Eintragungen in das Urkundenverzeichnis sind zeitnah, spätestens 14 Tage nach der Beurkundung oder sonstigen Amtshandlung vorzunehmen (§ 18 Satz 1NotAktVV).

Die Eintragung im Urkundenverzeichnis enthält gemäß §§ 9 ff. NotAktVV) folgende Angaben:

• das Datum und der Ort der Beurkundung oder sonstigen Amtshandlung,
• die Amtsperson,
• die Beteiligten,
• den Geschäftsgegenstand,
• die Urkundenart,
• Angaben zu Ausfertigungen,
• ggf. weitere Angaben zu Verfügungen von Todes wegen und
• ggf. sonstige Angaben.

Das Urkundenverzeichnis unterstützt Sie dabei, alle eintragungsrelevanten Angaben zu einem UVZ-Eintrag zu erfassen. In den Erfassungsmasken sind alle zwingend erforderlichen Daten mit einem * markiert. Die Anordnung der Karteikarten bietet eine gewisse Orientierung bei der Anlage eines UVZ-Eintrags. Wir empfehlen, die Daten in der Reihenfolge der Karteikarten zu erfassen.

Beim Eintragen werden die Daten des UVZ-Eintrags rechtsverbindlich in das Urkundenverzeichnis aufgenommen (§§ 9 ff. NotAktVV).

Beim Anlegen eines UVZ-Eintrags ist zwischen zwei wesentlichen Aktionen zu unterscheiden: Speichern und Eintragen.

Ein eingetragener UVZ-Eintrag kann nicht mehr (nur) gespeichert werden, sondern ist nach seiner Bearbeitung wieder in das Urkundenverzeichnis einzutragen. Die Aktionen Speichern und Speichern & Schließen sind für eingetragene UVZ-Einträge inaktiv.

Nach der Eintragung können weiterhin Änderungen an einem UVZ-Eintrag vorgenommen werden. Änderungen an den eingetragenen Daten sind einzutragen und werden systemseitig in von der Notarin oder dem Notar zu bestätigenden Korrekturvermerken dokumentiert (§ 20 NotAktVV). Im Urkundenverzeichnis werden Änderungen an einem bereits eingetragenen UVZ-Eintrag erst mit ihrer Bestätigung rechtsverbindlich in das Urkundenverzeichnis eingetragen (nicht so im Verwahrungsverzeichnis!). Nähere Informationen zur Änderung eines eingetragenen UVZ-Eintrags finden Sie in den Kapiteln UVZ-Eintrag bearbeiten sowie Korrekturvermerk bestätigen, verwerfen oder zurückweisen. Das Hinzufügen von Angaben im Sinne des § 9 Nr. 8 NotAktVV erfordert keine Bestätigung durch die Notarin oder den Notar.

Die Eintragung eines UVZ-Eintrags kann von der Notarin oder dem Notar sowie von den Mitarbeitenden mit entsprechender Berechtigung vorgenommen werden.

Ein eingetragener UVZ-Eintrag kann vor dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist (§ 50 Abs. 1 Nr. 1 NotAktVV) nicht gelöscht werden.

Die Eintragung ist direkt aus dem Bearbeitungsmodus möglich und für UVZ-Einträge im Status In Vorbereitung auch aus der Übersicht des Urkundenverzeichnisses sowie dem Gesamtüberblick.

Vor der Erfassung des ersten UVZ-Eintrags müssen Sie für Ihr Urkundenverzeichnis das UVZ-Nummernformat einstellen. Die Vorgehensweise ist im Artikel UVZ-Nummernformat festlegen beschrieben.

• Legen Sie einen neuen UVZ-Eintrag an.
• Überprüfen Sie ggf. die erfassten Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
• Tragen Sie den UVZ-Eintrag über die Aktionen Eintragen oder Eintragen & Schließen in das Urkundenverzeichnis ein. Sie können auch mehrere UVZ-Einträge (maximal 25) im Status In Vorbereitung auswählen und in das Urkundenverzeichnis ersteintragen.
• Der weitere Ablauf ist vom Inhalt des Eintrags sowie den Berechtigungen der eintragenden Nutzerin oder des eintragenden Nutzers abhängig:

• UVZ-Eintrag ohne Ausfertigungserteilung, ohne zu signierende Dokumente: Die Daten des Eintrags sind rechtsverbindlich in das Urkundenverzeichnis eingetragen. Der Status des UVZ-Eintrags aktualisiert sich auf Eingetragen.

