Als Hauptdokument wird in der Regel eine Niederschrift (§§ 8 ff. BeurkG) oder ein Vermerk (§ 39 BeurkG), vor allem als Unterschriftsbeglaubigung, in die elektronische Urkundensammlung hochgeladen.

Informationen und Hilfestellungen zum Einstellen eines Dokuments sind in dem Artikel Dokument hinzufügen (Archivierung vorbereiten) veröffentlicht.

Beachten Sie, dass bereits angebrachte Signaturen bei der Konvertierung verloren gehen.

• Elektronische Fassung der Urschrift (§ 34 Abs. 2 Ziff. 1 NotAktVV, § 56 BeurkG)

Die elektronische Fassung der Urschrift ist der in Papierform vorliegenden Urschrift gleichgestellt. Es handelt sich um das elektronische Abbild der in Papierform vorliegenden Niederschrift. Die Übereinstimmung des elektronischen Dokuments mit dem in Papierform vorliegenden Schriftstück ist von der Notarin oder dem Notar in einem Vermerk (Übereinstimmungsvermerk) zu bestätigen. Der Vermerk ist zu signieren.

• Elektronisches Original

Handelt es sich bei dem einzustellenden Dokument um eine elektronisch errichtete Niederschrift nach § 16b BeurkG oder eine elektronische Beglaubigung nach § 39a BeurkG, das bereits im Rahmen der Beurkundung bzw. Beglaubigung von der Notarin/dem Notar signiert wurde, so wählen Sie als Dokumententyp Elektronisches Original. In diesem Fall sind für die Verwahrung in der Elektronischen Urkundensammlung kein Übereinstimmungsvermerk und keine (weitere) Signatur anzubringen.

• Elektronische Fassung der beglaubigten Abschrift

Liegt dem hochgeladenen Dokument eine beglaubigte Abschrift in Papierform zugrunde, so kann von dieser eine elektronische Fassung in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Diesem Dokument ist ein Übereinstimmungsvermerk anzufügen, der signiert werden muss.

• Elektronische Abschrift (einfach) (§ 34 Abs. 2 Ziff. 3 NotAktVV)

Von einem in einfacher Abschrift vorliegenden Schriftstück kann eine elektronische Abschrift (einfach) in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Diese Abschriften benötigen weder Vermerk noch Signatur.

• Elektronische Abschrift (beglaubigt) (§ 34 Abs. 2 Ziff. 2 NotAktVV)

Eine elektronisch beglaubigte Abschrift von Schriftstücken, die als Ausfertigung oder beglaubigte Abschrift vorliegen, kann ebenfalls in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Es ist ein Beglaubigungsvermerk sowie die Signatur anzubringen.

Je nach gewähltem Dokumententyp ist das Anfügen eines Übereinstimmungs- oder Beglaubigungsvermerks und damit auch dessen Signatur durch die Notarin oder den Notar erforderlich. In der Spalte Signatur wird angezeigt, ob eine Signatur fehlt, vorhanden oder nicht erforderlich ist.

Ist eine Signatur bereits vorhanden oder nicht erforderlich, kann der UVZ-Eintrag ohne weitere Maßnahmen eingetragen werden. Das Dokument wird automatisch archiviert; der UVZ-Eintrag erhält den Status Eingetragen.

Fehlt die Signatur, wechselt der UVZ-Eintrag nach Betätigen der Aktion Eintragen oder Eintragen & Schließen in den Status Zu Signieren und steht zur Signatur durch die Notarin oder den Notar bereit.

Beachten Sie, dass zu signierende Dokumente erst mit ihrer Signatur in der elektronischen Urkundensammlung archiviert werden.

Die Spalte Dokumentenstatus zeigt den jeweiligen Status eines Dokuments an. Dokumente können die nachfolgenden Status haben:

• In Vorbereitung: Das Dokument ist noch nicht zum UVZ-Eintrag eingetragen und damit auch noch nicht archiviert.

• Zu Signieren: Das Dokument ist zum UVZ-Eintrag eingetragen, hat ggf. den erforderlichen Vermerk und steht zur Signatur durch die Notarin oder den Notar bereit.

• Zurückgewiesen: Die Signatur des Dokuments wurde im Rahmen des Signaturvorgangs oder direkt auf der Karteikarte Dokumente von der Notarin oder dem Notar zurückgewiesen.

• Zur Archivierung vorgemerkt: Das Dokument wurde von der Notarin oder dem Notar signiert und befindet sich in einem Wartezustand, es wird zur Archivierung vorgesehen,

• Archiviert: Das Dokument wurde von der Notarin oder dem Notar signiert und ist in der elektronischen Urkundensammlung archiviert.

• Nichteingetragene Löschung: Der UVZ-Eintrag ist nicht im Status Eingetragen.

• Löschung am (Datum): Für das Dokument ist die Löschung vorgesehen.