Notarvertretungen im Elektronischen Urkundenarchiv
Mit Einführung der N-Karten ändern sich auch für Notarvertretungen die Abläufe in den XNP-Modulen. Im Merkblatt vom 16.06.2022 haben wir Informationen zur Nutzung der N-Karten für Notarvertretungen zusammengestellt. Dieses Merkblatt nebst Anlagen finden Sie auf der Webseite des Elektronischen Urkundenarchivs im internen Bereich unter diesem Link: https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/checklisten.
Zudem enthalten das Rundschreiben Nr. 14/2021 der Bundesnotarkammer vom 16.11.2021 sowie das Merkblatt zum Rundschreiben Nr. 17/2021 der Bundesnotarkammer vom 13.12.2021 Erläuterungen und Empfehlungen zur Arbeit der Notarvertretungen ab dem 1.1.2022.
Die Informationen fassen wir auf dieser Seite zusammen, um sicherzustellen, dass Sie als Notarvertreterin oder Notarvertreter für die vertretene Amtsperson arbeiten können.
Sollten Sie als zukünftige Notarvertretung noch keine neue Chipkarte besitzen, bestellen Sie diese bitte zeitnah!
Informationen dazu finden Sie ebenfalls unten auf dieser Seite.
Notarvertretung mit N-Karte
Eintragung des Vertretungszeitraums in das Notarverzeichnis (wiederkehrend)
Zukünftig wird jeder Vertretungszeitraum zur vertretenen Amtsperson in das Notarverzeichnis eingetragen. Zu diesem Zwecke informieren die Landesjustizverwaltungen gemäß § 67 Abs. 6 Nr. 1 BNotO unverzüglich die jeweils zuständige Notarkammer über eine erfolgte Vertreterbestellung. Als vertretene Amtsperson senden Sie bitte zusätzlich eine Abschrift der Bestellungsurkunde an Ihre Notarkammer (vgl. (Abschnitt B.I. des Rundschreibens Nr. 14/2021).
Diese Eintragungen stellen auch Funktionalitäten des Urkunden- und Verwahrungsverzeichnisses sicher, so z.B. die Ermittlung der Urkundsperson (vlg. unten Notarvertretung im UVZ-Eintrag).
Bestellung des Fernsignaturzeritfikats (wiederkehrend)
Für jeden Vertretungszeitraum muss die Notarvertretung ein neues gültiges Fernsignaturzertifikat bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer bestellen.
Bitte folgen Sie dazu der Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bestellung der erforderlichen Fernsignaturzertifikate (Anlage 1 des Merkblatts vom 16.06.2022)
Anmeldung an XNP
Notarvertreterinnen und Notarvertreter melden sich mit Ihrer N-Karte an XNP an. Wählen Sie in der Anmeldemaske Anmeldung mit Signaturkarte.
Sofern Sie zeitgleich Vertretungen für mehrere Amtstätigkeiten wahrnehmen, achten Sie bitte darauf, im richtigen Amtstätigkeitskontext zu arbeiten. Den Kontext der Amtstätigkeit können Sie wir in dem Artikel Wechsel des Amtstätigkeitskontexts beschrieben ändern.
Signieren mit der Fernsignatur in XNP
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Signieren mit N-Karte und Fernsignatur haben wir in der Anlage 2 des Merkblattes vom 16.06.2022 erstellt.
Wichtiger ergänzender Hinweis:
Nach der Anmeldung mit Ihrer neuen N-Karte als Notarvertretung an XNP dürfen Sie auf keinen Fall eine herkömmliche Signaturkarte für Signaturvorgänge verwenden (Signaturzertifikat ohne berufsbezogenes Attribut der Vertretung).
Bitte entfernen Sie nach Anmeldung mit der N-Karte diese nicht aus dem Kartenlesegerät, solange Sie in XNP (damit) noch angemeldet sind. Andernfalls werden die zu signierenden Dokument bei Verwendung der herkömmlichen Signaturkarte ohne berufsbezogenes Attribut (der Vertretung) und somit auch ohne Nachweis der Vertretungseigenschaft gem. § 39a Abs. 2 BeurkG erstellt.
Angabe der Notarvertretung im UVZ-Eintrag
Hat die Notarvertretung eine Amtshandlung vorgenommen, ist dies bei der Eintragung des Urkundsgeschäfts in das Urkundenverzeichnis zu vermerken.
