Mit Einführung der N-Karten ändern sich auch für Notarvertretungen die Abläufe in den XNP-Modulen. Im Merkblatt Nutzung der N-Karten durch Notarvertretungen (vom 16.06.2022) haben wir Informationen für Notarvertretungen zusammengestellt. Dieses Merkblatt nebst Anlagen finden Sie auf der Webseite des Elektronischen Urkundenarchivs im internen Bereich unter diesem Link: https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/checklisten.

Zudem enthalten das Rundschreiben Nr. 14/2021 der Bundesnotarkammer vom 16.11.2021 sowie das Merkblatt zum Rundschreiben Nr. 17/2021 der Bundesnotarkammer vom 13.12.2021 Erläuterungen und Empfehlungen zur Arbeit der Notarvertretungen ab dem 1.1.2022.

Die Informationen fassen wir auf dieser Seite zusammen, um sicherzustellen, dass Sie als Notarvertreterin oder Notarvertreter für die vertretene Amtsperson arbeiten können:

Notarvertretung mit N-Karte
Notarvertretung ohne N-Karte

Zukünftig wird jeder Vertretungszeitraum zur vertretenen Amtsperson in das Notarverzeichnis eingetragen. Zu diesem Zwecke informieren die Landesjustizverwaltungen gemäß § 67 Abs. 6 Nr. 1 BNotO unverzüglich die jeweils zuständige Notarkammer über eine erfolgte Vertreterbestellung. Als vertretene Amtsperson senden Sie bitte zusätzlich eine Abschrift der Bestellungsurkunde an Ihre Notarkammer, wenn dies von der Notarkammer gewünscht wird.

Diese Eintragungen stellen auch Funktionalitäten des Urkunden- und Verwahrungsverzeichnisses sicher, so z.B. die Ermittlung der Urkundsperson (vlg. unten Notarvertretung im UVZ-Eintrag).

Für jedenVertretungszeitraum muss die Notarvertretung ein neues gültiges Fernsignaturzertifikat bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer bestellen.

Folgen Sie dazu der Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bestellung der erforderlichen Fernsignaturzertifikate Anlage 1 des Merkblatts vom 16.06.2022.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Signieren mit N-Karte und Fernsignatur haben wir in der Anlage 2 des Merkblattes vom 16.06.2022 erstellt.

Nach der Anmeldung mit Ihrer neuen N-Karte als Notarvertretung an XNP dürfen Sie auf keinen Fall eine herkömmliche Signaturkarte für Signaturvorgänge verwenden (Signaturzertifikat ohne berufsbezogenes Attribut der Vertretung).
Entfernen Sie nach Anmeldung mit der N-Karte diese nicht aus dem Kartenlesegerät, solange Sie damit in XNP noch angemeldet sind. Andernfalls werden die zu signierenden Dokumente bei Verwendung der herkömmlichen Signaturkarte ohne berufsbezogenes Attribut (der Vertretung) und somit auch ohne Nachweis der Vertretungseigenschaft gem. § 39a Abs. 2 BeurkG erstellt.

Sofern Sie zum Zeitpunkt Ihrer Notarvertretung noch nicht über eine neue N-Karte verfügen, können Sie, wie nachstehend beschrieben, zumindest auf die XNP-Module der vertretenen Amtstätigkeit zugreifen. Für die zukünftige Arbeit als Notarvertretung ist es jedoch unerlässlich, eine N-Karte zu bestellen.

Zwischen der Bestellung des N-Paketes und der vollständigen Einsatzbereitschaft vergehen, je nach Postlaufzeit für die Karten und die PIN-Briefe, zwischen 5 und 9 Arbeitstage.

Sofern nicht bereits in der Vergangenheit im Stammdatenverzeichnis erfolgt, ist die Notarvertretung als Mitarbeitender in der XNP-Benutzerverwaltung (vormals Stammdatenverzeichnis) anzulegen.

Ebenso können Sie Ihre Notarvertretung, wie Mitarbeitende auch, für das Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis in der XNP-Benutzerverwaltung berechtigen.

Notarvertretungen können keinesfalls mit ihrer herkömmlichen Signaturkarte Dokumente für die elektronische Urkundensammlung signieren (Signaturen, die nach dem Einstellen von Dokumenten unter der Karteikarte Dokumente im XNP-Modul Urkundenverzeichnis und dem dortigen Anbringen eines Vermerks erforderlich sind). Die herkömmliche Signaturkarte enthält keinen Nachweis der Vertretereigenschaft.

Notarvertreterinnen und Notarvertreter melden sich mit ihren Zugangsdaten aus der XNP-Benutzerverwaltung (vormals Stammdatenverzeichnis) an XNP an. Dies gilt insbesondere auch für Notarinnen und Notare, die als Vertretung in XNP arbeiten und signieren.

Damit haben Sie Zugriff auf die XNP-Module, z.B. Handelsregister, Grundbuch, Urkundenverzeichnis und Verwahrungsverzeichnis.

Beachten Sie, dass keinesfalls die herkömmliche Signaturkarte zum Signieren verwendet werden darf.

Sollten die Module Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis in der Navigationsleiste von XNP nicht sichtbar sein, überprüfen Sie bitte, ob die Berechtigungen in der XNP-Benutzerverwaltung (vormals Stammdatenverzeichnis) vergeben wurden (siehe Schritt zuvor). In Ausnahmekonstellationen können Sie uns unter support@bnotk.de kontaktieren.

In den Modulen Urkundenverzeichnis und Verwahrungsverzeichnis können Notarvertretungen wie Mitarbeitende arbeiten. Beachten Sie, dass Funktionen, die der Notarin oder dem Notar vorbehalten sind, insbesondere das Bestätigen von Korrekturvermerken, von Notarvertretungen nicht ausgeführt werden können (Abschnitt B.II. des Rundschreibens Nr. 14/2021). Diese Bestätigungen müssen durch die Notarin oder den Notar nach dem Ende der Vertretung erfolgen.