Öffnen Sie Ihr Benutzermenü und klicken Sie auf Einstellungen.

Klicken Sie in den Button „Grundeinstellungen“ und dann auf die Karteikarte des gewünschten Moduls, z. B. Handelsregister.

In dieser Ansicht haben Sie die Möglichkeit, die systemseitig hinterlegten Vorlagentexte für Anschreiben zu überarbeiten. Standardmäßig werden in den Textfeldern die diversen Textbausteine angezeigt, die systemseitig zur Verfügung gestellt werden. Sie können diese nach den Bedürfnissen für Ihr Notarbüro anpassen. Zusätzlich werden zehn weitere freie Textfelder für individuelle Anschreibentexte zur Verfügung gestellt.

Änderungen an den Textfeldern werden nach Verlassen der Textfelder direkt wirksam.

Nachdem Sie die Einstellung vorgenommen haben, erscheinen die überarbeiteten Textvorlagen bzw. zusätzlich erstellten Textvorlagen im Editor „Anschreiben erstellen“ im jeweiligen Modul und können dort ausgewählt werden.

Öffnen Sie Ihr Benutzermenü und klicken Sie auf Einstellungen.

Klicken Sie in den Button „Grundeinstellungen“ und dann auf die Karteikarte Dokumente.

In dieser Ansicht Dokumente haben Sie die Möglichkeit die systemseitig hinterlegten Vorlagentexte für Beglaubigungsvermerke zu überarbeiten. Standardmäßig werden in den Textfeldern die diversen Textbausteine angezeigt, die systemseitig zur Verfügung gestellt werden. Sie können diese nach den Bedürfnissen für Ihr Notarbüro anpassen.

Änderungen an den Textfeldern werden nach Verlassen der Textfelder direkt wirksam.

Nachdem Sie die Einstellung vorgenommen haben, erscheinen die überarbeiteten Textvorlagen bzw. zusätzlich erstellten Textvorlagen im Editor "Beglaubigungsvermerk erstellen" im jeweiligen Modul und können dort ausgewählt werden.

Öffnen Sie einen Vorgang im Bearbeitungsmodus.

Wechseln Sie auf die Karteikarte Dokumente.

Klicken Sie im Dokumenteneintrag des Anschreibens auf die Schaltfläche Anschreiben erstellen.

Das System öffnet den Dialog zum Erstellen eines Anschreibens. 

Klicken Sie unten auf den Schriftzug Vorlage für die Erstellung von individuellen Anschreiben.

Das System leitet Sie in Ihr lokales Dateisystem, in dem Sie den Speicherort für die Vorlage auswählen können. 

Das System speichert die Vorlage am ausgewählten Speicherort.

Öffnen Sie einen Vorgang im jeweiligen Modul im Bearbeitungsmodus und wechseln Sie zur Karteikarte "Dokumente".

Klicken Sie im Akkordeonsbereich einer hochgeladenen Dokumentdatei auf die Schaltfläche PDF bearbeiten.

Das System öffnet den PDF-Viewer.

Wählen Sie die Aktion Beglaubigungsvermerk erstellen in der Aktionsleiste des PDF-Viewer.

Es öffnet sich der Dialog in dem Sie dem Dokument einen Beglaubigungsvermerk anfügen können.

Klicken Sie in dem Dialog auf den Schriftzug "Vorlage für die Erstellung von individuellen Beglaubigungsvermerken".

Das System leitet Sie in Ihr lokales Dateisystem, in dem Sie den Speicherort für die Vorlage auswählen können.

Das System speichert die Vorlage am ausgewählten Speicherort.

Öffnen Sie die heruntergeladene Vorlage in einem Textbearbeitungsprogramm. 

Führen Sie nun die Bearbeitung durch. Ersetzen Sie den Siegelplatzhalter mit ihrer digitalen Siegelabbildung.

Sie können zusätzlich freien Text - beispielsweise auch einen Briefkopf Ihres Notarbüros - ergänzen.

Sie können auch die Position der Platzhalter, markiert durch {{TEXT}}, beliebig verändern.
 

Speichern Sie Ihre Änderungen und geben Sie der Datei einen neuen Namen. 

Schließen Sie das Textbearbeitungsprogamm.

Öffnen Sie Ihre Einstellungen. 

Wählen Sie dort die Auswahl Geräteeinstellungen (PC).

Dort finden Sie den Pfand zum von Ihnen festgelegten, gemeinsam genutzten Netzwerkspeicher.

Öffnen Sie den XNP-Datenordner in Ihrem lokalen Dateisystem.

Öffnen Sie den im XNP-Datenordner befindlichen Ordner Ihrer Amtstätigkeit.

Um eine Anschreiben-Vorlage hinzuzufügen, folgen Sie dem Pfad, je nach gewünschter Verwendung z. B. Grundbuchanträge→ Vorlagen → Anschreiben.

Um eine Beglaubigungsvermerk-Vorlage hinzuzufügen, folgen Sie dem Pfad Dokumente → Vorlagen → Beglaubigungsvermerk.

Um eine Beglaubigungsvermerk-Vorlage (UVZ - Ausgabe in Papierform) hinzuzufügen, folgen Sie dem Pfad Dokumente → Vorlagen → Beglaubigungsvermerke-Ausgabe-in-Papierform.

Um eine Beglaubigungsvermerk-Vorlage (UVZ - Ausgabe in elektronischer Form) hinzuzufügen, folgen Sie dem Pfad Dokumente → Vorlagen → Beglaubigungsvermerke-Ausgabe-in-elektronischer-Form.

Um eine Übereinstimmungsvermerk-Vorlage (elektronische Urkundensammlung) hinzuzufügen, folgen Sie dem Pfad Dokumente → Vorlagen → Uebereinstimmungsvermerke-Elektronische-Urkundensammlung.

Speichern Sie Ihre Vorlage im jeweiligen Ordner.

Die Vorlage steht Ihnen nun im entsprechenden Modul zur Verfügung.

Öffnen Sie einen Vorgang in dem Modul, in dem Sie die Vorlage verwenden möchten, im Bearbeitungsmodus und wechseln Sie auf die Karteikarte Dokumente.

Klicken Sie im Dokumenteneintrag für das Anschreiben auf die Schaltfläche Anschreiben erstellen.

Das System öffnet den Dialog Anschreiben erstellen. 

Wählen Sie in dem Auswahlfeld Vorlage auswählen die Vorlage, die Sie zuvor hinterlegt haben.

Fügen Sie ggf. noch weitere Textbausteine aus der Auswahl Textvorlage zu Anschreibentext hinzufügen hinzu.

Klicken Sie auf Anfügen. 

Das System generiert das Anschreiben und fügt es dem Vorgang hinzu.

Öffnen Sie einen einen Vorgang in dem Modul, in dem Sie die Vorlage verwenden möchten, im Bearbeitungsmodus und wechseln Sie zur Karteikarte Dokumente.

Klicken Sie im Akkordeonsbereich einer hochgeladenen Dokumentdatei auf die Schaltfläche PDF bearbeiten.

Das System öffnet den PDF-Viewer.

Wählen Sie die Aktion Vermerk erstellen → Beglaubigungsvermerk erstellen in der Aktionsleiste des PDF-Viewers.

Es öffnet sich der Dialog in dem Sie dem Dokument einen Beglaubigungsvermerk anfügen können.

Wählen Sie in dem Auswahlfeld Vorlage auswählen die Vorlage, die Sie zuvor hinterlegt haben. 

Klicken Sie auf Anfügen. 

Das System fügt Ihren eigenen Beglaubigungsvermerk an das Dokument an.