09.01.2023
Inhalte
Urkundenverzeichnis (UVZ) und Elektronische Urkundensammlung (eUSL)

Jahresabschluss durchführen

Mit den Funktionalitäten zum Jahresabschluss unterstützt Sie das Urkundenverzeichnis, die nach Abschluss eines Kalenderjahres zu erstellenden Exporte in wenigen Schritten zu erzeugen.

Die Jahresabschlüsse können auch weiterhin in Ihrer Notariatssoftware oder auf einem anderen, für Sie bewährten Weg durchgeführt werden, solange die Vorgaben der DONot und der NotAktVV dabei beachtet werden.

Es können folgende Exporte erstellt werden:

Den Jahresabschluss können die Notarinnen und Notare selbst oder aber dafür berechtigte Mitarbeitende erstellen. Eine Einschränkung besteht lediglich dann, wenn im gewählten Berichtszeitraum UVZ-Einträge als streng vertraulich markiert wurden. In diesem Fall kann der Jahresabschluss nur von Nutzern durchgeführt werden, die zusätzlich das Recht haben, streng vertraulich gekennzeichnete UVZ-Einträge einzusehen.

Vorbereitungen zum Jahresabschluss
Stellen Sie sicher, dass alle Urkundsgeschäfte des zu berichtenden Jahrgangs im Urkundenverzeichnis erfasst sind. Für die Erstellung der Jahresabschlussberichte ist es zudem erforderlich, dass alle UVZ-Einträge der im zu berichtenden Kalenderjahr vorgenommenen Urkundsgeschäfte den Status Eingetragen haben. UVZ-Einträge in den Status In Vorbereitung, Zu Bestätigen/Signieren oder Eingetragen (mit Fehlerkennzeichen) lassen die Erstellung des Jahresabschlusses nicht zu. Damit ist ein ordnungsgemäßer Abschluss des Kalenderjahres sichergestellt. Überprüfen Sie daher vor Beginn des Jahresabschlusses, ob alle für das Kalenderjahr erfasste UVZ-Einträge auch in das Urkundenverzeichnis eingetragen sind. Andernfalls können auch im aktuellen Jahr 2023 UVZ-Einträge für das Jahr 2022 nacherfasst werden.Dazu können Sie die vorgeschlagene UVZ-Nummer z. B. 1/2023, welche Ihnen bei der Neuanlage eines UVZ-Eintrages angezeigt wird, durch die gewünschte UVZ-Nummer überschreiben. Weitere Einstellungen oder Anpassungen sind nicht erforderlich. Den Hinweis, dass Sie eine erzeugte UVZ-Nummer überschreiben möchten, können Sie mit OK bestätigen.

  • Wählen Sie in der Navigationsleiste den Menüpunkt Jahresabschluss.
  • Ein neuer Reiter öffnet sich mit dem Jahresabschluss-Dialog.
  • Wählen Sie aus, ob Sie den Jahresabschluss für Ihre eigene Amtstätigkeit oder eine verwahrte Amtstätigkeit erstellen möchten.
    Soll der Jahresabschluss für die Eintragungen zu einer verwahrten Amtstätigkeit vorgenommen werden, geben Sie zusätzlich den jeweiligen Namen im vorgesehenen Suchfeld an und wählen die Amtstätigkeit aus der Ergebnisliste aus.
  • Geben Sie den zu berichtenden Zeitraum an. Der jeweilige Vorjahrszeitraum ist voreingestellt.
  • Die Angaben zu Notar/in und Amtssitz ergeben sich aus der zuvor gewählten Amtstätigkeit und sind nicht änderbar.
  • Wählen Sie die gewünschten Berichte durch Anhaken der jeweiligen Checkbox/en aus.
  • Betätigen Sie die Aktion Erstellen in der Aktionsleiste.

Sollten für den gewählten Zeitraum nicht alle UVZ-Einträge im Status Eingetragen sein, erscheint eine Fehlermeldung.
Brechen Sie die Erstellung des Jahresabschlusses in diesem Fall ab und überprüfen Sie zunächst alle betroffenen UVZ-Einträge. Hierzu können Sie über die Erweiterte Suche die Filterfunktion des Status nutzen.Aktivieren Sie im Feld Status alle Statusmöglichkeiten, mit Ausnahme von Eingetragen.Möglicherweise steht für eine vorgenommene Änderung die Bestätigung oder für ein Dokument die Signatur aus. Nachdem alle UVZ-Einträge in den Status Eingetragen versetzt wurden, können Sie erneut mit der Erstellung des Jahresabschlusses beginnen.