Bei der Anlage des UVZ-Eintrags aktivieren Sie zu diesem Zwecke auf der Karteikarte Grunddaten die Auswahlbox Notarvertretung. Das UVZ fragt sodann im Notarverzeichnis an, ob eine Notarvertretung erfasst ist und übernimmt die Daten der Vertretung in das Feld Urkundsperson.
Kein Zusammenspiel zwischen den XNP-Modulen Urkundenverzeichnis und Notarvertreterverwaltung
Das XNP-Modul Urkundenverzeichnis und das XNP-Modul-Notarvertreterverwaltung korrespondieren nicht miteinander.
Die Erfassung der Notarvertretung im XNP-Modul Notarvertreterverwaltung ist unerlässlich für die Verwendung in den Modulen Handelsregister und Grundbuch.
Das Urkundenverzeichnis bezieht die Vertreterinformation jedoch nicht aus dem Modul Notarvertreterverwaltung, sondern direkt aus dem Notarverzeichnis. Für die Verwendung im Urkundenverzeichnis muss die Vertretung daher im Notarverzeichnis vermerkt sein, ein bloßer Eintrag im Modul Notarvertreterverwaltung genügt nicht.
Notarvertretung ohne N-Karte
Sofern Sie zum Zeitpunkt Ihrer Notarvertretung noch nicht über eine neue N-Karte verfügen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Notarvertretung in der Benutzerverwaltung von XNP einrichten (einmalig)
Sofern nicht bereits in der Vergangenheit im Stammdatenverzeichnis erfolgt, ist die Notarvertretung als Mitarbeitender in der XNP-Benutzerverwaltung (vormals Stammdatenverzeichnis) anzulegen.
Ebenso können Sie Ihre Notarvertretung, wie Mitarbeitende auch, für das Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis in der XNP-Benutzerverwaltung berechtigen. Notarvertretungen können allerdings keinesfalls mit ihrer herkömmlichen Signaturkarte Dokumente für die elektronische Urkundensammlung signieren (Signaturen, die nach dem Einstellen von Dokumenten unter der Karteikarte "Dokumente" im XNP-Modul Urkundenverzeichnis und dem dortigen Anbringen eines Vermerks erforderlich sind).
Eintragung der Vertretung im Modul Notarvertreterverwaltung (für den elektronischen Rechtsverkehr)
Die Notarvertretung ist wie gehabt im Modul Notarvertreterverwaltung zu erfassen. Dies stellt sicher, dass die Dokumente beim Signieren technisch mit der Vertreterbestellungsurkunde verbunden werden.
Bitte beachten Sie, dass das XNP-Modul Notarvertreterverwaltung voraussichtlich zum 30. September 2022 abgeschaltet wird. Mit Nutzung der Fernsignatur wird die Vertretereigenschaft direkt im Signaturzertifikat der Vertretung ausgewiesen. Eine Pflege der Notarvertretungen im Modul Notarvertreterverwaltung ist damit entbehrlich.
Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Notarvertretung bis zum 30. September 2022 über eine N-Karte verfügt!
Das XNP-Modul Urkundenverzeichnis und das XNP-Modul Notarvertreterverwaltung korrespondieren nicht miteinander.
Die Erfassung der Notarvertretung im XNP-Modul Notarvertreterverwaltung ist unerlässlich für die Verwendung in den Modulen Handelsregister und Grundbuch.
Das Urkundenverzeichnis bezieht die Vertreterinformation jedoch nicht aus dem Modul Notarvertreterverwaltung, sondern direkt aus dem Notarverzeichnis. Für die Verwendung im Urkundenverzeichnis muss die Vertretung daher im Notarverzeichnis vermerkt sein, ein bloßer Eintrag im Modul Notarvertreterverwaltung genügt nicht. Auch bei einer Erfassung im Notarverzeichnis dürfen Notarvertretungen allerdings keinesfalls mit ihrer herkömmlichen Signaturkarte Dokumente für die elektronische Urkundensammlung signieren (Signaturen, die nach dem Einstellen von Dokumenten unter der Karteikarte "Dokumente" im XNP-Modul Urkundenverzeichnis und dem dortigen Anbringen eines Vermerks erforderlich sind).
