Ja, es ist geplant, ein Webinar zu dem Thema Einführung in das Elektronische Urkundenverzeichnis anzubieten. Sobald die Termine feststehen, werden wir Sie wie gewohnt über Ihre Notarkammer sowie mittels XNP-Meldung informieren.

Ja, die von der Bundesnotarkammer angebotenen Webinare sind kostenlos. Sie sind in erster Linie dafür gedacht, die Zufriedenheit der Nutzenden zu verbessern und den Wissensaustausch zu fördern.

Wünsche und Vorschläge für künftige Webinare können Sie gerne per E-Mail an urkundenarchiv@bnotk.de oder über das Kontaktformular innerhalb der Onlinehilfe an den Support des Elektronischen Urkundenarchivs richten.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer Fernwartung. In diesem Rahmen erhalten Sie eine individuelle Unterstützung durch unseren Support. Schreiben Sie uns hierfür ebenfalls gerne auf den oben beschriebenen Wegen Ihr Anliegen im Detail unter Benennung mehrerer Terminvorschläge für eine Fernwartung. Wir werden uns anschließend mit Ihnen in Verbindung setzen, um vorab den genauen Ablauf zu erörtern.

Unsere Geschäftsgegenstandsliste ist aktuell alphabetisch sortiert. Es ist jedoch zu beachten, dass unter bestimmten Geschäftsgegenständen, wie z. B. Kaufvertrag, Registeranmeldung und Zustimmung,eine Aufführung spezifischerer Geschäftsgegenstände erfolgt, z. B. Grundstückskaufvertrag oder Unternehmenskaufvertrag. Diese "Unterkategorien" sind ebenfalls in sich alphabetisch sortiert. Die Geschäftsgegenstandsliste ist derzeit in Bearbeitung; hier soll insbesondere eine bessere Übersichtlichkeit sichergestellt werden. Sobald wir die Änderungen umgesetzt haben, können Sie diese wie gewohnt in den Versionsinformationen einsehen: Versionsinformationen: Modul Urkundenverzeichnis

Hierzu kann die Erweiterte Suche mit der Filterfunktion Kein Hauptdokument genutzt werden. Falls ein UVZ-Eintrag kein Hauptdokument enthält, wird dieser angezeigt. Perspektivisch wird es auch möglich sein, sich anzeigen zu lassen, ob kein Sonstiges Dokument hinzugefügt wurde.

Aktuell ist unsere Anwendung so konzipiert, dass die UVZ-Einträge zum Bearbeiten und Öffnen zuvor über die Checkbox in der UVZ-Übersicht markiert werden müssen.

Neben der manuellen Anlage von UVZ-Einträgen über die Schaltfläche Neu in der Aktionsleiste, können UVZ-Einträge auch aus der Notarsoftware importiert werden. Die zu importierenden Einträge sind vorab von der Notarsoftware (NSW) in einer für das Urkundenverzeichnis zu verarbeitenden Form zu exportieren.

Weitere Details entnehmen Sie gerne unserer Onlinehilfe unter dem folgenden Link: UVZ-Einträge importieren (Datenimport aus Notarsoftware)

Löschen von Dokumenten:

Falls ein Dokument aus der elektronischen Urkundensammlung entfernt werden muss, können Sie dieses löschen.

Diese Dokumente werden mit der Löschung zunächst Zur Löschung vorgesehen und erst nach Ablauf von 150 Tagen endgültig aus der elektronischen Urkundensammlung gelöscht. Innerhalb dieses Zeitraums können sie wiederhergestellt werden.

Weitere Details entnehmen Sie gerne unserer Onlinehilfe unter dem folgenden Link: Dokument löschen oder gelöschtes Dokument wiederherstellen

Korrektur einer Urkunde:

Durch die Einführung des Elektronischen Urkundenarchivs hat sich an der Verfahrensweise zur Richtigstellung offensichtlicher Unrichtigkeiten nach Abschluss der Niederschrift grundsätzlich nichts geändert (vgl. § 44a Abs. 2 Satz 1 bis 3 BeurkG in seiner aktuellen Fassung mit § 44a Abs. 2 Satz 1 und 2 BeurkG in seiner bis zum 31.12.2021 geltenden Fassung).

Es war und ist ein Nachtragsvermerk zu erstellen, der die Unrichtigkeit richtig stellt. Insbesondere hat sich am erforderlichen Inhalt des Vermerks nichts geändert.

