeichnis und damit nach den ab 1.1.2022 geltenden Vorschriften. In der Folge sind Verwahrungs- und Massenbuch nicht mehr aktiv zu führen. Es gibt dann nur noch einen Jahresabschluss.

Sie können im XNP-Modul Urkundenverzeichnis mit der Funktion Neu einen neuen UVZ-Eintrag beginnen. Auf der Karteikarte Grunddaten wird Ihnen dann in dem Eingabefeld UVZ-Nr. automatisch die kleinste noch offene UVZ-Nummer angeboten, auch wenn zwischenzeitlich höhere UVZ-Nummern vergeben wurden. Auf diese Weise können versehentlich freigelassene Nummern ermittelt werden.