22.10.2022
Inhalte
XNotar

Dokument hinzufügen

Auf der Karteikarte Dokumente können Sie das von dem/den Beteiligten qualifiziert elektronisch signierte Dokument (nachfolgen auch als "Ausgangsdokument" bezeichnet) hochladen. Nach erfolgter Anerkennung der Signaturen durch den/die Beteiligte/n in Gegenwart der Notarin oder des Notars ist das Ausgangsdokument die Basis für die weitere Vorbereitung der Präsenzbeglaubigung.

Je nach Bearbeitungsstand, also jeweils nach Durchführen der Aktionen

  • Ausgangsdokument hochladen,
  • Präsenzbeglaubigungsvermerk vorbereiten und
  • Präsenzbeglaubigungsvermerk signieren) ,

aktualisieren sich die Inhalte im Bereich der Karteikarte Dokumente:

Bearbeitungsstände

Nach Durchführen der Aktion

  1. Ausgangsdokument hochladen:
    Bereich Datei mit
  • dem hochgeladenem Ausgangsdokument;
  • der zum Ausgangsdokument gehörender Signaturdatei;
  • dem systemseitig erstellten Prüfprotokoll.

2. Präsenzbeglaubigungsvermerk vorbereiten:
    Bereich Beglaubigungstext mit

  • dem Beglaubigungstext zum Aufruf als read-only-Ansicht im PDF-Viewer.

3. Präsenzbeglaubigungsvermerk signieren:
    Bereich Präsenzbeglaubigungsvermerk mit

  • dem Vermerk zur Präsenzbeglaubigung (PDF-Datei);
  • der zum Vermerk gehörenden Signaturdatei.
Karteikarte Dokumente nach Hochladen des Ausgangsdokuments
Karteikarte Dokumente nach Anfügen des Beglaubigungstextes
Karteikarte Dokumente nach erfolgter Signatur

Nachstehend werden die Schritte zu den verschiedenen Bearbeitungsständen und dazu wichtige Informationen näher beschrieben:

Datei/Ausgangsdokument hochladen und gleichzeitige Signaturprüfung
Ausgangsdokument mit gültigen Signaturen
Ausgangsdokument mit nicht erkannten oder ungültige Signaturen

Datei/Ausgangsdokument hochladen und gleichzeitige Signaturprüfung

  • Klicken Sie auf  die Schaltfläche "Dokument hinzufügen".
  • Das System öffnet einen Dateiauswahldialog.
  • Wählen Sie die Datei (von dem/den Beteiligten signiertes Ausgangsdokument) aus, die hochgeladen werden soll und übernehmen Sie diese. Bei einer separaten Signaturdatei wählen Sie bitte das Hauptdokument aus; die Signaturdatei wird dann systemseitig automatisch mitgezogen.
    Zu den Dateiformaten beachten Sie bitte die nachstehenden Hinweise im Rahmen der Weiterverwendung von Präsenzbeglaubigungen.
  • Beim Hochladen der Dateien, wird die Signtuar geprüft und ein Prüfprotokoll erstellt. Es erscheint kurzzeitig ein Dialog: "Dokument und Signatur werden geprüft."

Zur Nichterkennung oder ungültigen Signatur erhalten Sie hier weitere Informationen.

Dateiformate:
Eine Einschränkung auf das Dateiformat PDF- oder TIF(F) - wie in anderen Modulen von XNotar oder auch dem Urkundenverzeichnis - gibt es im Modul Präsenzbeglaubigung nicht, d.h. es können auch Ausgangsdokumente anderer Dateiformate mit abgesetzten oder Inline-Signaturen hochgeladen werden.

Bitte beachten Sie dennoch:
Für die Weiterverwendung im elektronischen Rechtsverkehr sind aufgrund der entsprechenden Bundes- und Länderverordnungen nur bestimmte Dateiformate (vorwiegend PDF und TIFF) zulässig. Die entsprechenden Länderverordnungen finden Sie hier.
Signierte Ausgangsdokumente anderer Dateiformate müssen daher zuerst in ein zulässiges Dateiformat umgewandelt werden, damit eine Weiterverwendung im elektronischen Rechtsverkehr möglich ist.

Ausgangsdokument mit gültigen Signaturen

  • Nach Hochladen der signierten Datei (Ausgangsdokument) sehen Sie auf der Karteikarte Dokumente im Bereich Datei:
    • das hochgeladene PDF-Dokument
    • die dazugehörige Signaturdatei sowie
    • das systemseitig erstellte Prüfprotokoll.
  • Mit Klick auf Prüfprotokoll öffnet sich dieses im PDF-Viewer. Hier kann es heruntergeladen oder ausgedruckt werden.
  • Mit Klick auf die Schaltfläche Löschen können das Dokument oder der Beglaubigungsvermerk gelöscht werden.

Ausgangsdokument mit nicht erkannten oder ungültigen Signaturen

In der nachstehenden Tabelle sind die Reaktionen der Anwendung aufgeführt beim Hochladen eines Ausgangsdokument, zu dem keine Signatur/en erkannt wird/werden oder das keine gültige/n oder nicht ausschließlich gültige Signatur/en enthält:

Ausgangsdatei

Reaktion der Anwendung

Datei, zu der keine Signatur erkannt wird:

Warnung (Flyin) erscheint: "Die ausgewählte Datei kann nicht hochgeladen werden, weil keine passende Signatur dazu erkannt wurde."

Datei, zu der keine gültige Signatur erkannt wird:

Fehlermeldung (als roter Balken auf der Karteikarte) erscheint:  "Es konnte keine gültige Signatur erkannt werden. Das Vorbereiten eines Präsenzbeglaubigungsvermerks ist nicht möglich. Bitte löschen Sie diesen Vorgang, wenn die Weiterbearbeitung nicht in anderer Weise hergesellt werden kann."

Was bedeutet  "... wenn die Weiterbearbeitung nicht in anderer Weise hergestellt werden kann."?
Sie müssen den Vorgang z. B. nicht unmittelbar löschen müssen, wenn es noch eine Möglichkeit gibt, die Datei zu „reparieren“, in dem Sie eine Datei mit gültiger/nicht fehlerhafter Signatur beim Mandanten anfordern.

Datei, die sowohl gültige als auch ungültige Signaturen enthält:

Keine Fehlermeldung, wenn mindestens eine gültige Signatur erkannt wird. Die gültige Signatur wird im Vermerk referenziert. Die ungültige Signatur wird nicht referenziert.

Im nächsten Schritt können Sie den Präsenzbeglaubigungsvermerk vorbereiten.