Auf der Karteikarte Dokumente können Sie das von dem/den Beteiligten qualifiziert elektronisch signierte Dokument (nachfolgen auch als "Ausgangsdokument" bezeichnet) hochladen. Nach erfolgter Anerkennung der Signaturen durch den/die Beteiligte/n in Gegenwart der Notarin oder des Notars ist das Ausgangsdokument die Basis für die weitere Vorbereitung der Präsenzbeglaubigung.

Je nach Bearbeitungsstand, also jeweils nach Durchführen der Aktionen

• Ausgangsdokument hochladen,
• Präsenzbeglaubigungsvermerk vorbereiten und
• Präsenzbeglaubigungsvermerk signieren) ,

aktualisieren sich die Inhalte im Bereich der Karteikarte Dokumente:

Nachstehend werden die Schritte zu den verschiedenen Bearbeitungsständen und dazu wichtige Informationen näher beschrieben:

Datei/Ausgangsdokument hochladen und gleichzeitige Signaturprüfung
Ausgangsdokument mit gültigen Signaturen
Ausgangsdokument mit nicht erkannten oder ungültige Signaturen

Dateiformate:
Eine Einschränkung auf das Dateiformat PDF- oder TIF(F) - wie in anderen Modulen von XNotar oder auch dem Urkundenverzeichnis - gibt es im Modul Präsenzbeglaubigung nicht, d.h. es können auch Ausgangsdokumente anderer Dateiformate mit abgesetzten oder Inline-Signaturen hochgeladen werden.

Bitte beachten Sie dennoch:
Für die Weiterverwendung im elektronischen Rechtsverkehr sind aufgrund der entsprechenden Bundes- und Länderverordnungen nur bestimmte Dateiformate (vorwiegend PDF und TIFF) zulässig. Die entsprechenden Länderverordnungen finden Sie hier.
Signierte Ausgangsdokumente anderer Dateiformate müssen daher zuerst in ein zulässiges Dateiformat umgewandelt werden, damit eine Weiterverwendung im elektronischen Rechtsverkehr möglich ist.

In der nachstehenden Tabelle sind die Reaktionen der Anwendung aufgeführt beim Hochladen eines Ausgangsdokument, zu dem keine Signatur/en erkannt wird/werden oder das keine gültige/n oder nicht ausschließlich gültige Signatur/en enthält:

Im nächsten Schritt können Sie den Präsenzbeglaubigungsvermerk vorbereiten.