Grunddaten
Auf der Karteikarte Grunddaten sind die Amtstätigkeit und UVZ-Nr. sowie die eintragungspflichtigen Angaben Datum und Ort des Urkundsgeschäfts, Urkundsperson, Geschäftsgegenstand und Urkundenart zu erfassen (§ 9 NotAktVV).
Erfassen der Grunddaten
1. Amtstätigkeit (AT)
Aktuelle Amtstätigkeit
In der Regel werden Sie das Urkundsgeschäft für die aktuelle Amtstätigkeit, d. h. die Amtstätigkeit, für die Sie angemeldet sind, erfassen. Die Vorauswahl steht daher auf Aktuelle AT.
Verwahrte Amtstätigkeit
Möchten Sie ein Urkundsgeschäft für eine von Ihnen verwahrte Amtstätigkeit erfassen, so ändern Sie die Auswahl auf Verwahrte AT.
Geben Sie in das nun aktivierte Suchfeld den Namen der Notarin oder des Notars (verwahrte Amtstätigkeit) ein und wählen Sie aus den vorgeschlagenen Amtstätigkeiten die betreffende aus.
Bei der Auswahl einer verwahrten Amtstätigkeit wird diese in das Feld Urkundsperson übernommen.
2. UVZ-Nummer
Die Anwendung schlägt bei der Anlage eines neuen Eintrags automatisch die nächste freie UVZ-Nummerin dem von Ihnen festgelegten Format vor. Sie können den Vorschlag überschreiben, wenn Sie ein Amtsgeschäft zu einer anderen Nummer erfassen möchten. Beachten Sie, dass damit Lücken in der fortlaufenden Nummerierung der UVZ-Einträge entstehen. Damit keine freien Einträge entstehen, müssen Sie diese Lücken wieder schließen.
Sollte einmal die Eintragung eines Amtsgeschäfts übersehen worden sein, so erfassen Sie dieses unter der nächsten freien UVZ-Nr. (§ 8 Abs. 2 S. 2 NotAktVV). Ein „Dazwischenschieben“ von Amtsgeschäften und Kennzeichnungen der entsprechenden UVZ-Nr., bspw. mit einem kleinen a, ist nicht möglich.
Die Anwendung gibt bei der Erfassung der UVZ-Nr. in den folgenden Fällen einen Warnhinweis:
Lücke in der Nummerierung
Beim Überschreiben der nächsten freien UVZ-Nr. entsteht eine Lücke in der fortlaufenden Nummerierung der UVZ-Einträge. Die Anwendung weist Sie vorsorglich darauf hin.
Setzen Sie Ihre Eingabe fort, wenn Sie mit der manuell erfassten Nummer fortfahren möchten und betätigen Sie OK.
Andernfalls klicken Sie Abbrechen. Die UVZ-Nr. wird im Eintrag sodann auf die nächste freie Nummer zurückgesetzt.
Ist eine Warnung nicht erwünscht, können Sie vor der Bestätigung die Option Meldungen dieses Typs nicht wieder anzeigen auswählen. Die Warnung wird anschließend nicht mehr angezeigt. Diese Einstellung können Sie im Menü Einstellungen, Karteikarte Urkundenverzeichnis wieder zurücksetzen.
Wollen Sie nachträglich herausfinden, ob es versehentliche Lücken in der Nummerierung gibt, können Sie mit der Funktion Neu einen neuen UVZ-Eintrag beginnen. Auf der Karteikarte Grunddaten wird Ihnen dann in dem Eingabefeld UVZ-Nr. automatisch die kleinste noch offene UVZ-Nummer angeboten, auch wenn zwischenzeitlich höhere UVZ-Nummern vergeben wurden.
Fehler im Format der UVZ-Nr.
Stimmt das eingegebene Format nicht mit dem für Ihr Urkundenverzeichnis festgelegten UVZ-Nummernformat überein, warnt Sie die Anwendung. Betätigen Sie OK und die eingegebene UVZ-Nr. wird auf das von Ihnen festgelegte UVZ-Nummernformat geändert.