Neu ist lediglich, dass der Nachtragsvermerk, wenn die elektronische Fassung der Urschrift zum Zeitpunkt der Richtigstellung bereits in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt war, zwingend auf einem gesonderten, mit der Urkunde zu verbindenden Blatt niedergelegt werden muss und dann nicht mehr am Schluss nach den Unterschriften angebracht werden kann, § 44a Abs. 2 Satz 4 BeurkG.

Das gesonderte Blatt muss dann als "Sonstiges Dokument (Elektronische Fassung eines sonstigen Papierdokuments)" in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden (siehe auch Siegel/Berthold, DNotZ 2022, 429 (446)).

Wir empfehlen, bei der Suche nach der UVZ-Nummer, anstelle eines Leerzeichens einen Unterstrich (_) zu verwenden. Im genannten Beispiel sollte die Eingabe also S_1/2024 lauten.

UVZ-Nummer und Dokumententyp werden zukünftig im Kopf der Signaturmappe angezeigt.
Direkt darunter soll zusätzlich angezeigt werden, ob es sich um ein Hauptdokument oder um ein sonstiges Dokument handelt.
Sobald wir dies umgesetzt haben, können Sie dies wie gewohnt in den Versionsinformationen einsehen: 
Versionsinformationen: Modul Urkundenverzeichnis

Für Unterschriftsbeglaubigungen ohne Entwurf gilt § 31 Abs. 1 Nr. 4 lit. c NotAktVV, der die Aufnahme einer Abschrift in die Urkundensammlung in das Ermessen der Notarin oder des Notars stellt. Wird eine (beglaubigte) Abschrift in die Urkundensammlung aufgenommen, muss sie gemäß § 34 Abs. 1 NotAktVV auch in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt werden.

Weitere Informationen finden Sie dazu auch in unserem Internen Bereich unserer Webseite unter dem folgenden Link: https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/intern/faq

Falls ein Dokument aus der elektronischen Urkundensammlung entfernt werden muss, können Sie dieses löschen.

Diese Dokumente werden mit der Löschung zunächst Zur Löschung vorgesehen und erst nach Ablauf von 150 Tagen endgültig aus der elektronischen Urkundensammlung gelöscht. Innerhalb dieses Zeitraums können sie wiederhergestellt werden.

Bereits vor dem Ablauf dieser Frist können Sie ein neues Hauptdokument hochladen. Zu beachten ist, dass nach dem Löschen des Dokuments der UVZ-Eintrag eingetragen und der Korrekturvermerk bestätigt werden muss.

Alle im Ausweis aufgeführten Vornamen der Beteiligten müssen angegeben werden, nicht nur der Rufname (siehe § 12 Abs. 2 Nr. 1 NotAktVV).

Sofern zum UVZ-Eintrag weitere Angaben (§ 17 Abs. 2 NotAktVV) aufzunehmen sind, deren Erfassung nicht bereits auf den vorgesehenen Karteikarten in strukturierter Form möglich ist, können Sie diese auf der Karteikarte Bemerkungen erfassen. Zudem wird eine Bemerkung hinterlegt, sobald eine UVZ-Nummer als nicht vergeben gekennzeichnet wird.

Wird eine Verfügung von Todes wegen nach der Beurkundung zur Verwahrung an das Amtsgericht übergeben, muss das Datum der Verbringung in die besondere amtliche Verwahrung in dem UVZ-Eintrag vermerkt werden (§ 16 Abs. 1 NotAktVV). Dieser Vermerk soll in der Karteikarte Bemerkungen erfasst werden.

UVZ-Einträge können sowohl für das aktuelle Jahr als auch für vorherige Jahre nacherfasst werden. Dazu können Sie die vorgeschlagene UVZ-Nummer, z. B. 100/2025, welche Ihnen bei der Neuanlage eines UVZ-Eintrages angezeigt wird, mit der gewünschten UVZ-Nummer überschreiben. Weitere Einstellungen oder Anpassungen sind nicht erforderlich. Den Hinweis, dass Sie eine erzeugte UVZ-Nummer überschreiben möchten, können Sie mit OK bestätigen.

