14.02.2024
Inhalte
Urkundenverzeichnis (UVZ) und Elektronische Urkundensammlung (eUSL)

Temporäre Übergabe zur Verwahrung (§ 45 BNotO)

Ist im Falle der kurzfristigen Abwesenheit oder anderweitigen Verhinderung einer Notarin oder eines Notars ausnahmsweise keine Notarvertretung bestellt, kann die Notarin oder der Notar die Verwahrung der Akten, Verzeichnisse sowie Urkunden vorübergehend an eine andere Amtstätigkeit übergeben.

Für diese seltenen Ausnahmefälle der vorübergehenden Übergabe der Verwahrung sieht das Urkundenverzeichnis die Übergabeart Verwahrungsübergabe § 45 BNotO vor.

Sie sind dazu verpflichtet, diese Amtsübergabe der Aufsichtsbehörde und ggf. der Notarkammer mitzuteilen (§ 45 Abs. 1 S. 2, 3 BNotO).

Im Unterschied zu der Übergabeart nach §§ 51, 58 BNotO ist die Verwahrungsübergabe gemäß § 45 BNotO nur in Ausnahmefällen für eine vorübergehende Verwahrung zu verwenden. In diesem Fall werden keine Verwahrstellen durch die Notarkammer in das Notarverzeichnis eingetragen. Die Notarin oder der Notar nimmt die Auswahl der vorübergehenden Verwahrstelle selbst vor.

Insofern Sie lediglich einen Teil, also bspw. nur von Ihnen verwahrte UVZ-Einträge (beendete Aktenverwahrung), an eine Notarstelle oder Notarkammer weitergeben müssen, nutzen Sie ebenfalls die temporäre Übergabe ( § 45 BNotO).

Bei einer Übergabe gem. § 45 BNotO kann die nachfolgende Verwahrstelle keine UVZ-Einträge für die Vorgängerin oder den Vorgänger eintragen oder nacherfassen.

Prüfen Sie mithilfe der Kartenverwaltung vor der Durchführung einer Amtsübergabe, ob das Organisationszertifikat auf der gesteckten Karte vorhanden ist. Hier finden Sie eine kurze Anleitung. Schauen Sie sich dazu auch gern den Erklärfilm zur Amtsübergabe an.

Beginnen Sie die Übergabe wie folgt:

Schließen Sie alle geöffneten Reiter der Anwendung. Die Startseite bleibt geöffnet.

Wählen Sie in der Navigationsleiste unter Urkundenverzeichnis die Schaltfläche Amtsübergabe aus.

Ein Dialog zur Auswahl der Übergabeart öffnet sich. Wählen Sie Verwahrungsübergabe nach § 45 BNotO und bestätigen Sie mit OK.

Sind weitere Reiter des Urkundenverzeichnisses geöffnet, werden Sie von der Anwendung darüber informiert.

Betätigen Sie die Schaltfläche Alle schließen, damit alle geöffneten UVZ-Reiter geschlossen werden können.

Der Amtsübergabedialog öffnet sich in einem neuen Reiter.

Entscheiden Sie, ob Sie die Verwahrung vorübergehend an eine andere Amtstätigkeit oder eine Notarkammer übergeben möchten.

Geben Sie den Namen dervorübergehend verwahrenden Amtstätigkeit in das Suchfeld ein.

Die Anwendung sucht im Notarverzeichnis nach Übereinstimmungen und zeigt Ihnen die Ergebnisse in einer Auswahlliste an.

Wählen Sie die gewünschte vorübergehend verwahrende Amtstätigkeit aus der Ergebnisliste aus.

Betätigen Sie die Schaltfläche Einträge zuordnen.

In einem neuen Fenster öffnet sich die Übersicht Ihrer Urkundenverzeichniseinträge.

Entscheiden Sie, ob es sich bei dem/den zu übergebenden Einträgen um einen Eintrag Ihrer oder einer verwahrten Amtstätigkeit handelt.

Für die Zusammenstellung der zu übergebenden Einträge stehen Ihnen die aus der Übersicht des Urkundenverzeichnisses bekannten Suchmöglichkeiten zur Verfügung.

SCHNELLSUCHE

Oberhalb der Liste steht Ihnen die Schnellsuche zur Verfügung. Sie eignet sich für die Suche einzelner UVZ-Einträge.

