Übergabe unter Einräumung und Überleitung der Zugangsberechtigung durch die Notarkammer (§ 58 Abs. 5 NotAktVV)
In der Regel erfolgt eine Übergabe des Urkundenverzeichnisses samt archivierter Dokumente sowie des Verwahrungsverzeichnisses wie im Artikel Amtsübergabe (Übergabe zur Verwahrung) beschrieben. Im Rahmen dieser Übergabe wird dem Amtsnachfolger auch die technische Zugangsberechtigung zum Elektronischen Urkundenarchiv des Amtsvorgängers eingeräumt (§ 58 Abs. 1 NotAktVV).
Es kann jedoch vorkommen, dass eine Übergabe und damit eine Überleitung der Zugangsberechtigung durch den Amtsvorgänger nicht (mehr) vorgenommen werden kann. Für diese Fälle sieht § 58 Abs. 5 NotAktVV vor, dass stattdessen die zuständige Notarkammer die technische Zugangsberechtigung einräumen kann.
Der nachstehende Artikel richtet sich daher an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Notarkammern und soll wichtige Hinweise für die Einräumung und Überleitung der technischen Zugangsberechtigung sowie die Amtsübergabe geben.
Vorbereitungen für die Amtsübergabe
Bevor die Amtsübergabe im Urkundenverzeichnis und im Verwahrungsverzeichnis mit Hilfe der Notarkammer erfolgen kann, sind einige vorbereitende Maßnahmen zu treffen.
1. Beschluss gem. § 58 Abs. 5 NotAktVV der ausführenden Notarkammer
Die Einräumung der technischen Zugangsberechtigung kann aufgrund eines durch die ausführende Notarkammer zu erlassenden Beschlusses (§ 58 Abs. 5 NotAktVV) vorgenommen werden. Ein Muster des Beschlusses steht den Notarkammern bereits zur Verfügung.
2. Eintragungen im Notarverzeichnis prüfen
Bitte prüfen Sie, ob im Notarverzeichnis die Beendigung der betroffenen Amtstätigkeit eingetragen ist und eine Verwahrstelle benannt wurde, d.h. die Aktenverwahrung muss vollständig erfasst sein. Nähere Informationen zur Erfassung der Aktenverwahrung finden Sie im Artikel Aktenverwahrung in der Onlinehilfe des Notarverzeichnisses.
3. Audit-Prozess mit zwei Mitarbeitern der Notarkammer vorbereiten
Eine Amtsübergabe unter Beteiligung der Notarkammer erfolgt in einem sogenannten Audit-Prozess. Dafür ist die Mitwirkung zweier verwaltungsberechtigter Mitarbeitenden der ausführenden Notarkammer erforderlich. Ein verwaltungsberechtiger Notarkammermitarbeiter (nachstehend Initiator genannt) wird mit den erforderlichen Rechten für die übergebende Amtstätigkeit ausgestattet (siehe nächster Schritt). Der zweite verwaltungsberechtigte Notarkammermitarbeiter (nachstehend Auditor genannt) unterstützt den Prozess seitens der Notarkammer.
Bitte halten Sie für den Prozess bereit:
- persönliche qeS-Karten der verwaltungsberechtigten Notarkammermitarbeiter,
- die Notarkammer-Karte,
- drei Kartenlesengeräte.
4. Berechtigungsvergabe durch die Bundesnotarkammer
Der Beschluss gemäß § 58 Abs. 5 NotAktVV ist per E-Mail an die Bundesnotarkammer an urkundenarchiv@bnotk.de zu übersenden. Nach Vorlage des Beschlusses berechtigt die Bundesnotarkammer den mit Namen und Benutzernamen benannten Notarkammermitarbeitenden (Initiator) für den Prozess der Amtsübergabe im Elektronischen Urkundenarchiv. Dazu wird der Initiator in die Lage versetzt, für die übergebende Amtstätigkeit die Amtsübergabe durchführen zu können. Der Inititator wird hierfür über die Benutzerverwaltung mit dem Benutzertyp Kammermitarbeiter Amtsübergabe ausgestattet.
5. Initialisierung der zukünftigen Verwahrstelle
Bitte stellen Sie letztlich sicher, dass die zukünftige Verwahrstelle initialisiert (kryptofit) ist, also der Organisationsschlüssel erstellt wurde. Weitere Informationen zur Initialisierung finden Sie in diesen Artikeln der Onlinehilfe der Kartenverwaltung
- für die Initialisierung einer zukünftig verwahrenden Amtstätigkeit (Notarinnen und Notare): Initialisierung einer Amtstätigkeit
- für die Initialisierung einer zukünftig verwahrenden Notarkammer: Initialisierung einer Amtstätigkeit
Rollen Initiator und Auditor
- Der Initiator stattet seinen Arbeitsplatz mit zwei Kartenlesegeräten aus.