Ein UVZ-Eintrag kann als Relevant für öffentliche Archive gekennzeichnet werden, wenn es einen vertretbaren Grund zur Verlängerung der Aufbewahrungsfrist, des UVZ-Eintrags sowie der in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokumente gibt. Bei der Auswahl dieser Checkbox wird der vollständige UVZ-Eintrag mit den verwahrten Dokumenten nicht nach der regulären Aufbewahrungsfrist gem. § 50 Abs. 1 Nr. 1 NotAktVV vernichtet.

Über den folgenden Link kommen Sie zu dem Artikel in unserer Onlinehilfe: Onlinehilfe - UVZ - Grunddaten - relevant für öffentliche Archive

Eine gespeicherte eigene Suche steht nur dem jeweiligen Nutzer zur Verfügung, der diese Suche angelegt hat. Damit ist gewährleistet, dass jeder Benutzer individuelle Suchen erstellen und auswählen kann.

Die anzuzeigenden Spalten in der UVZ-Übersicht können Sie sich nach Ihren Wünschen zusammenstellen. Über das kleine Zahnradsymbol rechts oberhalb der Übersicht werden alle verfügbaren Spalten angezeigt. Diese können individuell von Ihnen aus- oder abgewählt werden.

Weitere Informationen können Sie unter dem Link in unserer Onlinehilfe einsehen: Onlinehilfe - UVZ - Übersicht Urkundenverzeichnis

Das Urkundenverzeichnis bietet die Möglichkeit, eine Übersicht über die Beteiligten zu erstellen und als PDF-Datei zu exportieren. Es empfiehlt sich, diese Übersicht im Rahmen des Jahresabschlusses zu generieren und aufzubewahren. Die Führung eines gesonderten Namensverzeichnisses ist mit der Einführung des Urkundenverzeichnisses entfallen.

Weitere Informationen dazu können Sie über unsere Onlinehilfe unter dem folgenden Link einsehen: Onlinehilfe - Jahresabschluss - Übersicht über Beteiligte

Beteiligte können jederzeit aus einem UVZ-Eintrag gelöscht werden. Das Löschen bei einem UVZ-Eintrag mit dem Status Eingetragen istmit einem entsprechenden Korrekturvermerk zu erfassen.
Wurde der zu löschende Beteiligte in weiteren UVZ-Einträgen hinzugefügt, erfolgt das Löschen ausschließlich in dem UVZ-Eintrag, in dem Sie die Löschung vornehmen. Das Löschen ist also nur innerhalb eines UVZ-Eintrages möglich.

Weitere Informationen dazu können Sie über unsere Onlinehilfe unter dem folgenden Link einsehen: Onlinehilfe - UVZ - Beteiligte löschen

Ja, das Importieren von gelöschten UVZ-Einträgen ist jederzeit möglich.

Weitere Informationen können Sie unter dem folgenden Link in unserer Onlinehilfe einsehen: Onlinehilfe - UVZ - UVZ-Einträge importieren aus der Notarsoftware

Ja, es gibt zwei Möglichkeiten, eine Übersicht nach Geschäftsgegenständen zu erstellen:
 

1. Über die Freitextsuche direkt in der UVZ-Übersicht. Hier geben Sie einfach den Geschäftsgegenstand ein, den Sie gesondert filtern möchten. Möchten Sie über die Freitextsuche sämtliche Geschäftsgegenstände filtern, die das Wort "Vertrag" beinhalten, so empfiehlt sich diese Vorgehensweise.
2. Über die Erweiterte Suche dagegen können Sie gezielt einen Geschäftsgegenstand auswählen, zu dem die Übersicht erstellt werden soll.
   
   Anschließend können Sie die UVZ-Übersicht über den Aktionsbutton Übersicht exportieren erstellen.

Weitere Informationen dazu können Sie über unsere Onlinehilfe unter dem folgenden Link einsehen: Onlinehilfe - UVZ - UVZ-Übersicht exportieren

Ja, in diesem Fall dürfen wir Sie höflich bitten, sich direkt mit dem Softwarehersteller in Verbindung zu setzen. Autorisierte Softwarehersteller können in dem Technischen Bereich in unserer Onlinehilfe die entsprechenden Schnittstellenbeschreibungen einsehen.

