Hierzu kann die Erweiterte Suche mit der Filterfunktion Kein Hauptdokument genutzt werden. Insofern ein UVZ-Eintrag kein Hauptdokument enthält wird dieser angezeigt.

Die Dokumententypen der Sonstigen Dokumente sind derzeit noch nicht darauf ausgerichtet, elektronische einfache oder elektronisch beglaubigte Abschriften zu erstellen. Sie werden allerdings zukünftig erweitert. Dies wird dann analog zu den Dokumententypen Elektronische Abschrift (beglaubigt) und Elektronische Abschrift (einfach) des Hauptdokuments erfolgen.

In der Übergangszeit können einfache Abschriften nach § 56 BeurkG eingescannt und mit dem Dokumententyp elektronische Fassung eines Papierdokuments eine elektronische Fassung der einfachen Abschrift erstellt werden („Besser-geht-immer-Prinzip“). Alternativ besteht die Möglichkeit einfache Abschriften als Sonstiges elektronisches Dokument einzustellen. Hier verlangt die Anwendung weder die Anbringung eines Vermerks noch einer Signatur. Das Dokument wird also fachlich wie eine elektronische einfache Abschrift behandelt, lediglich die Bezeichnung des Dokumententyps ist ungenau. Dies hat allerdings keine rechtlichen Konsequenzen.

Im Fall einer beglaubigten Abschrift kann die in Papier vorliegende beglaubigte Abschrift nebst Beglaubigungsvermerk eingescannt und als elektronische Fassung eines Papierdokuments eingestellt werden („Besser-geht-immer-Prinzip“). Eine weitere Möglichkeit ist es über das Dokumentenmodul in XNP das Dokument mit einem Beglaubigungsvermerk zu versehen und zu signieren. Diese PDF-Datei nebst der Signaturdatei kann dann in das Modul Urkundenverzeichnis in der Karteikarte Dokumente eingestellt werden. Ein Vermerk und eine Signatur müssen dort nicht mehr angebracht werden.

Ja. Ausfertigungen, beglaubigte und einfache Abschriften können vor dem Scannen als solche gekennzeichnet werden, beispielsweise durch einen entsprechenden Stempel auf der ersten Seite. Der Übereinstimmungsvermerk nach § 56 Abs. 1 Satz 2 BeurkG kann dann die Übereinstimmung mit dem in Papierform vorliegenden Ausgangsdokument bestätigen und klarstellen, dass es sich hierbei um eine Urschrift handelt, sofern das Ausgangsdokument nicht als Ausfertigung, beglaubigte oder einfache Abschrift gekennzeichnet ist.

Eine Vorlage für einen solchen Übereinstimmungsvermerk kann individuell erstellt und im XNP-Datenordner hinterlegt werden, so dass sie neben den Standardvorlagen für die Vermerke im XNP-Modul Urkundenverzeichnis unter der Karteikarte Dokumente zur Verfügung steht. Eine Anleitung hierzu findet sich unter https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/notarnet/xnotar/einstiegshilfen/erstellen-individueller-vorlagen-und-beglaubigungsvermerke.html.

Der Übereinstimmungsvermerk könnte beispielsweise lauten:

Hiermit beglaubige ich die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung des elektronischen Dokumentes mit dem/den mir in Papierform vorliegenden Dokument(en) (Urschriften, soweit nicht als Ausfertigung, beglaubigte oder einfache Abschrift gekennzeichnet).

Die Übertragung in die elektronische Form ist nach meiner am Tag der Bestätigung gültigen Verfahrensdokumentation erfolgt.

Die im Modul „Urkundenverzeichnis“ vorgenommene Unterscheidung zwischen „Hauptdokument“ und „Sonstiges Dokument“ erfolgt nicht aufgrund einer gesetzlichen Regelung, sondern um eine bessere Übersichtlichkeit zu gewährleisten. In der Regel wird die „elektronische Fassung der Urschrift“ als Hauptdokument eingestellt werden. Weitere Dokumente – wie Genehmigungserklärungen und Vertretungsnachweise – werden unter „Sonstige Dokumente“ zusammengefasst.

