Einrichtungen
Temporäre Übergabe zur Verwahrung (§ 45 BNotO)
Ist im Falle der kurzfristigen Abwesenheit oder anderweitigen Verhinderung einer Notarin oder eines Notars ausnahmsweise kein Vertreter bestellt, kann die Notarin oder der Notar die Verwahrung der Akten, Verzeichnisse sowie Urkunden vorübergehend an eine andere Notarin oder einen anderen Notar übergeben.
Für diese sehr seltenen Ausnahmefälle der vorübergehenden Übergabe der Verwahrung sieht das Urkundenverzeichnis die Übergabeart Verwahrungsübergabe § 45 BNotO vor.
Sie sind dazu verpflichtet diese Amtsübergabe der Aufsichtsbehörde und ggf. der Notarkammer mitzuteilen (§ 45 Abs. 1 S. 2, 3 BNotO).
Sie unterscheidet sich von der Übergabeart nach §§ 51, 58 BNotO darin, dass sie lediglich in Ausnahmefällen für eine vorübergehende Verwahrung zu verwenden ist. Zudem sind keine Verwahrstellen durch die Notarkammer in das Notarverzeichnis eingetragen. Die Notarin oder der Notar nimmt die Auswahl der vorübergehenden Verwahrstelle selbst vor.
Prüfen Sie vor der Durchführung einer Amtsübergabe, mit Hilfe der Kartenverwaltung, ob das Organisationszertifikat auf der gesteckten Karte vorhanden ist. Hier finden Sie eine kurze Anleitung (siehe I.1. Initialisieren der N-Karten).
Beginnen Sie die Übergabe wie folgt:
Schließen Sie alle geöffneten Reiter der Anwendung (die Startseite bleibt geöffnet).
Wählen Sie in der Navigationsleiste zum Urkundenverzeichnis den Untermenüpunkt Amtsübergabe.
Ein Dialog zur Auswahl der Übergabeart öffnet sich. Wählen Sie Verwahrungsübergabe nach § 45 BNotO und bestätigen Sie mit OK.
Sind weitere Reiter des Urkundenverzeichnisses geöffnet, warnt die Anwendung und bietet an, diese zu schließen.
Bestätigen Sie mit OK und alle geöffneten UVZ-Reiter werden geschlossen.
Der Amtsübergabedialog öffnet sich in einem neuen Reiter.
Entscheiden Sie, ob Sie die Verwahrung vorübergehend an eine andere Amtstätigkeit oder eine Notarkammer übergeben möchten.
Geben Sie den Namen der/des vorübergehenden Verwahrerin/Verwahrers in das Suchfeld ein.
Die Anwendung sucht im Notarverzeichnis nach übereinstimmenden Amtstätigkeiten und zeigt die Ergebnisse in einer Auswahlliste.
Wählen Sie die/den gewünschte/n vorübergehende/n Verwahrerin/Verwahrer aus der Ergebnisliste aus.
Betätigen Sie die Schaltfläche Einträge zuordnen.
In einem neuen Fenster öffnet sich die Übersicht der Urkundenverzeichniseinträge.
Entscheiden Sie, ob es sich bei dem/den zu übergebenden Einträgen um einen Eintrag Ihrer oder einer verwahrten Amtstätigkeit handelt.
Für die Zusammenstellung der zu übergebenden Einträge stehen Ihnen die aus der Übersicht des Urkundenverzeichnisses bekannten Suchmöglichkeiten zur Verfügung.
SCHNELLSUCHE
Oberhalb der Liste steht Ihnen die Schnellsuche zur Verfügung. Sie bietet sich für einzelne UVZ-Einträge an.
ERWEITERTE SUCHE
Über die Schaltfläche Erweiterte Suche erreichen Sie die weiteren Suchfilter der Übersicht. Diese bietet sich für die Zusammenstellung spezifischer Gruppen, bspw. alle UVZ-Einträge mit verwahrten Erbverträgen oder alle Einträge eines oder mehrere Jahrgänge, an.
Wählen Sie die zu übergebenden Einträge aus und betätigen Sie Zuordnen.
Das Übersichtsfenster schließt sich.
Für die Verwahrstelle wird vermerkt, welche Einträge zugeordnet wurden. Überprüfen Sie die Angaben.
Sind dieser Verwahrstelle weitere Einträge zuzuordnen, wiederholen Sie die Schritte.
Mit jeder Zuordnung schränkt sich die Liste der verbleibenden Urkundenverzeichniseinträge weiter ein.
In der Titelzeile der Verwahrstelle wird die Anzahl der dieser zugeordneten Einträge dargestellt.
Betätigen Sie die Aktion Durchführen in der Aktionsleiste.
Sind unter den zugeordneten UVZ-Einträgen, Einträge, die mit nicht zu übergebenden Einträgen verbunden sind, so kann die Übergabe nicht durchgeführt werden, solange die Verbindungen nicht gelöst wurden.
Gehen Sie dafür wie im Artikel Verbindungen beschrieben vor und beginnen Sie im Anschluss die Amtsübergabe erneut.
Die Anwendung bittet vorsorglich erneut um Bestätigung.
Die ausgewählten UVZ-Einträge werden aus Ihrem Urkundenverzeichnis in das Urkundenverzeichnis der nachfolgenden Verwahrstelle/n übertragen. Die Einträge können von Ihnen nicht zurückgeholt und die laufende Übergabe kann nicht abgebrochen werden.
Möchten Sie die Übergabe durchführen, bestätigen Sie mit OK.
Anschließend öffnet sich der KeyManagerClient in diesem werden Sie aufgefordert die Sessionerstellung zu beginnen. Nutzen Sie die Schaltfläche Sessionerstellung beginnen. Es erfolgt eine PIN-Abfrage.
Es muss die N-Karte im Kartenlesegerät eingesteckt sein.
War die PIN-Abfrage erfolgreich, erhalten Sie den Modalen Dialog, dass die Sessionanmeldung erfolgreich war. Betätigen Sie die Schaltfläche Vorgang abschließen.
Es öffnet sich der modale Dialog der Umschlüsselung. Hier wird Ihnen der Fortschritt der Amtsübergabe, insbesondere der Umschlüsselung von den Dokumenten, angezeigt.
Der KeyManagerClient öffnet sich bei der Umschlüsselung kurz, aber schließt sich auch gleich wieder. Bei diesem "Flackern" müssen Sie nichts aktiv tun. Sie müssen nur aktiv werden, wenn eine erneute PIN-Abfrage erforderlich wird. Dies ist der Fall, wenn Sie vom System und dem Kartenlesegerät darauf hingewiesen werden.
Ihre Urkundenverzeichniseinträge werden in das Urkundenverzeichnis der vorübergehenden Verwahrstelle übertragen.
Nach Abschluss der Übergabe haben Sie die Möglichkeit, ein Übergabeprotokoll zu generieren. Wir empfehlen, dieses Protokoll lokal zu speichern.
Die Übersicht Ihres Urkundenverzeichnisses enthält den/die übergebenen Urkundenverzeichniseinträge nicht mehr. Die Übergabe ist abgeschlossen.
Im Protokoll der Urkundenverzeichniseinträge wird die erfolgte Übergabe des Eintrags protokolliert.
Ist der Grund für die vorübergehende Übertragung der Verwahrzuständigkeit beendet, überträgt die vorübergehende Verwahrstelle die UVZ-Einträge wie vorstehend beschrieben wieder zurück.