In der Regel werden Sie das Urkundsgeschäft für die aktuelle Amtstätigkeit erfassen, also die, für die Sie angemeldet sind. Die Vorauswahl steht daher auf Aktuelle AT.

Möchten Sie ein Urkundsgeschäft für eine von Ihnen verwahrte Amtstätigkeit erfassen, so ändern Sie die Auswahl auf Verwahrte AT.

Geben Sie in das nun aktivierte Suchfeld den Namen der Notarin oder des Notars (verwahrte Amtstätigkeit) ein und wählen Sie aus den vorgeschlagenen Amtstätigkeiten die betreffende aus.

Bei Auswahl einer verwahrten Amtstätigkeit wird diese in das Feld Urkundsperson übernommen.

Die Anwendung schlägt mit Beginn der Anlage eines neuen Eintrags automatisch die nächste freie UVZ-Nummerin dem von Ihnen festgelegten Format vor. Sie können den Vorschlag überschreiben, wenn Sie ein Amtsgeschäft zu einer anderen Nummer erfassen möchten. Beachten Sie, dass damit Lücken in der fortlaufenden Nummerierung der UVZ-Einträge entstehen. Damit keine freien Einträge entstehen, müssen Sie diese Lücken wieder schließen.

Sollte einmal die Eintragung eines Amtsgeschäfts übersehen worden sein, so erfassen Sie dieses unter der nächsten freien UVZ-Nr. (§ 8 Abs. 2 S. 2 NotAktVV). Ein „Dazwischenschieben“ von Amtsgeschäften und Kennzeichnungen der entsprechenden UVZ-Nr., bspw. mit einem kleinen a, ist nicht möglich.

Bei der Erfassung der UVZ-Nr. warnt die Anwendung in folgenden Fällen:

Es entsteht beim Überschreiben der nächsten freien UVZ-Nr. eine Lücke in der fortlaufenden Nummerierung der UVZ-Einträge, die Anwendung weist Sie vorsorglich darauf hin.
Setzen Sie Ihre Eingabe fort, wenn Sie mit der manuell erfassten Nummer fortfahren möchten und betätigen Sie OK.
Andernfalls klicken Sie Abbrechen. Die UVZ-Nr. wird im Eintrag sodann auf die nächste freie Nummer zurückgesetzt.

Möchten Sie nicht, dass die Anwendung Sie bei überschriebenen UVZ-Nrn. warnt, so können Sie vor der Bestätigung die Option Meldungen dieses Typs nicht wieder anzeigen auswählen. Die Warnung wird anschließend nicht mehr angezeigt. Diese Einstellung können Sie im Menü Einstellungen, Karteikarte Urkundenverzeichnis wieder zurücksetzen.

Wollen Sie nachträglich herausfinden, ob es versehentliche Lücken in der Nummerierung gibt, können Sie mit der Funktion Neu einen neuen UVZ-Eintrag beginnen. Auf der Karteikarte Grunddaten wird Ihnen dann in dem Eingabefeld UVZ-Nr. automatisch die kleinste noch offene UVZ-Nummer angeboten, auch wenn zwischenzeitlich höhere UVZ-Nummern vergeben wurden. Auf diese Weise werden Ihnen also versehentlich freigelassene Nummern angezeigt.

Stimmt das eingegebene Format nicht mit dem für Ihr Urkundenverzeichnis festgelegten UVZ-Nummern-Format überein, warnt Sie die Anwendung. Betätigen Sie OK und die eingegebene UVZ-Nr. wird auf das von Ihnen festgelegte UVZ-Nummern-Format geändert.

Ein Fehler wird angezeigt, wenn die von Ihnen gewählte UVZ-Nummer bereits vergeben ist. Eine spätere Eintragung ist nicht möglich. Wählen Sie die nächste freie UVZ-Nr.

• Einträge im Urkundenverzeichnis dürfen nicht leer bleiben. Sollte eine UVZ-Nr. versehentlich nicht vergeben worden sein, können Sie sich mit der Funktionalität UVZ-Nr. nicht vergeben behelfen.
• Geben Sie die nicht vergebene UVZ-Nr. in das Feld ein und haken Sie die Checkbox UVZ-Nr. nicht vergeben an.
• In dem sich öffnenden Dialog können Sie eine kurze individuelle Bemerkung zur Nichtvergabe erfassen oder den bereits vorgeschlagenen Text verwenden.
• Die erfasste Bemerkung wird sodann auf der Karteikarte Bemerkungen wiedergegeben.
• Die weiteren Felder auf der Karteikarte Grunddaten müssen Sie nicht befüllen, sondern können den Eintrag nach der Kennzeichnung der UVZ-Nr. als nicht vergeben direkt in das Urkundenverzeichnis eintragen.

Erfassen Sie das Datum des Amtsgeschäfts; das aktuelle Datum wird vorgeschlagen, kann jedoch von Ihnen überschrieben werden. Die Eingabe eines in der Zukunft liegenden Datums ist nicht möglich.

Die Urkundsperson wird aus dem Notarverzeichnis ermittelt und automatisch mit den erforderlichen Angaben der Amtsperson (§ 11 NotAktVV) angezeigt. Haben Sie als Amtstätigkeit eine verwahrte AT gewählt, so wird Ihnen diese auch als Urkundsperson vorgeschlagen.

Sie können die Vorgabe überschreiben, bspw. im Fall einer Namensänderung. Die Daten der Urkundsperson werden taggenau aus dem System der Notarkammer abgerufen. Ist die Namensänderung bereits bei der Notarkammer vollzogen und es liegen Urkunden zum Eintragen vor, welche noch unter dem vorigen Namen beurkundet worden sind, so kann die Vorgabe überschrieben werden.