Aufgrund der Regelung in § 34 Abs. 4 BeurkG darf die Urschrift einer Verfügung von Todes wegen nicht in die elektronische Form übertragen werden. Es darf also keine elektronische Fassung der Urschrift einer Verfügung von Todes wegen erstellt werden. Wird auf Wunsch der Beteiligten eine beglaubigte Abschrift zur Urkundensammlung (§ 31 Abs. 1 Nr. 1a NotAktVV) genommen, muss – entsprechend dem Spiegelbildprinzip – mindestens eine elektronisch beglaubigte Abschrift zur elektronischen Urkundensammlung genommen werden, § 34 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 2 NotAktVV. Es ist aber auch möglich, durch einen Scan der begalubigten Abschrift gemäß § 56 BeurkG eine elektronische Fassung der beglaubigten Abschrift (nicht: der Urschrift) zu erstellen und in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren.

Erbverträge, die in der notariellen Verwahrung verbleiben, sind gemäß § 32 NotAktVV in der erbvertragssammlung zu verwahren. Auch hier kann und sollte auf Wunsch der Beteiligten eine beglaubigte Abschrift gemäß § 31 Abs. 1 Nr. 1a NotAktVV in der Urkundensammlung verwahrt werden, so dass in der elektronischen Urkundensammlung mindestens eine elektronisch beglaubigte Abschrift aufzunehmen ist.

Ein Ausdruck der Bestätigung über die Registrierung im Zentralen Testamentsregister ist gemäß § 31 Abs. 1 Nr. 1b NotAktVV in der Urkundensammlung zu verwahren. Die Registerbehörde generiert diese Eintragungsbestätigung als elektronisches Original im PDF-Format. Dieses kann unmittelbar in die elektronische Urkundensammlung als Hauptdokument oder als sonstiges Dokument aufgenommen werden, wenn die elektronisch beglaubigte Abschrift der Verfügung von Todes wegen bereits als Hauptdokument eingestellt wurde. Die Erstellung eines Übereinstimmungsvermerks ist für das elektronische Original nicht erforderlich.

Grundsätzlich ist es ausreichend, eine Kostenberechnung in der Nebenakte aufzubewahren. Sollte die Notarin oder der Notar sich dafür entscheiden, die Berechnung in der Urkundensammlung zu verwahren, muss sie gemäß dem Spiegelbildprinzip gemäß § 34 Abs. 1 und 2 NotAktVV auch in der elektronischen Urkundensammlung aufbewahrt werden.

Nein. Dies ergibt sich aus der Regelung in § 35 Abs. 3 Satz 1 NotAktVV, wonach keine Vermerke mehr auf der Urschrift oder der Abschrift, die in der Urkundensammlung verwahrt werden, angebracht werden dürfen, nachdem das Dokument in elektronischer Form bereits in die elektronische Urkundensammlung hochgeladen wurde. In diesem Fall ist gemäß § 35 Abs. 3 Satz 2 NotAktVV der Vermerk auf einem gesonderten Blatt niederzulegen. Dieser wird anschließend in die elektronische Form übertragen und unter „Sonstige Dokumente“ in die elektronische Urkundesammlung hochgeladen.

Für Unterschriftsbeglaubigungen ohne Entwurf gilt § 31 Abs. 1 Nr. 3 lit. c NotAktVV, der die Aufnahme einer Abschrift in die Urkundensammlung in das Ermessen der Notarin oder des Notars stellt. Wird eine (beglaubigte) Abschrift in die Urkundensammlung aufgenommen, muss sie gemäß § 34 Abs.1 NotAktVV auch in die elektronische Urkundensammlung aufgenommen werden. Nach der NotAktVV wird es dann aber nicht mehr erforderlich sein, ein Vermerkblatt zu erstellen und aufzubewahren, wenn auf die Aufnahme einer Abschrift in die Urkundensammlung verzichtet wird. Denn der Verordnungsgeber ist davon ausgegangen, dass sich der Inhalt der Vermerkblätter vollständig aus dem Urkundenverzeichnis ergibt.