Ja, über die Erweiterte Suche können Sie eine Standard-Suche festlegen. In den Feldern Datum des Amtsgeschäfts hinterlegen Sie den gewünschten Zeitraum. Möchten Sie sich nur das aktuelle Jahr in der UVZ-Übersicht anzeigen lassen, können Sie das Feld bis einfach leer lassen. Die Checkbox Als Standard-Suche festlegen ist zu aktivieren.

Weitere Informationen dazu können Sie über unsere Onlinehilfe unter dem folgenden Link einsehen: Onlinehilfe - UVZ - UVZ-Einträge suchen

Die Bearbeitung eines bereits eingetragenen UVZ-Eintrags unterscheidet sich in der Bearbeitung eines In Vorbereitung gespeicherten Eintrags dadurch, dass jede Änderung an den bereits eingetragenen Daten in einem von der Notarin oder dem Notar zu bestätigenden Korrekturvermerk dokumentiert wird (§ 20 NotAktVV). Dies ist erforderlich, damit alle vorgenommenen Änderungen dauerhaft nachvollzogen werden können.

Jede Änderung, die in einem eingetragenen UVZ-Eintrag vorgenommen wird, wird erst mit der Bestätigung des Korrekturvermerks durch die Notarin oder den Notar zum rechtsverbindlichen Inhalt des Urkundenverzeichnisses.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Onlinehilfe unter dem folgenden Link: Onlinehilfe - UVZ -Korrekturvermerk

Eintragungen in das Urkundenverzeichnis sind gemäß § 18 Satz 1 NotAktVV zeitnah, spätestens 14 Tage nach der Beurkundung oder sonstigen Amtshandlung vorzunehmen. Der Zweck dieser Frist besteht darin sicherzustellen, dass das Urkundenverzeichnis stets aktuell ist. Eine Eintragung im Sinne dieser Vorschrift ist nur dann gegeben, wenn sie endgültig in das Urkundenverzeichnis eingetragen ist (BeckOK BeurkG/Echternach NotAktVV § 18 Rn. 2). Ein bloßes Speichern reicht dafür nicht aus.
 

Dokumente, die nach § 34 NotAktVV in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren sind, sollen gemäß § 35 Abs. 1 NotAktVV unverzüglich nach der Eintragung in das Urkundenverzeichnis in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Unverzüglich bedeutet ohne schuldhaftes Zögern. Dem Notar wird hier ein gewisser Ermessensspielraum eingeräumt: So darf bspw. mit dem Scannen der Urschrift noch abgewartet werden, wenn absehbar ist, dass eine für das Rechtsgeschäft erforderliche Genehmigung zeitnah im Notarbüro eingehen wird (BR-Drs. 420/20 (neu), 56).

Einen UVZ-Eintrag eintragen bedeutet, seine Daten rechtsverbindlich zum Inhalt des Urkundenverzeichnisses zu machen (Status des UVZ-Eintrags: Eingetragen). Davon zu unterscheiden ist die bloße Speicherung der Daten. Was gespeichert ist, ist noch nicht rechtsverbindlich in das Verzeichnis eingetragen, sondern dient lediglich der Vorbereitung einer Eintragung (Status des UVZ-Eintrags: In Vorbereitung). 
 

Die Bearbeitung eines bereits eingetragenen UVZ-Eintrags unterscheidet sich in der Bearbeitung eines In Vorbereitung gespeicherten Eintrags dadurch, dass jede Änderung an den bereits eingetragenen Daten in einem von der Notarin oder dem Notar zu bestätigenden Korrekturvermerk dokumentiert wird (§ 20 NotAktVV). Dies ist erforderlich, damit alle vorgenommenen Änderungen dauerhaft nachvollzogen werden können. UVZ-Einträge im Status In Vorbereitung können nach Belieben bearbeitet werden, ohne dass die Änderung dokumentiert werden muss.

Weitere Informationen dazu können Sie über unsere Onlinehilfe unter dem folgenden Link einsehen: Onlinehilfe - UVZ - Status

Alle Beurkundungen und sonstigen Amtshandlungen sind grundsätzlich in der Reihenfolge des Datums ihrer Vornahme einzutragen, § 8 Abs. 2 S. 1 NotAktVV.

Fehler lassen sich nie ganz vermeiden und können wie folgt korrigiert werden:

Versehentlich unterbliebene Eintragungen sind nach § 8 Abs. 2 S. 2 NotAktVV unter der nächsten fortlaufenden Nummer nachzutragen. Dabei ist darauf zu achten, dass das Datum des Amtsgeschäfts (= Datum der tatsächlichen Beurkundung, Beglaubigung etc.) bei der Anlage der Grunddaten richtig erfasst wird.