Ist die Beurkundung oder die sonstige Amtshandlung von einer Notarvertretung vorgenommen worden, so aktivieren Sie die Checkbox. Im Notarverzeichnis wird nach aktiven Notarvertretungen gesucht und der Name vorgeblendet.

Wenn mehrere Notarvertretungen bestehen werden Ihnen alle Notarvertretungen in einem Drop-Down-Menü angezeigt. Nunmehr können Sie den jeweiligen erforderlichen Notarvertreter auswählen. Insofern ein anderer Notarvertreter als Urkundsperson auftritt, können Sie das Feld einfach leeren und den weiteren Notarvertreter selbst eintragen.

Erfassen Sie den Ort  des Urkundsgeschäfts  (§ 10 NotAktVV). Vorgeschlagen wird immer zunächst die Geschäftsstelle. Der Vorschlag kann von Ihnen überschrieben werden.

Die Liste der Geschäftsgegenstände Stand 01.01.2022 Version 1.0.

Für die Urkundenarten der Beglaubigungen ist es nicht möglich Ausfertigungen zum UVZ-Eintrag zu erfassen. Die Schaltfläche zum Hinzufügen einer Ausfertigung ist für diese Urkundenarten auf der Karteikarte Ausfertigungen deaktiviert. Sollten Sie bereits Ausfertigungserteilungen für einen UVZ-Eintrag erfasst haben und sodann eine Urkundenart Beglaubigungen auswählen, werden diese Ausfertigungen entfernt.

Ein Erbvertrag, für den die Vertragsschließenden die besondere amtliche Verwahrung ausgeschlossen haben und dieser gemäß § 34 Abs. 3 BeurkG in Ihrer Verwahrung verbleit, ist in der Erbvertragssammlung (§ 32 NotAktVV) zu verwahren. Erbverträge sind ab dem 1.1.2022 ebenfalls im Urkundenverzeichnis zu erfassen (§ 16 Abs. 2, 3 NotAktVV). Mit dem Kennzeichen Verwahrter Erbvertrag versehene Urkundenverzeichniseinträge können zudem im Rahmen des Jahresabschlusses in der Übersicht verwahrter Erbverträge ausgegeben werden.

Das Kennzeichen Verwahrter Erbvertrag wird aktiv, wenn Sie zuvor als Urkundenart Verfügungen von Todes wegen ausgewählt haben.

Genauere informationen entnehmen Sie bitte dem Artikel "Besonderheiten bei Verfügungen von Todes wegen".

Kennzeichnen Sie den Eintrag als Relevant für öffentliche Archive, wenn es einen vertretbaren Grund zur Verlängerung der Aufbewahrungsfrist, des UVZ-Eintrags sowie der in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokumente, gibt. Bei Auswahl dieser Checkbox wird der vollständige UVZ-Eintrag mit den verwahrten Dokumenten nicht nach der regulären Aufbewahrungsfrist gem. § 59 Abs. 1 NotAktVV vernichtet.

Sofern Sie die Berechtigung haben, UVZ-Einträge als streng vertraulich zu kennzeichnen, wird Ihnen diese Kennzeichnungsmöglichkeit angezeigt.

Einträge, die als streng vertraulich markiert sind, können nur von Notarinnen und Notaren sowie besonders berechtigten Mitarbeitenden eingesehen und bearbeitet werden. Ein Nutzer ohne dieses Recht sieht die für diesen UVZ-Eintrag erfassten Daten nicht. Diese Funktion kann genutzt werden, wenn bei einzelnen Urkundsgeschäften auch innerhalb des Büros nur die Notarin oder der Notar und ggf. einige Mitarbeitende die Möglichkeit haben sollen, von den Daten Kenntnis zu erlangen.

Die Grunddaten eines UVZ-Eintrags können mit Ausnahme der Amtstätigkeit und der UVZ-Nr. jederzeit bearbeitet werden. Wie bei jeder Bearbeitung eines UVZ-Eintrags ist auch hinsichtlich der Bearbeitung der Grunddaten zu unterscheiden, ob der UVZ-Eintrag bereits in das Urkundenverzeichnis eingetragen ist.

Befindet sich der Eintrag noch im Status In Vorbereitung kann ohne dokumentierenden Korrekturvermerk bearbeitet werden. Erfolgt die Bearbeitung der Grunddaten in einem bereits in das Urkundenverzeichnis eingetragenen UVZ-Eintrag, wird diese in einem von der Notarin oder dem Notar zu bestätigenden Korrekturvermerk dokumentiert (§ 20 NotAktVV). Auf den Korrekturvermerk sowie dessen Bestätigung gehen wir in der Kapiteln UVZ-Eintrag bearbeiten und Korrekturvermerk bestätigen ausführlich ein.

Einige Grunddaten können als Spalten in der Übersicht Urkundenverzeichnis ausgegeben werden. Weiterhin dienen die Grunddaten in der Erweiterten Suche der Suche nach UVZ-Einträgen. Urkundsperson, Urkundenart und die Kennzeichen verwahrter Erbvertrag, relevant für öffentliche Archive und streng vertraulich werden zudem in den Details eines UVZ-Eintrags in der Übersicht Urkundenverzeichnis angezeigt.

Die Urkundenart ist relevant für die Übersicht der Urkundsgeschäfte, die zum Ende eines Kalenderjahres bei der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landgerichts einzureichen ist (§ 7 DONot).

UVZ-Nr., Datum und Ort des Amtsgeschäfts, Urkundsperson und Geschäftsgegenstand werden ebenso im Jahresexport (§ 19 NotAktVV) ausgegeben.