Ja, es ist geplant, ein Webinar zu dem Thema Einführung in das Elektronische Urkundenverzeichnis anzubieten. Sobald die Termine feststehen, werden wir Sie wie gewohnt über Ihre Notarkammer sowie mittels XNP-Meldung informieren.

Ja, die von der Bundesnotarkammer angebotenen Webinare sind kostenlos. Sie sind in erster Linie dafür gedacht, die Zufriedenheit der Nutzenden zu verbessern und den Wissensaustausch zu fördern.

Bei jeder Art von Schulungs- oder Unterstützungsbedarf empfehlen wir Ihnen, sich direkt per E-Mail an 
urkundenarchiv@bnotk.de oder über das Kontaktformular innerhalb der Onlinehilfe an den Support des Elektronischen Urkundenarchivs zu wenden. Für eine individuelle Unterstützung schreiben Sie dort gerne Ihre Wünsche im Detail unter Benennung mehrerer Terminvorschläge für eine Fernwartung auf. Wir werden uns dann mit Ihnen in Verbindung setzen, um vorab den genauen Ablauf zu erörtern. 

Auch Schulungen im Rahmen einer individuellen Fernwartung sind kostenlos. 

Unsere Geschäftsgegenstandsliste ist aktuell alphabetisch sortiert. Es ist jedoch zu beachten, dass unter bestimmten Geschäftsgegenständen, wie z. B. Kaufvertrag, Registeranmeldung und Zustimmung,eine Aufführung spezifischerer Geschäftsgegenstände erfolgt, z. B. Grundstückskaufvertrag oder Unternehmenskaufvertrag. Diese "Unterkategorien" sind ebenfalls in sich alphabetisch sortiert. Die Geschäftsgegenstandsliste ist derzeit in Bearbeitung; hier soll insbesondere eine bessere Übersichtlichkeit sichergestellt werden. Sobald wir die Änderungen umgesetzt haben, können Sie diese wie gewohnt in den Versionsinformationen einsehen: Versionsinformationen: Modul Urkundenverzeichnis

Hierzu kann die Erweiterte Suche mit der Filterfunktion Kein Hauptdokument genutzt werden. Falls ein UVZ-Eintrag kein Hauptdokument enthält, wird dieser angezeigt. Perspektivisch wird es auch möglich sein, sich anzeigen zu lassen, ob kein Sonstiges Dokument hinzugefügt wurde.

Aktuell ist unsere Anwendung so konzipiert, dass die UVZ-Einträge zum Bearbeiten und Öffnen zuvor über die Checkbox in der UVZ-Übersicht markiert werden müssen.

Neben der manuellen Anlage von UVZ-Einträgen über die Schaltfläche Neu in der Aktionsleiste, können UVZ-Einträge auch aus der Notarsoftware importiert werden. Die zu importierenden Einträge sind vorab von der Notarsoftware (NSW) in einer für das Urkundenverzeichnis zu verarbeitenden Form zu exportieren.

Weitere Details entnehmen Sie gerne unserer Onlinehilfe unter dem folgenden Link: UVZ-Einträge importieren (Datenimport aus Notarsoftware)

Löschen von Dokumenten:

Falls ein Dokument aus der elektronischen Urkundensammlung entfernt werden muss, können Sie dieses löschen.

Diese Dokumente werden mit der Löschung zunächst Zur Löschung vorgesehen und erst nach Ablauf von 150 Tagen endgültig aus der elektronischen Urkundensammlung gelöscht. Innerhalb dieses Zeitraums können sie wiederhergestellt werden.

Weitere Details entnehmen Sie gerne unserer Onlinehilfe unter dem folgenden Link: Dokument löschen oder gelöschtes Dokument wiederherstellen

Korrektur einer Urkunde:

Durch die Einführung des Elektronischen Urkundenarchivs hat sich an der Verfahrensweise zur Richtigstellung offensichtlicher Unrichtigkeiten nach Abschluss der Niederschrift grundsätzlich nichts geändert (vgl. § 44a Abs. 2 Satz 1 bis 3 BeurkG in seiner aktuellen Fassung mit § 44a Abs. 2 Satz 1 und 2 BeurkG in seiner bis zum 31.12.2021 geltenden Fassung).

Es war und ist ein Nachtragsvermerk zu erstellen, der die Unrichtigkeit richtig stellt. Insbesondere hat sich am erforderlichen Inhalt des Vermerks nichts geändert.

