02.11.2023
Inhalte
Urkundenverzeichnis (UVZ) und Elektronische Urkundensammlung (eUSL)

Notarvertretungen im Elektronischen Urkundenarchiv

Veränderte Abläufe für Notarvertretungen in den XNP-Modulen

Mit der Einführung der N-Karten ändern sich auch für Notarvertretungen die Abläufe in den XNP-Modulen. Detaillierte Informationen zu Notarvertretungen finden Sie auf der Webseite des Elektronischen Urkundenarchivs im internen Bereich unter diesem Link: https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/checklisten.

 

1. Erstmalige Bestellung der N-Karten im Notarpaket

Informationen wie Sie erstmalig N-Karten im Notarpaket bestellen, finden Sie im Artikel Fernsignatur für Notarvertretungen.

2. Eintragung des Vertretungszeitraums in das Notarverzeichnis (wiederkehrend)

Jeder Vertretungszeitraum zu einer vertretenen Amtstätigkeit wird in das Notarverzeichnis eingetragen. Zu diesem Zweck informieren die Landesjustizverwaltungen gemäß § 67 Abs. 6 Nr. 1 BNotO unverzüglich die jeweils zuständige Notarkammer über eine erfolgte Vertreterbestellung. Als vertretene Amtsperson senden Sie bitte zusätzlich eine Abschrift der Bestellungsurkunde an Ihre Notarkammer, wenn dies von der Notarkammer gewünscht wird.

Die Eintragung der Notarvertretung im Notarverzeichnis stellt sicher, dass beispielsweise in den XNP-Modulen UVZ und VVZ, die Notarvertretung als Urkundsperson angegeben werden kann (siehe auch unter Ziffer 6).

3. Bestellung des Fernsignaturzeritfikats (wiederkehrend)

Für jeden Vertretungszeitraum muss die Notarvertretung ein neues, gültiges Fernsignaturzertifikat bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer bestellen.

Folgen Sie dazu der Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bestellung der erforderlichen Fernsignaturzertifikate.

4. Anmeldung in XNP
  • Notarvertreterinnen und Notarvertreter melden sich mit ihrer N-Karte in XNP an. Wählen Sie in der Anmeldemaske Anmeldung mit Signaturkarte aus.
  • Sofern Sie zeitgleich Vertretungen für mehrere Amtstätigkeiten wahrnehmen, achten Sie bitte darauf, im richtigen Amtstätigkeitskontext zu arbeiten. Den Kontext der Amtstätigkeit können Sie, wie in dem Artikel Wechsel des Amtstätigkeitskontexts beschrieben, ändern.
5. Signieren mit der Fernsignatur in XNP

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Signieren mit N-Karte und Fernsignatur ist in der Anlage 2 - Nutzung der Fernsignatur erstellt.

 

6. Angabe der Notarvertretung im UVZ-Eintrag
  • Hat die Notarvertretung eine Amtshandlung vorgenommen, ist dies bei der Eintragung des Urkundsgeschäfts in das Urkundenverzeichnis zu vermerken.
  • Bei der Anlage des UVZ-Eintrags aktivieren Sie zu diesem Zweck auf der Karteikarte Grunddaten die Auswahlbox Notarvertretung. Das UVZ gleicht mit dem Notarverzeichnis ab, ob eine Notarvertretung erfasst ist und übernimmt die Daten der Vertretung in das Feld Urkundsperson.