- Stecken Sie die Notarkammer-Karte in das eine und Ihre persönliche qeS-Karte in das zweite Kartenlesegerät.
- Melden Sie sich mit Ihrer persönlichen qeS-Karte ebenfalls an XNP an.
- Bitte beachten Sie, dass der Initiator sich in XNP in dem Anmeldekontext der zu übergebenden Amtstätigkeit anmeldet. Andernfalls kann nicht auf die Verzeichnisse dieser Amtstätigkeit zugegriffen werden.
- Um ggfs. nachträglich den Anmeldekontext zu wechseln, können Sie das Benutzermenü oben rechts in XNP öffnen. Bei Bedarf finden Sie weitere Informationen zum Wechsel des Anmeldekontexts im Artikel Wechseln der Amtstätigkeit.
Bitte lassen Sie beide Karten während des gesamten Prozesses gesteckt.
Übergabe des Urkundenverzeichnisses durchführen
Beginnen Sie nun mit der Amtsübergabe. Starten Sie mit der Übergabe des Urkundenverzeichnisses.
Für die nachfolgenden Schritte ist von Bedeutung, ob der Bestand der übergebenden Amtstätigkeit an eine oder mehrere zukünftige Verwahrstellen übergeben werden soll.
Folgen Sie der Anleitung Dauerhafte Übergabe zur Verwahrung (§§ 51, 58 BNotO) in der Onlinehilfe des Urkundenverzeichnisses bis Sie die Übergabe durch Betätigen der Schaltfläche Übergabe durchführen einleiten.
Audit beginnen
- Nach dem Klicken auf Durchführen öffnet sich der KeyManagerClient.
- Es wird ein Audit-Prozess gestartet. In diesem wird die Kammer-Karte durch den Initiator sowie dem Auditor gemeinsam freigeschaltet.
- Wählen Sie einen Verwaltungsberechtigten Auditor aus. Hierfür öffnen Sie die Auswahliste in dem sie die Schaltfläche Verwaltungsberechtigen auswählen anklicken.
- Mit Auswahl eines Auditors wird Ihnen dessen Benutzername angezeigt.
- Sie können den aktuellen Status des Audits sehen. Die Auditanfrage ist solang ausstehend, bis diese vom Auditor angenommen wird.
- Wenn das Audit vom Auditor angenommen wurde, sehen Sie am rechten Rand im aktuellen Status des Audits, dass Sie verbunden sind.
- Nun können Sie über die Schaltfläche, Die Freigabe der Karte zum Fortfahren betätigen, die Kammer-Karte freischalten.
- Nach Betätigen der Schaltfläche werden Sie von der Anwendung darauf hingewiesen Ihr Kartenlesegerät zu beachten und bei Aufforderung des Kartenlesegeräts die PIN-EIngabe zu tätigen.
- An der rechten Seite des Fensters sehen Sie ebenfalls weiterhin den Status des Audits-Prozesses.
- Mit Betätgen der Schaltfläche haben Sie sogleich den Auditor um die Bestätigung, also PIN-Eingabe seiner Karte, des Audits und die Freischaltung der Kammer-Karte gebeten.
- Nach erfolgter PIN-Eingabe von Ihnen, als Initiator, sowie des Auditors wird die Kammer-Karte freigeschaltet.
Audit beenden
- Die Freischaltung der Kammer-Karte ist abgeschlossen und das Audit kann ebenfalls durch Betätigen der Schaltfläche, Auditierung abschließen, beendet werden.
Übergabe des Urkundenverzeichnisses abschließen
- Die Amtsübergabe des Urkundenverzeichnisses wird für die zu übergebende Amtstätigkeit fortgeführt und die Dokumente umgeschlüsselt.
- Ein Dialog Umschlüsselung öffnet sich und zeigt Ihnen den Fortschritt der Amtsübergabe, insbesondere der Umschlüsselung der Dokumente, an.
Bitte beachten Sie, dass der Umschlüsselungsprozess einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Warten Sie ab, bis alle Dokumente umgeschlüsselt wurden.
Beim Start der Umschlüsselung kann es passieren, dass sich der KeyManagerClient kurz öffnet und sich gleich wieder schließt. Bei diesem "Flackern" müssen Sie nichts aktiv tun. Sie müssen nur aktiv werden, wenn eine erneute PIN-Abfrage erforderlich wird. Das System und das Kartenlesegerät weisen Sie in solch einem Fall darauf hin.