UVZ-Nr. bereits vergeben
Ein Fehler wird angezeigt, wenn die von Ihnen gewählte UVZ-Nummer bereits vergeben ist. Eine spätere Eintragung ist nicht möglich. Wählen Sie die nächste freie UVZ-Nr.
UVZ-Nr. als nicht vergeben kennzeichnen
- Einträge im Urkundenverzeichnis dürfen nicht leer bleiben. Sollte eine UVZ-Nr. versehentlich nicht vergeben worden sein, können Sie sich mit der Funktionalität UVZ-Nr. nicht vergeben behelfen.
- Geben Sie die nicht vergebene UVZ-Nr. in das Feld ein und haken Sie die Checkbox UVZ-Nr. nicht vergeben an.
- In dem sich öffnenden Dialog können Sie eine kurze individuelle Bemerkung zur Nichtvergabe erfassen oder den bereits vorgeschlagenen Text verwenden.
- Die erfasste Bemerkung wird sodann auf der Karteikarte Bemerkungen wiedergegeben.
- Die weiteren Felder auf der Karteikarte Grunddaten müssen Sie nicht befüllen, sondern können den Eintrag nach der Kennzeichnung der UVZ-Nr. als nicht vergeben direkt in das Urkundenverzeichnis eintragen.
3. Datum des Amtsgeschäfts
Erfassen Sie das Datum des Amtsgeschäfts; das aktuelle Datum wird vorgeschlagen, kann jedoch von Ihnen überschrieben werden. Die Eingabe eines in der Zukunft liegenden Datums ist nicht möglich.
4. Urkundsperson
Die Urkundsperson wird aus dem Notarverzeichnis ermittelt und automatisch mit den erforderlichen Angaben der Amtsperson (§ 11 NotAktVV) angezeigt. Haben Sie als Amtstätigkeit eine verwahrte AT gewählt, so wird Ihnen diese auch als Urkundsperson vorgeschlagen.
Sie können die Vorgabe überschreiben, bspw. im Fall einer Namensänderung. Die Daten der Urkundsperson werden taggenau aus dem System der Notarkammer abgerufen. Ist die Namensänderung bereits bei der Notarkammer vollzogen und liegen Urkunden zum Eintragen vor, welche noch unter dem vorigen Namen beurkundet worden sind, so kann die Vorgabe überschrieben werden.
Ist die Beurkundung oder die sonstige Amtshandlung von einer Notarvertretung vorgenommen worden, aktivieren Sie die Checkbox. Im Notarverzeichnis wird nach aktiven Notarvertretungen gesucht und der Name vorgeblendet.
Wenn mehrere Notarvertretungen bestehen, werden Ihnen alle Notarvertretungen in einem Drop-Down-Menü angezeigt, in dem Sie den jeweiligen Notarvertreter auswählen können. Falls ein anderer Notarvertreter als Urkundsperson auftritt, können Sie das Feld leeren und den weiteren Notarvertreter selbst eintragen.
Sollte keine Notarvertretung im Notarverzeichnis gefunden werden, weist die Anwendung Sie darauf hin: Es erscheint der Warndialog "Keine Notarvertretung vorhanden". Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an Ihre zuständige Notarkammer.
5. Ort des Urkundsgeschäfts
Erfassen Sie den Ort des Urkundsgeschäfts (§ 10 NotAktVV). Es wird zunächst immer die Geschäftsstelle vorgeschlagen. Der Vorschlag kann von Ihnen überschrieben werden.
6. Geschäftsgegenstand
- Die Liste der Geschäftsgegenstände wird durch die Urkundenarchivbehörde gepflegt. Es besteht keine Abhängigkeit zwischen dem Geschäftsgegenstand und der Urkundenart.
- Wählen Sie aus der Liste Geschäftsgegenstände den Gegenstand des einzutragenden Urkundsgeschäfts aus. Der Geschäftsgegenstand kann nicht frei eingetragen, jedoch bei Bedarf im Feld Zusatz Geschäftsgegenstand ergänzt werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit bei Gegenstand Sonstiges auszuwählen und bei Zusatz Geschäftsgegenstand eine gemäß § 13 NotAktVV hinreichend unterscheidungskräftige Beschreibung einzutragen.
