20.06.2023
Inhalte
Urkundenverzeichnis (UVZ) und Elektronische Urkundensammlung (eUSL)

UVZ-Nummernformat festlegen oder ändern

Die Urkundsgeschäfte sind getrennt nach Kalenderjahren unter einer fortlaufenden Nummer in das Urkundenverzeichnis einzutragen (§ 8 Abs. 1 NotAktVV).

Hinsichtlich des Formats der UVZ-Nr. bestehen in den einzelnen Notarbüros verschiedene Bedürfnisse. Handelt es sich bspw. um eine Sozietät, so besteht zum Zwecke der Unterscheidbarkeit häufig der Wunsch, die UVZ-Nummer mit einem die beurkundende Notarin oder den beurkundenden Notar kennzeichnenden Buchstaben zu kombinieren.

Bis das UVZ-Nummernformat festgelegt wurde, fordert Sie die Anwendung beim Öffnen des Urkundenverzeichnisses über den Menüpunkt Urkundenverzeichnis in der Navigationsleiste auf, das gewünschte UVZ-Nummernformat festzulegen. Eintragungen in das Urkundenverzeichnis können vor Festlegung des Formats nicht vorgenommen werden. Die Einstellung kann ausschließlich durch die Notarin oder den Notar erfolgen.

Nehmen Sie sich Zeit für die Einstellung des Formats. Zwar kann es geändert werden, jedoch hat eine Änderung nach bereits erfolgten Eintragungen von UVZ-Einträgen nicht unerhebliche Auswirkungen auf die fortlaufende Nummerierung der Einträge. Lesen Sie dazu auch das Kapitel UVZ-Nummernformat ändern.

Erstmalige Festlegung des UVZ-Nummernformats

  • Öffnen Sie das Urkundenverzeichnis über den Menüpunkt Urkundenverzeichnis in der Navigationsleiste.
  • Die Anwendung fordert Sie auf, das Nummernformat einzustellen.
  • Wählen Sie zunächst das gewünschte Format.
  • Je nach Formatauswahl haben Sie die Möglichkeit, die UVZ-Nr. mit einem Kennzeichen (maximal drei Zeichen), bspw. einem Buchstaben, zu kombinieren.
  • Ändern Sie ggf. die Art des Trennzeichens und fügen Sie ggf. ein weiteres Trennzeichen hinzu.
  • Überprüfen Sie das gewählte Format über die Vorschau.
  • Bestätigen Sie den Dialog mit OK.
  • Möchten Sie die Einstellung des UVZ-Nummernformats nicht sofort vornehmen, so wählen Sie Abbrechen. Die spätere Festlegung des Formats ist im Abschnitt UVZ-Nummernformat nachträglich festlegen beschrieben.

Das Format ist sofort gültig und wird bei jeder Anlage eines UVZ-Eintrags angewendet.

UVZ-Nummernformat nachträglich festlegen

Haben Sie das UVZ-Nummernformat nicht beim ersten Öffnen des Urkundenverzeichnisses festgelegt, können Sie keine Eintragungen in das Verzeichnis vornehmen. Die Anwendung weist Sie mit einer Meldung darauf hin, dass zunächst die Konfiguration vorgenommen werden muss.

Gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie in der Kopfleiste das Menü für Ihre Einstellungen.
  • Wählen Sie den Menüpunkt EinstellungenUVZ.
  • Der Dialog zur Einstellung des UVZ-Nummernformats öffnet sich.
  • Gehen Sie für die Festlegung Ihres UVZ-Nummernformats weiter vor wie im Abschnitt Erstmalige Festlegung des UVZ-Nummernformats beschrieben.

UVZ-Nummernformat ändern

Auch nach bestätigter Festlegung des UVZ-Nummernformats und bereits erfolgten Eintragungen in das Urkundenverzeichnis besteht die Möglichkeit, das Format zu ändern.

Wir empfehlen, eine Änderung nur zum Jahreswechsel vorzunehmen und raten von einer unterjährigen Änderung ab. Die Änderung des Formats hat Auswirkungen auf die Sortierung der UVZ-Einträge in der Übersicht des Urkundenverzeichnisses. Eine logische, durchgängige Sortierung kann nach einer Änderung nicht gewährleistet werden.

Das UVZ-Nummernformat kann nicht rückwirkend oder für die Zukunft ab einem bestimmten Zeitpunkt geändert werden. Eine Änderung gilt jeweils ab sofort. Achten Sie darauf, dass vor einer Änderung des Nummernformats alle Urkundsgeschäfte zum bisherigen Format in das Urkundenverzeichnis eingetragen sind. Nach der Änderung des Formats ist eine Erfassung von Urkundsgeschäften unter dem vorherigen Nummernformat nicht mehr möglich. Eine Protokollierung über die Änderungen des Formats ist nicht vorgesehen. Um das UVZ-Nummernformat zu ändern, gehen Sie vor wie im Abschnitt UVZ-Nummernformat nachträglich festlegen beschrieben.