28.03.2024
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Urkundenverzeichnis (UVZ) und Elektronische Urkundensammlung (eUSL)

Prüfen und Akzeptieren zur Verwahrung übergebener UVZ-Einträge

Die übergebenen Urkundenverzeichniseinträge und die dazu in die elektronische Urkundensammlung hochgeladenen Dokumente sollten unbedingt stichprobenhaft überprüft werden. Danach muss die Übergabe akzeptiert werden.

Prüfen der übergebenen UVZ-Einträge

Öffnen Sie Ihr Urkundenverzeichnis über die Navigationsleiste.

In einem Dialog wird die erfolgte Übergabe unter Nennung der übertragenden Amtstätigkeit sowie der Anzahl der übergebenen Einträge angekündigt.

Bestätigen Sie den Dialog mit OK.

Bis zur Annahme der übergebenen Einträge ist das Urkundenverzeichnis für die weitere Bearbeitung gesperrt. Ihnen stehen lediglich die Aktionen Öffnen und Übergabe akzeptieren zur Verfügung.

Wählen Sie oberhalb der Liste den Schnellfilter verwahrte Amtstätigkeit aus.

Geben Sie in das Suchfeld den Namen der übertragenden Amtstätigkeit ein und wählen Sie diesen in der Ergebnisliste aus.

Verwahren Sie bereits mehrere Amtstätigkeiten empfiehlt es sich, in das Suchfeld die Buchstaben "Not" oder "Notar" einzugeben. Es werden Ihnen nun alle von Ihnen verwahrten Amtstätigkeiten angeboten. Wählen Sie die gesuchte Amtstätigkeit aus der Ergebnisliste aus.

Die Übersicht zeigt Ihnen die Urkundenverzeichniseinträge der ausgewählten Amtstätigkeit an.

Überprüfen Sie, bspw. anhand des Übergabeprotokolls, ob die Anzahl der übergebenen Einträge übereinstimmt.

Überprüfen Sie stichprobenartig, ob sich die übergebenen Einträge von Ihnen einsehen lassen. Wählen Sie dafür einige UVZ-Einträge durch Anhaken der Checkbox aus und klicken Sie in der Aktionsleiste auf Öffnen.

Die ausgewählten Einträge öffnen sich jeweils in neuen Reitern. Überprüfen Sie die Einträge einzeln auf den Inhalt.

Öffnen Sie ebenfalls das archivierte Dokument, indem Sie auf den orange hinterlegten Dateinamen klicken.

Stellen Sie Unstimmigkeiten fest, wenden Sie sich bitte an Ihre Notarkammer oder den technischen Support.

Übergabe akzeptieren

Wurden die UVZ-Einträge korrekt übertragen, klicken Sie in der Aktionsleite auf die Aktion Übergabe akzeptieren.

Die Anwendung bittet nochmals um Bestätigung. Wählen Sie dafür OK aus.

Das Urkundenverzeichnis wird entsperrt. Alle Aktionen der Aktionsleiste sind wieder verfügbar.

Nach dem Entsperren der Aktionsleiste und den Bearbeitungsfunktionen wird das Umschlüsseln der übergebenen UVZ-Einträge gestartet. Die andauernde Umschlüsselung ist über das Dokumenten-Icon unten rechts ersichtlich. Wenn Sie darauf klicken, können Sie den aktuellen Stand sehen.

Während diese Umschlüsselung der Dokumente andauert, kann keine neue Amtsübergabe gestartet werden. Mit dieser Umschlüsselung soll sichergestellt werden, dass die Dokumente mit Ihrem Schlüssel versehen wurden und der Schlüssel des Vorgängers nicht mehr angebracht ist.

Sollten bei der Umschlüsselung der Dokumente Fehler auftreten, werden diese ebenfalls im Dokumenten-icon angezeigt. Über den halbrunden Pfeil kann der Prozess für diese Dokumente nochmals angestoßen werden. Nachdem versucht wurde alle Dokumente umzuschlüsseln und Fehler aufgetreten sind, kommt ein Hinweis in dem die Umschlüsselung für die mit einem Fehler gekennzeichneten Dokumente ebenfalls nochmal gestartet werden kann.

Im Protokoll eines jeden übergebenen UVZ-Eintrags ist die erfolgte Übergabe dokumentiert.