ERWEITERTE SUCHE

Über die Schaltfläche Erweiterte Suche stehen Ihnen die weiteren Suchfilter der Übersicht zur Verfügung. Diese bietet sich für die Zusammenstellung spezifischer Gruppen, bspw. alle UVZ-Einträge mit verwahrten Erbverträgen oder alle Einträge eines oder mehrerer Jahrgänge, an.

Wählen Sie die zu übergebenden Einträge aus und betätigen Sie Zuordnen.

Das Übersichtsfenster schließt sich.

Unter dem Namen der Verwahrstelle wird nun vermerkt, welche Einträge ihr zugeordnet wurden. Überprüfen Sie die Angaben.

Sind dieser Verwahrstelle weitere Einträge zuzuordnen, wiederholen Sie die Schritte.

Mit jeder Zuordnung wird die Anzahl der verbleibenden Urkundenverzeichniseinträge eingeschränkt.

In der Titelzeile der Verwahrstelle ist die Anzahl der ihr zugeordneten Einträge erkennbar.

Betätigen Sie in der Aktionsleiste die Aktion Durchführen .

Für den Fall, dass miteinander verbundene Einträge an unterschiedliche Verwahrstellen übergeben werden, ist die Übergabe nicht durchführbar. Die Verbindung der Einträge muss vorher gelöst werden.

Gehen Sie dafür wie im Artikel Verbindungen beschrieben vor und beginnen Sie im Anschluss die Amtsübergabe erneut.

Die Anwendung bittet vorsorglich ein weiteres Mal um Bestätigung.

Die ausgewählten UVZ-Einträge werden aus Ihrem Urkundenverzeichnis in das Urkundenverzeichnis der vorübergehenden Verwahrstelle/n übertragen. Die Einträge können von Ihnen nicht zurückgeholt und die laufende Übergabe kann nicht abgebrochen werden.

Möchten Sie die Übergabe durchführen, bestätigen Sie mit OK.

Anschließend öffnet sich der KeyManagerClient in diesem werden Sie aufgefordert die Sessionerstellung zu beginnen. Nutzen Sie die Schaltfläche Sessionerstellung beginnen. Es erfolgt eine PIN-Abfrage.

Es muss die N-Karte im Kartenlesegerät eingesteckt sein.

 

War die PIN-Abfrage erfolgreich, erhalten Sie den Modalen Dialog, dass die Sessionanmeldung erfolgreich war. Betätigen Sie die Schaltfläche Vorgang abschließen.

Befinden sich im Urkundenverzeichnis nicht archivierte Dokumente werden Sie über den Modalen Dialog darauf hingewiesen und können über die Schaltfläche Abbrechen die Übergabe abbrechen. Insofern Sie mit OK bestätigen wird die Übergabe fortgesetzt und die nicht archivierten Dokumente von den jeweilig aufgelisteten UVZ-EInträgen während der laufenden Übergabe entfernt.

Insofern nicht archivierte Dokumente bei einer Übergabe übergeben werden, werden diese Dokumente von den jeweiligen UVZ-Einträgen entfernt und nicht mit übergeben.

Es öffnet sich der modale Dialog der Umschlüsselung. Hier wird Ihnen der Fortschritt der Amtsübergabe, insbesondere der Umschlüsselung der Dokumente, angezeigt.

Der KeyManagerClient öffnet sich bei der Umschlüsselung kurz, schließt sich aber gleich wieder automatisch. Bei diesem "Flackern" müssen Sie nichts tun. Sie werden nur aktiv, wenn eine erneute PIN-Abfrage erforderlich wird. Dies ist der Fall, wenn Sie vom System und dem Kartenlesegerät diesbezüglich aufgefordert werden.

Ihre Urkundenverzeichniseinträge werden jetzt in das Urkundenverzeichnis der vorübergehenden Verwahrstelle übertragen.

Nach Abschluss der Übergabe haben Sie die Möglichkeit, ein Übergabeprotokoll zu generieren. Wir empfehlen, dieses Protokoll lokal zu speichern.

Die Übergabe ist abgeschlossen. In der Übersicht Ihres Urkundenverzeichnisses sind keine UVZ-Einträge mehr enthalten.

Im Protokoll der Urkundenverzeichniseinträge wird die erfolgte Übergabe der Einträge dokumentiert.

Ist der Grund für die vorübergehende Übertragung der Verwahrzuständigkeit beendet, überträgt die vorübergehende Verwahrstelle die UVZ-Einträge wie vorstehend beschrieben wieder zurück.