Hauptdokument

Als Hauptdokument wird in der Regel eine Niederschrift (§§ 8 ff. BeurkG) oder ein Vermerk (§ 39 BeurkG), vor allem als Unterschriftsbeglaubigung, in die elektronische Urkundensammlung hochgeladen.

Informationen und Hilfestellungen zum Einstellen eines Dokuments sind in dem Artikel Dokument hinzufügen (Archivierung vorbereiten) veröffentlicht.

  • Die elektronischen Dokumente sind in dem Dateiformat PDF/A-1b hochzuladen. Sollte das ausgewählte Dokument nicht dem für Hauptdokumente zwingend vorgesehenen PDF/A-1b-Format entsprechen, werden Sie darauf hingewiesen. Das Dokument wird beim Speichern automatisch konvertiert.
  • Mit Speichern wird das ausgewählte Dokument ggf. nach PDF/A-1b konvertiert und zum UVZ-Eintrag hochgeladen. Der Dialog zum Hochladen des Dokuments schließt sich.

 

Beachten Sie, dass bereits angebrachte Signaturen bei der Konvertierung verloren gehen.

  • Auf der Karteikarte Dokumente wird das hochgeladene Hauptdokument mit dem Dokumententitel angezeigt. Über einen Link können Sie das Dokument zur Bearbeitung öffnen.
  • Die weiteren Informationen: Dokumententyp, Vermerk, Signatur und Dokumentenstatus  werden tabellarisch dargestellt.

Dokumententyp

  • Wählen Sie den Dokumententyp aus. Vom ausgewählten Dokumententyp ist abhängig, ob ein Übereinstimmungs- oder Beglaubigungsvermerk und/oder eine Signatur anzubringen sind.

Das Hauptdokument kennt fünf Dokumententypen

  • Elektronische Fassung der Urschrift (§ 34 Abs. 2 Ziff. 1 NotAktVV, § 56 BeurkG)

Die elektronische Fassung der Urschrift ist der in Papierform vorliegenden Urschrift gleichgestellt. Es handelt sich um das elektronische Abbild der in Papierform vorliegenden Niederschrift. Die Übereinstimmung des elektronischen Dokuments mit dem in Papierform vorliegenden Schriftstück ist von der Notarin oder dem Notar in einem Vermerk (Übereinstimmungsvermerk) zu bestätigen. Der Vermerk ist zu signieren.

  • Elektronisches Original

Liegt ein Dokument bereits in elektronischer Form vor, so kann dieses in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt werden. Ein Vermerk ist in diesem Fall nicht erforderlich. Es muss ausschließlich signiert werden.

  • Elektronische Fassung der beglaubigten Abschrift

Liegt dem hochgeladenen Dokument eine beglaubigte Abschrift in Papierform zugrunde, so kann von dieser eine elektronische Fassung in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Diesem Dokument ist ein Übereinstimmungsvermerk anzufügen, der signiert werden muss.

  • Elektronische Abschrift (einfach) (§ 34 Abs. 2 Ziff. 3 NotAktVV)

Von einem in einfacher Abschrift vorliegenden Schriftstück kann eine elektronische Abschrift (einfach) in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Diese Abschriften benötigen weder Vermerk noch Signatur.

  • Elektronische Abschrift (beglaubigt) (§ 34 Abs. 2 Ziff. 2 NotAktVV)

Eine elektronisch beglaubigte Abschrift von Schriftstücken, die als Ausfertigung oder beglaubigte Abschrift vorliegen, kann ebenfalls in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Es ist ein Beglaubigungsvermerk sowie die Signatur anzubringen.

Gegenüberstellung von Dokumententyp, Vermerk- und Signaturerfordernis

Dokumententyp

Übereinstimmungs-vermerk

Beglaubigungs-vermerk

Signatur

Elektronische Fassung der Urschrift

+

-

+

Elektronisches Original

-

-

+

Elektronische Fassung der begl.
Abschrift

+

-

+

Elektronische Abschrift (einfach)

-

-

-

Elektronische Abschrift (beglaubigt)

-

+

+

 

Vermerk

  • Erfordert der ausgewählte Dokumententyp einen Übereinstimmungs- oder Beglaubigungsvermerk, wird die Schaltfläche zum Hinzufügen des Vermerks aktiviert. Mit Klick auf Hinzufügen öffnet sich das Dokumentenmodul zum Anbringen des notwendigen Vermerks.
  • Die Vermerkstexte können individuell geändert und bearbeitet werden. Nähere Informationen und Hilfen finden Sie hier.
  • Wählen Sie den gewünschten Vermerkstext aus und bestätigen Sie mit Anfügen.
  • Im Dokumentenstatus In Vorbereitung, Zu Signieren und Zurückgewiesen kann der angefügte Vermerk bearbeitet werden.
  • In dem Dokumentenstatus Zur Archivierung vorgemerkt, Signiert oder Nicht eingetragene Löschung kann das Dokument nicht mehr bearbeitet werden.
  • Sobald dem Dokument ein Vermerk hinzugefügt wurde, wechselt die Aufschrift der Schaltfläche in der Spalte Vermerk auf Bearbeiten.

Signatur

Je nach gewähltem Dokumententyp ist das Anfügen eines Übereinstimmungs- oder Beglaubigungsvermerks und damit auch dessen Signatur durch die Notarin oder den Notar erforderlich. In der Spalte Signatur wird angezeigt, ob eine Signatur fehlt, vorhanden oder nicht erforderlich ist.

Ist eine Signatur bereits vorhanden oder nicht erforderlich, kann der UVZ-Eintrag ohne weitere Maßnahmen eingetragen werden. Das Dokument wird automatisch archiviert; der UVZ-Eintrag erhält den Status Eingetragen.

Fehlt die Signatur, wechselt der UVZ-Eintrag nach Betätigen der Aktion Eintragen oder Eintragen & Schließen in den Status Zu Signieren und steht zur Signatur durch die Notarin oder den Notar bereit.

Beachten Sie, dass zu signierende Dokumente erst mit ihrer Signatur in der elektronischen Urkundensammlung archiviert werden.

Dokumentenstatus

Die Spalte Dokumentenstatus zeigt den jeweiligen Status eines Dokuments an. Dokumente können die nachfolgenden Status haben:

  • In Vorbereitung: Das Dokument ist noch nicht zum UVZ-Eintrag eingetragen und damit auch noch nicht archiviert.
  • Zu Signieren: Das Dokument ist zum UVZ-Eintrag eingetragen, hat ggf. den erforderlichen Vermerk und steht zur Signatur durch die Notarin oder den Notar bereit.
  • Zurückgewiesen: Die Signatur des Dokuments wurde im Rahmen des Signaturvorgangs oder direkt auf der Karteikarte Dokumente von der Notarin oder dem Notar zurückgewiesen.
  • Zur Archivierung vorgemerkt: Das Dokument wurde von der Notarin oder dem Notar signiert und befindet sich in einem Wartezustand, es wird zur Archivierung vorgesehen,
  • Archiviert: Das Dokument wurde von der Notarin oder dem Notar signiert und ist in der elektronischen Urkundensammlung archiviert.
  • Nichteingetragene Löschung: Der UVZ-Eintrag ist nicht im Status Eingetragen.
  • Löschung am (Datum): Für das Dokument ist die Löschung vorgesehen.
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