Einrichtungen
Hauptdokument
Als Hauptdokument wird es sich regelmäßig um eine Niederschrift (§§ 8 ff. BeurkG) oder einen Vermerk (§ 39 BeurkG), vor allem als Unterschriftsbeglaubigung, handeln.
Informationen und Hilfestellungen wie ein Dokument eingestellt werden kann, entnehmen Sie dem Artikel Dokument hinzufügen (Archivierung vorbereiten).
- Für die erstellten elektronischen Dokumente ist das Dateiformat PDF/A-1b zu verwenden. Sollte das von Ihnen ausgewählte Dokument nicht dem für Hauptdokumente zwingend vorgesehenen PDF/A-1b-Format entsprechen, werden Sie darauf hingewiesen und das Dokument wird beim Speichern automatisch konvertiert.
- Mit Speichern wird das ausgewählte Dokument ggf. nach PDF/A-1b konvertiert und zum UVZ-Eintrag hochgeladen. Der Dialog zum Hochladen des Dokuments schließt sich.
Beachten Sie, dass bereits angebrachte Signaturen bei der Konvertierung verloren gehen.
Das Hauptdokument kennt fünf Dokumententypen
- Elektronische Fassung der Urschrift (§ 34 Abs. 2 Ziff. 1 NotAktVV, § 56 BeurkG)
Die elektronische Fassung der Urschrift steht der in Papierform vorliegenden Urschrift gleich. Es handelt sich um das elektronische Abbild der in Papierform vorliegenden Niederschrift. Die Übereinstimmung des elektronischen Dokuments mit dem in Papierform vorliegenden Schriftstück ist von der Notarin oder dem Notar in einem Vermerk (Übereinstimmungsvermerk) zu bestätigen. Der Vermerk ist zu signieren.
- Elektronisches Original
Liegt ein Dokument bereits in elektronischer Form vor, so kann dieses in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt werden. Ein Vermerk ist diesem Dokumententyp nicht anzufügen. Es muss ausschließlich signiert werden.
- Elektronische Fassung der beglaubigten Abschrift
Liegt dem hochgeladenen Dokument eine beglaubigte Abschrift in Papierform zugrunde, so kann von dieser eine elektronische Fassung in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Ihr ist ebenso ein Übereinstimmungsvermerk anzufügen und dieser sodann zu signieren.
- Elektronische Abschrift (einfach) (§ 34 Abs. 2 Ziff. 3 NotAktVV)
Von einem in einfacher Abschrift vorliegenden Schriftstück kann eine elektronische Abschrift (einfach) in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Diese Abschriften benötigen weder Vermerk noch Signatur.
- Elektronische Abschrift (beglaubigt) (§ 34 Abs. 2 Ziff. 2 NotAktVV)
Eine elektronisch beglaubigte Abschrift von Schriftstücken, die als Ausfertigung oder beglaubigte Abschrift vorliegen, kann ebenfalls in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Es ist ein Beglaubigungsvermerk sowie die Signatur anzubringen.
Gegenüberstellung von Dokumententyp, Vermerk- und Signaturerfordernis
Dokumententyp | Übereinstimmungs-vermerk | Beglaubigungs-vermerk | Signatur |
Elektronische Fassung der Urschrift | + | - | + |
Elektronisches Original | - | - | + |
Elektronische Fassung der begl. | + | - | + |
Elektronische Abschrift (einfach) | - | - | - |
Elektronische Abschrift (beglaubigt) | - | + | + |
Vermerk
- Erfordert der gewählte Dokumententyp einen Übereinstimmungs- oder Beglaubigungsvermerk so wird die Schaltfläche zum Hinzufügen des Vermerks aktiviert. Mit Klick auf Hinzufügen öffnet sich das Dokumentenmodul zum Anbringen des notwendigen Vermerks.
- Die Vermerkstexte können auch individuell geändert und bearbeitet werden. Genauere Informationen und Hilfen dazu finden Sie hier.
- Wählen Sie den gewünschten Vermerktext aus und bestätigen Sie mit Anfügen.
- Im Dokumentenstatus In Vorbereitung, Zu Signieren und Zurückgewiesen kann der angefügte Vermerk bearbeitet werden.
Signatur
Je nach gewähltem Dokumententyp ist das Anfügen eines Übereinstimmungs- oder Beglaubigungsvermerks und damit auch dessen Signatur durch die Notarin oder den Notar erforderlich. In der Spalte Signatur wird angezeigt, ob eine Signatur fehlt, vorhanden oder nicht erforderlich ist.
Ist eine Signatur bereits vorhanden oder nicht erforderlich kann der UVZ-Eintrag ohne weitere Maßnahmen eingetragen werden. Das Dokument wird automatisch archiviert und der UVZ-Eintrag erhält den Status Eingetragen.
Fehlt die Signatur wechselt der UVZ-Eintrag nach Betätigen der Aktion Eintragen oder Eintragen & Schließen in den Status Zu Signieren und steht zur Signatur durch die Notarin oder den Notar bereit.
Beachten Sie, dass zu signierende Dokumente erst mit ihrer Signatur vollends in der Elektronischen Urkundensammlung archiviert werden.
Dokumentenstatus
Die Spalte Dokumentenstatus zeigt den jeweiligen Status eines Dokuments an. Dokumente können die nachfolgenden Status haben:
- In Vorbereitung – das Dokument ist noch nicht zum UVZ-Eintrag eingetragen und damit auch noch nicht archiviert,
- Zu Signieren – das Dokument ist zum UVZ-Eintrag eingetragen, hat ggf. den erforderlichen Vermerk und steht zu Signatur durch die Notarin oder den Notar bereit,
- Zurückgewiesen – die Signatur des Dokuments wurde im Rahmen des Signaturvorgangs oder direkt auf der Karteikarte Dokumente von der Notarin oder dem Notar zurückgewiesen,
- Zur Archivierung vorgemerkt - das Dokument wurde von der Notarin oder dem Notar signiert und befindet sich in einem Wartezustand, es wird zur Archivierung vorgesehen,
- Archiviert – das Dokument wurde von der Notarin oder dem Notar signiert und ist in der elektronischen Urkundensammlung archiviert,
- Nichteingetragene Löschung - der UVZ-Eintrag ist nicht im Status Eingetragen
- Löschung am (Datum) – für das Dokument ist die Löschung vorgesehen.