Übersprungene UVZ-Einträge (Lücken) können sowohl für das aktuelle als auch für vorherige Jahre nacherfasst werden. Dazu können Sie die vorgeschlagene UVZ-Nummer z. B. 100/2025, welche Ihnen bei der Neuanlage eines UVZ-Eintrages angezeigt wird, durch die gewünschte UVZ-Nummer anpassen. Weitere Einstellungen oder Anpassungen sind nicht erforderlich. Den Hinweis, dass Sie eine erzeugte UVZ-Nummer überschreiben möchten, können Sie mit OK bestätigen. 

Aktuell können Sie über die Erweiterte Suche nach dem Geschäftsgegenstand "Sonstiges:" suchen und anschließend nach dieser Spaltenüberschrift auf- oder absteigend sortieren. Eine Ergänzung der Erweiterten Suche um das Feld Zusatz Geschäftsgegenstand ist derzeit nicht vorgesehen.

Die Bearbeitung eines bereits eingetragenen UVZ-Eintrags unterscheidet sich in der Bearbeitung eines In Vorbereitung gespeicherten Eintrags dadurch, dass jede Änderung an den bereits eingetragenen Daten in einem von der Notarin oder dem Notar zu bestätigenden Korrekturvermerk dokumentiert wird (§ 20 NotAktVV). Dies ist erforderlich, damit alle vorgenommenen Änderungen dauerhaft nachvollzogen werden können.

In den folgenden Fällen werden keine Korrekturvermerke erzeugt:

• UVZ-Eintrag befindet sich im Status In Vorbereitung
• Aktivieren/Deaktivieren der Checkbox Streng vertraulich
• Hinzufügen von Verbindungen
• Hinzufügen von Bemerkungen
• Hinzufügen von Anzeigen/Registrierungen

Weitere Informationen können Sie in unserer Onlinehilfe unter dem folgenden Link einsehen: 

Onlinehilfe - UVZ - Status UVZ-Eintrag - Korrekturvermerk

Nein. Die Suche nach Inhalten von Bemerkungen ist nicht vorgesehen.

Es wird zukünftig unter Grunddaten eines UVZ-Eintrags eine neue Checkbox „Besondere amtliche Verwahrung“ geben. Diese Checkbox kann nur für die Urkundenart "Verfügungen von Todes wegen" (analog notariell verwahrter Erbvertrag) ausgewählt werden. Neben der Angabe des Amtsgerichts wird die Eingabe des Verbringungsdatums möglich sein. Zusätzlich werden in der Erweiterten Suche die entsprechenden Suchkriterien angeboten.

Sobald wir dies umgesetzt haben, können Sie dies wie gewohnt in den Versionsinformationen einsehen:
Versionsinformationen: Modul Urkundenverzeichnis

Die Aktualisierung der UVZ-Übersicht erfolgt grundsätzlich automatisch. Es ist jedoch bekannt, dass dies nicht immer zuverlässig funktioniert. Von daher ist geplant, einen Button zur manuellen Aktualisierung der UVZ-Übersicht bereitzustellen. Die Umsetzung ist für das Jahr 2026 vorgesehen. Bis dahin können Sie die Aktualisierung manuell anstoßen, indem Sie zwischen den Radiobuttons „Aktuelle AT“ und „(alle)“ wechseln. Auch dies löst eine Aktualisierung der Übersicht aus.

Sobald die neue Funktion verfügbar ist, finden Sie entsprechende Hinweise wie gewohnt in den Versionsinformationen des Moduls Urkundenverzeichnis unter

Versionsinformationen: Modul Urkundenverzeichnis

Ihr Anliegen, das Aktenzeichen der Handakte im Urkundenverzeichnis zu erfassen zu können, damit dieses ebenfalls auf der Sammelrechnung für die Nutzung des Elektronischen Urkundenarchivs ausgewiesen werden kann, können wir gut nachvollziehen. Dennoch ist eine Umsetzung aus den folgenden Gründen leider nicht möglich:

Hintergrund ist, dass es bei der Vergabe von Aktenzeichen in den Notarbüros nicht ausgeschlossen ist, dass die individuellen Aktenzeichen personenbezogene Daten enthalten – etwa Namen von Beteiligten. Der Bundesnotarkammer als Betreiberin des Elektronischen Urkundenarchivs ist es aufgrund der Regelung in § 78i BNotO untersagt, auf die im elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Daten zuzugreifen. Allein die Notarin bzw. der Notar hat Zugriff auf die im Urkundenverzeichnis, Verwahrungsverzeichnis und in der elektronischen Urkundensammlung gespeicherten Daten. Eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Dritter für die Bundesnotarkammer besteht jedoch nicht.