- Mit der Auswahl eines der Geschäftsgegenstände „Antrag auf Erteilung eines Erbscheins (mit EV)“, „Antrag auf Erteilung eines Europäischen Nachlasszeugnisses (mit EV)“, „Auflassung“ oder „Messungsanerkennung und Auflassung“ wird der Gegenstand in der Übersicht über Urkundsgeschäfte gesondert ausgewiesen, so dass diese den Anforderungen des § 7 Abs. 2 Nr. 7 und Nr. 8 DONot entspricht (siehe dazu auch die FAQ unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/intern/faq).
7. Urkundenart
- Die Liste der Urkundenarten wird durch die Urkundenarchivbehörde gepflegt.
- Durch die Auswahl der Urkundenart werden die in § 7 Abs. 2 Nr. 3, Nr. 4, Nr. 5 - Var. 1, Nr. 6 und Nr. 9 DONot genannten Urkundsgeschäfte ausgesteuert und in der Übersicht über Urkundsgeschäfte gesondert ausgewiesen (siehe dazu auch die FAQ unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/intern/faq). Diese Übersicht über Urkundsgeschäfte ist zum Ende eines Kalenderjahres bei der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landgerichts einzureichen (§ 7 Abs. 1 DONot).
- Wählen Sie aus der Liste der Urkundenarten die Art der einzutragenden Urkunde aus. Die Urkundenart ist nicht abhängig vom gewählten Geschäftsgegenstand.
- Haben Sie die Urkundenart Verfügungen von Todes wegen gewählt, so wird die Checkbox zur Kennzeichnung des Eintrags als verwahrter Erbvertrag aktiv. Der Erklärfilm "Welche Besonderheiten gilt es bei Verfügungen von Todes wegen zu berücksichtigen?" stellt hierzu weitere Informationen zur Verfügung.
Für die Urkundenarten der Beglaubigungen von Unterschriften oder Handzeichen mit oder ohne Anfertigung eines Urkundenentwurfs ist es nicht möglich, Ausfertigungen zum UVZ-Eintrag zu erfassen. Die Schaltfläche zum Hinzufügen einer Ausfertigung ist für diese Urkundenarten auf der Karteikarte Ausfertigungen deaktiviert. Sollten Sie bereits Ausfertigungserteilungen für einen UVZ-Eintrag erfasst haben und sodann eine Urkundenart Beglaubigungen auswählen, werden diese Ausfertigungen entfernt.
8. Vollzugsentwurf (§ 2 Abs. 2 Satz 2 UA-GebS)
Über die Checkbox Vollzugsentwurf (§ 2 Abs. 2 Satz 2 UA-GebS) können Urkunden der Urkundenart Begl. von Unterschriften, Handzeichen oder qeS ohne Anfertigung eines Urkundenentwurfs als Vollzugsentwurf gezählt und abgerechnet werden.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Rundschreiben Nr. 11/2022 vom 13.12.2022.
9. Verwahrter Erbvertrag
Ein Erbvertrag, für den die Vertragsschließenden die besondere amtliche Verwahrung ausgeschlossen haben und dieser gemäß § 34 Abs. 3 BeurkG in Ihrer Verwahrung verbleibt, ist in der Erbvertragssammlung (§ 32 NotAktVV) zu verwahren. Erbverträge sind im Urkundenverzeichnis zu erfassen (§ 16 Abs. 2, 3 NotAktVV). Mit dem Kennzeichen Verwahrter Erbvertrag versehene Urkundenverzeichniseinträge können zudem im Rahmen des Jahresabschlusses in der Übersicht verwahrter Erbverträge ausgegeben werden.
Das Kennzeichen Verwahrter Erbvertrag wird aktiv, wenn Sie zuvor als Urkundenart Verfügungen von Todes wegen ausgewählt haben.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Artikel "Besonderheiten bei Verfügungen von Todes wegen".
10. Videokommunikation
Die Checkbox Videokommunikation ist gem. § 14 Abs. 1 S. 2 NotAktVV bei der Beurkundung im Wege des Onlineverfahrens auszuwählen.
