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Dokument hinzufügen (Archivierung vorbereiten)
Die zu einem UVZ-Eintrag in die elektronische Urkundensammlung einzustellenden Dokumente können als Hauptdokument oder Sonstige Dokumente hinzugefügt werden. Zu jedem UVZ-Eintrag kann maximal ein Hauptdokument hochgeladen werden. Die Anzahl der Sonstigen Dokumente ist nicht begrenzt.
Der Unterteilung in Hauptdokument und sonstige Dokumente kommt keinerlei rechtliche Bedeutung zu. Sie dient lediglich einer gewissen "Sortierhilfe". In der Regel gibt es zu jedem UVZ-Eintrag ein (geankliches) Hauptdokument, z.B. die Urschrift einer Niederschrift. Ebenso kann es sonstige Dokumente, z.B. Genehmigungserklärungen, geben.
Bitte beachten Sie bei umfangreichen Dokumenten die Hinweise zum Umgang mit umfangreichen Dokumenten.
Zum Hinzufügen eines Dokuments gehen Sie wie folgt vor:
Bitte beachten Sie, dass nur PDF- oder TIFF-Dateien in die elektronische Urkundensammlung hochgeladen werden können. Das Dokument darf ebenfalls durchsuchbar sowie mit der OCR-Funktion eingescannt werden.
Die Anwendung prüft das elektronische Dokument auf PDF/A-1b-Konformität, sowie auf das Vorhandensein von Signaturen.
- Ist die hochgeladene Datei PDF/A-1b-konform, wird Ihnen dieses ohne jeglichen Hinweis zum Speichern angeboten.
- Als Dokumententitel wird der Dateiname übernommen. Sie können diesen überschreiben, sofern Sie dies wünschen. So könnte bspw. bei hochgeladenen TIFF-Dateien, die Dateiendung .tif entfernt werden, da mit Speichern eine Konvertierung nach PDF/A-1b erfolgt.
Bereits vorhandene Signaturen gehen dabei verloren.
- Das hinzugefügte Dokument wird auf der Karteikarte Dokumente angezeigt.
- Der Dokumentenstatus ist In Vorbereitung.
- Der Titel des Dokuments wird als Link angezeigt. Über diesen lässt sich das Dokument zur Ansicht sowie zum Bearbeiten öffnen.
- Wählen Sie den Dokumententyp und fügen Sie ggf. einen Vermerk (Übereinstimmungs- oder Beglaubigungsvermerk) an.
- Nähere Informationen dazu haben wir in den Artikeln Hauptdokument sowie Sonstige Dokumente zusammengestellt.
- Das Hinzufügen eines Dokuments zu einem UVZ-Eintrag können Sie, je nach Status des UVZ-Eintrags, mit den Aktionen Speichern und Speichern und Schließen oder Eintragen und Eintragen und Schließen beenden.
- Befindet sich der UVZ-Eintrag in dem Status In Vorbereitung und Sie wählen Speichern oder Speichern und Schließen, verbleibt das Dokument im Status In Vorbereitung. Dokumententyp und Vermerk können weiterhin bearbeitet werden.
- Das Dokument ist noch nicht in der elektronischen Urkundensammlung archivert.
- Möchten Sie einen neu angelegten UVZ-Eintrag mit dem hinzugefügten Dokument in das Urkundenverzeichnis eintragen oder befindet sich der UVZ-Eintrag bereits im Staus Eingetragen, wählen Sie die Aktion Eintragen oder Eintragen und Schließen. Das Dokument wird mit Eintragung direkt archiviert, sofern es bereits mit einer Signatur hochgeladen wurde.
- Ist noch eine Signatur erforderlich, wechseln die Status des Dokuments und des UVZ-Eintrags in Zu Signieren. Das Dokument wird sodann mit Signatur durch die Notarin oder den Notar archiviert. Eine gesonderte Aktion zum Archivieren ist nicht mehr erforderlich, sie erfolgt automatisch.
Das Dokument ist nun für die Archivierung vorbereitet. Den anschließenden Signiervorgang sowie das Archvieiren eines hochgeladenenen Dokuments entnehmen Sie bitte dem Artikel Dokument signieren und archivieren.