Dementsprechend werden bei der Rechnungserstellung durch das System lediglich neutrale, nicht personenbezogene Angaben – wie die UVZ-Nummer – ausgegeben, die zur nachvollziehbaren Rechnungsstellung verwendet werden können. Dieses Vorgehen entspricht der Vertraulichkeitserwartung der Beteiligten gegenüber der Notarin bzw. dem Notar sowie den Grundsätzen der Datensparsamkeit.

Mitteilungen an Finanzbehörden müssen gemäß § 54 Abs. 2 Satz 3 EStDV, § 34 ErbStG i.V.m. § 8 Abs. 1 Satz 5 ErbStDV und § 18 GrEStG auf der Urschrift bzw. einer zurückbehaltenen Abschrift vermerkt werden. Hier ist es sinnvoll mit dem Einscannen der Urschrift so lange zu warten, bis alle erforderlichen Mitteilungen an die Finanzbehörden erfolgt sind. Die Urschrift ist dann zusammen mit dem Vermerk als „elektronische Fassung der Urschrift“ gemäß § 56 Abs. 1 BeurkG als Hauptdokument hochzuladen. Es ist aber auch möglich, den Vermerk über die Mitteilungen an Finanzbehörden auf einem gesonderten Blatt zu fertigen und als „Elektronische Fassung eines Papierdokuments“ unter „Sonstige Dokumente“ einzustellen. Der Vermerk muss anschließend mit der Urschrift mit Schnur und Siegel verbunden werden (Siegel/Berthold, DNotZ 2022, 429 (448)). Auf die Regelung in § 39 BeurkG wird verwiesen.

Weitere Informationen dazu können Sie über unsere Onlinehilfe unter dem folgenden Link einsehen:  OnIinehilfe - UVZ -Anzeigen/Registrierungen

Sollte eine UVZ-Nr. versehentlich nicht vergeben worden sein, können Sie sich mit der Funktionalität UVZ-Nr. nicht vergeben auf der Karteikarte Grunddaten behelfen.

Geben Sie die nicht vergebene UVZ-Nr. in das Feld UVZ-Nr. ein und haken Sie anschließend die Checkbox UVZ-Nr. nicht vergeben an. In dem sich öffnenden Dialog können Sie eine kurze individuelle Bemerkung zur Nichtvergabe erfassen oder den bereits vorgeschlagenen Text verwenden. Die weiteren Felder müssen Sie nicht befüllen, sondern können den Eintrag nach der Kennzeichnung der UVZ-Nr. als nicht vergeben direkt in das Urkundenverzeichnis eintragen.

Für eine der Urkunden ist die UVZ-Nummer zu korrigieren und unter der nächsten freien fortlaufenden UVZ-Nummer nachzutragen. 

Die Kennzeichnung von Urkundenverzeichnisnummern mit einem zusätzlichen Buchstaben ist untersagt. In diesem Fall muss für das betroffene Urkundsgeschäft die nächste freie UVZ-Nr. vergeben werden. Dies regelt nunmehr die Bestimmung in § 8 Abs. 2 Satz 2 NotAktVV.

Sofern sich der UVZ-Eintrag im Status In Vorbereitung befindet, kann er in der UVZ-Übersicht gelöscht werden. Die Löschung eines UVZ-Eintrags im Status Eingetragen, Zu Bestätigen, Zu Signieren oder Eingetragen mit Fehlerkennzeichen ist nicht möglich, da dies Auswirkungen auf die fortlaufende Nummerierung der UVZ-Einträge hätte. Stattdessen besteht die Möglichkeit, die bereits erfassten Daten zu überschreiben oder die UVZ-Nr. als nicht vergeben zu kennzeichnen. 

