Dokument hinzufügen (Archivierung vorbereiten)

Die zu einem UVZ-Eintrag in die elektronische Urkundensammlung einzustellenden Dokumente können als Hauptdokument oder Sonstige Dokumente hinzugefügt werden. Zu jedem UVZ-Eintrag kann maximal ein Hauptdokument hochgeladen werden. Die Anzahl der Sonstigen Dokumente ist nicht begrenzt. 

Der Unterteilung in Hauptdokument und sonstige Dokumente kommt keinerlei rechtliche Bedeutung zu. Sie dient lediglich einer gewissen "Sortierhilfe". In der Regel gibt es zu jedem UVZ-Eintrag ein (geankliches) Hauptdokument, z.B. die Urschrift einer Niederschrift. Ebenso kann es sonstige Dokumente, z.B. Genehmigungserklärungen, geben.

Bitte beachten Sie bei umfangreichen Dokumenten die Hinweise zum Umgang mit umfangreichen Dokumenten.

Zum Hinzufügen eines Dokuments gehen Sie wie folgt vor:

  • Sofern Sie das Dokument nicht während der Neuanlage eines UVZ-Eintrags hochladen, wählen Sie in der Übersicht Urkundenverzeichnis zunächst den UVZ-Eintrag, dem Sie das Dokument hinzufügen möchten.
  • Betätigen Sie die Aktion Bearbeiten in der Aktionsleiste.
  • Der UVZ-Eintrag öffnet sich im Bearbeitungsmodus in einem neuen Reiter.
  • Wählen Sie die Karteikarte Dokumente.
  • Betätigen Sie die Schaltfläche Dokument hinzufügen.
  • Der Dialog zum Hochladen einer Datei öffnet sich.
  • Sie können die hochzuladende Datei per Drag&DDrop in das Uploadfenster ziehen oder mit Klick auf Datei auswählen Ihren Dateibrowser zum Auswählen der Datei öffnen.
  • Die Datei wird zum UVZ-Eintrag hochgeladen und der Dateibrowser schließt sich.

Bitte beachten Sie, dass nur PDF- oder TIFF-Dateien in die elektronische Urkundensammlung hochgeladen werden können.

Die Anwendung prüft das elektronische Dokument auf PDF/A-1b-Konformität, sowie auf das Vorhandensein von Signaturen.

  • Ist die hochgeladene Datei PDF/A-1b-konform, wird Ihnen dieses ohne jeglichen Hinweis zum Speichern angeboten.
  • Als Dokumententitel wird der Dateiname übernommen. Sie können diesen überschreiben, sofern Sie dies wünschen. So könnte bspw. bei hochgeladenen TIFF-Dateien, die Dateiendung .tif entfernt werden, da mit Speichern eine Konvertierung nach PDF/A-1b erfolgt.
  • Ist die hochgeladene Datei PDF/A-1b-konform und verfügt bereits über eine Signatur, so wird Ihnen das Prüfergebnis in einem Hinweis angezeigt.
  • Eine als Hauptdokument hochgeladene Datei, die nicht PDF/A-1b-konform ist, wird beim Speichern zwingend konvertriert.

Bereits vorhandene Signaturen gehen dabei verloren.

  • Für als Sonstiges Dokument hochgeladene Dateien können Sie wählen, ob nach dem Speichern nach PDF/A-1b konvertiert werden soll.
  • Speichern Sie das Dokument über die Schaltfläche Speichern.
  • Wurde eine TIF-Datei oder eine nicht PDF/A-1b-konforme Datei hochgeladen, wird für Hauptdokumente zwingend nach PDF/A-1b konvertiert.
  • Das hinzugefügte Dokument wird auf der Karteikarte Dokumente angezeigt.
  • Der Dokumentenstatus ist In Vorbereitung.
  • Der Titel des Dokuments wird als Link angezeigt. Über diesen lässt sich das Dokument zur Ansicht sowie zum Bearbeiten öffnen.
  • Auf der Karteikarte Dokumente werden zudem Informationen zu Dokumententyp, Vermerk, Signatur sowie zum Dokumentenstatus angezeigt.
  • Es steht die Aktion Löschen des Dokumentes zur Verfügung.
  • Zurückweisen eines Dokuments ist nur im Dokumententenstatus Zu Signieren möglich.
  • Wählen Sie den Dokumententyp und fügen Sie ggf. einen Vermerk (Übereinstimmungs- oder Beglaubigungsvermerk) an.
  • Nach dem Hinzufügen eines ggf. erforderlichen Vermerks wechselt die Aufschrift der Schaltfläche auf Bearbeiten.
  • Falls Änderungen an den hinzugefügten Vermerk erforderlich sind, können Sie diese hierüber vornehmen.
  • Das Hinzufügen eines Dokuments zu einem UVZ-Eintrag können Sie, je nach Status des UVZ-Eintrags, mit den Aktionen Speichern und Speichern und Schließen oder Eintragen und Eintragen und Schließen beenden.
  • Befindet sich der UVZ-Eintrag in dem Status In Vorbereitung und Sie wählen Speichern oder Speichern und Schließen, verbleibt das Dokument im Status In Vorbereitung. Dokumententyp und Vermerk können weiterhin bearbeitet werden.
  • Das Dokument ist noch nicht in der elektronischen Urkundensammlung archivert.
  • Möchten Sie einen neu angelegten UVZ-Eintrag mit dem hinzugefügten Dokument in das Urkundenverzeichnis eintragen oder befindet sich der UVZ-Eintrag bereits im Staus Eingetragen, wählen Sie die Aktion Eintragen oder Eintragen und Schließen. Das Dokument wird mit Eintragung direkt archiviert, sofern es bereits mit einer Signatur hochgeladen wurde.
  • Ist noch eine Signatur erforderlich, wechseln die Status des Dokuments und des UVZ-Eintrags in Zu Signieren. Das Dokument wird sodann mit Signatur durch die Notarin oder den Notar archiviert. Eine gesonderte Aktion zum Archivieren ist nicht mehr erforderlich, sie erfolgt automatisch.

Das Dokument ist nun für die Archivierung vorbereitet. Den anschließenden Signiervorgang sowie das Archvieiren eines hochgeladenenen Dokuments entnehmen Sie bitte dem Artikel Dokument signieren und archivieren.