Sonstige Dokumente meint Unterlagen, die in der Urkundensammlung mit bei der Urschrift aufbewahrt werden. Informationen und Hilfestellungen, wie ein Dokument eingestellt werden kann, entnehmen Sie dem Artikel Dokument hinzufügen (Archivierung vorbereiten).

Beachten Sie, dass bereits angebrachte Signaturen bei der Konvertierung verloren gehen.

Je nach Dokumententyp ist auch den sonstigen Dokumenten ein Vermerk anzufügen und/oder eine Signatur erforderlich

Für Sonstige Dokumente wird zwischen diesen Dokumententypen unterschieden:

• Elektronische Fassung eines Papierdokuments

Bei der elektronischen Fassung eines Papierdokuments handelt es sich um Dokumente, die aus der Papierform in die elektronische Form übertragen wurden, um sie gemeinsam mit dem Hauptdokument in der Elektronischen Urkundensammlung zu verwahren. Die elektronische Fassung eines Papierdokuments ist mit einem Übereinstimmungsvermerk zu versehen und zu signieren.

• Sonstiges elektronisches Dokument

Sonstige elektronische Dokumente sind Dokumente, die bereits in elektronischer Form vorliegen. Sie können als sonstiges Dokument gemeinsam mit dem Hauptdokument in der Elektronischen Urkundensammlung verwahrt werden.

• Reinschrift (beglaubigt)

Bei Bedarf kann zu einem Hauptdokument auch eine vollständige oder auszugsweise Reinschrift verwahrt werden. Die Reinschrift ist mit einem Beglaubigungsvermerk zu versehen und eine Signatur anzufügen.

• Elektronischer Vermerk nach § 44a / § 44b BeurkG

Hier besteht die Möglichkeit elektronisch berichtigende Nachtragsvermerke gem. § 44a Abs. 2 S. 1 und 2 BeurkG bzw. elektronische Vermerke über Nachtragsbeurkundungen gem. § 44 b BeurkG einzustellen.

• Papier-Vermerk nach § 44 a / § 44 b BeurkG

Es können die in Papierform vorliegenden berichtigenden Nachtragsvermerke gem. § 44a Abs. 2 S. 1 und 2 BeurkG sowie die in Papierform vorliegenden Vermerke über Nachtragsbeurkundungen gem. § 44 b BeurkG eingestellt werden.

• Elektronische Abschrift (einfach) (§ 34 Abs. 2 Ziff. 3 NotAktVV)

Von einem in einfacher Abschrift vorliegenden Schriftstück kann eine elektronische Abschrift (einfach) in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Diese Abschriften benötigen weder Vermerk noch Signatur.

• Elektronische Abschrift (beglaubigt) (§ 34 Abs. 2 Ziff. 2 NotAktVV)

Eine elektronisch beglaubigte Abschrift von Schriftstücken, die als Ausfertigung oder beglaubigte Abschrift vorliegen, kann ebenfalls in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Es ist ein Beglaubigungsvermerk sowie die Signatur anzubringen.

• Sonstige elektronische Eigenurkunde

Beispielsweise eine Eintragungsbewilligung des Eigentumswechsels aufgrund einer Vollmacht im Kaufvertrag, welche als elektronische Eigenurkunde gem. § 39 a BeurkG erstellt wird.

Je nach gewähltem Dokumententyp ist das Anfügen eines Übereinstimmungs- oder Beglaubigungsvermerks und damit auch dessen Signatur durch die Notarin oder den Notar erforderlich. In der Spalte Signatur wird angezeigt, ob eine Signatur fehlt, vorhanden oder nicht erforderlich ist.

Ist eine Signatur bereits vorhanden oder nicht erforderlich kann der UVZ-Eintrag eingetragen werden. Das Dokument wird automatisch archiviert und der UVZ-Eintrag erhält den Status Eingetragen.

Fehlt die Signatur wechselt der UVZ-Eintrag nach Betätigen der Aktion Eintragen oder Eintragen & Schließen in den Status Zu Signieren und steht zur Signatur durch die Notarin oder den Notar bereit.

Beachten Sie, dass zu signierende Dokumente erst mit ihrer Signatur vollends in der Elektronischen Urkundensammlung archiviert werden.

Die Spalte Dokumentenstatus zeigt den jeweiligen Status eines Dokuments an. Dokumente können die nachfolgenden Status haben:

• In Vorbereitung – das Dokument ist noch nicht zum UVZ-Eintrag eingetragen,

• Zu Signieren – das Dokument ist zum UVZ-Eintrag eingetragen, hat ggf. den erforderlichen Vermerk und steht zu Signatur durch die Notarin oder den Notar bereit,

• Zurückgewiesen – die Signatur des Dokuments wurde im Rahmen des Signaturvorgangs oder direkt auf der Karteikarte Dokumente von der Notarin oder dem Notar zurückgewiesen,

• Zur Archivierung vorgemerkt - das Dokument wurde von der Notarin oder dem Notar signiert und befindet sich in einem Wartezustand, es wird zur Archivierung vorgesehen,

• Archiviert – das Dokument wurde von der Notarin oder dem Notar signiert und ist in die elektronische Urkundensammlung eingestellt,

• Zur Löschung vorgesehen – für das Dokument ist die Löschung vorgesehen.