  • Für jeden von Ihnen gewählten Bericht wird ein neuer Reiter geöffnet.

Übersicht über Urkundsgeschäfte

  • Wechseln Sie auf den Reiter Übersicht über Urkundsgeschäfte.
  • Die Informationen zu Amtstätigkeit, Zeitraum Notar/in und Amtssitz werden systemseitig befüllt und können nicht geändert werden.
  • Erfassen Sie Ihren Amtsgerichtsbezirk sowie das Landgericht Ihrer Aufsichtsbehörde in den dafür vorgesehenen Feldern.
  • Im unteren Abschnitt wird unter 1. bis 3. die Zählung Ihrer Urkundsgeschäfte entsprechend § 7 DONot dargestellt. Die jeweilige Anzahl der Urkundsgeschäfte vermerkt die Anwendung unter Berücksichtigung der von Ihnen gewählten Urkundenarten bei der Neuanlage eines UVZ-Eintrags.
  • Sofern aufgrund Bekanntmachung Ihrer zuständigen Landesjustizverwaltung notarielle Bescheinigungen gesondert auszuweisen sind, aktivieren Sie die dafür vorgesehene Checkbox unter 1.d).
  • Unter 2. erfassen Sie bei Bedarf die Anzahl der Wechsel- und Scheckproteste.
  • Wählen Sie Exportieren in der Aktionsleiste und generieren Sie den PDF-Export.
  • Im Anschluss können Sie diesen zur Ansicht im PDF-Viewer öffnen und von dort ausdrucken oder zunächst lokal speichern.
  • Die erstellte Übersicht reichen Sie unterzeichnet bei der Präsidentin oder dem Präsidenten Ihres Landgerichts ein.

Jahresexport – Urkundenverzeichnis

  • Wechseln Sie auf den Reiter Jahresexport – Urkundenverzeichnis.
  • Die im gewählten Zeitraum erfolgten Eintragungen in das Urkundenverzeichnis werden tabellarisch dargestellt.
  • Wählen Sie Exportieren in der Aktionsleiste und der PDF-Export wird generiert.
  • Die PDF-Datei können Sie im Anschluss zur Ansicht im PDF-Viewer öffnen, von dort herunterladen und lokal speichern oder direkt abspeichern.
  • Die nach § 19 Abs. 1 S. 2 NotAktVV erforderliche Signatur der Datei bringen Sie sodann über die Funktionalität Signieren im XNP-Dokumentenmodul an.
  • Speichern Sie die signierte Datei schließlich sicher lokal ab. Sie ist gemäß §§ 19 Abs. 2, 50 Abs. 1 Nr. 1 NotAktVV für 100 Jahre aufzubewahren und bei Beendigung der Amtstätigkeit an die künftig verwahrende Stelle zu übergeben.

Übersicht verwahrter Erbverträge

  • Wechseln Sie auf den Reiter Übersicht verwahrter Erbverträge.
  • Die im gewählten Zeitraum in notarielle Verwahrung gelangten Erbverträge werden tabellarisch angezeigt.
  • Generieren Sie bei Bedarf den PDF-Export durch Betätigen der Aktion Exportieren.
  • Öffnen Sie den Export anschließend im PDF-Viewer oder speichern Sie ihn lokal.

Übersicht über Beteiligte

  • Wechseln Sie auf den Reiter Übersicht über Beteiligte.
  • Die im gewählten Zeitraum zu den UVZ-Einträgen erfassten Beteiligten werden tabellarisch dargestellt.
  • Wählen Sie die Aktion Exportieren und generieren Sie einen PDF-Export.
  • Den Export können Sie sodann zur Ansicht im PDF-Viewer öffnen oder direkt lokal speichern.
  • Beenden Sie die Erstellung des Jahresabschlusses, indem Sie die jeden Reiter einzeln über die Aktion Schließen in der Aktionsleiste schließen.