Neu ist lediglich, dass der Nachtragsvermerk, wenn die elektronische Fassung der Urschrift zum Zeitpunkt der Richtigstellung bereits in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt war, zwingend auf einem gesonderten, mit der Urkunde zu verbindenden Blatt niedergelegt werden muss und dann nicht mehr am Schluss nach den Unterschriften angebracht werden kann, § 44a Abs. 2 Satz 4 BeurkG.

Das gesonderte Blatt muss dann als "Sonstiges Dokument (Elektronische Fassung eines sonstigen Papierdokuments)" in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden (siehe auch Siegel/Berthold, DNotZ 2022, 429 (446)).

Wir empfehlen, bei der Suche nach der UVZ-Nummer, anstelle eines Leerzeichens einen Unterstrich (_) zu verwenden. Im genannten Beispiel sollte die Eingabe also S_1/2024 lauten.

UVZ-Nummer und Dokumententyp werden zukünftig im Kopf der Signaturmappe angezeigt.
Direkt darunter soll zusätzlich angezeigt werden, ob es sich um ein Hauptdokument oder um ein sonstiges Dokument handelt.
Sobald wir dies umgesetzt haben, können Sie dies wie gewohnt in den Versionsinformationen einsehen: 
Versionsinformationen: Modul Urkundenverzeichnis

Für Unterschriftsbeglaubigungen ohne Entwurf gilt § 31 Abs. 1 Nr. 4 lit. c NotAktVV, der die Aufnahme einer Abschrift in die Urkundensammlung in das Ermessen der Notarin oder des Notars stellt. Wird eine (beglaubigte) Abschrift in die Urkundensammlung aufgenommen, muss sie gemäß § 34 Abs. 1 NotAktVV auch in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt werden.

Weitere Informationen finden Sie dazu auch in unserem Internen Bereich unserer Webseite unter dem folgenden Link: https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/intern/faq

Falls ein Dokument aus der elektronischen Urkundensammlung entfernt werden muss, können Sie dieses löschen.

Diese Dokumente werden mit der Löschung zunächst Zur Löschung vorgesehen und erst nach Ablauf von 150 Tagen endgültig aus der elektronischen Urkundensammlung gelöscht. Innerhalb dieses Zeitraums können sie wiederhergestellt werden.

Bereits vor dem Ablauf dieser Frist können Sie ein neues Hauptdokument hochladen. Zu beachten ist, dass nach dem Löschen des Dokuments der UVZ-Eintrag eingetragen und der Korrekturvermerk bestätigt werden muss.

Alle im Ausweis aufgeführten Vornamen der Beteiligten müssen angegeben werden, nicht nur der Rufname (siehe § 12 Abs. 2 Nr. 1 NotAktVV).

Sofern zum UVZ-Eintrag weitere Angaben (§ 17 Abs. 2 NotAktVV) aufzunehmen sind, deren Erfassung nicht bereits auf den vorgesehenen Karteikarten in strukturierter Form möglich ist, können Sie diese auf der Karteikarte Bemerkungen erfassen. Zudem wird eine Bemerkung hinterlegt, sobald eine UVZ-Nummer als nicht vergeben gekennzeichnet wird.

Wird eine Verfügung von Todes wegen nach der Beurkundung zur Verwahrung an das Amtsgericht übergeben, muss das Datum der Verbringung in die besondere amtliche Verwahrung in dem UVZ-Eintrag vermerkt werden (§ 16 Abs. 1 NotAktVV). Dieser Vermerk soll in der Karteikarte Bemerkungen erfasst werden.

UVZ-Einträge können sowohl für das aktuelle Jahr als auch für vorherige Jahre nacherfasst werden. Dazu können Sie die vorgeschlagene UVZ-Nummer, z. B. 100/2025, welche Ihnen bei der Neuanlage eines UVZ-Eintrages angezeigt wird, mit der gewünschten UVZ-Nummer überschreiben. Weitere Einstellungen oder Anpassungen sind nicht erforderlich. Den Hinweis, dass Sie eine erzeugte UVZ-Nummer überschreiben möchten, können Sie mit OK bestätigen.

Ein UVZ-Eintrag kann als Relevant für öffentliche Archive gekennzeichnet werden, wenn es einen vertretbaren Grund zur Verlängerung der Aufbewahrungsfrist, des UVZ-Eintrags sowie der in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokumente gibt. Bei der Auswahl dieser Checkbox wird der vollständige UVZ-Eintrag mit den verwahrten Dokumenten nicht nach der regulären Aufbewahrungsfrist gem. § 50 Abs. 1 Nr. 1 NotAktVV vernichtet.

