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Prüfen und Akzeptieren zur Verwahrung übergebener UVZ-Einträge
Im Sinne der Beteiligten sollten die übergebenen Urkundenverzeichniseinträge und die dazu in die elektronische Urkundensammlung hochgeladenen Dokumente unbedingt stichprobenhaft überprüft werden. Danach muss die Übergabe akzeptiert werden.
Prüfen der übergebenen UVZ-Einträge
Öffnen Sie Ihr Urkundenverzeichnis über die Navigationsleiste.
In einem Dialog wird die erfolgte Übergabe unter Nennung der übertragenden Amtstätigkeit sowie der Anzahl der übergebenen Einträge angekündigt.
Bestätigen Sie den Dialog mit OK.
Bis zur Annahme der übergebenen Einträge ist das Urkundenverzeichnis für die weitere Bearbeitung gesperrt. Die Aktionen in der Aktionsleiste der Übersicht des Urkundenverzeichnisses sind bis auf Öffnen und Übergabe akzeptieren inaktiv.
Wählen Sie oberhalb der Liste den Schnellfilter verwahrte Amtstätigkeit aus.
Geben Sie in das Suchfeld rechts daneben den Namen der übertragenden Amtstätigkeit ein und wählen Sie diese in der Ergebnisliste aus.
Die Übersicht zeigt Ihnen die Urkundenverzeichniseinträge der gewählten Amtstätigkeit.
Überprüfen Sie bspw. anhand des Übergabeprotokolls, ob die Anzahl der übergebenen Einträge übereinstimmt.
Überprüfen Sie stichprobenartig ob Sie die übergebenen Einträge ansehen können, indem Sie einige durch Anhaken der Checkbox auswählen und in der Aktionsleiste Öffnen betätigen.
Die ausgewählten Einträge öffnen sich als Gesamtüberblick jeweils in neuen Reitern. Überprüfen Sie die Einträge einzeln auf den Inhalt.
Öffnen Sie ebenfalls das archivierte Dokument indem Sie auf den orange hinterlegten Dateinamen klicken.
Stellen Sie Unstimmigkeiten fest, wenden Sie sich bitte an die Notarkammer oder den Support.
Übergabe akzeptieren
Ist die Übertragung nach Ihrer Einschätzung korrekt erfolgt, betätigen Sie in der Übersicht die Aktion Übergabe akzeptieren.
Die Anwendung bittet nochmals um Bestätigung zur Akzeptanz der Übergabe. Bestätigen Sie mit OK.
Das Urkundenverzeichnis wird entsperrt. Die verfügbaren Aktionen der Aktionsleiste sind wieder aktiv.
Jedem übergebenen UVZ-Eintrag können Sie im Protokoll einen Eintrag über die erfolgte Übergabe entnehmen.