11. Relevant für öffentliche Archive
Kennzeichnen Sie den Eintrag als Relevant für öffentliche Archive, wenn es einen vertretbaren Grund zur Verlängerung der Aufbewahrungsfrist, des UVZ-Eintrags sowie der in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokumente, gibt. Bei der Auswahl dieser Checkbox wird der vollständige UVZ-Eintrag mit den verwahrten Dokumenten nicht nach der regulären Aufbewahrungsfrist gem. § 50 Abs. 1 Nr. 1 NotAktVV vernichtet.
12. Streng vertraulich
Sofern Sie die Berechtigung haben, UVZ-Einträge als streng vertraulich zu kennzeichnen, wird Ihnen diese Kennzeichnungsmöglichkeit angezeigt.
Einträge, die als streng vertraulich markiert sind, können nur von Notarinnen und Notaren sowie besonders berechtigten Mitarbeitenden eingesehen und bearbeitet werden. Ein Nutzer ohne dieses Recht sieht die für diesen UVZ-Eintrag erfassten Daten nicht. Diese Funktion kann genutzt werden, wenn bei einzelnen Urkundsgeschäften auch innerhalb des Büros nur die Notarin oder der Notar und ggf. einige Mitarbeitende die Möglichkeit haben sollen, von den Daten Kenntnis zu erlangen.
Bearbeiten der Grunddaten
Die Grunddaten eines UVZ-Eintrags können mit Ausnahme der Amtstätigkeit und der UVZ-Nr. jederzeit bearbeitet werden. Wie bei jeder Bearbeitung eines UVZ-Eintrags ist auch hinsichtlich der Bearbeitung der Grunddaten zu unterscheiden, ob der UVZ-Eintrag bereits in das Urkundenverzeichnis eingetragen ist.
Befindet sich der Eintrag noch im Status In Vorbereitung kann dieser ohne dokumentierenden Korrekturvermerk bearbeitet werden. Erfolgt die Bearbeitung der Grunddaten in einem bereits in das Urkundenverzeichnis eingetragenen UVZ-Eintrag, werden die vorgenommenen Änderungen in einem von der Notarin oder dem Notar zu bestätigenden Korrekturvermerk dokumentiert (§ 20 NotAktVV). Auf den Korrekturvermerk sowie dessen Bestätigung gehen wir in den Kapiteln UVZ-Eintrag bearbeiten und Korrekturvermerk bestätigen ausführlich ein.
Verwendung der Grunddaten
Grunddaten in der Übersicht des Urkundenverzeichnisses
Einige Grunddaten können als Spalten in der Übersicht Urkundenverzeichnis ausgegeben werden. Weiterhin dienen die Grunddaten in der Erweiterten Suche der Suche nach UVZ-Einträgen. Urkundsperson, Urkundenart und die Kennzeichen verwahrter Erbvertrag, relevant für öffentliche Archive und streng vertraulich werden zudem in den Details eines UVZ-Eintrags in der Übersicht Urkundenverzeichnis angezeigt.
Grunddaten im Gesamtüberblick, Vermerk- und Datenblatt eines UVZ-Eintrags
Im Gesamtüberblick sowie in dem als PDF exportierbaren Vermerkblatt und Datenblatt eines UVZ-Eintrags werden im Abschnitt Grunddaten die von Ihnen erfassten Angaben wiedergegeben.
Grunddaten im Jahresabschluss
Die Urkundenart ist relevant für die Übersicht der Urkundsgeschäfte, die zum Ende eines Kalenderjahres bei der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landgerichts einzureichen ist (§ 7 Abs. 1 DONot).
UVZ-Nr., Datum und Ort des Amtsgeschäfts, Urkundsperson und Geschäftsgegenstand werden ebenso im Jahresexport (§ 19 NotAktVV) ausgegeben.
Grunddaten und Verwahrungsverzeichnis
Sofern ein im Verwahrungsverzeichnis zu erfassendes Verwahrungsgeschäft mit einem im Urkundenverzeichnis eingetragenen Urkundsgeschäft zusammenhängt, soll eine Verbindung hergestellt werden. Diese Verbindung erfolgt durch Hinzufügen der UVZ-Nr. zur Verwahrungsmasse. Lesen Sie dazu das Kapitel Verbindungen.
