01.02.2024

Übergabe unter Einräumung und Überleitung der Zugangsberechtigung durch die Notarkammer (§ 58 Abs. 5 NotAktVV)

In der Regel erfolgt eine Übergabe des Urkundenverzeichnisses samt archivierter Dokumente sowie des Verwahrungsverzeichnisses wie im Artikel Amtsübergabe (Übergabe zur Verwahrung) beschrieben. Im Rahmen dieser Übergabe wird dem Amtsnachfolger auch die technische Zugangsberechtigung zum Elektronischen Urkundenarchiv des Amtsvorgängers eingeräumt (§ 58 Abs. 1 NotAktVV).

Es kann jedoch vorkommen, dass eine Übergabe und damit eine Überleitung der Zugangsberechtigung durch den Amtsvorgänger nicht (mehr) vorgenommen werden kann. Für diese Fälle sieht § 58 Abs. 5 NotAktVV vor, dass stattdessen die zuständige Notarkammer die technische Zugangsberechtigung einräumen kann.

Der nachstehende Artikel richtet sich daher an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Notarkammern und soll wichtige Hinweise für die Einräumung und Überleitung der technischen Zugangsberechtigung sowie die Amtsübergabe geben.

 

Vorbereitungen für die Amtsübergabe

Bevor die Amtsübergabe im Urkundenverzeichnis und im Verwahrungsverzeichnis mit Hilfe der Notarkammer erfolgen kann, sind einige vorbereitende Maßnahmen zu treffen.

1. Beschluss gem. § 58 Abs. 5 NotAktVV  der ausführenden Notarkammer

Die Einräumung der technischen Zugangsberechtigung kann aufgrund eines durch die ausführende Notarkammer zu erlassenden Beschlusses (§ 58 Abs. 5 NotAktVV) vorgenommen werden. Ein Muster des Beschlusses steht den Notarkammern bereits zur Verfügung.

2. Eintragungen im Notarverzeichnis prüfen

Bitte prüfen Sie, ob im Notarverzeichnis die Beendigung der betroffenen Amtstätigkeit eingetragen ist und eine Verwahrstelle benannt wurde, d.h. die Aktenverwahrung muss vollständig erfasst sein. Nähere Informationen zur Erfassung der Aktenverwahrung finden Sie im Artikel Aktenverwahrung in der Onlinehilfe des Notarverzeichnisses.

3. Audit-Prozess mit zwei Mitarbeitern der Notarkammer  vorbereiten 

Eine Amtsübergabe unter Beteiligung der Notarkammer erfolgt in einem sogenannten Audit-Prozess. Dafür ist die Mitwirkung zweier verwaltungsberechtigter Mitarbeitenden der ausführenden Notarkammer erforderlich. Ein verwaltungsberechtiger Notarkammermitarbeiter (nachstehend Initiator genannt) wird mit den erforderlichen Rechten für die übergebende Amtstätigkeit ausgestattet (siehe nächster Schritt). Der zweite verwaltungsberechtigte Notarkammermitarbeiter (nachstehend Auditor genannt) unterstützt den Prozess seitens der Notarkammer.

Bitte halten Sie für den Prozess bereit:

  • persönliche qeS-Karten der verwaltungsberechtigten Notarkammermitarbeiter,
  • die Notarkammer-Karte,
  • drei Kartenlesengeräte.

4. Berechtigungsvergabe durch die Bundesnotarkammer

Der Beschluss gemäß § 58 Abs. 5 NotAktVV ist per E-Mail an die Bundesnotarkammer an urkundenarchiv@bnotk.de zu übersenden. Nach Vorlage des Beschlusses berechtigt die Bundesnotarkammer den mit Namen und Benutzernamen benannten Notarkammermitarbeitenden (Initiator) für den Prozess der Amtsübergabe im Elektronischen Urkundenarchiv. Dazu wird der Initiator in die Lage versetzt, für die übergebende Amtstätigkeit die Amtsübergabe durchführen zu können. Der Inititator wird hierfür über die Benutzerverwaltung mit dem Benutzertyp Kammermitarbeiter Amtsübergabe ausgestattet.

5. Initialisierung der zukünftigen Verwahrstelle

Bitte stellen Sie letztlich sicher, dass die zukünftige Verwahrstelle initialisiert (kryptofit) ist, also der Organisationsschlüssel erstellt wurde. Weitere Informationen zur Initialisierung finden Sie in diesen Artikeln der Onlinehilfe der Kartenverwaltung


Rollen Initiator und Auditor


Übergabe des Verwahrungsverzeichnisses durchführen

Nach Übergabe des Urkundenverzeichnisses nehmen Sie bitte die Übergabe des Verwahrungsverzeichnisses vor.

Für diesen Übergabeprozess ist keine Umschlüsselung von Dokumenten notwendig. Der Initiator handelt im Anmeldekontext der übergebenden Amtstätigkeit allein. Ein Auditor ist hierfür nicht erforderlich.

Die Übergabe des Verwahrungsverzeichnisses erfolgt im Wesentlichen wie die Übergabe des Urkundenverzeichnisses. Sie können auch hierfür der Anleitung Dauerhafte Übergabe zur Verwahrung (§§ 51, 58 BNotO) in der Onlinehilfe des Urkundenverzeichnisses folgen. Der Unterschied besteht darin, dass keine Verbindungen zwischen Urkundenverzeichniseinträgen und Verwahrungsmassen gelöst werden müssen und keine Umschlüsselung von Dokumenten erfolgt.

Bitte benachrichtigen Sie die Bundesnotarkammer nach beendeter Übergabe, damit dem berechtigten Notarkammermitarbeitendem (Initiator) die Berechtigung für die übergebende Amtstätigkeit wieder entzogen werden kann. Teilen Sie uns hierzu bitte den Namen und Benutzernamen des Notarkammermitarbeitenden mit.

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