Die Urkundsgeschäfte sind getrennt nach Kalenderjahren unter einer fortlaufenden Nummer in das Urkundenverzeichnis einzutragen (§ 8 Abs. 1 NotAktVV).

Hinsichtlich des Formats der UVZ-Nr. bestehen in den einzelnen Notarbüros verschiedene Bedürfnisse. Handelt es sich bspw. um eine Sozietät, so besteht zum Zwecke der Unterscheidbarkeit häufig der Wunsch, die UVZ-Nummer mit einem die beurkundende Notarin oder den beurkundenden Notar kennzeichnenden Buchstaben zu kombinieren.

Bis das UVZ-Nummernformat festgelegt wurde, fordert Sie die Anwendung beim Öffnen des Urkundenverzeichnisses über den Menüpunkt Urkundenverzeichnis in der Navigationsleiste auf, das gewünschte UVZ-Nummernformat festzulegen. Eintragungen in das Urkundenverzeichnis können vor Festlegung des Formats nicht vorgenommen werden. Die Einstellung kann ausschließlich durch die Notarin oder den Notar erfolgen.

Nehmen Sie sich Zeit für die Einstellung des Formats. Zwar kann es geändert werden, jedoch hat eine Änderung nach bereits erfolgten Eintragungen von UVZ-Einträgen nicht unerhebliche Auswirkungen auf die fortlaufende Nummerierung der Einträge. Lesen Sie dazu auch das Kapitel UVZ-Nummernformat ändern.

Das Format ist sofort gültig und wird bei jeder Anlage eines UVZ-Eintrags angewendet.

Auch nach bestätigter Festlegung des UVZ-Nummernformats und bereits erfolgten Eintragungen in das Urkundenverzeichnis besteht die Möglichkeit, das Format zu ändern.

Wir empfehlen, eine Änderung nur zum Jahreswechsel vorzunehmen und raten von einer unterjährigen Änderung ab. Die Änderung des Formats hat Auswirkungen auf die Sortierung der UVZ-Einträge in der Übersicht des Urkundenverzeichnisses. Eine logische, durchgängige Sortierung kann nach einer Änderung nicht gewährleistet werden.

Das UVZ-Nummernformat kann nicht rückwirkend oder für die Zukunft ab einem bestimmten Zeitpunkt geändert werden. Eine Änderung gilt jeweils ab sofort. Achten Sie darauf, dass vor einer Änderung des Nummernformats alle Urkundsgeschäfte zum bisherigen Format in das Urkundenverzeichnis eingetragen sind. Nach der Änderung des Formats ist eine Erfassung von Urkundsgeschäften unter dem vorherigen Nummernformat nicht mehr möglich. Eine Protokollierung über die Änderungen des Formats ist nicht vorgesehen. Um das UVZ-Nummernformat zu ändern, gehen Sie vor wie im Abschnitt UVZ-Nummernformat nachträglich festlegen beschrieben.