Davon unabhängig wird es regelmäßig im Sinne der Beteiligten sein, dass eine beglaubigte Abschrift in die Urkundensammlung aufgenommen wird und damit langfristig zu Beweiszwecken zur Verfügung steht.

Mitteilungen an Finanzbehörden müssen gemäß § 54 Abs. 2 Satz 3 EStDV, § 34 ErbStG i.V.m. § 8 Abs. 1 Satz 5 ErbStDV und § 18 GrEStG auf der Urschrift bzw. einer zurückbehaltenen Abschrift vermerkt werden. Hier ist es sinnvoll mit dem Einscannen der Urschrift so lange zu warten, bis alle erforderlichen Mitteilungen an die Finanzbehörden erfolgt sind. Die Urschrift ist dann zusammen mit dem Vermerk als „elektronische Fassung der Urschrift“ gemäß § 56 Abs. 1 BeurkG als Hauptdokument hochzuladen. Es ist aber auch möglich, den Vermerk über die Mitteilungen an Finanzbehörden auf einem gesonderten Blatt zu fertigen und als „Elektronische Fassung eines Papierdokuments“ unter „Sonstige Dokumente“ einzustellen. Der Vermerk muss anschließend mit der Urschrift mit Schnur und Siegel verbunden werden (Siegel/Berthold, DNotZ 2022, 429 (448)).

Elektronische Datenträger (z.B. CD, DVD, USB-Stick) können gemäß § 9 Abs. 1 Satz 2 u. 3 BeurkG nicht Bestandteil einer Niederschrift sein. Auf diese kann deshalb allenfalls im Wege der unechten Verweisung (auch Bezugnahme) verwiesen werden, so dass ihr Inhalt selbst nicht Bestandteil der rechtserheblichen Erklärungen der Urkunde wird, sondern lediglich Beweiszwecken dient. Wenn man auf elektronische Datenträger Bezug nimmt und diese der Urkunde beifügt, führt dies zu Schwierigkeiten bei der Erteilung von Ausfertigungen und beglaubigten Abschriften. Deshalb wird überwiegend empfohlen, die Datenträger nicht der Urkunde beizufügen, sondern durch den Notar gemäß § 24 BNotO (sonstige Betreuung der Beteiligten auf dem Gebiet der vorsorgenden Rechtspfleger ) aufbewahren zu lassen, ohne dass die strengen Vorschriften der §§ 54a ff. BeurkG anwendbar wären (siehe zum Ganzen Heckschen, Beck’sches Notar-Handbuch, § 25 Rn. 8a ff.; Müller, NJW 2015, 3271). Diese Vorgehensweise wird auch seitens der Geschäftsstelle der Bundesnotarkammer empfohlen. Dadurch entstehen keine Probleme im Umgang mit der elektronischen Urkundensammlung, weil der Datenträger der Urkunde nicht beigefügt, sondern beispielsweise in der Nebenakte aufbewahrt wird. Er könnte auch ohne Weiteres vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist für die Urkunde nach dem Willen der Parteien herausgegeben oder vernichtet werden. Darüber hinaus dürfte der Wortlaut von § 31 Abs. 4 NotAktVV („Einem in der Urkundensammlung verwahrten Dokument können andere Urschriften oder Unterlagen beigefügt und mit ihm verwahrt werden, wenn […]“) die Verwahrung von körperlichen Gegenständen wie elektronische Datenträger in der Urkundensammlung nicht zulassen.

