27.06.2022

Notarvertretungen im Elektronischen Urkundenarchiv

Mit Einführung der N-Karten ändern sich auch für Notarvertretungen die Abläufe in den XNP-Modulen. Im Merkblatt vom 16.06.2022 haben wir Informationen zur Nutzung der N-Karten für Notarvertretungen zusammengestellt. Dieses Merkblatt nebst Anlagen finden Sie auf der Webseite des Elektronischen Urkundenarchivs im internen Bereich unter diesem Link: https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/checklisten.

Zudem enthalten das Rundschreiben Nr. 14/2021 der Bundesnotarkammer vom 16.11.2021 sowie das Merkblatt zum Rundschreiben Nr. 17/2021 der Bundesnotarkammer vom 13.12.2021 Erläuterungen und Empfehlungen zur Arbeit der Notarvertretungen ab dem 1.1.2022.

Die Informationen fassen wir auf dieser Seite zusammen, um sicherzustellen, dass Sie als Notarvertreterin oder Notarvertreter für die vertretene Amtsperson arbeiten können.

Sollten Sie als zukünftige Notarvertretung noch keine neue Chipkarte besitzen, bestellen Sie diese bitte zeitnah!
Informationen dazu finden Sie ebenfalls unten auf dieser Seite.

Notarvertretung mit N-Karte

Eintragung des Vertretungszeitraums in das Notarverzeichnis (wiederkehrend)

Zukünftig wird jeder Vertretungszeitraum zur vertretenen Amtsperson in das Notarverzeichnis eingetragen. Zu diesem Zwecke informieren die Landesjustizverwaltungen gemäß § 67 Abs. 6 Nr. 1 BNotO unverzüglich die jeweils zuständige Notarkammer über eine erfolgte Vertreterbestellung. Als vertretene Amtsperson senden Sie bitte zusätzlich eine Abschrift der Bestellungsurkunde an Ihre Notarkammer (vgl. (Abschnitt B.I. des Rundschreibens Nr. 14/2021).  

Diese Eintragungen stellen auch Funktionalitäten des Urkunden- und Verwahrungsverzeichnisses sicher, so z.B. die Ermittlung der Urkundsperson (vlg. unten Notarvertretung im UVZ-Eintrag).

Bestellung des Fernsignaturzeritfikats (wiederkehrend)

Für jeden Vertretungszeitraum muss die Notarvertretung ein neues gültiges Fernsignaturzertifikat bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer bestellen.

Bitte folgen Sie dazu der Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bestellung der erforderlichen Fernsignaturzertifikate (Anlage 1 des Merkblatts vom 16.06.2022)

Anmeldung an XNP

Notarvertreterinnen und Notarvertreter melden sich mit Ihrer N-Karte an XNP an. Wählen Sie in der Anmeldemaske Anmeldung mit Signaturkarte.

Sofern Sie zeitgleich Vertretungen für mehrere Amtstätigkeiten wahrnehmen, achten Sie bitte darauf, im richtigen Amtstätigkeitskontext zu arbeiten. Den Kontext der Amtstätigkeit können Sie wir in dem Artikel Wechsel des Amtstätigkeitskontexts beschrieben ändern.

Signieren mit der Fernsignatur in XNP

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Signieren mit N-Karte und Fernsignatur haben wir in der Anlage 2 des Merkblattes vom 16.06.2022 erstellt.

Wichtiger ergänzender Hinweis:
Nach der Anmeldung mit Ihrer neuen N-Karte als Notarvertretung an XNP dürfen Sie auf keinen  Fall eine herkömmliche Signaturkarte für Signaturvorgänge verwenden (Signaturzertifikat ohne berufsbezogenes Attribut der Vertretung).
Bitte entfernen Sie nach Anmeldung mit der N-Karte diese nicht aus dem Kartenlesegerät, solange Sie in XNP (damit) noch angemeldet sind. Andernfalls werden die zu signierenden Dokument bei Verwendung der herkömmlichen Signaturkarte ohne berufsbezogenes Attribut (der Vertretung) und somit auch ohne Nachweis der Vertretungseigenschaft gem. § 39a Abs. 2 BeurkG erstellt.

Angabe der Notarvertretung im UVZ-Eintrag

Hat die Notarvertretung eine Amtshandlung vorgenommen, ist dies bei der Eintragung des Urkundsgeschäfts in das Urkundenverzeichnis zu vermerken.

Bei der Anlage des UVZ-Eintrags aktivieren Sie zu diesem Zwecke auf der Karteikarte Grunddaten die Auswahlbox Notarvertretung. Das UVZ fragt sodann im Notarverzeichnis an, ob eine Notarvertretung erfasst ist und übernimmt die Daten der Vertretung in das Feld Urkundsperson.

Kein Zusammenspiel zwischen den XNP-Modulen Urkundenverzeichnis und Notarvertreterverwaltung
Das XNP-Modul Urkundenverzeichnis und das XNP-Modul-Notarvertreterverwaltung korrespondieren nicht miteinander.
Die Erfassung der Notarvertretung im XNP-Modul Notarvertreterverwaltung ist unerlässlich für die Verwendung in den Modulen Handelsregister und Grundbuch.

Das Urkundenverzeichnis bezieht die Vertreterinformation jedoch nicht aus dem Modul Notarvertreterverwaltung, sondern direkt aus dem Notarverzeichnis. Für die Verwendung im Urkundenverzeichnis muss die Vertretung daher im Notarverzeichnis vermerkt sein, ein bloßer Eintrag im Modul Notarvertreterverwaltung genügt nicht.


Notarvertretung ohne N-Karte