Über den folgenden Link kommen Sie zu dem Artikel in unserer Onlinehilfe: Onlinehilfe - UVZ - Grunddaten - relevant für öffentliche Archive

Eine gespeicherte eigene Suche steht nur dem jeweiligen Nutzer zur Verfügung, der diese Suche angelegt hat. Damit ist gewährleistet, dass jeder Benutzer individuelle Suchen erstellen und auswählen kann.

Die anzuzeigenden Spalten in der UVZ-Übersicht können Sie sich nach Ihren Wünschen zusammenstellen. Über das kleine Zahnradsymbol rechts oberhalb der Übersicht werden alle verfügbaren Spalten angezeigt. Diese können individuell von Ihnen aus- oder abgewählt werden.

Weitere Informationen können Sie unter dem Link in unserer Onlinehilfe einsehen: Onlinehilfe - UVZ - Übersicht Urkundenverzeichnis

Das Urkundenverzeichnis bietet die Möglichkeit, eine Übersicht über die Beteiligten zu erstellen und als PDF-Datei zu exportieren. Es empfiehlt sich, diese Übersicht im Rahmen des Jahresabschlusses zu generieren und aufzubewahren. Die Führung eines gesonderten Namensverzeichnisses ist mit der Einführung des Urkundenverzeichnisses entfallen.

Weitere Informationen dazu können Sie über unsere Onlinehilfe unter dem folgenden Link einsehen: Onlinehilfe - Jahresabschluss - Übersicht über Beteiligte

Beteiligte können jederzeit aus einem UVZ-Eintrag gelöscht werden. Das Löschen bei einem UVZ-Eintrag mit dem Status Eingetragen istmit einem entsprechenden Korrekturvermerk zu erfassen.
Wurde der zu löschende Beteiligte in weiteren UVZ-Einträgen hinzugefügt, erfolgt das Löschen ausschließlich in dem UVZ-Eintrag, in dem Sie die Löschung vornehmen. Das Löschen ist also nur innerhalb eines UVZ-Eintrages möglich.

Weitere Informationen dazu können Sie über unsere Onlinehilfe unter dem folgenden Link einsehen: Onlinehilfe - UVZ - Beteiligte löschen

Ja, das Importieren von gelöschten UVZ-Einträgen ist jederzeit möglich.

Weitere Informationen können Sie unter dem folgenden Link in unserer Onlinehilfe einsehen: Onlinehilfe - UVZ - UVZ-Einträge importieren aus der Notarsoftware

Ja, es gibt zwei Möglichkeiten, eine Übersicht nach Geschäftsgegenständen zu erstellen:
 

1. Über die Freitextsuche direkt in der UVZ-Übersicht. Hier geben Sie einfach den Geschäftsgegenstand ein, den Sie gesondert filtern möchten. Möchten Sie über die Freitextsuche sämtliche Geschäftsgegenstände filtern, die das Wort "Vertrag" beinhalten, so empfiehlt sich diese Vorgehensweise.
2. Über die Erweiterte Suche dagegen können Sie gezielt einen Geschäftsgegenstand auswählen, zu dem die Übersicht erstellt werden soll.
   
   Anschließend können Sie die UVZ-Übersicht über den Aktionsbutton Übersicht exportieren erstellen.

Weitere Informationen dazu können Sie über unsere Onlinehilfe unter dem folgenden Link einsehen: Onlinehilfe - UVZ - UVZ-Übersicht exportieren

Ja, in diesem Fall dürfen wir Sie höflich bitten, sich direkt mit dem Softwarehersteller in Verbindung zu setzen. Autorisierte Softwarehersteller können in dem Technischen Bereich in unserer Onlinehilfe die entsprechenden Schnittstellenbeschreibungen einsehen.

Ja, über die Erweiterte Suche können Sie eine Standard-Suche festlegen. In den Feldern Datum des Amtsgeschäfts hinterlegen Sie den gewünschten Zeitraum. Möchten Sie sich nur das aktuelle Jahr in der UVZ-Übersicht anzeigen lassen, können Sie das Feld bis einfach leer lassen. Die Checkbox Als Standard-Suche festlegen ist zu aktivieren.

Weitere Informationen dazu können Sie über unsere Onlinehilfe unter dem folgenden Link einsehen: Onlinehilfe - UVZ - UVZ-Einträge suchen