Aufgrund der Regelung in § 34 Abs. 4 BeurkG darf die Urschrift einer Verfügung von Todes wegen nicht in die elektronische Form übertragen werden. Es darf also keine elektronische Fassung der Urschrift einer Verfügung von Todes wegen erstellt werden. Wird auf Wunsch der Beteiligten eine beglaubigte Abschrift zur Urkundensammlung (§ 31 Abs. 1 Nr. 1a NotAktVV) genommen, muss – entsprechend dem Spiegelbildprinzip – mindestens eine elektronisch beglaubigte Abschrift zur elektronischen Urkundensammlung genommen werden, § 34 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 2 NotAktVV. Es ist aber auch möglich, durch einen Scan der beglaubigten Abschrift gemäß § 56 BeurkG eine elektronische Fassung der beglaubigten Abschrift (nicht: der Urschrift) zu erstellen und in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Urschrift einzuscannen. Wichtig ist hier, dass das elektronische Dokument in diesem Zusammenhang immer mit dem richtigen elektronischen Vermerk versehen wird, der es zu einer elektronisch beglaubigten Abschrift macht.

Erbverträge, die in der notariellen Verwahrung verbleiben, sind gemäß § 32 NotAktVV in der Erbvertragssammlung zu verwahren. Auch hier kann und sollte auf Wunsch der Beteiligten eine beglaubigte Abschrift gemäß § 31 Abs. 1 Nr. 1a NotAktVV in der Urkundensammlung verwahrt werden, so dass in der elektronischen Urkundensammlung mindestens eine elektronisch beglaubigte Abschrift aufzunehmen ist.

Die Gebührensatzung zum Elektronischen Urkundenarchiv (UA-GebS) regelt in § 2 Abs. 1, dass für die Aufnahme eines elektronischen Dokuments in die elektronische Urkundensammlung eine Gebühr von 4,50 € erhoben wird. Werden zu einem Amtsgeschäft weitere Dokumente in die elektronische Urkundensammlung eingestellt, entsteht die Gebühr nur einmal. Bei der Nachtragsurkunde im Sinne von § 44b BeurkG handelt es sich um eine Niederschrift, die eine eigene UVZ-Nr. erhält. Aus diesem Grund wird sie als Haupturkunde zu ihrem eigenen UVZ-Eintrag in die elektronische Urkundensammlung eingestellt, was wiederum zur Erhebung der Gebühr in Höhe von 4,50 € führt. 

Sofern es sich bei der Genehmigungserklärung um eine eigene Urkunde der Notarin/des Notars mit einer eigenen UVZ-Nr. handelt, ist dieses Dokument - wie gewohnt - als Haupturkunde unter der vergebenen UVZ-Nr. in die elektronische Urkundensammlung aufzunehmen. Der Niederschrift kann eine beglaubigte Abschrift der Genehmigungserklärung beigefügt und entsprechend eine elektronisch beglaubigte Abschrift zur elektronischen Urkundensammlung hinzugefügt werden.

Ja, für die Durchführung der Amtsübergabe müssen alle Dokumente, die in die elektronische Urkundensammlung hochgeladen wurden, den Status „archiviert“ aufweisen. Wichtige Informationen zur Amtsübergabe entnehmen Sie bitte unserer Checkliste unter https://onlinehilfe.bnotk.de/fileadmin/urkundenarchiv/checklisten/checkliste_amtsuebergabe.pdf

Es wird zukünftig unter Grunddaten eines UVZ-Eintrags eine neue Checkbox „Besondere amtliche Verwahrung“ geben. Diese Checkbox kann nur für die Urkundenart "Verfügungen von Todes wegen" (analog notariell verwahrter Erbvertrag) ausgewählt werden. Neben der Angabe des Amtsgerichts wird die Eingabe des Verbringungsdatums möglich sein. Zusätzlich werden in der Erweiterten Suche die entsprechenden Suchkriterien angeboten.

Sobald wir dies umgesetzt haben, können Sie dies wie gewohnt in den Versionsinformationen einsehen:
Versionsinformationen: Modul Urkundenverzeichnis

Den internen Bereich unserer Webseite erreichen Sie über folgenden Link: https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/intern 
Bitte beachten Sie, dass Sie die Inhalte des internen Bereichs nur aus dem Notarnetz aufrufen können.

Den Link zu unserer Webseite finden Sie zusätzlich auf der XNP-Startseite unter Allgemeine Informationen.