- Nach erfolgreicher Umschlüsselung der Dokumente ist die Amtsübergabe beendet.
- Sie haben die Möglichkeit ein Übergabeprotokoll zu generieren. Wir empfehlen, dieses Protokoll lokal zu speichern und im Rahmen der Übergabe elektronischer Dateien an die künftige Verwahrstelle zu übergeben.
- Zusätzlich wird in jedem fachlichen Protokoll der übergebenen Urkundenverzeichniseinträge die erfolgte Übergabe protokolliert.
- Wie Sie das fachliche Protokoll einsehen können, entnehmen Sie bitte dem Artikel Protokoll einsehen.
Die zukünftige Verwahrstelle kann nun in ihrem Urkundenverzeichnis die erfolgte Übergabe prüfen und annehmen. Weitere Informationen für den Nachfolger sind im Artikel Prüfen und Akzeptieren zur Verwahrung übergebener UVZ-Einträge zu finden.
- Schlägt die Umschlüssung bei einigen Dokumenten fehl, stoßen Sie die Übergabe, nach Beendigung der bereits laufenden Übergabe, bitte erneut an.
- Der Auditor meldet sich an seinem Arbeitsplatz mit seiner persönlichen qeS-Karte in XNP an.
- Über den Menüpunkt Kartenverwaltung in der Navigationsleiste links gelangen Sie in das XNP-Kartenmanagement.
- Wählen Sie dort Kammerverwaltung und Sie gelangen in eine Prozessauswahl.
Bitte lassen Sie Ihre Karte während des gesamten weiteren Prozesses gesteckt.
- Über die Schaltfläche Auditierung anmelden können Sie sich als Auditor zum Audit anmelden.
- Anhand der Schaltfläche Auditierung beenden erkennen Sie, dass Sie sich erfolgreich an einer Auditierung angemeldet haben.
- Es öffnet sich rechts eine Leiste in der das Audit angezeigt wird. Hier können Sie den aktuellen Stand sowie die Letzten Audits einsehen.
- Sobald der Initiator das Audit gestartet hat, wird Ihnen rechts eine Auditanfrage gestellt.
- Diese können Sie über die Schaltfäche, Audit annehmen, annehmen.
- Insofern Sie die Auditanfrage angenommen haben, sehen Sie im Aktuellen Status, dass Sie nun mit dem Initiator verbunden sind.
- Die Kammer-Karte kann nun freigeschaltet werden.
- Es muss auf die Freigabe durch den Initiator gewartet werden.
- Anhand der Audit Nachrichten in der rechten Leiste sehen Sie, dass Sie vom Initiator zur Bestätigung aufgefordert werden.
- Es öffnet sich das Fenster zur Anmeldung an der Kammer-Karte.
- Mit der Schaltfläche Operation bestätigen, können Sie sich an der Kammer-Karte anmelden und die Bestätigung des Audits vornehmen.
- Nach dem Anklicken der Schaltfläche Operation bestätigen, werden Sie von Ihrem Kartenlesegerät zur Eingabe der PIN aufgefordert.
- Nach erfolgter PIN-Eingabe ist die Kammer-Karte freigeschalten.
- Die Auditierung kann dementsprechend über die Schaltfläche, Auditierung abschließen, beendet werden.
Übergabe des Verwahrungsverzeichnisses durchführen
Nach Übergabe des Urkundenverzeichnisses nehmen Sie bitte die Übergabe des Verwahrungsverzeichnisses vor.
Für diesen Übergabeprozess ist keine Umschlüsselung von Dokumenten notwendig. Der Initiator handelt im Anmeldekontext der übergebenden Amtstätigkeit allein. Ein Auditor ist hierfür nicht erforderlich.
Die Übergabe des Verwahrungsverzeichnisses erfolgt im Wesentlichen wie die Übergabe des Urkundenverzeichnisses. Sie können auch hierfür der Anleitung Dauerhafte Übergabe zur Verwahrung (§§ 51, 58 BNotO) in der Onlinehilfe des Urkundenverzeichnisses folgen. Der Unterschied besteht darin, dass keine Verbindungen zwischen Urkundenverzeichniseinträgen und Verwahrungsmassen gelöst werden müssen und keine Umschlüsselung von Dokumenten erfolgt.
Bitte benachrichtigen Sie die Bundesnotarkammer nach beendeter Übergabe, damit dem berechtigten Notarkammermitarbeitendem (Initiator) die Berechtigung für die übergebende Amtstätigkeit wieder entzogen werden kann. Teilen Sie uns hierzu bitte den Namen und Benutzernamen des Notarkammermitarbeitenden mit.