Verwahrt man den Datenträger gleichwohl bei der Urkunde, dürfte er nicht von der Pflicht zum Einscannen erfasst sein, selbst wenn man ihn mit Schnur an die Urschrift anbindet. Denn nach § 34 Abs. 4 NotAktVV kann ein sonstiger körperlicher Gegenstand außerhalb von Urschriften oder sonstigen Unterlagen nicht Teil der papierförmigen Urkundensammlung sein, selbst wenn er dort aufbewahrt wird. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Dokumenten in der elektronischen Urkundensammlung gilt gemäß § 34 Abs. 1 NotAktVV nur für (echte) Bestandteile der papierförmigen Urkundensammlung. Dementsprechend ist auch der auf dem USB-Stick gespeicherte Inhalt nicht in die elektronische Urkundensammlung einzustellen. Eine Aufbewahrung in der Sondersammlung erfolgt nicht.

Das Anbinden des USB-Sticks sollte, sofern man diese Vorgehensweise wählt, nach dem Einscannen der Urschrift zusammen mit deren Verbindung mit Schnur und Siegel erfolgen. Die Verbindung führt wegen § 50 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 NotAktVV automatisch dazu, dass der Datenträger in der Urkundensammlung für 30 Jahre verfügbar bleibt. Hierauf sollte man die Beteiligten bei dieser Vorgehensweise hinweisen.

In der Sondersammlung verwahrt werden diejenigen Dokumente, die nicht in die elektronische Form übertragen werden können, § 37 Abs. 3 Satz 1 NotAktVV. Das in der Sondersammlung verwahrte Dokument wird ebenfalls in das Urkundenverzeichnis eingetragen. Das Scannen eines Dokuments darf gemäß § 37 Abs. 1 Satz 1 NotAktVV unterbleiben, wenn der Scanvorgang aufgrund der Beschaffenheit des Dokuments unmöglich oder unzumutbar ist. Die Übertragung von Dokumenten, die nicht größer als das Format DIN A3 sind, ist allerdings nicht allein wegen ihrer Größe unzumutbar. In der Sondersammlung verwahrte Dokumente sind gemäß § 50 Abs. 1 Nr. 5 NotAktVV für einen Zeitraum von 100 Jahren aufzubewahren.

Bei Dokumenten, die in der Sondersammlung aufbewahrt werden sollen, ist gemäß § 37 Abs. 2 Satz 1 NotAktVV ein Vermerk nach § 39a BeurkG in die elektronische Urkundensammlung aufzunehmen, in dem festgestellt wird, dass die Übertragung des Dokuments in die elektronische Urkundensammlung unmöglich oder unzumutbar ist. Des Weiteren soll dieser Vermerk mit einer elektronisch beglaubigten Abschrift des Dokuments verbunden werden, sofern die Erstellung einer solchen Abschrift möglich ist, § 37 Abs. 2 Satz 2 NotAKtVV. Bei lediglich teilweiser Unmöglichkeit der Einstellung einer elektronisch beglaubigten Abschrift, ist es empfohlen, aber nicht zwingend, eine teilweise elektronisch beglaubigte Abschrift in die elektronische Urkundensammlung aufzunehmen. Die (teilweise) elektronisch beglaubigte Abschrift ist mit dem Vermerk zu verbinden. Technisch lässt sich dies einfach umsetzen, indem der Vermerk i.S.v. § 37 Abs. 2 NotAktVV in den Vermerk über die Übereinstimmung der elektronisch beglaubigten Abschrift mit dem Ausgangsdokument integriert wird.

In die Urkundensammlung kann gemäß § 37 Abs. 3 Satz 3 NotAktVV eine Abschrift des in der Sondersammlung verwahrten Dokuments aufgenommen werden. Dann ist auf der Abschrift zu vermerken, dass es sich um die Abschrift eines Dokuments aus der Sondersammlung handelt.

Siehe auch FAQ: Fällt die Gebühr für die Aufnahme eines elektronischen Dokuments in die elektronische Urkundensammlung auch dann an, wenn das Ausgangsdokument in der Sondersammlung nach § 37 NotAktVV verwahrt wird?