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Dokument hinzufügen
Auf der Karteikarte Dokumente können Sie das von dem/den Beteiligten qualifiziert elektronisch signierte Dokument (nachfolgen auch als "Ausgangsdokument" bezeichnet) hochladen. Nach erfolgter Anerkennung der Signaturen durch den/die Beteiligte/n in Gegenwart der Notarin oder des Notars ist das Ausgangsdokument die Basis für die weitere Vorbereitung der Präsenzbeglaubigung.
Je nach Bearbeitungsstand, also jeweils nach Durchführen der Aktionen
- Ausgangsdokument hochladen,
- Präsenzbeglaubigungsvermerk vorbereiten und
- Präsenzbeglaubigungsvermerk signieren) ,
aktualisieren sich die Inhalte im Bereich der Karteikarte Dokumente:
Bearbeitungsstände
Nach Durchführen der Aktion
- Ausgangsdokument hochladen:
Bereich Datei mit
- dem hochgeladenem Ausgangsdokument;
- der zum Ausgangsdokument gehörender Signaturdatei;
- dem systemseitig erstellten Prüfprotokoll.
2. Präsenzbeglaubigungsvermerk vorbereiten:
Bereich Beglaubigungstext mit
- dem Beglaubigungstext zum Aufruf als read-only-Ansicht im PDF-Viewer.
3. Präsenzbeglaubigungsvermerk signieren:
Bereich Präsenzbeglaubigungsvermerk mit
- dem Vermerk zur Präsenzbeglaubigung (PDF-Datei);
- der zum Vermerk gehörenden Signaturdatei.
Nachstehend werden die Schritte zu den verschiedenen Bearbeitungsständen und dazu wichtige Informationen näher beschrieben:
Datei/Ausgangsdokument hochladen und gleichzeitige Signaturprüfung
Ausgangsdokument mit gültigen Signaturen
Ausgangsdokument mit nicht erkannten oder ungültige Signaturen
Datei/Ausgangsdokument hochladen und gleichzeitige Signaturprüfung
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokument hinzufügen".
- Das System öffnet einen Dateiauswahldialog.
- Wählen Sie die Datei (von dem/den Beteiligten signiertes Ausgangsdokument) aus, die hochgeladen werden soll und übernehmen Sie diese. Bei einer separaten Signaturdatei wählen Sie bitte das Hauptdokument aus; die Signaturdatei wird dann systemseitig automatisch mitgezogen.
Zu den Dateiformaten beachten Sie bitte die nachstehenden Hinweise im Rahmen der Weiterverwendung von Präsenzbeglaubigungen.
- Beim Hochladen der Dateien, wird die Signtuar geprüft und ein Prüfprotokoll erstellt. Es erscheint kurzzeitig ein Dialog: "Dokument und Signatur werden geprüft."
Zur Nichterkennung oder ungültigen Signatur erhalten Sie hier weitere Informationen.
Dateiformate:
Eine Einschränkung auf das Dateiformat PDF- oder TIF(F) - wie in anderen Modulen von XNotar oder auch dem Urkundenverzeichnis - gibt es im Modul Präsenzbeglaubigung nicht, d.h. es können auch Ausgangsdokumente anderer Dateiformate mit abgesetzten oder Inline-Signaturen hochgeladen werden.
Bitte beachten Sie dennoch:
Für die Weiterverwendung im elektronischen Rechtsverkehr sind aufgrund der entsprechenden Bundes- und Länderverordnungen nur bestimmte Dateiformate (vorwiegend PDF und TIFF) zulässig. Die entsprechenden Länderverordnungen finden Sie hier.
Signierte Ausgangsdokumente anderer Dateiformate müssen daher zuerst in ein zulässiges Dateiformat umgewandelt werden, damit eine Weiterverwendung im elektronischen Rechtsverkehr möglich ist.
Ausgangsdokument mit nicht erkannten oder ungültigen Signaturen
In der nachstehenden Tabelle sind die Reaktionen der Anwendung aufgeführt beim Hochladen eines Ausgangsdokument, zu dem keine Signatur/en erkannt wird/werden oder das keine gültige/n oder nicht ausschließlich gültige Signatur/en enthält:
Ausgangsdatei | Reaktion der Anwendung |
Datei, zu der keine Signatur erkannt wird: | Warnung (Flyin) erscheint: "Die ausgewählte Datei kann nicht hochgeladen werden, weil keine passende Signatur dazu erkannt wurde." |
Datei, zu der keine gültige Signatur erkannt wird: | Fehlermeldung (als roter Balken auf der Karteikarte) erscheint: "Es konnte keine gültige Signatur erkannt werden. Das Vorbereiten eines Präsenzbeglaubigungsvermerks ist nicht möglich. Bitte löschen Sie diesen Vorgang, wenn die Weiterbearbeitung nicht in anderer Weise hergesellt werden kann." Was bedeutet "... wenn die Weiterbearbeitung nicht in anderer Weise hergestellt werden kann."? |
Datei, die sowohl gültige als auch ungültige Signaturen enthält: | Keine Fehlermeldung, wenn mindestens eine gültige Signatur erkannt wird. Die gültige Signatur wird im Vermerk referenziert. Die ungültige Signatur wird nicht referenziert. |
Im nächsten Schritt können Sie den Präsenzbeglaubigungsvermerk vorbereiten.