Anmeldung an XNP
Notarvertreterinnen und Notarvertreter melden sich mit ihren Zugangsdaten aus der XNP-Benutzerverwaltung (vormals Stammdatenverzeichnis) an XNP an. Dies gilt insbesondere auch für Notarinnen und Notare, die als Vertretung in XNP arbeiten und signieren.
Bitte beachten Sie, dass keinesfalls die herkömmliche Signaturkarte zum Signieren verwendet werden darf, nachdem eine Anmeldung an XNP mit der neuen N-Karte erfolgt ist. Dies führt zu unwirksamen Signaturen. Vorher muss zwingend eine Abmeldung und eine erneute Anmeldung an XNP mit den Zugangsdaten aus der Benutzerverwaltung in XNP erfolgen.
Damit haben Sie Zugriff auf die bekannten XNP-Module, z.B. Handelsregister, Grundbuch, Notarvertreterverwaltung, sowie die neuen XNP-Module Urkundenverzeichnis und Verwahrungsverzeichnis.
Sollten die neuen Module Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis in der Navigationsleiste von XNP nicht sichtbar sein, überprüfen Sie bitte, ob die Berechtigungen in der XNP-Benutzerverwaltung (vormals Stammdatenverzeichnis) vergeben wurden (siehe Schritt zuvor).
In den Modulen Urkundenverzeichnis und Verwahrungsverzeichnis können Notarvertretungen wie Mitarbeitende arbeiten. Bitte beachten Sie, dass Funktionen, die der Notarin oder dem Notar vorbehalten sind, insbesondere das Bestätigen von Korrekturvermerken, von Notarvertretungen nicht ausgeführt werden können (Abschnitt B.II. des Rundschreibens Nr. 14/2021). Diese Bestätigungen müssen durch die Notarin oder den Notar nach dem Ende der Vertretung erfolgen.
Sollte es in Ausnahmekonstellationen nicht möglich sein, mit der Bestätigung zu warten, bis der Amtsinhaber diese vornehmen kann, können Sie uns unter support@bnotk.de kontaktieren.
Verfügen Sie als Notarvertretung noch nicht über eine N-Karte bestellen Sie diese bitte zeitnah!
Bis zum Erhalt Ihrer neuen Chipkarte gehen Sie bitte wie folgt vor:
Bitte bestellen Sie Ihre Chipkarte zeitnah!
Zwischen der Bestellung des N-Paketes und der vollständigen Einsatzbereitschaft vergehen, je nach Postlaufzeit für die Karten und die PIN-Briefe, zwischen 5 und 9 Arbeitstage.
Signatur durch Notarvertretungen
Die Signatur der zu übermittelnden Dokumente nehmen Sie wie gehabt mit Ihrer derzeit benutzten Signaturkarte vor.
Erstellen und Aktivieren eines Benutzerkontos bei der Bundesnotarkammer (einmalig)
Jede zukünftige Notarvertretung benötigt ein Benutzerkonto bei der Bundesnotarkammer. Die Erfassung erfolgt durch die zuständige Notarkammer.
Wie Sie ein Benutzerkonto beantragen und aktivieren können, entnehmen Sie bitte den Abschnitten A.I. und II. des Rundschreibens Nr. 14/2021.
Die Ihnen zugehenden Zugangsdaten verwenden Sie als Vertretung bitte nicht um damit über XNotar-HR, -GB oder Sonstige Anträge am Elektronischen Rechtsverkehr teilzunehmen. Andernfalls kann es zu Fehlern bei der Signatur im ERV kommen. Bitte verwenden Sie bis zur vollständigen Verwendbarkeit der N-Karte für die Anmeldung Ihre Zugangsdaten aus dem Stammdatenverzeichnis (siehe unten Anmeldung an XNP).
Bestellung der neuen Chipkarte (einmalig)
Wir bitten um zeitnahe Bestellung einer neuen Chipkarte (N-Karte) bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer. Als Notarvertretung benötigen das sogenannte N-Paket.
Wie Sie die neue Chipkarte bestellen, entnehmen Sie dem Abschnitt A. III. des Rundschreibens Nr. 14/2021.
Für die Arbeit mit dem Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis benötigen Sie die Chipkarte noch nicht. Diese wird erst mit der Einführung der elektronischen Urkundensammlung ab dem 1.7.2022 erforderlich sein.