• UVZ-Eintrag mit Ausfertigungserteilung, ohne zu signierende Dokumente: Angaben über die Erteilung von Ausfertigungen müssen bestätigt werden (§ 20 Abs. 1 Nr. 2 NotAktVV). Die Bestätigung von Ausfertigungserteilungen kann von der Notarin oder dem Notar sowie von besonders berechtigten Mitarbeitenden vorgenommen werden. Im Status In Vorbereitung ist die Ersteintragung eines UVZ-Eintrags auch aus dem Gesamtüberblick möglich.

• Nutzer mit der Berechtigung zur Bestätigung von Ausfertigungserteilungen: Hat die eintragende Nutzerin oder der eintragende Nutzer die Berechtigung zum Bestätigen von Ausfertigungserteilungen, wird die erfasste Ausfertigungserteilung mit der Eintragung direkt bestätigt. Der Status des UVZ-Eintrags aktualisiert sich auf Eingetragen.

• Nutzer ohne die Berechtigung zur Bestätigung von Ausfertigungserteilungen: Hat die eintragende Nutzerin oder der eintragende Nutzer keine Berechtigung Ausfertigungserteilungen zu bestätigen, erhält der Vermerk über die erteilte Ausfertigung den Status Zu Bestätigen/Signieren. Der UVZ-Eintrag erhält den Status Zu Bestätigen und steht in der Übersicht des Urkundenverzeichnisses zur Bestätigung bereit.

• UVZ-Eintrag mit zu signierenden Dokumenten:  Je nach Dokumententyp ist das in die elektronische Urkundensammlung hochgeladene elektronische Dokument mit einem Vermerk zu versehen und beides qualifiziert elektronisch zu signieren (§ 56 Abs. 1 BeurkG).

• Notarin oder Notar trägt UVZ-Eintrag persönlich ein: Trägt die Notarin oder der Notar den UVZ-Eintrag selbst ein, kann das Dokument sofort signiert werden.

• Mitarbeitende tragen den UVZ-Eintrag ein: Wird der UVZ-Eintrag mit zu signierenden Dokumenten von Mitarbeitenden eingetragen, so erhalten UVZ-Eintrag und Dokumente den Status Zu Signieren. Der UVZ-Eintrag steht in der Übersicht des Urkundenverzeichnisses zur Signatur bereit.

Bei fehlenden Pflichtangaben schlägt die Eintragung fehl. Fehlende Pflichtangaben werden im Bearbeitungsmodus mit einem Ausrufezeichen an der betreffenden Karteikarte sowie dem betreffenden Datenfeld gekennzeichnet. Ergänzen Sie in diesem Fall die fehlenden Angaben und wiederholen Sie anschließend die Eintragung.

• Bearbeiten Sie einen bereits in das UVZ eingetragenen Eintrag: UVZ-Eintrag bearbeiten.
• Überprüfen Sie ggf. die erfassten Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
• Tragen Sie den UVZ-Eintrag über die Aktionen Eintragen oder Eintragen & Schließen in das Urkundenverzeichnis ein. Bei fehlenden Pflichtangaben schlägt die Eintragung fehl. Fehlende Pflichtangaben werden mit einem Ausrufezeichen an der betreffenden Karteikarte sowie dem betreffenden Datenfeld gekennzeichnet. Ergänzen Sie in diesem Fall die fehlende Angabe und wiederholen Sie anschließend die Eintragung.
• Die im Zuge der Neueintragung erfassten Änderungen oder Zusätze werden in einem von der Notarin oder dem Notar zu bestätigenden Korrekturvermerk dokumentiert. Mit Eintragung des geänderten UVZ-Eintrags öffnet sich ein Fenster zur Erfassung des Änderungsgrundes. Fahren Sie in diesem Fall wie unter UVZ-Eintrag bearbeiten beschrieben fort.
• Der weitere Ablauf ist vom Inhalt des Eintrags sowie den Berechtigungen der eintragenden Nutzerin oder des eintragenden Nutzers abhängig (Schritt 4 des Abschnitts Eintragen aus dem Bearbeitungsmodus nach Neuanlage eines UVZ-Eintrags (Status In Vorbereitung).